Archiviazione manuale di elementi

Archiviazione manuale di elementi

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La cassetta postale di Outlook ha dimensioni massime specifiche e sicuramente la posta elettronica non smetterà di arrivare. Per evitare che si riempia, è possibile spostare gli elementi meno recenti che si vuole conservare in un archivio, ossia un file di dati di Outlook (con estensione pst) separato che è possibile aprire in Outlook ogni volta che serve.

Nota: Il comando Archivia e la caratteristica non viene visualizzata per qualsiasi account nel profilo di Outlook se si include un account di Exchange Server e l'organizzazione usa l'archivio di Microsoft Exchange Server online. L'amministratore di rete può anche disabilitare questa funzionalità.

Per impostazione predefinita, Outlook usa la funzione Archiviazione automatica per archiviare gli elementi a intervalli regolari. Per altre informazioni, vedere Archiviare automaticamente gli elementi meno recenti.

Gli elementi possono anche essere archiviati manualmente, quando si vuole. In questo modo, è possibile stabilire quali elementi archiviare, dove archiviarli e quanto deve essere vecchio un elemento prima di poterlo archiviare.

  1. Eseguire una di queste operazioni:

    • In Outlook 2013: fare clic su file > informazioni > strumenti di pulitura > Archivia.


      Archivio

    • In Outlook 2016: Fare clic su File > Informazioni > Strumenti > Pulisci vecchi elementi.

      Pulire gli elementi obsoleti

    Suggerimento: I comandi Archivio e Archiviazione automatica potrebbero non essere disponibili se si usa un profilo di posta connesso a Exchange Server. È anche possibile che l'organizzazione abbia definito criteri di conservazione della posta prioritari rispetto all'archiviazione automatica. Per altre informazioni, rivolgersi all'amministratore di sistema.

  2. Selezionare l'opzione Archivia la cartella e tutte le sottocartelle e scegliere la cartella che si vuole archiviare.

  3. Immettere una data in Archivia elementi antecedenti.

    Finestra di dialogo Archivio

  4. È possibile creare più file PST se si vuole archiviare alcune cartelle con impostazioni diverse. Potrebbe essere necessario, ad esempio, conservare gli elementi nella cartella della posta inviata più a lungo degli elementi nella cartella Posta in arrivo.

  5. Selezionare la casella di controllo Includi elementi con Non archiviare automaticamente selezionata per archiviare singoli elementi esclusi dall'archiviazione automatica. Questa opzione non rimuove l'esclusione per questi elementi, ma consente di ignorare l'impostazione Non archiviare automaticamente solo per questo archivio.

  6. Fare clic su OK.

Disattivazione dell'archiviazione automatica

Per eseguire l'archiviazione solo quando si vuole, disattivare l'archiviazione automatica.

  1. Fare clic su File > Opzioni > Avanzate.

  2. In Archiviazione automatica fare clic su Impostazioni archiviazione automatica.

  3. Deselezionare la casella Archivia automaticamente ogni n giorni.

Per impostazione predefinita, gli elementi di Outlook meno recenti archiviati automaticamente in un intervallo normale. Per altre informazioni sull'archiviazione automatica, vedere usare l'archiviazione automatica per eseguire il backup o eliminare gli elementi.

È anche possibile eseguire manualmente il backup e l'archiviazione degli elementi, oltre a archiviazione automatica o come sostituzione. L'archiviazione manuale offre flessibilità e consente di specificare esattamente quali cartelle sono incluse nell'archivio e quali file di dati di Outlook (con estensione pst) vengono usati.

Per archiviare manualmente gli elementi di Outlook, eseguire le operazioni seguenti:

  1. Fare clic sulla scheda File

  2. Fare clic su strumenti di pulizia.

  3. Fare clic su Archivia.

  4. Fare clic sull'opzione Archivia la cartella e tutte le sottocartelle e quindi fare clic sulla cartella che si vuole archiviare. In questo archivio manuale è inclusa una sottocartella della cartella selezionata.

  5. Immettere una data in Archivia elementi antecedenti.

    Finestra di dialogo Archivio

  6. Se non si vuole usare il file o il percorso predefinito, in file di archivio fare clic su Sfoglia per specificare un nuovo file o posizione. Individuare il file desiderato oppure immettere il nome del file e quindi fare clic su OK. La posizione del file di destinazione viene visualizzata nella casella file di archiviazione.

  7. Selezionare la casella di controllo Includi elementi con "non archiviare automaticamente" per includere tutti gli elementi che potrebbero essere contrassegnati singolarmente per essere esclusi dall'archiviazione automatica. Questa opzione non rimuove l'esclusione da questi elementi, ma ignora la casella di controllo non archiviazione automatica solo per questo archivio.

Disattivazione dell'archiviazione automatica

Se si vuole archiviare solo manualmente, è necessario disattivare l'archiviazione automatica. Eseguire le operazioni seguenti:

  1. Fare clic sulla scheda File.

  2. Fare clic su Opzioni.

  3. Nella scheda Avanzate, in archiviazione automatica, fare clic su Impostazioni archiviazione automatica.

  4. Deselezionare la casella di controllo Esegui archiviazione automatica ogni n giorni.

Archiviazione automatica, che è attivata per impostazione predefinita, sposta automaticamente gli elementi precedenti in una posizione di archiviazione a intervalli pianificati. È tuttavia possibile eseguire manualmente il backup e l'archiviazione degli elementi in una posizione specificata.

Nota: Le impostazioni di archiviazione automatica Microsoft Office Outlook 2007 sono personalizzabili. Invece di eseguire il backup o l'archiviazione manuale degli elementi, è possibile che l'archiviazione automatica soddisfi le proprie esigenze. Per altre informazioni, vedere usare l'archiviazione automatica per eseguire il backup o eliminare gli elementi.

  1. Nel menu file fare clic su Archivia.

  2. Selezionare l'opzione Archivia la cartella e tutte le sottocartelle e quindi specificare una data in elementi di archiviazione antecedenti.

    Cartelle archiviate nell'elenco cartelle

  3. In file di archivio fare clic su Sfoglia per specificare un nuovo file o posizione se non si vuole usare il file o la posizione predefinita.

  4. Selezionare la casella di controllo Includi elementi con "non eseguire l'archiviazione automatica" se si vuole ignorare un'impostazione precedente per non archiviare automaticamente elementi specifici. Se si sceglie di archiviare manualmente questi elementi durante questa procedura, gli elementi saranno di nuovo soggetti all'impostazione non archiviazione automatica, a meno che non si esegua manualmente l'override di tale impostazione in futuro.

  5. Fare clic su OK.

Nota: Outlook crea automaticamente un altro file di archivio per gli elementi nella cartella e nella posizione specificati.

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