Nota: Riteniamo importante fornire il contenuto della Guida più recente non appena possibile, nella lingua dell'utente. Questa pagina è stata tradotta automaticamente e potrebbe contenere errori di grammatica o imprecisioni. L'intento è quello di rendere fruibile il contenuto. Nella parte inferiore della pagina è possibile indicare se le informazioni sono risultate utili. Questo è l' articolo in lingua inglese per riferimento.
Uno dei primi passaggi nella gestione di un progetto consiste nell'aggiungere le attività da eseguire per completare il progetto. L'elenco delle attività può essere semplice come un elenco di controllo delle cose da fare oppure può essere più complesso e comprendere date di inizio e di fine, relazioni con altre attività e altre informazioni associate alle attività. Per un semplice elenco di controllo delle attività e per un elenco programmato di attività viene usato lo stesso elenco all'interno del sito, dunque è possibile iniziare con un semplice elenco di controllo e aggiungere dettagli alle attività in un momento successivo, in modo da trasformarlo in un elenco programmato di attività.
Aggiungere un semplice elenco di controllo delle attività
Se si è nella fase iniziale della pianificazione del progetto, oppure se si prevede che il progetto non sarà particolarmente complesso, un semplice elenco di controllo delle attività può essere sufficiente per una gestione efficace del progetto. L'elenco di controllo può includere date di scadenza per le attività del progetto e assegnazioni ai membri del team di progetto.
Per aggiungere un semplice elenco di controllo delle attività:
-
Sulla barra di avvio veloce del sito fare clic su Attività.
-
Nella pagina Attività fare clic su Modifica.
-
Nella colonna Nome attività digitare un nome per ogni attività da completare nel progetto. Dopo aver aggiunto l'attività, premere INVIO per passare alla riga successiva.
Suggerimento: Per aggiungere una nuova attività tra due attività già elencate, fare clic sullo spazio a sinistra della casella di controllo relativa a un'attività esistente, quindi fare clic su Inserisci. Una nuova riga verrà aggiunta sopra l'attività esistente selezionata. È anche possibile fare clic su Inserisci nel gruppo Gerarchia della scheda Attività.
-
Nella colonna Scadenza digitare o selezionare una data entro la quale è necessario completare ogni attività presente nell'elenco. In caso di dubbi, lasciare questa colonna vuota.
-
Nella colonna Assegnata a digitare o selezionare il nome di ogni persona che lavorerà su ogni attività nell'elenco.
Suggerimento: La procedura consigliata prevede di assegnare una sola persona a ogni attività. Se è necessario assegnare più di una persona, potrebbero verificarsi problemi relativi all'impostazione dell'attività come completata. Se Raffaella termina il proprio lavoro sull'attività, è normale che la spunti come completata nella propria pagina Attività personali. In questo modo, tuttavia, l'attività viene contrassegnata come completata per tutte le persone assegnate, non solo per Raffaella. È possibile che qualcun altro abbia ancora del lavoro da svolgere sull'attività. Se si decide che è necessario assegnare più di una persona a un'attività, è possibile separare i nomi con il punto e virgola (;).
-
Dopo aver completato l'aggiunta del semplice elenco di controllo delle attività, fare clic su Interrompi.
Un altro metodo veloce per aggiungere un semplice elenco di controllo delle attività consiste nell'incollare un elenco da un foglio di lavoro di Excel. Se le colonne usate nel foglio di lavoro corrispondono a quelle visualizzate nella pagina Attività, è sufficiente fare clic nell'elenco attività e incollare i dati del foglio di lavoro. Se possibile, nella colonna Assegnata a i nomi verranno associati agli account.
Man mano che si lavora al progetto, è possibile contrassegnare le attività completate selezionando la casella di controllo corrispondente.
Se è necessario un maggior controllo delle attività rispetto a quanto possibile con un semplice elenco di controllo, applicare la procedura descritta nella sezione seguente per aggiungere dettagli alle attività e creare un elenco programmato più funzionale.
Aggiungere un elenco programmato di attività
Se il progetto è complesso, un elenco programmato di attività può essere utile a tenere traccia del lavoro in modo più gestibile.
Per aggiungere un elenco programmato di attività:
-
Sulla barra di avvio veloce del sito fare clic su Attività.
-
Nella pagina Attività fare clic su Nuova attività. In alternativa, nella scheda Attività della barra multifunzione fare clic su Nuovo elemento.
Nota: Se inizialmente si è creato un semplice elenco di controllo delle attività, ma il progetto è diventato più complesso, è possibile aggiungere facilmente ulteriori dettagli alle attività esistenti. Per selezionare un'attività, fare clic sullo spazio a sinistra della casella di controllo corrispondente e quindi, nella scheda Attività della barra multifunzione fare clic su Modifica elemento. L'attività verrà aperta, consentendo di aggiungere ulteriori dettagli di programmazione.
-
Digitare un nome per l'attività nella casella Nome attività.
-
Digitare o selezionare una data di inizio e una data di fine nelle caselle Data inizio e Scadenza. In caso di dubbi su queste date, per il momento non includere l'informazione. Sarà possibile tornare alla pagina in seguito e aggiungere informazioni modificando l'attività.
-
Digitare il nome o l'indirizzo di posta elettronica della persona che dovrà lavorare sull'attività nella casella Assegnata a.
Suggerimento: La procedura consigliata prevede di assegnare una sola persona a ogni attività. Se è necessario assegnare più di una persona, potrebbero verificarsi problemi relativi all'impostazione dell'attività come completata. Se Raffaella termina il proprio lavoro sull'attività, è normale che la spunti come completata nella propria pagina Attività personali. In questo modo, tuttavia, l'attività viene contrassegnata come completata per tutte le persone assegnate, non solo per Raffaella. È possibile che qualcun altro abbia ancora del lavoro da svolgere sull'attività. Se si decide che è necessario assegnare più di una persona a un'attività, è possibile separare i nomi con il punto e virgola (;).
-
Se è già stato svolto lavoro nell'ambito dell'attività, immettere una percentuale nella casella % completamento per indicare la quantità approssimativa di lavoro svolto e ancora da svolgere.
Suggerimento: Questo è un campo particolarmente utile. Se i membri del team di progetto lo aggiornano regolarmente, facilita la comprensione dello stato di avanzamento del progetto e consente di determinare se verrà completato nei tempi previsti.
-
Digitare una breve descrizione nel campo Descrizione se si vogliono fornire ulteriori dettagli sul lavoro da svolgere. Può essere utile per illustrare il progetto a dirigenti o altre parti interessate.
-
Usare le caselle e i pulsanti accanto a Predecessori per indicare le attività del progetto da completare prima che sia possibile iniziare l'attività corrente.
Si supponga ad esempio di creare un'attività denominata "Pubblicazione comunicato stampa", che non può iniziare finché non viene completata l'attività "Scrittura comunicato stampa". Selezionare l'attività "Scrittura comunicato stampa" nella casella a sinistra e quindi fare clic su Aggiungi per spostarla nella casella a destra. Questo indica che l'attività "Scrittura comunicato stampa" è predecessore (ossia precede) l'attività "Pubblicazione comunicato stampa".
-
Selezionare il livello di priorità appropriato nell'elenco Priorità.
-
Selezionare il livello di stato appropriato nell'elenco Stato attività.
Suggerimento: Questo è un altro campo particolarmente utile. Se i membri del team di progetto lo aggiornano regolarmente, consente di tenere sotto controllo le interruzioni del lavoro, i ritardi e altri problemi di programmazione critici.
-
Fare clic su Salva.
Usare l'elenco attività
Man mano che si procede con il lavoro, le attività che all'interno dell'elenco hanno la data di scadenza elencata in rosso sono in ritardo. Quando si contrassegna un'attività in ritardo come completata selezionando la casella di controllo accanto all'attività, la scadenza non viene più visualizzata in rosso.
Inoltre, è possibile passare tra le diverse visualizzazioni dell'elenco delle attività, fare clic su Visualizza collegamenti sopra l'elenco. È possibile scegliere tra Tutte le attività, calendario, completato, diagramma di Gantt, Attività in ritardo, Attività personali e in scadenza oppure è possibile modificare una visualizzazione esistente o creare una visualizzazione dell'elenco delle attività. Se la visualizzazione che si desidera utilizzare non è elencata sopra l'elenco di attività, fare clic su fare clic su per visualizzare altre opzioni (…) accanto a Visualizza collegamenti e scegliere la visualizzazione che si desidera utilizzare. Per ulteriori informazioni sulla creazione di una visualizzazione personalizzata, vedere creare, modificare o eliminare una visualizzazione di un elenco o raccolta.
Dopo aver aggiunto attività dettagliate al progetto può essere opportuno:
