Aumentare la quota degli elementi ripristinabili per le cassette postali bloccate

I criteri di conservazione predefiniti, chiamati criteri MRM predefiniti, applicati automaticamente alle nuove cassette postali di Exchange Online, contengono un tag di conservazione che indica di spostare gli elementi ripristinabili nell'archivio dopo 14 giorni. Questo tag sposta gli elementi dalla cartella Elementi ripristinabili della cassetta postale principale dell'utente alla cartella Elementi ripristinabili della cassetta postale di archiviazione dell'utente dopo la scadenza del periodo di conservazione di 14 giorni. In questo caso, la cassetta postale di archiviazione dell'utente deve essere abilitata. Se non lo è, non viene eseguita nessuna azione, quindi gli elementi inclusi nella cartella Elementi ripristinabili per una cassetta postale bloccata non vengono spostati nella cassetta postale di archiviazione sopo la scadenza del periodo di conservazione di 14 giorni. Dato che non vengono eliminati elementi da una cassetta postale bloccata, è possibile che venga superata la quota di archiviazione della cartella Elementi ripristinabili, soprattutto se la cassetta postale di archiviazione dell'utente non è abilitata. Per ridurre la probabilità di superare questo limite, la quota di archiviazione della cartella Elementi ripristinabili viene automaticamente aumentata da 30 GB a 100 GB quando su una cassetta postale di Exchange Online viene applicato un blocco. Se la cassetta postale di archiviazione è abilitata, verrà aumentata da 30 GB a 100 GB anche la quota di archiviazione della cartella Elementi ripristinabili in questa cassetta postale. Quindi, se la cassetta postale di archiviazione è abilitata, ci sarà un totale di 200 GB di spazio di archiviazione disponibile per le cartelle Elementi ripristinabili (nelle cassette postali principale e di archiviazione dell'utente) per le casette postali bloccate.

La tabella seguente riepiloga la quota di archiviazione per la cartella Elementi ripristinabili.

Posizione della cartella Elementi ripristinabili

Cassette postali non bloccate

Cassette postali bloccate

Cassetta postale principale

30 GB

100 GB

Cassetta postale di archiviazione

30 GB

100 GB*

Quota di archiviazione totale per la cartella Elementi ripristinabili

60 GB

200 GB

Nota : * Questa è la quota di archiviazione per la cartella Elementi ripristinabili. Non riguarda l'intera cassetta postale di archiviazione. La quota di archiviazione della cassetta postale di archiviazione è illimitata per gli utenti con una licenza di Exchange Online (piano 2).

Quindi, se la quota di archiviazione per la cartella Elementi ripristinabili nella cassetta postale principale di una cassetta postale bloccata sta per raggiungere il limite, è possibile eseguire le operazioni seguenti:

  • Abilitare la cassetta postale di archiviazione È possibile raddoppiare la capacità di archiviazione della cartella Elementi ripristinabili (fino a 200 GB) per una cassetta postale bloccata semplicemente abilitando la cassetta postale di archiviazione. Il risultato è 100 GB per la cartella Elementi ripristinabili nella cassetta postale principale e 100 GB per la cartella Elementi ripristinabili nella cassetta postale di archiviazione. Per altre informazioni, vedere Abilitare le cassette postali di archiviazione nel Centro conformità di Office 365.

    Note : 

    • Dopo aver abilitato l'archiviazione per una cassetta postale che sta per raggiungere la quota di archiviazione per la cartella Elementi ripristinabili, è consigliabile eseguire Assistente cartelle gestite per attivare manualmente l'elaborazione della cassetta postale in modo che gli elementi scaduti vengano spostati nella cartella Elementi ripristinabili nella cassetta postale di archiviazione. Per le istruzioni, vedere il passaggio 4.

    • Si noti che nella nuova cassetta postale di archiviazione potrebbero essere spostati altri elementi della cassetta postale dell'utente. È consigliabile comunicare all'utente che si può verificare questa situazione dopo l'abilitazione della cassetta postale di archiviazione.

  • Creare criteri di conservazione personalizzati per le cassette postali bloccate Oltre ad abilitare l'archiviazione per le cassette postali in blocco per controversia legale o in blocco sul posto, è consigliabile creare criteri di conservazione personalizzati per le cassette postali bloccate. In questo modo alle cassette postali bloccate è possibile applicare criteri di conservazione diversi dai criteri MRM predefiniti applicati alle cassette postali non bloccate. È anche possibile applicare tag di conservazione progettati specificamente per la cassette postali bloccate, nonché creare un nuovo tag di conservazione per la cartella Elementi ripristinabili.

Il resto di questo argomento descrive le procedure dettagliate per creare criteri di conservazione personalizzati per le cassette postali bloccate.

Passaggio 1: Creare un tag di conservazione personalizzato per la cartella Elementi ripristinabili.

Passaggio 2: Creare nuovi criteri di conservazione per le cassette postali bloccate

Passaggio 3: Applicare i nuovi criteri di conservazione alle cassette postali bloccate

(Facoltativo) Passaggio 4: Eseguire Assistente cartelle gestite per applicare le nuove impostazioni di conservazione

Passaggio 1: Creare un tag di conservazione personalizzato per la cartella Elementi ripristinabili.

Il primo passaggio consiste nel creare un tag di conservazione personalizzato, ossia un tag di criteri di conservazione, per la cartella Elementi ripristinabili. Come spiegato in precedenza, questo tag sposta gli elementi dalla cartella Elementi ripristinabili nella cassetta postale principale dell'utente alla cartella Elementi ripristinabili nella cassetta postale di archiviazione dell'utente. Per creare un tag di criteri di conservazione per la cartella Elementi ripristinabili, è necessario usare Windows PowerShell. Non è possibile usare l'interfaccia di amministrazione di Exchange.

  1. Connettersi a Exchange Online usando una sessione remota di PowerShell.

  2. Eseguire il comando seguente per creare un nuovo tag di criteri di conservazione per la cartella Elementi ripristinabili:

    New-RetentionPolicyTag -Name <Name of RPT> -Type RecoverableItems -AgeLimitForRetention <Number of days> -RetentionAction MoveToArchive

    Ad esempio, il comando seguente crea un tag di criteri di conservazione per la cartella Elementi ripristinabili denominato "Recoverable Items 30 days for mailboxes on hold", con un periodo di conservazione di 30 giorni. Questo significa che dopo 30 giorni di permanenza nella cartella Elementi ripristinabili, l'elemento verrà spostato nella cartella Elementi ripristinabili nella cassetta postale di archiviazione dell'utente.

    New-RetentionPolicyTag -Name "Recoverable Items 30 days for mailboxes on hold" -Type RecoverableItems -AgeLimitForRetention 30 -RetentionAction MoveToArchive

    Suggerimento : È consigliabile che il periodo di conservazione, definito dal parametro AgeLimitForRetention, per il tag di criteri di conservazione degli elementi ripristinabili sia uguale a quello degli elementi eliminati per le cassette postali a cui verrà applicato il tag. In questo modo un utente avrà a disposizione l'intero periodo di conservazione degli elementi eliminati per ripristinarli prima che vengano spostati nella cassetta postale di archiviazione. Nell'esempio precedente il periodo di conservazione è impostato su 30 giorni in base al presupposto che anche il periodo di conservazione degli elementi eliminati sia di 30 giorni per le cassette postali. Per impostazione predefinita, le cassette postali di Exchange Online sono configurate per conservare gli elementi eliminati per 14 giorni. Ma è possibile cambiare questa impostazione fino a un massimo di 30 giorni. Per altre informazioni, vedere Cambiare il periodo di conservazione degli elementi eliminati di una cassetta postale in Exchange Online.

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Passaggio 2: Creare nuovi criteri di conservazione per le cassette postali bloccate

Il passaggio successivo consiste nel creare nuovi criteri di conservazione e di aggiungervi i tag di conservazione, incluso il tag di criteri di conservazione degli elementi ripristinabili creato nel passaggio 1. I nuovi criteri verranno applicati alle cassette postali bloccate nel passaggio successivo.

Prima di creare i nuovi criteri di conservazione, determinare gli altri tag di conservazione che si vogliono aggiungere. Per un elenco dei tag di conservazione aggiunti ai criteri MRM predefiniti e per informazioni sulla creazione di nuovi tag, vedere:

Per creare criteri di conservazione, è possibile usare l'interfaccia di amministrazione di Exchange.

Usare l'interfaccia di amministrazione di Exchange per creare criteri di conservazione

  1. Nell'interfaccia di amministrazione di Exchange, passare a Gestione conformità > Criteri di conservazione e quindi fare clic su Aggiungi Icona Aggiungi .

  2. Nella pagina Nuovi criteri di conservazione, in Nome, digitare un nome che descrive lo scopo dei criteri di conservazione, ad esempio MRM Policy for Mailboxes on Hold.

  3. In Tag di conservazione fare clic su Aggiungi Icona Aggiungi .

  4. Nell'elenco di tag di conservazione selezionare il tag di criteri di conservazione degli elementi ripristinabili creato nel passaggio 1 e quindi fare clic su Aggiungi.

    Selezionare il tag di conservazione personalizzato Elementi ripristinabili
  5. Selezionare altri tag di conservazione da aggiungere ai criteri. Si può scegliere ad esempio di aggiungere gli stessi tag inclusi nei criteri MRM predefiniti.

  6. Dopo aver aggiunto i tag di conservazione, fare clic su OK.

  7. Fare clic su Salva per creare i nuovi criteri di conservazione.

    Si noti che i tag di conservazione collegati ai criteri di conservazione vengono visualizzati nel riquadro dei dettagli

    I tag di conservazione collegati ai criteri di conservazione vengono visualizzati nel riquadro dei dettagli

Usare la shell per creare criteri di conservazione

Eseguire il comando seguente per creare nuovi criteri di conservazione per le cassette postali bloccate.

New-RetentionPolicy <Name of retention policy>  -RetentionPolicyTagLinks <list of retention tags>

Ad esempio, il comando seguente crea i criteri di conservazione e i tag di conservazione collegati visualizzati nella figura precedente.

New-RetentionPolicy "MRM Policy for Mailboxes on Hold"  -RetentionPolicyTagLinks "Recoverable Items 30 days for mailboxes on hold","1 Month Delete","1 Week Delete","1 Year Delete","5 Year Delete","6 Month Delete","Default 2 year move to archive","Junk Email","Never Delete","Personal 1 year move to archive","Personal 5 year move to archive"

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Passaggio 3: Applicare i nuovi criteri di conservazione alle cassette postali bloccate

L'ultimo passaggio consiste nell'applicare i nuovi criteri di conservazione creati nel passaggio 2 alle cassette postali bloccate dell'organizzazione. È possibile usare l'interfaccia di amministrazione di Exchange e la shell per applicare i criteri di conservazione a una o a più cassette postali.

Usare l'interfaccia di amministrazione di Exchange per applicare i nuovi criteri di conservazione

  1. Scegliere Destinatari > Cassette postali.

  2. Nella visualizzazione elenco selezionare la cassetta postale a cui applicare i criteri di conservazione e quindi fare clic su Modifica Icona Modifica .

  3. Nella pagina Cassetta postale utente fare clic su Funzionalità della cassetta postale.

  4. In Criteri di conservazione selezionare i criteri creati nel passaggio 2 e quindi fare clic su Salva.

È anche possibile usare l'interfaccia di amministrazione di Exchange per applicare i criteri di conservazione a più cassette postali.

  1. Scegliere Destinatari > Cassette postali.

  2. Nella visualizzazione elenco usare MAIUSC o CTRL per selezionare più cassette postali.

  3. Nel riquadro dei dettagli fare clic su Altre opzioni.

  4. In Criteri di conservazione fare clic su Aggiorna.

  5. Nella pagina Assegna in blocco i criteri di conservazione selezionare i criteri creati nel passaggio 2 e quindi fare clic su Salva.

Usare la shell per applicare i nuovi criteri di conservazione

È possibile usare la shell per applicare nuovi criteri di conservazione a una singola cassetta postale. Ma il vero vantaggio della shell è la possibilità di usarla per identificare rapidamente tutte le cassette postali dell'organizzazione in blocco per controversia legale o in blocco sul posto e quindi applicare i nuovi criteri di conservazione a tutte le cassette postali bloccate con un singolo comando. Ecco alcuni esempi di uso della shell per applicare criteri di conservazione a una o più cassette postali. Tutti gli esempi applicano i criteri di conservazione creati nel passaggio 2.

Questo esempio applica i nuovi criteri di conservazione alla cassetta postale di Pilar Pinilla.

Set-Mailbox "Pilar Pinilla" -RetentionPolicy "MRM Policy for Mailboxes on Hold"

Questo esempio applica i nuovi criteri di conservazione a tutte le cassette postali dell'organizzazione in blocco per controversia legale.

$LitigationHolds = Get-Mailbox -ResultSize unlimited | Where-Object {$_.LitigationHoldEnabled -eq 'True'}
$LitigationHolds.DistinguishedName | Set-Mailbox -RetentionPolicy "MRM Policy for Mailboxes on Hold"

Questo esempio applica i nuovi criteri di conservazione a tutte le cassette postali dell'organizzazione in blocco sul posto.

$InPlaceHolds = Get-Mailbox -ResultSize unlimited | Where-Object {$_.InPlaceHolds -ne $null}
$InPlaceHolds.DistinguishedName | Set-Mailbox -RetentionPolicy "MRM Policy for Mailboxes on Hold"

È possibile usare il cmdlet Get-Mailbox per verificare se i nuovi criteri di conservazione sono stati applicati.

Ecco alcuni esempi che consentono di verificare che i comandi degli esempi precedenti hanno applicato i criteri di conservazione "MRM Policy for Mailboxes on Hold" alle cassette postali in blocco per controversia legale o in blocco sul posto.

Get-Mailbox "Pilar Pinilla" | Select RetentionPolicy
Get-Mailbox -ResultSize unlimited | Where-Object {$_.LitigationHoldEnabled -eq 'True'} | FT DisplayName,RetentionPolicy -Auto
Get-Mailbox -ResultSize unlimited | Where-Object {$_.InPlaceHolds -ne $null} | FT DisplayName,RetentionPolicy -Auto

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(Facoltativo) Passaggio 4: Eseguire Assistente cartelle gestite per applicare le nuove impostazioni di conservazione

Dopo aver applicato i nuovi criteri di conservazione alle cassette postali bloccate, possono essere necessari fino a 7 giorni in Exchange Online prima che Assistente cartelle gestite elabori queste cassette postali usando le impostazioni dei nuovi criteri. Invece di aspettare l'esecuzione di Assistente cartelle gestite, è possibile usare il cmdlet Start-ManagedFolderAssistant per attivare manualmente l'elaborazione delle cassette postali a cui sono stati applicati i nuovi criteri.

Eseguire il comando seguente per avviare Assistente cartelle gestite per la cassetta postale di Pilar Pinilla.

Start-ManagedFolderAssistant "Pilar Pinilla"

Eseguire i comandi seguenti per avviare Assistente cartelle gestite per tutte le cassette postali bloccate.

$MailboxesOnHold = Get-Mailbox -ResultSize unlimited | Where-Object {($_.InPlaceHolds -ne $null) -or ($_.LitigationHoldEnabled -eq "True")}
$MailboxesOnHold.DistinguishedName | Start-ManagedFolderAssistant

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Altre informazioni

  • Dopo aver abilitato la cassetta postale di archiviazione di un utente, è consigliabile informarlo che altri elementi della cassetta postale (non solo quelli della cartella Elementi ripristinabili) potrebbero essere spostati nella cassetta postale di archiviazione. I criteri MRM predefiniti assegnati alle cassette postali di Exchange Online contengono infatti un tag di conservazione, chiamato Default 2 years move to archive che sposta gli elementi nella cartella postale di archiviazione due anni dopo la data in cui sono stati recapitati nella cassetta postale o creati dall'utente. Per altre informazioni, vedere Criteri di conservazione predefiniti di Exchange Online.

  • Dopo aver abilitato la cassetta postale di un utente, è consigliabile avvisarlo che può ripristinare nella sua cassetta postale di archiviazione gli elementi eliminati presenti nella cartella Elementi ripristinabili. A questo scopo, in Outlook selezionare la cartella Posta eliminata nella cassetta postale di archiviazione e quindi fare clic su Recupera elementi eliminati dal server nella scheda Home. Per altre informazioni sul recupero di elementi eliminati, vedere Recuperare elementi eliminati in Outlook per Windows.

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