Aggiungere un contatto

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Salvando nuovi contatti nella rubrica, è possibile acquisire e organizzare le informazioni sulle persone con cui si comunica. I contatti sono come biglietti da visita elettronici in cui sono memorizzate le informazioni di una persona. Un contatto può essere costituito semplicemente da nome e indirizzo di posta elettronica o includere informazioni più dettagliate, come l'indirizzo postale, più numeri di telefono e una foto del profilo.

Una scheda contatto offre il pieno controllo sulle informazioni da aggiungere, aggiornare e rimuovere.

Parzialmente compilato nella scheda contatto di Outlook

Dopo avere salvato una persona come contatto, è possibile digitare le prime lettere del nome in un messaggio e Outlook inserirà automaticamente l'indirizzo di posta elettronica corrispondente. In alternativa, è possibile chiamare la persona con pochi clic senza dover cercare il numero di telefono.

  1. Aprire il messaggio in modo da visualizzare il nome della persona sulla riga Da:, A:, Cc: o Ccn:.

  2. Pulsante destro del mouse sul nome appropriato, scegliere Aggiungi a contatti di Outlook.

  3. Nella finestra visualizzata, inserire i dettagli che si desidera salvare.

    Aggiunta di un nuovo contatto in Outlook da un messaggio

    Nota: Outlook inserisce automaticamente l'indirizzo di posta elettronica del contatto nella casella Posta elettronica e tutte le altre informazioni sul contatto disponibili nel messaggio vengono inserite nelle caselle appropriate. Se si tratta di un contatto dell'organizzazione, è probabile che siano inclusi il titolo, il reparto, il numero di telefono e il recapito dell'ufficio.

  4. Selezionare Salva.

  1. Fare clic su Persone nella parte inferiore della schermata.

    Fare clic su Persone

  2. Dal menu File, selezionare Nuovo contatto oppure premere Ctrl + N.

    Pulsante Nuovo contatto nella scheda Home

    Suggerimento: Per creare un contatto da un'altra cartella Outlook, premere Ctrl + Maiusc + C.

  3. Immettere il nome e le altre informazioni che si vuole includere per il contatto.

  4. Se si vuole creare subito un altro contatto, fare clic su Salva e nuovo in modo da non dover ripetere la procedura dall'inizio per ogni contatto.

    Suggerimenti: 

    • Per aggiungere un altro contatto della stessa società, fare clic sulla piccola freccia in giù accanto a Salva e nuovo e scegliere Contatto nella stessa società.

    • Creare un nuovo contatto nella stessa società

  5. Terminato l'inserimento di nuovi contatti, scegliere Salva e chiudi.

È possibile salvare più numeri di telefono, indirizzi di posta elettronica o indirizzi postali relativi a una persona.

  1. Se non è stato aggiunto il contatto prima di creare un nuovo contatto. In caso contrario, aprire un contatto esistente.

  2. Fare clic sulla freccia in giù accanto a posta elettronica, i campi numero di telefono o gli indirizzi e quindi selezionare una delle altre opzioni dalla casella di riepilogo a discesa. Ad esempio, per aggiungere un secondo messaggio di posta elettronica, selezionare posta elettronica 2. Per aggiungere un numero di telefono TTY/TDD , fare clic sulla freccia accanto a qualsiasi campo telefono e selezionare TTY/TDD.

Aggiungere un indirizzo di posta elettronica supplementare per un contatto

Se si dispone di un'immagine della persona nel computer o altrove, è possibile utilizzarla nelle informazioni del contatto.

  1. Fare clic sull'icona dell'immagine nella finestra del nuovo contatto.

    Fare clic sull'icona dell'immagine per aggiungere una foto

  2. Individuare l'immagine da usare nella finestra Aggiungi fotografia contatto, quindi fare clic su OK.

  • Importare contatti da un file CSV o PST    Un file CSV contiene i contatti che sono stati esportati in un file di testo, in cui le informazioni relative al contatto sono separate da una virgola (CSV è infatti l'acronimo di "comma separated values", ovvero valori separati da virgole).

Un file PST è un file esportato da Outlook in un formato leggibile da un altro computer che esegue Outlook.

Per altre informazioni, vedere Importare contatti in Outlook per Windows.

  • Ottenere contatti da Excel    È possibile utilizzare l'Importazione/Esportazione guidata per importare le informazioni sui contatti salvate in un file di Excel, ad esempio un file con estensione xlsx o xls.

Per altre informazioni, vedere Importare contatti in Outlook per Windows.

È possibile controllare quali informazioni viene aggiunto a una scheda contatto. È possibile aggiornare ed eliminare le informazioni come scelto.

Parzialmente compilato nella scheda contatto di Outlook

Per modificare il modo in cui vengono presentati i nomi nella scheda contatto

  1. Nella scheda File scegliere Opzioni > Persone.

  2. In Nomi e archiviazione, eseguire queste operazioni:

    • Scegliere un'opzione nell'elenco Ordinamento predefinito per "Nome".

      Opzioni di Outlook per Persone che mostrano le opzioni dell'elenco di ordinamento Nome.

      Opzione

      Esempio

      Nome (Secondo nome) Cognome

      Valeria N Romano

      Cognome Nome

      Romano Valeria

      Nome Cognome1 Cognome2

      Valeria Bianchi Romano

    • Scegliere un'opzione nell'elenco Ordinamento predefinito per "Archivia come".

      Opzioni di Outlook per Persone che mostrano le opzioni dell'elenco di ordinamento Archivia come.

      Opzione

      Esempio

      Cognome, Nome

      Romano, Valeria N

      Nome Cognome

      Valeria N Romano

      Società

      Contoso Ltd.

      Cognome, Nome (Società)

      Romano, Valeria (Contoso Ltd.)

      Società (Cognome, Nome)

      Contoso Ltd. (Romano, Valeria N)

  3. Al termine, fare clic su OK.

Per aggiornare le informazioni in una scheda contatto esistente

  1. Nel gruppo Trova della scheda Home scegliere Rubrica.

    Nel gruppo Trova della scheda Home di Outlook scegliere Rubrica.

  2. Nella finestra di dialogo Rubrica: Contatti, nell'elenco Rubrica, scegliere la rubrica in cui sono archiviate le informazioni per il contatto

  3. Selezionare il contatto che si vuole modificare, fare clic con il pulsante destro del mouse, quindi modificare o aggiornare le informazioni nella scheda contatto.

  4. Scegliere Salva e chiudi > File > Chiudi.

Per aggiungere un numero di interno

  1. Nella scheda contatto, in Numeri di telefono, scegliere Ufficio.

    Nota: Non scegliere la freccia in giù accanto alla casella Ufficio, Fax (Uff.) o Cellulare. Fare clic sulla casella stessa.

  2. Nella finestra di dialogo Controlla numero di telefono inserire le informazioni in Dettagli numero di telefono, anche nella casella Interno.

    In Numeri di telefono nella scheda contatto di Outlook scegliere un'opzione e aggiornare la finestra di dialogo Controlla numero di telefono in base alle esigenze.

Per inoltrare una scheda contatto a un collega o partner commerciale

  1. Aprire una scheda contatto.

  2. Nel gruppo Azioni della scheda Contatto, nell'elenco Inoltra scegliere Come contatto di Outlook.

    Nel gruppo Azioni della scheda Contatto di Outlook scegliere Inoltra e quindi scegliere un'opzione.

    Nota: La scheda contatto verrà inoltrata come allegato a un messaggio di posta elettronica.

Creare un contatto da Contatti

  1. Scegliere Nuovo dal menu File, quindi fare clic su Contatto.

    Scelta rapida da tastiera  Per creare un contatto, premere CTRL+MAIUSC+C.

  2. Digitare un nome per il contatto.

  3. Immettere le informazioni da includere per il contatto.

    Note: 

    • Per specificare come deve comparire il nome del contatto nella riga A di un messaggio, digitare un nome nella casella Visualizza come.

    • Per immettere più voci per un campo, ad esempio più numeri di telefono o indirizzi di posta elettronica, fare clic sulla freccia in giù accanto al campo.

    • Se per un account sono presenti più indirizzi, selezionare la casella di controllo Indirizzo postale per stabilire quale indirizzo usare per una stampa unione.

    Suggerimento: È possibile creare rapidamente un altro contatto con le stesse informazioni relative alla società. Nel contatto corrente scegliere Nuovo contatto nella stessa società dal menu Azioni.

È possibile creare un nuovo contatto da un contatto esistente usando il contatto esistente come modello e quindi modificando le informazioni necessarie.

  1. In Contatti, nella visualizzazione Biglietti da visita, fare clic sul contatto che si vuole usare come modello.

    Nota: Si può anche eseguire questa procedura nelle visualizzazioni Schede indirizzi e Schede indirizzi dettagliate.

  2. Premere CTRL+C e quindi premere CTRL+V.

  3. Nella casella Rilevamento contatto duplicato selezionare l'opzione Aggiungi nuovo contatto.

    Quando si salva un contatto o un biglietto da visita elettronico con lo stesso nome o nome di posta elettronica di uno già esistente nella cartella Contatti, Microsoft Outlook visualizza una finestra di dialogo con le opzioni per aggiungere il contatto duplicato come nuovo contatto o aggiornare il contatto esistente con le nuove informazioni del contatto duplicato. Per altre informazioni, vedere Risolvere o eliminare i contatti duplicati.

  4. Fare clic su Aggiungi.

    Il nuovo contatto comparirà nella visualizzazione Biglietti da visita accanto al contatto copiato.

  5. Fare doppio clic sul nuovo contatto per aprirlo e quindi modificare le informazioni necessarie.

  6. Fare clic su Salva e chiudi.

  1. Aprire o visualizzare in anteprima il messaggio di posta elettronica che contiene il nome che si vuole aggiungere all'elenco contatti.

  2. Fare clic con il pulsante destro del mouse sul nome del mittente da trasformare in contatto, quindi scegliere Aggiungi ai contatti dal menu di scelta rapida.

    Nota: In Outlook non esiste alcuna opzione per aggiungere automaticamente le informazioni di contatto ai contatti o alla Rubrica quando si risponde a un contatto.

Quando si salva un biglietto da visita elettronico ricevuto in un messaggio di posta elettronica, si crea un nuovo contatto. Se è già presente un contatto con lo stesso nome, si può salvare il duplicato come nuovo contatto o aggiornare quello originale.

  1. In un messaggio aperto fare clic con il pulsante destro del mouse sul biglietto da visita elettronico e quindi scegliere Aggiungi ai Contatti dal menu di scelta rapida. Il nuovo contatto viene aperto nel modulo contatto.

  2. Nel gruppo Salva della scheda Contatto fare clic su Salva e chiudi.

  3. Se è già presente un contatto con lo stesso nome, Outlook rileva il duplicato. Eseguire una delle operazioni seguenti:

    • Selezionare Aggiungi nuovo contatto. In questo modo viene creato un contatto duplicato, con un modulo contatto e un biglietto da visita elettronico.

    • Selezionare Aggiorna le informazioni. Vengono elencati i contatti duplicati esistenti. Fare doppio clic sul contatto per aggiornarlo, quindi aggiornare le informazioni nel modulo contatto e salvarlo.

Le nuove informazioni di contatto vengono salvate in Contatti e sono disponibile come biglietto da visita elettronico e in altre visualizzazioni. È possibile apportare modifiche alle informazioni di contatto prima e dopo il salvataggio. Per apportare modifiche alla scheda dopo averla salvata, vedere le istruzioni in Creare biglietti da visita elettronici.

Note: 

  • Si può anche fare clic con il pulsante destro del mouse sul file VCF allegato nell'intestazione del messaggio per aprire il menu di scelta rapida e aggiungere il contatto oppure scegliere altre opzioni.

  • Se si sceglie l'opzione Salva e nuovo nel modulo contatto, il contatto aperto viene salvato e viene aperto un nuovo modulo contatto vuoto.

Per questa caratteristica è necessario un account di Microsoft Exchange Server 2000, Exchange Server 2003 o Exchange Server 2007. La maggior parte degli account privati e personali non usa Microsoft Exchange.

  1. Aprire la cartella pubblica in cui si vuole creare un contatto.

    Procedura

    1. Se l'Elenco cartelle non è visibile, fare clic sul menu Vai e quindi su Elenco cartelle.

    2. Fare clic su Cartelle pubbliche e quindi sulla cartella che si vuole aprire.

      Se la cartella da aprire si trova in un'altra cartella, fare clic sul segno più (+) accanto a ogni sottocartella finché non si trova la cartella che si vuole.

  2. Scegliere Nuovo dal menu File, quindi fare clic su Contatto.

  3. Digitare un nome per il nuovo contatto.

  4. Immettere le informazioni da includere per il contatto.

    Note: 

    • Per specificare come deve comparire il nome del contatto nella riga A di un messaggio, digitare un nome nella casella Visualizza come.

    • Per immettere più voci per un campo, ad esempio più tipi di numero di telefono o indirizzo di posta elettronica, fare clic sulla freccia in giù accanto al campo.

    • Se per un account sono presenti più indirizzi, selezionare la casella di controllo Indirizzo postale per stabilire quale indirizzo usare per una stampa unione.

  5. Fare clic su Salva e chiudi.

    È possibile creare un nuovo contatto solo in una cartella Contatti. Ad esempio, non è possibile creare un nuovo contatto in una cartella di posta elettronica.

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