I criteri di conservazione fanno parte della tecnologia di gestione dei record di messaggistica disponibile con gli account di posta elettronica di Microsoft Exchange Server e Microsoft 365. Gestione gestione messaggi semplifica la conservazione dei messaggi necessari per conformarsi ai criteri dell'organizzazione, alle normative governative o alle esigenze legali e per rimuovere il contenuto che non ha più valore legale o aziendale.
Nota: Per questa caratteristica sono necessarie licenze di Microsoft Outlook ed Exchange Server. Per altre informazioni, vedere Requisiti di licenza per l'archivio personale e i criteri di conservazione.
Informazioni sui criteri di conservazione
Le organizzazioni possono creare criteri di conservazione predefiniti per tutti gli elementi di posta in una cassetta postale di Exchange Server o Di Microsoft 365, criteri specifici per le cartelle predefinite, ad esempio Posta in arrivo, Bozze, Posta inviata, Posta eliminata e Posta indesiderata, oppure creare criteri di conservazione che gli utenti possono applicare a cartelle o singoli elementi. Tutte o una combinazione di queste opzioni possono essere configurate dal Exchange Server o dall'amministratore di Microsoft 365.
Importante: Per informazioni sui criteri di conservazione dell'organizzazione, è consigliabile fare riferimento alle linee guida dell'organizzazione o contattare l'ufficio legale.
L'assegnazione dei criteri di conservazione risulta più semplice quando viene eseguita per cartella anziché per singolo messaggio. Anche se a una determinata cartella sono assegnati criteri di conservazione, è comunque possibile selezionare uno o più messaggi e assegnare solo a tali messaggi criteri di conservazione diversi. I criteri assegnati a un messaggio hanno la precedenza sui criteri ereditati dalla cartella.
Importante: Tutti i criteri di conservazione che includono una data entro la quale il messaggio di posta elettronica verrà eliminato verranno visualizzati nell'intestazione del messaggio di posta elettronica. Tuttavia, se il criterio di conservazione applicato è di sola conservazione e non richiede l'eliminazione del messaggio di posta elettronica, il nome e la descrizione del criterio potrebbero non essere visualizzati nell'intestazione del messaggio di posta elettronica o nell'intestazione del riquadro di lettura.
Assegnare criteri di conservazione a una cartella di posta elettronica
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Nel riquadro di spostamento fare clic con il pulsante destro del mouse su una cartella di posta per visualizzare il menu di scelta rapida e scegliere Proprietà
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Selezionare la scheda Criteri e scegliere criteri cartella. Per impostazione predefinita, una cartella userà automaticamente tutti i criteri già assegnati alla cartella padre.
Assegnare criteri di conservazione ai messaggi di posta elettronica
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Fare clic su un messaggio nell'elenco dei messaggi.
Suggerimento: Per selezionare più messaggi, tenere premuto CTRL mentre si fa clic su ognuno di essi.
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Sulla barra multifunzione selezionare Assegna criteri.
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I criteri di conservazione relativi ai messaggi compaiono nell'intestazione all'interno del riquadro di lettura sotto i nomi dei destinatari e includono la data di scadenza.
Il comando Assegna criteri non è disponibile sulla barra multifunzione.
Se il comando Assegna criteri non è presente sulla barra multifunzione, è possibile che sia presente nel menu di overflow. Fare clic sui tre puntini nella parte destra della barra multifunzione e dovrebbe essere visualizzato Assegna criteri. È anche possibile che l'amministratore Exchange Server o l'amministratore di Microsoft 365 non abbia abilitato i criteri di conservazione e archiviazione per l'account o che non si stia usando una licenza di Outlook che include questa funzionalità. Per altre informazioni, vedere Requisiti di licenza per l'archivio personale e i criteri di conservazione.
Rimuovere criteri di conservazione
Quando si rimuovono criteri di conservazione da un messaggio di posta elettronica, all'elemento vengono applicati gli eventuali criteri della cartella.
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Fare clic su un messaggio nell'elenco dei messaggi.
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Sulla barra multifunzione selezionare Assegna criteri.
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In Criteri di conservazione fare clic su Usa criterio cartella.
I criteri di conservazione relativi ai messaggi compaiono nell'intestazione all'interno del riquadro di lettura sotto i nomi dei destinatari e includono la data di scadenza.
