Archiviare i dati di Access

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È possibile evitare facilitare l'organizzazione dei dati archiviazione periodica di record precedente o non attivo. Si supponga ad esempio che si utilizza Access per gestire una raccolta condivisa. È possibile avere una tabella che tiene traccia delle transazioni concessione, con un campo contenente la data stato preso in prestito l'elemento e un campo contenente la data stato restituito. I criteri di conservazione dei record sono probabilmente per archiviare transazione concessione record di un anno dopo l'invio dell'elemento e per eliminare i record dopo due anni.

È possibile archiviare tutte le tabelle in un database, tabelle specifiche o solo i record specifici, ad esempio, i record che risalgono a una data specifica. In questo argomento viene illustrato come archiviare i dati.

Contenuto dell'articolo

Panoramica

Spostare periodicamente i record in una tabella di archivio

Sostituire periodicamente una tabella

Periodicamente sostituire tutte le tabelle

Panoramica

È opportuno archiviare i dati quando si dispone di dati che non si prevede di utilizzare più e si desidera mantenere i dati utili nel caso in cui è necessario. Può essere necessario un criterio che consente di semplificare i piani di archiviazione, ad esempio un criterio di conservazione dei dati.

Archiviazione viene spesso utilizzato per archiviare i dati in base a una condizione di data, ad esempio alla fine di un mese in arrivo.

Modi per archiviare i dati

Nella tabella seguente sono elencati i metodi per archiviare i dati, quando è necessario utilizzare ogni metodo e altre considerazioni.

Metodo

Descrizione

Utilizzare quando...

Altre considerazioni

Spostare periodicamente i record in una tabella di archivio

Periodicamente, si esegue una query che consente di selezionare i dati che si desidera archiviare e aggiunge i dati in una tabella. Quindi eseguire una query che consente di selezionare gli stessi dati (dalla tabella originale) e di eliminarlo.

Alcuni dei record in una tabella soddisfano la condizione che consente di determinare se si desidera archiviare.

Esempio: si desidera archiviare le transazioni raccolta (controllo stampe) se la data selezionata In almeno un anno precedente.

  • Potrebbe essere necessario risolvere integrità referenziale, soprattutto se i record che si desidera archiviare sul lato quello di un relazione uno-a-molti.

  • Se è necessario utilizzare parametri nelle query, è necessario creare un modulo per gestire i parametri. In caso contrario, potrebbe causare la perdita di dati.

Sostituire periodicamente una tabella

Periodicamente, creare una copia di archivio di una determinata tabella e quindi sostituire la tabella con la nuova copia vuota.

Tutti i record in una tabella soddisfano la condizione che consente di determinare se si desidera archiviare.

Esempio: si dispone di una tabella contenente giornaliera temperature estreme. Ogni anno, archiviare la tabella e iniziare con una vuota.

  • Potrebbe essere necessario risolvere l'integrità referenziale.

Periodicamente sostituire tutte le tabelle

Iniziare con un database diviso (un database che comprende: un file di database back-end che contiene tutte le tabelle; e un file di database front-end che contiene tutti gli altri oggetti di database). Periodicamente, creare una copia di archivio di database back-end e quindi sostituire il database back-end con uno nuovo e vuoto.

Tutti i record nella maggior parte delle tabelle del database soddisfano la condizione che consente di determinare se si desidera archiviare.

Esempio: il database è costituito da diverse tabelle con diversi tipi di dati meteorologici. Ogni anno è archiviare tutte le tabelle.

  • Se si dispone di tutte le tabelle di ricerca (tabelle utilizzate per archiviare i valori per cercare, ad esempio codici postali o reparti), potrebbe essere necessario importare i dati nel nuovo database back-end.

  • È possibile utilizzare una macro per questo metodo. È necessario archiviare manualmente il database.

Aggirare l'integrità referenziale

Se i record che si desidera archiviare sono correlati ai record in altre tabelle, è necessario risolvere la relazione. Se i record che si desidera archiviare "figlio" record (appartengono al lato "molti" di un relazione uno-a-molti ), è possibile archiviare probabilmente in modo sicuro senza problemi. Se i record che si desidera archiviare sono record "parent" (appartengono al lato "uno" di un relazione uno-a-molti ), quando si archiviano i "figlio" correlati record maggio:

  • Impedire l'eliminazione dei record "parent". Ciò potrebbe causare problemi se si hanno già aggiunto i record "parent" alla tabella archivio.

    - oppure -

  • Diventare "orfani", ovvero record che appartengono a un "parent" che non esiste. Ciò potrebbe causare problemi con l'integrità dei dati e le varie funzionalità del database che utilizza i record "orfani".

Per soddisfare l'integrità referenziale, eseguire le operazioni seguenti:

  1. Determinare quali record appartengono ai record che si desidera archiviare "figlio". Ad esempio, se desidera archiviare i record di risorse che prestito nella raccolta, prima di tutto determinare se sono presenti delle transazioni aperte in tali beni, ad esempio, se le risorse sono stati estrazione ma non viene restituite.

  2. Eseguire una delle operazioni seguenti:

    • Se "figlio" record sempre possono essere eliminati in modo sicuro, assicurarsi che la relazione attiva l'integrità referenziale, con le eliminazioni a catena. In questo modo che tutti i record correlati "figlio" verranno eliminati.

    • Se i record "figlio" sempre non potranno essere eliminati in modo sicuro, è consigliabile archiviazione tutte le tabelle del database.

    • Creare una query di selezione di "parent" i record che non hanno record "figlio". Quindi, utilizzare la prima query per creare le query di archivio (vedere la sezione spostare periodicamente i record in una tabella di archivio), invece di usare la tabella "parent".

      Suggerimento: È possibile utilizzare la creazione guidata Query per trovare record non corrispondenti. Per ulteriori informazioni, vedere l'articolo confrontare due tabelle e trovare record senza corrispondenze.

Inizio pagina

Spostare periodicamente i record in una tabella di archivio

Prima di tutto, si crea una copia vuota della tabella che contiene i record che si desidera archiviare. La nuova tabella vuota è la tabella di archivio. Creare quindi una query di accodamento per copiare la tabella archivio record dalla tabella originale. Creare quindi una query di eliminazione per rimuovere i record archiviati dalla tabella originale. Infine, si crea una macro che viene eseguita entrambe le query. Quando si desidera archiviare record, eseguire la macro.

Suggerimento: È possibile allegare una macro a un pulsante di una maschera, in modo che quando si fa clic sul pulsante, viene eseguita la macro.

Passaggio 1: Creare una tabella di archivio

Passaggio 2: Creare una query che consente di copiare i dati alla tabella archivio

Passaggio 3: Creare una query di eliminazione che rimuove gli stessi dati dalla tabella originale

Passaggio 4: Creare una macro che viene eseguita entrambe le query

Passaggio 1: Creare una tabella di archivio

Se si desidera mantenere tutti i record archiviati in una tabella, eseguire solo in questo passaggio una sola volta. La tabella di archivio create in questo passaggio conterrà tutti i record archiviati.

Se si desidera eliminare la tabella archivio precedente quando si crea una nuova, è necessario eseguire questo passaggio. È possibile utilizzare un query di creazione tabella invece di una query di Accodamento per copiare i dati alla tabella archivio. A tale scopo, andare al passaggio 2.

Se si desidera utilizzare una nuova tabella archivio ogni volta che si archivia e si desidera mantenere le tabelle di archivio precedente, rinominare il vecchio archivio prima di creare una nuova. Se si desidera archiviare in base a una data, prendere in considerazione per la denominazione delle tabelle di archivio precedente in base all'intervallo di date che rappresentano.

Nota: Se si crea una nuova tabella archivio ogni volta e mantenere il vecchio, è necessario rinominare il vecchio archivio prima di eseguire la query.

  1. Nel riquadro di spostamento, selezionare la tabella contenente i record per archiviare, premere CTRL + C e quindi premere CTRL + V.

  2. Nella finestra di dialogo Incolla tabella con nome, in Opzioni Incolla, selezionare Solo struttura.

  3. Nella casella Nome tabella eliminare le parole Copia di e aggiungere un carattere di sottolineatura e la parola "archiviazione" al nome della tabella esistente e quindi fare clic su OK. Ad esempio, se la tabella originale è denominata transazioni nella tabella archivio denominata Transactions_archive.

    Incolla tabella con nome

Passaggio 2: Creare una query che consente di copiare i dati alla tabella archivio

  1. Nel gruppo <ui>Altro</ui> della scheda <ui>Crea</ui> fare clic su <ui>Struttura query</ui>.

  2. Utilizzare la finestra di dialogo Mostra tabella aggiungere la tabella contenente i record che si desidera archiviare. Chiudere la finestra di dialogo Mostra tabella.

  3. Nella finestra di Progettazione query fare doppio clic sull'asterisco (*) nella tabella appena aggiunto. Il nome della tabella e un asterisco vengono visualizzati nella prima colonna della griglia di struttura della query.

    Nota: L'asterisco indica che la query deve includere tutti i campi della tabella nell'output della query. Quando si utilizza un asterisco, se i campi vengono aggiunti o rimossi dalla tabella, l'output della query adeguamento.

  4. Nella finestra di Progettazione query fare doppio clic sul campo che si desidera utilizzare per specificare una condizione record deve soddisfare prima dell'archiviazione. Ad esempio, se la tabella transazioni con un campo denominato Data In e si desidera archiviare tutti i record in tale data è più di un anno precedente, fare doppio clic Checked Data. Il campo viene visualizzato nella colonna vuota successiva della griglia di struttura della query.

    Griglia di struttura della query

    Ripetere questo passaggio se si desidera utilizzare i criteri con campi aggiuntivi.

  5. Utilizzare la riga dei criteri per specificare i criteri per i campi che appena aggiunto. Ad esempio, è possibile specificare che la data selezionata In deve essere prima del 1 ° gennaio 2008 utilizzando l'espressione < # #1/1/2008 nella riga criteri.

    Se i valori dei criteri cambia ogni volta che viene archiviato, verificare che la query richiesta di input. Per eseguire questa operazione, utilizzare un parametro nella riga criteri in modo che la query viene richiesto di input. Per utilizzare un parametro, utilizzare un'espressione come normalmente ma invece di un valore specifico, usare una domanda breve racchiusa tra parentesi quadre. Ad esempio, utilizzare il valore di expression < [archiviare le transazioni completate prima:], come illustrato di seguito:

    Espressione per parametri

    Per ulteriori informazioni sull'utilizzo di parametri, vedere l'articolo creare una query richieda un input.

    È anche consigliabile utilizzare la riga o di specificare le condizioni alternative. Per ulteriori informazioni sull'utilizzo dei criteri, vedere l'articolo esempi di criteri di query.

    Suggerimento: Se si utilizza un campo Data per specificare i criteri e si desidera archiviare tutti i record che risalgono alla data corrente, immettere < date () nella riga criteri del campo Data.

  6. Eseguire una delle operazioni seguenti:

    • Se la tabella di archivio è già stato creato, è necessario una query di Accodamento per aggiungere i record specificati alla tabella.

      1. Nel gruppo Tipo di query della scheda Struttura fare clic su Accodamento.

      2. Nella casella Nome tabella della finestra di dialogo Accoda selezionare il nome della tabella archivio e quindi fare clic su OK.

        Accoda a

        Nella griglia di struttura della query, viene visualizzata la riga Accoda a.

      3. Deselezionare la riga Accoda a per tutti i campi che è stato utilizzato per specificare i criteri. (Solo l'asterisco deve avere un valore per Accoda a ).

        Riga Accoda a nella griglia di struttura della query

    • Se non è stato creato la tabella di archivio, è necessario una query di creazione tabella per creare la tabella di archivio utilizzando i record specificati.

      1. Nel gruppo Tipo di query della scheda Progettazione fare clic su Creazione tabella.

      2. Nella casella Nome tabella della finestra di dialogo Creazione tabella digitare il nome della tabella archivio e quindi fare clic su OK.

  7. Premere MAIUSC+INVIO per salvare la query.

Passaggio 3: Creare una query di eliminazione che rimuove gli stessi dati dalla tabella originale

  1. Nel gruppo <ui>Altro</ui> della scheda <ui>Crea</ui> fare clic su <ui>Struttura query</ui>.

  2. Utilizzare la finestra di dialogo Mostra tabella aggiungere la tabella contenente i record che si desidera archiviare. Chiudere la finestra di dialogo Mostra tabella.

  3. Nella finestra di Progettazione query fare doppio clic sull'asterisco (*) nella tabella appena aggiunto. Il nome della tabella e un asterisco verrà visualizzato nella prima colonna della griglia di struttura della query.

  4. Nella finestra di Progettazione query fare doppio clic sui campi stesso utilizzate per specificare una condizione nella query di Accodamento.

  5. Utilizzare la riga dei criteri per specificare i criteri per i campi che appena aggiunto. Per ulteriori informazioni sull'utilizzo dei criteri, vedere l'articolo esempi di criteri di query.

    Importante: Se la query di accodamento o creazione tabella utilizzato un parametro, è necessario una query di eliminazione. Inoltre, assicurarsi che immettere lo stesso valore per entrambe le query. Se si immettono i valori dei parametri diversi, si potrebbero perdere dati. Per evitare perdite di dati, è consigliabile utilizzare un modulo per raccogliere i valori e apportare le query di richiedere il modulo per i valori di input. Per ulteriori informazioni, vedere l'articolo creare una query richieda un input.

  6. Nel gruppo Tipo di query della scheda Progettazione fare clic su Elimina.

    Viene visualizzata la riga Elimina nella griglia di struttura della query.

    Riga Elimina nella griglia di struttura della query

  7. Premere MAIUSC+INVIO per salvare la query.

Passaggio 4: Creare una macro che viene eseguita entrambe le query

  1. Nel gruppo <ui>Altro</ui> della scheda <ui>Crea</ui> fare clic su <ui>Macro</ui>. Se il comando non è disponibile, fare clic sulla freccia sotto al pulsante <ui>Modulo</ui> o <ui>Modulo di classe</ui>, quindi su <ui>Macro</ui>.

  2. Nella prima riga della griglia di struttura della macro, nella colonna azione, selezionare la funzione OpenQuery.

    Azione di macro ApriQuery

  3. Nella parte inferiore della griglia, in Argomenti di azione, nella casella Nome Query selezionare il (accodare o creazione tabella) query creata nel passaggio 2 dall'elenco a discesa.

    Argomento per la query dell'azione di macro ApriQuery

  4. Nella seconda riga della griglia di struttura della macro, nella colonna azione, selezionare la funzione OpenQuery.

  5. Nella parte inferiore della griglia, in Argomenti di azione, nella casella Nome Query selezionare la query di eliminazione dall'elenco a discesa.

    La macro avrà un aspetto simile al seguente:

    Macro pronta per il salvataggio

  6. Premere CTRL + S per salvare la macro.

    Quando si desidera archiviare record, eseguire la macro.

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Sostituire periodicamente una tabella

Se si desidera sempre archiviare tutti i dati in una tabella, non è necessario utilizzare le macro o query. In alternativa, è possibile sostituire periodicamente la tabella con una copia vuota.

Importante: Se la tabella in cui viene archiviato è collegata alle altre tabelle, potrebbe essere necessario risolvere l'integrità referenziale.

  1. Nel riquadro di spostamento, selezionare la tabella che si desidera archiviare, premere CTRL + C e quindi premere CTRL + V.

  2. Nella finestra di dialogo Incolla tabella con nome, in Opzioni Incolla, selezionare Solo struttura e quindi fare clic su OK.

    Accesso nomi copia copia del nome della tabella originale.

  3. Nel riquadro di spostamento, pulsante destro del mouse nella tabella originale e quindi scegliere Rinomina dal menu di scelta rapida visualizzato.

    Assegnare un nome che indica il relativo contenuto, ad esempio "DailyTemperatureExtremes_archive_2007" la tabella.

  4. Nel riquadro di spostamento rapida copia vuota e quindi scegliere Rinomina dal menu di scelta rapida visualizzato.

    Assegnare alla copia vuota il nome della tabella originale.

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Periodicamente sostituire tutte le tabelle

Se si usa un database diviso, è possibile sostituire periodicamente tutte le tabelle, sostituendo il database back-end con una copia vuota.

Preparare innanzitutto la copia vuota. A meno che non assume la struttura del database, è possibile riutilizzare questa copia ogni volta che viene archiviato. Quindi, quando si desidera archiviare, si rinomina il database back-end esistente per indicare che si tratta di un archivio e quindi salvare la copia vuota come il nuovo database back-end.

Preparare una copia vuota di un database back-end

Importare le definizioni delle tabelle per tutte le tabelle di database back-end.

  1. Creare un nuovo database vuoto. Eliminare la Tabella1.

  2. Nella scheda Dati esterni fare clic su Access nel gruppo Importa.

  3. Nella finestra di dialogo Carica dati esterni, selezionare Importa tabelle, query, maschere, report, macro e moduli nel database corrente e quindi fare clic su Sfoglia.

  4. Nella finestra di dialogo Apri File, selezionare il database back-end. Fare clic su Apri per chiudere la finestra di dialogo Apri File e quindi fare clic su OK.

  5. Nella finestra di dialogo Importa oggetti fare clic su Opzioni.

  6. In Importa tabelle, selezionare Solo definizione.

  7. Nella scheda tabelle fare clic su Seleziona tutto, fare clic su OK e quindi fare clic su Chiudi.

Aggiungere dati a tutte le tabelle di ricerca nella copia vuota. Per ogni tabella di ricerca, eseguire la procedura seguente:

  1. Creare un collegamento a tabella di ricerca nel database back-end esistente.

  2. Creare una query di accodamento che consente di aggiungere tutti i record dall'originale alla copia.

Sostituire il database back-end con una copia vuota

Prima di tutto, rinominare il database back-end esistente per indicare che si tratta di un archivio.

Aprire la copia vuota, quindi salvarla con il nome del database back-end originale.

  1. Scegliere il Pulsante Microsoft Office Icona del pulsante Office e quindi scegliere Salva con nome. Verrà visualizzato il menu Salva con nome.

  2. In salvataggio del database in un formato diverso, fare clic su Database di Access 2007.

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