Archivio in Outlook per Windows

Archivio in Outlook per Windows

Esistono diversi modi per archiviare messaggi in Outlook. I metodi che è possibile usare dipendono dal tipo di account di posta elettronica configurati in Outlook.

Tutti gli account hanno accesso a una cartella Archivio. Per gli account di Office 365, Outlook.com ed Exchange, la cartella Archivio è una delle cartelle predefinite di Outlook, insieme a Posta in arrivo, Posta inviata e Posta eliminata. Questa cartella non può essere eliminata. Se si usa Outlook con un account Exchange o Exchange Online, alla cartella Archivio vengono applicati i criteri per le cartelle, ad esempio i criteri di conservazione.

Per gli account POP e IMAP, è possibile creare una cartella Archivio o designare una cartella esistente da usare a questo scopo. Non è possibile cambiare il percorso della cartella Archivio per gli account di Office 365 o Exchange.

L'uso del pulsante Archivia per spostare i messaggi nella cartella Archivio non riduce le dimensioni della cassetta postale. Se è necessario ridurre le dimensioni della cassetta postale, è possibile usare la funzionalità di archiviazione online in Office 365 Enterprise o archiviare elementi manualmente.

Archiviare messaggi usando il pulsante Archivia

È possibile usare il pulsante Archivia nel gruppo Elimina sulla barra multifunzione per spostare uno o più messaggi nella cartella Archivio senza eliminarli. La funzionalità di archiviazione offre diversi vantaggi.

  • Gli elementi archiviati possono comunque essere trovati facilmente tramite la casella di ricerca o nella cartella Archivio. Per impostazione predefinita, quando si digita un termine nella casella di ricerca, Outlook lo cerca in tutte le cartelle della cassetta postale.

  • Gli elementi sono ancora disponibili sul telefono o in altri dispositivi tramite la cartella Archivio.

Archiviare elementi in Outlook

  1. Selezionare uno o più messaggi da archiviare nella cartella Posta in arrivo o in un'altra cartella.

  2. Scegliere Archivia nel gruppo Elimina. Si può anche premere BACKSPACE per archiviare immediatamente uno o più messaggi selezionati.

    Archiviazione con un solo clic

    Nota: Per gli account di Office 365, Exchange, Exchange Online e Outlook.com, la cartella Archivio esiste già, anche se non si è mai usata questa funzionalità in precedenza. È disponibile nell'elenco cartelle di Outlook. Se la cartella non è visibile e si usa Outlook 2016 oppure Outlook per Office 365, scegliere File > Account di Office > Opzioni di aggiornamento > Aggiorna adesso.

  3. I messaggi vengono spostati nella cartella Archivio. Se si archivia un messaggio per errore, passare alla cartella Archivio e spostare di nuovo il messaggio nella cartella Posta in arrivo.

Nota: il pulsante Archivia è visibile solo in Outlook 2016, Outlook 2019 e Outlook per Office 365. Le versioni precedenti di Outlook non hanno il pulsante Archivia sulla barra multifunzione.

Archiviare messaggi usando la tastiera

È possibile archiviare uno o più messaggi selezionati premendo BACKSPACE. Se si preme CANC, i messaggi vengono spostati nella cartella Posta eliminata. Non è possibile modificare il comportamento del tasto BACKSPACE. 

Nota: Se è aperto un messaggio in una finestra separata e non nel riquadro di lettura, il tasto Backspace non archivierà i messaggi. È necessario chiudere il messaggio e visualizzarlo nel riquadro di lettura affinché il tasto Backspace archivi il messaggio. Quando il messaggio è aperto in una nuova finestra, l'unico modo per archiviare il messaggio è con il pulsante Archivia sulla barra multifunzione.

Come si disabilita l'archiviazione tramite il tasto BACKSPACE di Outlook per Office 365?

Per evitare che il tasto BACKSPACE sposti gli elementi nella cartella Archivio, è possibile aggiungere le voci del registro di sistema seguenti per disabilitare questa funzionalità.
 

Importante
Seguire attentamente i passaggi descritti in questa sezione. La modifica non corretta del Registro di sistema potrebbe comportare problemi gravi. Prima di iniziare, eseguire il backup del Registro di sistema in modo che sia possibile ripristinarlo in caso di problemi.


Percorso del Registro di sistema di Criteri di gruppo:
HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\policies\Microsoft\office\16.0\outlook\options
Nome: DisableOneClickArchive
Tipo: DWORD
Valore: 1

Percorso del Registro di sistema dello Strumento di personalizzazione di Office: HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\microsoft\office\16.0\outlook\options
Nome: DisableOneClickArchive
Tipo: DWORD
Valore: 1

Nota: questa correzione non è applicabile alle versioni perpetue di Outlook.

Come si trova la cartella Archivio?

La cartella Archivio si trova nell'elenco delle cartelle. Per visualizzare l'elenco delle cartelle, selezionare VisualizzaRiquadro delle cartelle > Normale.

Nel menu Riquadro delle cartelle è selezionata la visualizzazione Normale.

Come si eseguono ricerche nella cartella Archivio?

Per impostazione predefinita, quando si cercano elementi di Outlook usando la casella Cerca in Cassetta postale corrente sopra l'elenco delle cartelle, Outlook esegue la ricerca nell'intera cassetta postale.

Cercare nella cassetta postale

Se si vuole limitare la ricerca alla sola cartella Archivio, selezionare prima di tutto questa cartella nell'elenco delle cartelle. L'ambito della casella di ricerca è ora esclusivamente la cartella Archivio.

Eseguire ricerche nella cartella Archivio

Qual è la differenza con l'archivio online?

L'archivio online è una caratteristica pensata per gli utenti di Office 365 Enterprise con cassette postali molto grandi. Questi utenti possono usare un archivio online per evitare di eliminare i vecchi messaggi. L'archivio online è una sorta di secondo account di Outlook con una propria struttura di cartelle. Di conseguenza, non viene incluso nelle ricerche eseguite dalla posta in arrivo.

Quando è abilitato un archivio online, gli amministratori e gli utenti possono configurare la propria cassetta postale in modo da spostare automaticamente i vecchi messaggi nell'archivio online usando i criteri di archiviazione.

Quando è preferibile usare la cartella Archivio e quando l'archivio online?

È consigliabile usare la cartella Archivio per liberare la cartella Posta in arrivo dai messaggi a cui si è già risposto o che sono già stati gestiti. La cartella Archivio è analoga a una cartella di file. È possibile archiviare elementi in questa cartella e continuare ad accedervi facilmente. È anche possibile eliminare i messaggi o spostarli in cartelle specifiche, se si preferisce.

Si consiglia agli amministratori di organizzazioni di Office 365 Enterprise che includono cassette postali di grandi dimensioni di configurare criteri di archiviazione per spostare gli elementi in un archivio online dopo un anno, o anche meno se le cassette postali degli utenti raggiungono la quota stabilita più rapidamente. In questo modo gli utenti non saranno costretti a eliminare i vecchi messaggi per far posto a quelli nuovi. I messaggi precedenti alla data specificata possono essere spostati sia dalla cartella Posta in arrivo che dalla cartella Archivio locale.

Domande frequenti sull'archiviazione

Se si usa un account di Office 365, Exchange, Exchange Online o Outlook.com, non è possibile cambiare la posizione in cui vengono spostati gli elementi archiviati. La cartella Archivio è una delle cartelle di sistema predefinite di Outlook e non può essere rinominata, spostata o eliminata. Se si usa un account POP o IMAP come Gmail, Yahoo o iCloud, si può cambiare il percorso della cartella Archivio selezionando File > Impostazioni cassetta postale > Strumenti >Imposta cartella di archiviazione.

L'archiviazione è una caratteristica nota già disponibile in Outlook Mobile, Outlook Web App, Outlook.com e persino altri provider di posta elettronica come Gmail. Essendo Archivio un nome consolidato, e poiché Archivio online è una caratteristica esistente, abbiamo deciso di mantenere lo stesso nome per entrambe.

L'archiviazione automatica è una funzionalità delle versioni precedenti di Outlook che consente di spostare automaticamente i vecchi messaggi in un file PST. Questo significa che i messaggi vengono rimossi dal server, quindi diventano più difficili da trovare con una ricerca. Inoltre, se l'unità disco rigido che contiene il file AutoArchive.pst diventa inutilizzabile, questi messaggi vanno persi. L'archivio online sostituisce l'archiviazione automatica in ambito aziendale.

Si può continuare a usare l'archiviazione automatica se non si ha un archivio online e se il reparto IT non disabilita la funzionalità. Per altre informazioni sull'archiviazione automatica in Outlook 2016, vedere Archiviare manualmente gli elementi meno recenti in Outlook per Windows.

La caratteristica Archivio è ampiamente disponibile in Outlook per Windows, Outlook Mobile, Outlook sul Web e Outlook.com. Non può essere disabilitata mediante i Criteri di gruppo.

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