Best practice per una riunione Skype for Business (Lync)

Esistono varie opzioni che possono essere usate per configurare e presentare una riunione Lync e per parteciparvi. Queste procedure consigliate aiutano a trarre il meglio da alcune caratteristiche che semplificano il lavoro e rendono soddisfacenti le riunioni Lync.

Configurazione di una riunione Lync

Pianificazione della riunione

  • Per una riunione informale e di piccole dimensioni con persone dell'azienda, è possibile utilizzare le opzioni predefinite anziché modificare le impostazioni. Le opzioni predefinite consentono a tutti di essere relatori e di accedere alla riunione direttamente.

  • Se per la propria riunione si hanno requisiti specifici, ad esempio un ampio pubblico, dati sensibili o clienti esterni, modificare le opzioni della riunione a seconda dei requisiti stessi. Per maggiori informazioni, vedere Impostare le opzioni per le riunioni di Lync.

Nota: Il numero massimo di partecipanti a una riunione è 250.

  • Se alcuni partecipanti sono presenti fisicamente mentre altri partecipano online, è possibile tenere una riunione Lync in una sala riunioni. Per trovare e aggiungere una sala riunioni presso la sede desiderata, fare clic su Ricerca sala in Outlook. In alternativa, è possibile prenotare la sala separatamente e aggiungere le relative informazioni nella casella Posizione della convocazione di riunione.

Scegliere un relatore di riserva

Scegliere un relatore di riserva, nel caso non si possa partecipare o si arrivi in ritardo. Il relatore di riserva potrà inoltre avviare la registrazione, aiutare a gestire il pubblico oppure monitorare le domande inviate nella riunione, in modo che il relatore principale possa concentrarsi sulla presentazione. Questo è particolarmente importante negli eventi o nelle riunioni di grandi dimensioni.

Conoscere il proprio PIN

Nella maggior parte dei casi non è necessario un numero identificativo personale (PIN) per partecipare a una riunione chiamando con il telefono. Si viene connessi direttamente e il numero viene visualizzato nell'elenco dei partecipanti. Se però si vuole accedere in veste di coordinatore o come chiamante autenticato, è necessario immettere il PIN e/o il numero o l'interno dell'ufficio.

Nota: L'accesso come chiamante autenticato significa semplicemente che la riunione è protetta ed è necessario essere identificati prima di partecipare.

È buona norma tenere il PIN a portata di mano, nel caso dovesse servire. Se si dimentica il PIN, fare clic su PIN di accesso dimenticato? nella convocazione di riunione e seguire le istruzioni nella pagina per reimpostarlo.

Includere nella convocazione riunione un documento di istruzioni o un collegamento alla formazione

Se si stanno invitando partecipanti che non conoscono Lync, includere nella convocazione di riunione un documento di istruzioni o un collegamento alla formazione su Lync, in modo da aiutarli ad acquisire familiarità con le caratteristiche della riunione prima di parteciparvi.

Partecipare a una riunione Lync

  • Accedere alla riunione con almeno 10-15 minuti di anticipo, per eseguire tutti i preparativi necessari e risolvere eventuali problemi.

  • Prima della riunione, decidere se per l'audio della riunione si utilizzerà la funzionalità VoIP (audio e video integrati di Lync) oppure un telefono.

  • Se si usa l'audio del computer, configurare i dispositivi audio e video e verificarne la qualità. È possibile usare microfono e altoparlanti del computer oppure collegare un auricolare. Per altre informazioni, vedere Configurare, testare e risolvere i problemi relativi all'audio in Lync.

  • Se si utilizza un telefono per l'audio della riunione, utilizzare la caratteristica Chiama di Lync. Nella finestra Partecipa all'audio della riunione selezionare Chiama e digitare il numero di telefono al quale si desidera essere chiamati. Quando si usa questa caratteristica, non è necessario immettere l'ID della conferenza o un PIN.

  • Se possibile, per una migliore qualità dell'audio, utilizzare un auricolare anziché il microfono e gli altoparlanti del computer.

  • La qualità audio dipende fortemente dalle condizioni di rete. Utilizzare una connessione di rete cablata e disattivare la trasmissione wireless sul computer.

  • Dopo avere effettuato l'accesso alla riunione, disattivare il microfono quando non si parla.

Eseguire una presentazione in una riunione Lync

  • Fare accedere un collega alla riunione, al fine di verificare la qualità dell'audio e del video della riunione.

  • Verificare le opzioni della riunione, per assicurarsi di avere attivato o disattivato le caratteristiche appropriate, quali autorizzazioni dei partecipanti, visualizzazione del contenuto e autorizzazioni sulle annotazioni.

  • Se si usa PowerPoint:

    • Per evitare che il pubblico possa distrarsi, mantenere la presentazione entro le 15 diapositive, usando caratteri grandi (più di 30 punti) e uno sfondo semplice.

    • Caricare la presentazione in anticipo ed esercitarsi con i comandi per passare da una diapositiva all'altra e per le annotazioni. È possibile ad esempio mettere in evidenza i punti chiave usando il puntatore laser.

    • Servirsi delle note del relatore per avere sempre a disposizione i punti da sviluppare. Per ulteriori informazioni, vedere Condividere diapositive di PowerPoint in una riunione Lync.

  • Se si condivide il desktop o un programma:

    • Tenere presente che, quando si condivide un programma, i partecipanti sono in grado di visualizzare soltanto i programmi e i file condivisi. Se si passa ad altri programmi, non saranno visibili nella riunione.

    • Se si ha bisogno di passare da un programma all'altro, usare la condivisione del desktop.

    • Per visualizzare ciò che i partecipanti vedono quando si condivide il desktop o un programma, fare clic su Anteprima nella riunione Lync.

    • Comunicare ai partecipanti che è possibile espandere l'area di visualizzazione accedendo alla modalità Schermo intero.

      Per ulteriori informazioni, vedere Condividere il desktop o un programma in una riunione di Lync.

  • Riservare abbastanza tempo per eventuali domande e comunicare ai partecipanti che è possibile digitare domande e commenti nell'area della messaggistica istantanea.

    • Disattivare il proprio audio quando non si parla e assicurarsi di essere in grado di attivare o disattivare l'audio dei partecipanti, se necessario, sia mediante Lync che mediante il telefono (premere *1 sulla tastiera del telefono per ascoltare i comandi).

    • All'inizio della riunione, ricordare ai partecipanti in che modo possono attivare o disattivare il proprio audio.

Eseguire una riunione in una sala riunioni

È bene riservare del tempo alla preparazione della sala prima dell'inizio della riunione, per verificare che Lync sia configurato per il funzionamento con i dispositivi audio e video della sala.

  • Se necessario, collegare il laptop al proiettore e al telefono della sala riunioni.

  • Se si sente un'eco, disattivare il microfono e gli altoparlanti del computer e chiedere ai partecipanti nella sala di fare lo stesso, se hanno effettuato l'accesso a Lync.

  • È possibile collegare il telefono della sala al proprio computer o usare il telefono per accedere all'audio della riunione.

  • Se si usa il proiettore della sala, collegare il cavo al computer e selezionare la visualizzazione appropriata. Premere il tasto di Windows + P per attivare il monitor e fare clic su una delle opzioni seguenti:

    • Duplica per mostrare il desktop sia sullo schermo del computer che sul proiettore.

    • Estendi per passare il desktop dallo schermo del computer al proiettore.

    • Solo proiettore per mostrare il desktop solo sul proiettore.

È consigliabile selezionare Duplica, che consente di visualizzare la riunione sia sul proprio schermo che sul proiettore.

Torna all'inizio

Amplia le tue competenze su Office
Esplora i corsi di formazione
Ottieni in anticipo le nuove caratteristiche
Partecipa al programma Office Insider

Queste informazioni sono risultate utili?

Grazie per il feedback!

Grazie per il tuo feedback! Potrebbe essere utile metterti in contatto con uno dei nostri operatori del supporto di Office.

×