Applicare la protezione Information Rights Management a un elenco o una raccolta

Applicare la protezione Information Rights Management a un elenco o una raccolta

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È possibile usare Information Rights Management (IRM) per controllare e proteggere i file scaricati da elenchi o raccolte.

Prima di iniziare

  • Il servizio di Azure Rights Management (RMS Azure) da protezione delle informazioni Azure ed equivalente locale, Active Directory Rights Management Services (AD RMS) supporta Information Rights Management per i siti. Non installazioni separate o aggiuntivi necessari.

  • Per applicare IRM a un elenco o raccolta, è necessario disporre delle autorizzazioni di amministratore per l'elenco o raccolta.

  • Prima di applicare IRM a un elenco o raccolta è necessario innanzitutto attivata dall'amministratore del sito.

  • Se si usa SharePoint Online, gli utenti potrebbero verificarsi timeout durante il download dei file protetti con IRM più grandi. In caso affermativo, quindi applicare la protezione IRM con le applicazioni di Office e archiviare file di grandi dimensioni in una raccolta di SharePoint che non usa IRM.

Nota: Se si usa SharePoint Server 2013, un amministratore del server è necessario installare i programmi di protezione in tutti i server Web front-end per ogni tipo di file che le persone dell'organizzazione desiderano proteggere tramite IRM.

Applicare IRM a un elenco o a una raccolta

Information Rights Management (IRM)

  1. Passare all'elenco o alla raccolta per cui si vuole configurare IRM.

  2. Sulla barra multifunzione fare clic sulla scheda raccolta e quindi fare clic su Impostazioni raccolta. (Se si lavora in un elenco, fare clic sulla scheda elenco e quindi fare clic su Impostazioni elenco ).

    Pulsanti di impostazioni delle raccolte di SharePoint sulla barra multifunzione
  3. In autorizzazioni e gestione fare clic su Information Rights Management. Se non viene visualizzato il collegamento di Information Rights Management, IRM potrebbe non essere abilitato per il sito. Contattare l'amministratore del server per verificare se è possibile attivare IRM per il sito. Per le raccolte immagini non viene visualizzato il collegamento di Information Rights Management.

  4. Nella pagina Impostazioni Information Rights Management , selezionare la casella di controllo limitare le autorizzazioni per i documenti di questa raccolta download per applicare autorizzazioni limitate per i documenti scaricati dall'elenco o raccolta.

  5. Nella casella Crea un titolo di criteri di autorizzazione digitare un nome descrittivo per il criterio che è possibile usare in un secondo momento per distinguerlo dagli altri criteri. Ad esempio, è possibile digitare Informazioni aziendali riservate se si applicano autorizzazioni limitate a un elenco o raccolta che conterrà documenti aziendali riservati.

  6. Nella casella Aggiungi una descrizione di criteri di autorizzazione digitare una descrizione che verrà visualizzato agli utenti che utilizzano l'elenco o raccolta in cui viene illustrato come gestiti i documenti dell'elenco o raccolta. Ad esempio, è possibile digitare discutere il contenuto di questo documento riservato ai dipendenti se si desidera limitare l'accesso alle informazioni in questi documenti ai colleghi.

  7. Per applicare limitazioni aggiuntive ai documenti dell'elenco o raccolta, fare clic su Mostra opzioni ed eseguire una delle operazioni seguenti:

    Per eseguire questa operazione

    Procedere come segue:

    Consentire agli utenti di stampare documenti dall'elenco o dalla raccolta.

    Selezionare la casella di controllo Consenti visualizzatori per la stampa.

    Consentire agli utenti che dispongono almeno dell'autorizzazione Visualizzazione elementi di eseguire macro o codice incorporato in un documento.

    Selezionare la casella di controllo Consenti visualizzatori per l'esecuzione di script e screen reader alla funzione ai documenti scaricati.

    Nota:  Se si seleziona questa opzione, gli utenti potrebbero eseguire il codice per estrarre il contenuto di un documento.

    Richiedere agli utenti di verificare le proprie credenziali a intervalli specifici.

    Selezionare questa opzione se si vuole consentire l'accesso al documento solo per un periodo specificato di tempo. Se si seleziona questa opzione, le licenze di pubblicazione degli utenti per l'accesso al contenuto scadranno dopo il numero di giorni specificato e gli utenti dovranno tornare nel server per verificare le proprie credenziali e scaricare una nuova copia.

    Selezionare il gli utenti devono verificare le proprie credenziali utilizzando questo intervallo (giorni) casella di controllo e quindi specificare il numero di giorni per cui si vuole rendere il documento visualizzabile.

    Impedire agli utenti di caricare nell'elenco o nella raccolta documenti che non supportano IRM.

    Se si seleziona questa opzione, gli utenti non saranno in grado di caricare i tipi di file seguenti:

    • Tipi di file per i quali non sono installati programmi di protezione IRM corrispondenti in tutti i server Web front-end.

    • Tipi di file che SharePoint Server 2010 non è in grado di decrittografare.

    • Tipi di file che sono protetti tramite IRM in un altro programma.

    Selezionare la casella di controllo Non consentire il caricamento di documenti che non supportano IRM.

    Rimuovere le autorizzazioni limitate dall'elenco o dalla raccolta in una data specifica.

    Selezionare la casella di controllo Interrompi limitazione dell'accesso alla raccolta in e quindi selezionare la data desiderata.

    Controllare l'intervallo di memorizzazione delle credenziali cache per il programma con la licenza per l'apertura del documento.

    In impostare protezione gruppo e l'intervallo credenziali, immettere il per la memorizzazione nella cache delle credenziali in numero di giorni.

    Consentire la protezione del gruppo in modo che gli utenti siano abilitati alla condivisione con i membri dello stesso gruppo.

    Selezionare Consenti protezione gruppo e immettere il nome del gruppo per la condivisione.

  8. Dopo aver selezionato le opzioni desiderate, fare clic su OK.

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Informazioni su Information Rights Management

Information Rights Management (IRM) consente di limitare le azioni eseguibili dagli utenti sui file scaricati da elenchi o raccolte. Tramite IRM i file scaricati vengono crittografati e possono essere decrittografati solo da un insieme limitato di utenti e programmi. IRM consente anche di limitare i diritti degli utenti autorizzati a leggere i file, in modo che non possano eseguire azioni come la stampa di copie dei file o la copia di testo dai file.

È possibile usare IRM su elenchi o raccolte per limitare la diffusione di contenuto riservato. Se ad esempio si crea una raccolta documenti per condividere informazioni su prodotti futuri con determinati responsabili marketing, è possibile usare IRM per impedire a tali utenti di condividere il contenuto con altri dipendenti della società.

In un sito, IRM viene applicato a un intero elenco o raccolta, anziché a singoli file. In questo modo risulta più facile assicurare un livello uniforme di protezione per un intero insieme di documenti o file. IRM consente pertanto all'organizzazione di attivare i criteri aziendali per la gestione dell'utilizzo e della diffusione di informazioni riservate o proprietarie.

Nota: Le informazioni in questa pagina relativo a Information Rights Management sostituisce i termini che fanno riferimento a 'Information Rights Management' in qualsiasi Microsoft SharePoint Server 2013 e SharePoint Server 2016 termini contratto di licenza.

Proteggere il contenuto con IRM

IRM consente di eseguire le operazioni seguenti per proteggere il contenuto con restrizioni:

  • Impedire a un utente autorizzato alla visualizzazione di copiare, modificare, stampare, inviare via fax o copiare e incollare il contenuto per un utilizzo non autorizzato.

  • Impedire a un utente autorizzato alla visualizzazione di copiare il contenuto tramite la caratteristica STAMP di Microsoft Windows.

  • Impedire a un utente autorizzato alla visualizzazione di visualizzare il contenuto se viene inviato in un messaggio di posta elettronica dopo essere stato scaricato dal server.

  • Consentire l'accesso al contenuto solo per un periodo di tempo specificato, trascorso il quale gli utenti devono verificare le proprie credenziali e ripetere il download.

  • Attivare i criteri aziendali per la gestione dell'utilizzo e della diffusione di contenuto all'interno dell'organizzazione.

Casi in cui IRM non consente di proteggere il contenuto

IRM non consente di proteggere il contenuto con restrizioni nei casi seguenti:

  • Cancellazione, furto, acquisizione o trasmissione tramite programmi dannosi, ad esempio trojan horse, keystroke logger e alcuni tipi di spyware

  • Perdita o danni a causa di virus

  • Copia manuale o ridigitazione del contenuto visualizzato sullo schermo

  • Fotografia digitale o su pellicola del contenuto visualizzato sullo schermo

  • Copia tramite applicazioni di acquisizione schermo di terze parti

  • Copia di metadati di contenuto (valori di colonna) tramite applicazioni di acquisizione schermo di terze parti o operazioni di copia e incolla

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Usare IRM con elenchi e raccolte

Protezione IRM viene applicata ai file su un livello di elenco o raccolta. Quando si attiva IRM per una raccolta, gestione dei diritti viene applicata a tutti i file nella raccolta. Quando si attiva IRM per un elenco, gestione dei diritti viene applicata solo ai file allegati alle voci dell'elenco, non alle voci stesse.

Quando gli utenti scaricano i file in un elenco o in una raccolta con la protezione IRM attivata, i file vengono crittografati in modo che solo gli utenti autorizzati possano visualizzarli. Ogni file protetto da Microsoft Rights Management include anche una licenza di pubblicazione che impone limitazioni sugli utenti da cui viene visualizzato. Le limitazioni includono in genere l'impostazione di un file come di sola lettura, la disattivazione della copia di testo, nonché operazioni con cui si impedisce agli utenti di salvare una copia locale e di stampare il file. Per applicare tali limitazioni, i programmi client che consentono di leggere file di tipi supportati da IRM usano la licenza di pubblicazione all'interno del file protetto da Microsoft Rights Management. In tal modo i file protetti da Microsoft Rights Management rimangono protetti anche dopo essere stati scaricati dal server.

I tipi di limitazione applicati a un file scaricato da un elenco o da una raccolta si basano sulle autorizzazioni del singolo utente per il sito che contiene il file. Nella tabella seguente vengono illustrate le corrispondenze tra le autorizzazioni dei siti e le autorizzazioni IRM.

Autorizzazioni

Autorizzazioni IRM

Gestione autorizzazioni, Gestione sito Web

Controllo completo (come definito dal programma client): questa autorizzazione consente in genere all'utente di leggere, modificare, copiare, salvare e modificare le autorizzazioni di Rights Management.

Modifica elementi, Gestione elenchi, Aggiunta e personalizzazione pagine

Modifica, Copia e salvare: un utente può stampare un file solo se è selezionata la casella di controllo Consenti agli utenti di stampare documenti nella pagina Impostazioni Information Rights Management per l'elenco o raccolta.

Visualizzazione elementi

Lettura: un utente può leggere il documento, ma non è possibile copiare o modificarne il contenuto. Un utente può stampare solo se è selezionata la casella di controllo Consenti agli utenti di stampare documenti nella pagina Impostazioni Information Rights Management per l'elenco o raccolta.

Altro

Nessun'altra autorizzazione corrisponde direttamente alle autorizzazioni IRM.

Quando si abilita IRM per un elenco o raccolta in SharePoint Server 2013, è possibile proteggere solo i tipi di file in tale elenco o raccolta per cui è installato un programma di protezione in tutti i server Web front-end. Una protezione è un programma che controlla la crittografia e decrittografia di rights Management di file di un formato di file specifici. SharePoint include i programmi di protezione per i tipi di file seguenti:

  • Moduli di Microsoft Office InfoPath.

  • Formati di file 97-2003 per Word, Excel e PowerPoint.

  • Formati Office Open XML per Word, Excel e PowerPoint.

  • Formato XML Paper Specification (XPS).

Se l'organizzazione prevede di usare IRM per proteggere altri tipi di file oltre a quelli sopra elencati, l'amministratore del server dovrà installare i programmi di protezione per tali formati di file aggiuntivi.

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