È possibile raccogliere o aggiornare le informazioni anche tramite posta elettronica tramite Microsoft Access 2007 o Access 2010 con Microsoft Outlook 2007 o Microsoft Outlook 2010. Access Guida l'utente attraverso la creazione di un modulo di raccolta dati e l'invio della maschera in un messaggio di posta elettronica. Quando i destinatari del messaggio di posta elettronica restituiscono i moduli completati, è possibile scegliere se i dati raccolti vengono elaborati e archiviati automaticamente in un database di Access specificato. Questo metodo di raccolta dati consente di risparmiare tempo e fatica che in genere sono coinvolti in una copia e incolla o in un processo di immissione manuale dei dati. Di seguito sono riportati alcuni scenari in cui è possibile usare questo processo per raccogliere dati:
Sondaggi È possibile eseguire un sondaggio e compilare i risultati creando prima di tutto un database di Access con le tabelle necessarie per archiviare i risultati e usando la procedura guidata per generare un modulo di sondaggio e quindi inviarli tramite posta elettronica ai partecipanti al sondaggio. Quando i partecipanti rispondono, i dati del sondaggio vengono archiviati automaticamente nel database.
Rapporti sullo stato Indipendentemente dal fatto che sia lo stato più recente del livello di inventario o le informazioni aggiornate sui problemi in sospeso, il team può tenersi informati inviando i messaggi di posta elettronica che contengono le informazioni correnti a intervalli regolari.
Gestione eventi Quando organizzi una conferenza o un corso di formazione o altri eventi, puoi inviare uno o più moduli come messaggio di posta elettronica per raccogliere le informazioni di contatto, le preferenze per i viaggi e gli alberghi e così via. Se si sceglie di elaborare le risposte automaticamente, i partecipanti possono cambiare le proprie preferenze in qualsiasi momento senza doverle inviare una notifica e si ha sempre accesso ai dati più recenti per scopi decisionali.
In questo articolo vengono illustrati gli elementi necessari per usare questo processo, come iniziare a usare la procedura guidata e quindi sono disponibili informazioni aggiuntive su vari passaggi, in modo che sia possibile eseguire la selezione più informata durante la procedura guidata.
Nota: Non sarà possibile aggiungere i dati raccolti se il destinatario ha usato Hotmail o Yahoo per inviare il modulo raccolta dati.
Prima di iniziare
Se è la prima volta che si raccolgono dati tramite messaggi di posta elettronica, eseguire la procedura seguente:
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Verificare di aver installato le applicazioni seguenti nel computer:
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Accedere a 2007 o a Access 2010.
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Outlook 2007 o Outlook 2010. È necessario che Outlook sia installato e configurato nel computer usato per inviare i messaggi di posta elettronica. Se Outlook è installato ma non è ancora configurato, avviare Outlook e seguire le istruzioni della procedura guidata di avvio di Outlook. Per informazioni sulla procedura guidata, vedere Guida di Outlook.
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Se si prevede di usare un modulo di InfoPath, verificare che sia installato InfoPath 2007 o versione successiva e che i destinatari debbano avere installato anche InfoPath nei propri computer.
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I destinatari della posta elettronica devono avere un client di InfoPath o di posta elettronica che supporta il formato HTML installato nei propri computer per poter visualizzare e modificare il modulo.
Il modulo usato per raccogliere dati tramite messaggi di posta elettronica non è una maschera di Access. La procedura guidata genera un modulo speciale in formato HTML o InfoPath.
Identificare un database di destinazione. Il database può essere in formato mdb o accdb. Sono inoltre supportati i file con estensione MDE e accde. Se non si vuole usare un database esistente, è necessario crearne uno nuovo.
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Identificare o creare le tabelle che si desidera inserire con i dati delle risposte tramite posta elettronica. Se si raccolgono dati per le tabelle esistenti, assicurarsi che le tabelle non siano di sola lettura e che si disponga delle autorizzazioni necessarie per aggiungere o aggiornare il contenuto.
Nota: I tipi di campo allegato, numerazione automatica, OLE e multivalore non possono essere raccolti tramite messaggi di posta elettronica
Se l'operazione di raccolta dati popola due o più tabelle, è necessario creare una query di selezione e usarla come origine record della maschera. Verificare che la query includa tutti i campi obbligatori delle tabelle sottostanti. Se si usa una query esistente, verificare che la query non sia di sola lettura e che si disponga delle autorizzazioni necessarie per aggiungere o aggiornare il contenuto. Per altre informazioni sulla creazione di una query basata su due o più tabelle, vedere l'articolo Introduzione alle query.
Archiviare i dati come nuovi record nelle situazioni seguenti:
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Se i dati popolano più tabelle.
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Se nella tabella di destinazione non è presente un campo di chiave primaria. I valori di chiave primaria sono necessari per eseguire il mapping di ogni risposta a un record esistente. Se nella tabella di destinazione non è presente un campo di chiave primaria, aggiungerlo ora o assegnare un campo esistente che contiene valori univoci come chiave primaria.
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Se la tabella di destinazione non contiene record. Se la tabella è vuota, la procedura guidata presuppone che si desideri aggiungere record.
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Se gli indirizzi di posta elettronica dei destinatari non vengono archiviati come campo nel database. Quando si raccolgono dati per aggiornare i record, non sarà possibile digitare manualmente gli indirizzi nel messaggio generato dalla procedura guidata. Il campo Address deve essere nella tabella di destinazione o in una tabella che ha una relazione con la tabella di destinazione.
Introduzione
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Aprire il database in cui verranno archiviati i dati raccolti.
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Per aggiungere i dati a una singola tabella, selezionare la tabella nel riquadro di spostamento. Per popolare più tabelle correlate, selezionare la query associata a queste tabelle.
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Per avviare la procedura guidata, eseguire una delle operazioni seguenti:
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Nel gruppo raccolta dati della scheda dati esterni fare clic su Crea messaggio di posta elettronica.
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Fare clic con il pulsante destro del mouse sulla tabella o sulla query e quindi scegliere raccolta e aggiornamento dei dati tramite posta elettronica.
Nota: Se la tabella non contiene campi o contiene solo i tipi di campo numerazione automatica, oggetto OLE, allegato o multivalore, viene visualizzato il messaggio seguente: la tabella o la query selezionata non include campi che supportano la raccolta di dati tramite posta elettronica.
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Se la tabella contiene campi che supportano la raccolta dati, viene avviata la procedura guidata. Se la tabella di destinazione supporta l'aggiunta e l'aggiornamento dei dati, la procedura guidata guida l'utente attraverso i passaggi necessari per raccogliere dati tramite messaggi di posta elettronica.
Usare le sezioni seguenti come riferimento per tutte le domande che si potrebbero avere nei sette passaggi principali del processo.
Scegliere il tipo di modulo di immissione dati che si vuole inviare
Selezionare il tipo di modulo in base alla facilità d'uso per se stessi e i destinatari.
Selezionare un modulo HTML Un modulo HTML può essere visualizzato e modificato da qualsiasi utente il cui client di posta elettronica supporta HTML
Selezionare un modulo di Microsoft InfoPath Questa opzione verrà visualizzata solo se nel computer è installato InfoPath. Selezionare questa opzione solo se i destinatari hanno tutti installato InfoPath e Outlook nei propri computer. Un modulo di InfoPath offre un ambiente migliore per l'immissione e la modifica dei dati,
La pagina della procedura guidata visualizzata accanto dipende dal fatto che l'oggetto di destinazione supporti l'aggiornamento dei dati. Se l'oggetto è una query basata su due o più tabelle oppure se si tratta di una tabella che non contiene un campo di chiave primaria o non contenga alcun record, la procedura guidata presuppone che si voglia aggiungere nuovi record e chiede di selezionare i campi del modulo. In tutti gli altri casi, nella procedura guidata viene chiesto di specificare se si desidera aggiungere o aggiornare dati prima di richiedere di selezionare i campi del modulo.
Scegliere se raccogliere nuovi dati o aggiornare i dati esistenti
Specificare le operazioni che si desidera eseguire con i dati. Il tipo di modulo in uso influisce sul numero di nuovi record che un destinatario può inviare in una singola risposta. Quando si aggiornano i dati, il numero di record che deve essere aggiornato da un destinatario identifica il numero di moduli precompilati che verranno inclusi in un messaggio.
Nota: Per aggiungere nuovi record, digitare gli indirizzi di posta elettronica nella casella indirizzo del messaggio di posta elettronica quando il messaggio viene creato. Per aggiornare i dati esistenti, gli indirizzi di posta elettronica dei destinatari devono essere archiviati come campi della tabella o della query sottostante oppure in una tabella correlata.
Specificare i dati da raccogliere
Quando si scelgono i campi da includere nel modulo, non è necessario includere ogni campo esistente nella tabella o nella query sottostante nel modulo. Devono tuttavia essere soddisfatte le condizioni seguenti:
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Campi obbligatori: I campi contrassegnati con un simbolo asterisco (*) sono campi obbligatori. Se si raccolgono nuovi record, la procedura guidata includerà automaticamente tutti i campi la cui proprietà obbligatoria è impostata su Sì. Se i campi obbligatori di un record sono vuoti, Access non riesce ad aggiungere il record alla tabella.
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Tipi di campo non supportati: Non sarà possibile includere determinati tipi di campo nella forma, ad esempio numerazione automatica, allegato, oggetto OLE o campi di ricerca multivalore.
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Campo chiave primaria: L'utente sarà in grado di digitare un valore nel campo quando si aggiungono record, tuttavia; la risposta non verrà elaborata se il valore specificato è già in uso.
Nota: Per ogni campo incluso, in Proprietà campospecificare un'etichetta e fare clic su sola lettura se non si vuole che l'utente modifichi i dati nel campo.
Specificare l'elaborazione automatica o manuale dei dati
È possibile selezionare un'elaborazione automatica o manuale delle risposte. L'elaborazione automatica indica che quando si ottengono le risposte, Outlook e Access collaborano per esportare i dati nelle tabelle di destinazione del database. L'elaborazione automatica consente di risparmiare tempo e fatica. L'elaborazione manuale consente solo di avviare l'operazione di esportazione per trasferire i dati da una cartella specificata in Outlook alla tabella di destinazione in Access.
Le risposte vengono esportate correttamente nella tabella di destinazione, purché siano soddisfatte le condizioni seguenti quando le risposte raggiungono la cassetta postale:
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Outlook deve essere già in uso nel computer. Se Outlook non è in esecuzione, l'elaborazione viene avviata la volta successiva che si avvia Outlook.
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L'accesso non deve essere protetto da password e non dovrebbe essere aperto in modalità esclusiva. Il nome o il percorso del database non deve essere cambiato dopo l'invio del messaggio di posta elettronica.
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I nomi delle tabelle e delle query e le proprietà dei campi inclusi nel modulo non devono essere cambiati da quando è stato inviato il messaggio di posta elettronica.
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È necessario disporre delle autorizzazioni necessarie per aggiungere o aggiornare il contenuto delle tabelle e delle query sottostanti.
Nota: Se l'elaborazione automatica non riesce, provare a risolvere eventuali problemi e quindi esportare manualmente le risposte non riuscite. Tutte le risposte che raggiungono la posta in arrivo dopo la risoluzione dei problemi continuano a essere elaborate automaticamente.
Impostare le proprietà per controllare l'elaborazione automatica delle risposte
Per specificare una cartella di Outlook diversa in cui sono archiviate le risposte, nella pagina specifica come si vuole elaborare la pagina risposte della procedura guidata fare clic sul nome della cartella. Nella finestra di dialogo Seleziona cartella selezionare una cartella diversa oppure fare clic su nuovo per creare una nuova cartella.
Se si fa clic su Imposta proprietà per controllare l'elaborazione automatica delle risposte per modificare o ottimizzare le impostazioni di importazione, vedere la tabella seguente per informazioni sulle opzioni disponibili:
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Opzione |
Risultato |
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Eliminare le risposte da quelle a cui non è stato inviato il messaggio |
Selezionare questa casella di controllo se si vuole che vengano elaborate automaticamente solo le risposte inviate dai destinatari originali del messaggio. Le risposte di altre persone sono archiviate nella cartella di destinazione, ma non vengono elaborate automaticamente. |
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Accettare più risposte da ogni destinatario |
Selezionare questa casella di controllo se si vuole che solo la prima risposta di ogni destinatario venga elaborata automaticamente. La seconda e le risposte successive sono archiviate nella cartella di destinazione, ma non vengono elaborate automaticamente. Nota: Questa impostazione controlla solo il numero di risposte e non il numero di record in una singola risposta elaborati. In altre parole, se si invia un modulo di InfoPath, un utente può inviare più record in una singola risposta e Access elabora automaticamente tutti i record della risposta, anche se questa casella di controllo non è selezionata. |
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Consenti solo aggiornamenti ai dati esistenti |
Quando i destinatari usano un modulo di InfoPath per aggiornare i dati, possono inviare nuovi record oltre agli aggiornamenti dei record esistenti. Selezionare questa casella di controllo per elaborare solo gli aggiornamenti dei record esistenti. |
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Numero di risposte da elaborare |
Digitare il numero totale di risposte (da tutti i destinatari) che si desidera vengano elaborate automaticamente. Se si vuole che tutte le risposte vengano elaborate automaticamente, immettere un valore grande, ad esempio 5000, nella casella di testo. Le risposte ricevute dopo il raggiungimento del valore specificato vengono archiviate nella cartella di destinazione, ma non vengono elaborate automaticamente. |
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Data e ora di interruzione |
Specificare quando l'elaborazione automatica delle risposte deve arrestarsi per il messaggio di posta elettronica. Le risposte ricevute dopo la data e l'ora sono archiviate nella cartella di destinazione, ma non vengono elaborate automaticamente. |
Per modificare queste opzioni in un secondo momento, nel gruppo raccolta dati della scheda dati esterni fare clic su Gestisci risposte. Nella finestra di dialogo Gestisci messaggi raccolta dati selezionare il messaggio per cui si vogliono modificare le impostazioni e quindi fare clic su Opzioni messaggio. Le modifiche apportate nella finestra di dialogo interessano tutte le risposte successive ricevute per il messaggio.
Elaborazione manuale delle risposte
Per controllare quando e quali risposte vengono elaborate, non selezionare l'opzione processo automatico. Le risposte verranno archiviate in una cartella specificata in Outlook finché non si seleziona e si fa clic con il pulsante destro del mouse su ogni risposta nella cartella e quindi si fa clic su Esporta dati in Microsoft Access nel menu di scelta rapida.
In alcuni casi potrebbe essere necessario elaborare manualmente le risposte che non sono state elaborate automaticamente.
Tenere presente quanto segue prima di esportare i dati
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Il database di Access non deve essere aperto in modalità esclusiva e il nome o il percorso del database non deve essere cambiato dopo l'invio del messaggio di posta elettronica.
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I nomi delle tabelle e delle query e le proprietà dei campi inclusi nel modulo non devono essere cambiati da quando è stato inviato il messaggio di posta elettronica.
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È necessario disporre delle autorizzazioni necessarie per aggiungere o aggiornare il contenuto delle tabelle e delle query sottostanti.
Selezionare il modo in cui si desidera specificare gli indirizzi di posta elettronica dei destinatari
Se si raccolgono solo nuove informazioni, è possibile specificare gli indirizzi di posta elettronica in due modi:
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Digitare gli indirizzi di posta elettronica singolarmente nel messaggio di posta elettronica di Outlook oppure selezionare gli indirizzi da una rubrica.
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Usare il campo indirizzo di posta elettronica nella tabella o query del database di Access corrente.
Nota: Quando si raccolgono dati per aggiornare i record esistenti, la finestra di dialogo non viene visualizzata perché gli indirizzi di posta elettronica dei destinatari devono essere prima disponibili come campo nel database.
Immettere gli indirizzi di posta elettronica direttamente in Outlook
Se si specificano i destinatari in Outlook, è possibile visualizzare in anteprima e personalizzare il messaggio prima di inviarlo. Nel corpo del messaggio di posta elettronica è inclusa una breve introduzione e una maschera. È consigliabile non apportare modifiche al modulo. Le modifiche apportate alla struttura del modulo potrebbero determinare la mancata elaborazione della risposta.
Uso degli indirizzi di posta elettronica archiviati in un campo del database
L'opzione per selezionare una tabella associata fa riferimento a tabelle correlate. Per visualizzare o modificare le relazioni tra tabelle nel database, in Strumenti database. nel gruppo relazioni della scheda fare clic su relazioni
Per altre informazioni sulle relazioni, vedere l'articolo Guida alle relazioni tra tabelle.
Rivedere e specificare l'elenco dei destinatari
Il passaggio principale finale prevede la visualizzazione in anteprima e la personalizzazione del messaggio di posta elettronica, l'ottimizzazione dell'elenco dei destinatari e l'invio del messaggio di raccolta dati.
Creare e inviare il messaggio di posta elettronica
Quando la procedura guidata informa che ora è possibile creare il messaggio di posta elettronica e Mostra come visualizzare lo stato della posta elettronica tramite il comando Gestisci risposte , potrebbero essere visualizzati alcuni messaggi di avviso. La tabella seguente descrive ogni avviso e l'azione che è possibile eseguire per risolverla:
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Warning Messaggio di avviso |
Descrizione |
S olution |
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Alcuni record non contengono un indirizzo valido nel campo indirizzo di posta elettronica specificato. Per queste righe non verranno restituiti dati. |
Il campo indirizzo di posta elettronica selezionato contiene valori null. |
Se si vogliono raccogliere dati per ogni record, chiudere la procedura guidata e sostituire i valori null con gli indirizzi di posta elettronica. Quindi riavvia la procedura guidata. |
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Al momento si dispone di un blocco esclusivo nel database; l'elaborazione automatica avrà esito negativo finché non viene rilasciato il blocco. |
Il database è attualmente aperto in modalità esclusiva. |
Se si è scelto di elaborare automaticamente le risposte, l'elaborazione non riesce perché Access non può aggiungere o aggiornare un database con un blocco esclusivo. Chiudere e riaprire il database in modalità non esclusiva subito dopo l'invio del messaggio |
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Questi messaggi di posta elettronica potrebbero contenere dati di natura confidenziale o sensibile. |
Si raccolgono dati per aggiornare i record esistenti e la maschera che si sta per inviare sarà precompilata con i dati esistenti. |
Se alcuni campi modulo includono dati riservati, tornare al passaggio della procedura guidata in cui sono stati selezionati i campi e rimuovere i campi che contengono dati riservati dalla maschera |
Dopo avere visualizzato in anteprima e personalizzato il messaggio, è possibile filtrare il campo dell'indirizzo di posta elettronica e selezionare i destinatari. Scegliere gli indirizzi di posta elettronica che si desidera utilizzare selezionando le caselle di controllo corrispondenti. Se viene visualizzata una finestra di dialogo con un elenco di indirizzi di posta elettronica non validi, prendere nota degli indirizzi nell'elenco e fare clic su Esci. Verificare gli indirizzi non validi, apportare le correzioni necessarie e quindi provare a inviare nuovamente il messaggio.
