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Oltre a creare le proprie attività, è possibile creare attività da assegnare ad altri utenti.

Le attività consentono di tenere traccia delle operazioni da eseguire. È anche possibile assegnare attività ad altre persone.

  1. Nella barra di spostamento fare clic su Attività e quindi su Nuova attività oppure aprire un'attività esistente.

    Scelta rapida da tastiera    Per creare un'attività, premere CTRL+MAIUSC+K.

  2. Fare clic su Assegna attività.

    Comando Assegna attività sulla barra multifunzione

  3. Nella casella A immettere un nome o un indirizzo di posta elettronica.

  4. Immettere Oggetto, Data inizio e Scadenza.

    Proprietà Data inizio e Scadenza per un'attività assegnata

  5. Se si vuole che l'attività venga ripetuta, fare clic su Ricorrenza, selezionare le opzioni desiderate e quindi fare clic su OK.

  6. Fare clic su Invia.

    Nota: Se si assegna un'attività ricorrente, nell'elenco attività ne viene mantenuta una copia, che però non viene mai aggiornata. Se si seleziona la casella Invia automaticamente un rapporto di stato al termine dell'attività , si riceveranno rapporti di stato per ogni occorrenza completata dell'attività.

Quando si apre un'attività assegnata, è possibile esaminare lo stato di avanzamento delle attività assegnate con la casella % completamento che può essere aggiornata dall'utente o dal destinatario al momento dell'invio di una relazione sullo stato attività assegnata.

Nota: Le attività assegnate da Outlook per Windows devono essere accettate o rifiutate con l'applicazione Outlook per Windows. Questa esperienza non è supportata in Outlook sul web. 

Outlook consente di tenere traccia dello stato di un'attività assegnata a una persona. Se si vuole che più persone lavorino a un'attività, è consigliabile dividere l'attività in parti più piccole o assegnare ogni attività singolarmente. Ad esempio, per tenere traccia di un report da scrivere da tre autori, creare tre attività distinte denominate Scrivi rapporto: Anna, Scrivi rapporto: Davide e Scrivi rapporto: Michiyo e assegnare ogni singola attività all'autore appropriato.

Tenere traccia delle attività assegnate a un altro utente

  1. Nella barra di spostamento fare clic su Attività.

  2. Fare clic su Visualizza > Cambia visualizzazione > assegnata.

Comando per la visualizzazione delle attività assegnate sulla barra multifunzione

Le attività assegnate non sono presenti

Se non vengono visualizzate le attività assegnate, Outlook potrebbe non essere configurato per mantenere copie delle attività assegnate.

  1. Fare clic su Opzioni > file > attività.

  2. In Opzioni attività selezionare la casella Mantieni l'elenco attività personale aggiornato con copie delle attività assegnate ad altri utenti .

Casella di controllo Mantieni elenco delle attività personale aggiornato con le copie delle attività assegnate ad altri utenti

L'attivazione di questa opzione non consente di tenere traccia delle attività già assegnate, ma consente di tenere traccia delle nuove assegnate.

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