Aggiungere al database di Access dati raccolti mediante messaggi di posta elettronica

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È possibile raccogliere o aggiorna le informazioni tramite posta elettronica mediante Microsoft Access 2007 o Access 2010 con Microsoft Outlook 2007 o Microsoft Outlook 2010. Access consente di creare un modulo di raccolta dati e inviare il modulo in un messaggio di posta elettronica. Quando i destinatari di posta elettronica restituiscono i moduli completati, è possibile scegliere se i dati raccolti elaborati automaticamente e archiviati in un database di Access specificato. Questo metodo di raccolta dati può risparmiare tempo e fatica coinvolti in genere in una copia e Incolla o un processo di immissione manuale dei dati. Di seguito sono alcuni scenari in cui è possibile utilizzare questa procedura per la raccolta di dati:

Sondaggi    È possibile eseguire un sondaggio e compilare i risultati è innanzitutto necessario creare un database di Access con le tabelle necessarie per archiviare i risultati e con la procedura guidata per generare un modulo per i sondaggi e quindi posta elettronica ai partecipanti un sondaggio. Quando si risponde ai partecipanti, i dati del sondaggio archiviati automaticamente nel database.

Relazioni sullo stato    Se lo stato di livello più recente di inventario o le informazioni aggiornate sui problemi in sospeso, il team può mantenere aggiornato mediante l'invio di che messaggi che contengono le informazioni aggiornate a intervalli regolari di posta elettronica.

Gestione degli eventi    Quando si organizzano una conferenza o formazione o altri eventi, è possibile inviare uno o più moduli come messaggio di posta elettronica per raccogliere informazioni di contatto, preferenze di viaggio e albergo e così via. Se si sceglie di elaborazione automatica delle risposte, i partecipanti sono in grado di modificare le preferenze in qualsiasi momento senza ricevere una notifica e avere sempre a disposizione accesso ai dati più recenti ai fini della decisionale.

In questo articolo spiega cosa è necessario utilizzare questo processo, come iniziare a utilizzare la procedura guidata e quindi offre ulteriori informazioni sui vari passaggi in modo che è possibile impostare la selezione di più informata come seguire la procedura guidata

Nota: Non sarà possibile aggiungere i dati raccolti se il destinatario utilizzato Hotmail o Yahoo per inviare il modulo di raccolta dati.

Prima di iniziare

Se si tratta la prima volta che la raccolta di dati tramite messaggi di posta elettronica, procedere come segue:

  1. Assicurarsi che le seguenti applicazioni aver installato nel computer in uso:

    • Access 2007 o Access 2010.

    • Outlook 2007 o Outlook 2010. È necessario che Outlook installato e configurato nel computer in cui è possibile inviare messaggi di posta elettronica. Se si dispone di Outlook è installato ma non ancora configurato, avviare Outlook e seguire le istruzioni disponibili in Configurazione guidata di Outlook. Per assistenza con la procedura guidata, vedere la Guida di Outlook.

    • Se si prevede di utilizzare un modulo di InfoPath, verificare che si dispone di InfoPath 2007 o versione successiva installato e i destinatari dovranno essere dispongono di InfoPath nei propri computer.

    • Si posta elettronica dei destinatari necessario disporre di un avere InfoPath o un client di posta elettronica che supporta il formato HTML installato nel computer per poter visualizzare e modificare il modulo.

      Il modulo per raccogliere dati tramite messaggi di posta elettronica non è una maschera di Access. Viene generato un formato speciale in formato HTML o InfoPath.

      Identificare un database di destinazione. Il database può essere nel formato di file con estensione mdb o accdb. Inoltre, sono supportati i file MDE e accde. Se non si desidera utilizzare un database esistente, è necessario crearne uno nuovo.

  2. Identificare o creare le tabelle che si desidera popolare con i dati di posta elettronica di risposta. Se si stanno raccogliendo dati per le tabelle esistenti, assicurarsi che le tabelle non sono di sola lettura e si dispone delle autorizzazioni necessarie per aggiungere o aggiornare il relativo contenuto.

Nota: L'allegato, numerazione automatica, OLE e campo multivalore, non è possibile raccogliere tipi tramite messaggi di posta elettronica

Se l'operazione di raccolta dati popola due o più tabelle, è necessario creare una query di selezione e utilizzarla come origine record della maschera. Assicurarsi che la query include tutti i campi obbligatori delle tabelle sottostanti. Se si utilizza una query esistente, assicurarsi che la query non sia di sola lettura e si dispone delle autorizzazioni necessarie per aggiungere o aggiornare il relativo contenuto. Per ulteriori informazioni sulla creazione di una query in base a due o più tabelle, vedere l'articolo Introduzione alle query.

Archiviare i dati come nuovi record nelle situazioni seguenti:

  • Se i dati vengono inseriti più tabelle.

  • Se la tabella di destinazione non dispone di un campo chiave primaria. Valori di chiave primaria sono necessari per mappare ogni risposta a un record esistente. Se la tabella di destinazione non dispone di un campo chiave primaria, aggiungerlo o assegnare un campo esistente che siano disponibili valori univoci come chiave primaria.

  • Se la tabella di destinazione non sono presenti record. Se la tabella è vuota, viene presupposto che si desidera aggiungere record.

  • Se non sono memorizzati gli indirizzi di posta elettronica dei destinatari come campo del database. Quando la raccolta di dati per aggiornare i record, non sarà possibile digitare manualmente gli indirizzi nel messaggio generato dalla procedura guidata. Il campo indirizzo deve essere incluso nella tabella di destinazione o in una tabella con una relazione con la tabella di destinazione.

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Guida introduttiva

  1. Aprire il database in cui verranno archiviati i dati raccolti.

  2. Per aggiungere i dati a una singola tabella, selezionare la tabella nel riquadro di spostamento. Per inserire più tabelle correlate, selezionare la query è associata a tali tabelle.

  3. Eseguire una delle operazioni seguenti per avviare la procedura guidata:

    • Nel gruppo Raccolta dati della scheda Dati esterni fare clic su Creazione di posta elettronica.

    • Pulsante destro del mouse sulla tabella o query e quindi fare clic su raccolta e aggiornamento dati tramite posta elettronica.

      Nota: Se la tabella non contiene tutti i campi o contiene solo la numerazione automatica, oggetto OLE, allegati o tipi di campo di ricerca multivalore, verrà visualizzato il messaggio seguente: selezionato tabella o la query non include tutti i campi che supportano la raccolta dati tramite posta elettronica .

Se la tabella contiene i campi che supportano la raccolta di dati, verrà avviata la procedura guidata. Se la tabella di destinazione supporta l'aggiunta sia l'aggiornamento dei dati, la procedura guidata è disponibili i passaggi necessari per raccogliere dati tramite messaggi di posta elettronica.

Usare le sezioni seguenti come riferimento eventuali domande alle quali sono i passaggi seguenti sette principali del processo.

  1. Scegliere il tipo di maschera di immissione dati che si desidera inviare

  2. Scegliere se si desidera raccogliere nuovi dati o aggiornare i dati esistenti

  3. Specificare i dati che si desidera raccolti

  4. Specificare l'elaborazione dei dati automatica o manuale

  5. Selezionare la modalità specificare gli indirizzi di posta elettronica dei destinatari

  6. Analizzare e specificare l'elenco di destinatari

  7. Creare e inviare il messaggio di posta elettronica

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Scegliere il tipo di maschera di immissione dati che si desidera inviare

Selezionare il tipo di modulo basato sulla facilità di utilizzo per se stessi e dei destinatari.

Modulo selezionare HTML    Formato HTML possa essere visualizzato e modificato da qualsiasi utente il cui client di posta elettronica supporti HTML

Modulo di selezionare Microsoft InfoPath    Verrà visualizzata l'opzione che InfoPath solo se è installato nel computer in uso. Selezionare questa opzione solo se tutti i destinatari dispongono di InfoPath e Outlook è installato nel computer. Un modulo di InfoPath offre una migliore immissione di dati e un ambiente di modifica

Pagina della procedura guidata che viene visualizzata accanto dipende se l'oggetto di destinazione supporta l'aggiornamento dei dati. Se l'oggetto è una query in base a due o più tabelle o se si tratta di una tabella che dispone di un campo chiave primaria oppure non contiene alcun record, la procedura guidata si presuppone che si desidera aggiungere nuovi record e viene richiesto di selezionare i campi del modulo. In tutti gli altri casi, la procedura guidata viene richiesto di specificare se si desidera aggiungere o aggiornare i dati prima di selezionare i campi del modulo.

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Scegliere se si desidera raccogliere nuovi dati o aggiornare i dati esistenti

Specificare che si vuole eseguire con i dati. Il tipo di modulo che si sta utilizzando riguarda il numero di nuovi record che un destinatario può inviare in un'unica risposta. Quando l'aggiornamento dei dati, il numero di record che devono essere aggiornati da un destinatario identifica il numero di moduli preliminare completati inclusi in un messaggio.

Nota: Per aggiungere nuovi record, digitare gli indirizzi di posta elettronica nella casella dell'indirizzo del messaggio di posta elettronica quando il messaggio è stato creato. Per aggiornare i dati esistenti, gli indirizzi di posta elettronica dei destinatari devono essere memorizzati come un campo della tabella o query sottostante o in una tabella correlata.

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Specificare i dati da raccogliere

Quando si selezionano i campi da includere in una maschera, non è necessario includere tutti i campi che è presente la tabella o query nel modulo sottostante. Tuttavia, devono essere soddisfatte le condizioni seguenti:

  • Campi obbligatori:    I campi contrassegnati con un simbolo di asterisco (*), sono obbligatori. Se si stanno raccogliendo nuovi record, la procedura guidata verrà inclusi automaticamente tutti i campi la cui proprietà richiesto è impostata su . Se qualsiasi record di campi obbligatori sono vuoti, Access non riesce ad aggiungere il record alla tabella.

  • Tipi di campo non supportati:    Non sarà possibile includere alcuni tipi di campo nel modulo, ad esempio, numerazione automatica, allegato, oggetto OLE o campi di ricerca multivalore.

  • Campo chiave primaria:    L'utente sarà possibile digitare un valore nel campo quando si aggiungono record tuttavia; Se il valore specificato è già in uso, la risposta non verrà elaborata.

    Nota: Per ogni campo incluso in Proprietà campo, specificare un'etichetta e fare clic su sola lettura se non si vuole all'utente di modificare i dati in questo campo.

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Specificare l'elaborazione dei dati automatica o manuale

È possibile selezionare un elaborazione automatica o manuale delle risposte. Elaborazione automatica significa che quando si ricevono le risposte, Outlook e Access interagiscono per esportare i dati in tabelle di destinazione nel database. Elaborazione automatica consente di risparmiare tempo e fatica. Elaborazione manuale solo significa che si avvia l'operazione di esportazione per trasferire i dati da una cartella specificata in Outlook, nella tabella di destinazione in Access.

Le risposte vengono esportate correttamente alla tabella di destinazione, purché al momento che le risposte recapitate nella cassetta postale sono soddisfatte le condizioni seguenti:

  • Outlook deve essere già in esecuzione nel computer in uso. Se Outlook non è in esecuzione, elaborazione verrà avviata la volta successiva che si avvia Outlook.

  • Access non deve essere protetto da password e non deve essere aperto in modalità esclusiva. Il nome o il percorso del database non dovrà essere stati modificati dopo l'invio del messaggio di posta elettronica.

  • I nomi delle tabelle e query e le proprietà dei campi inclusi nel modulo devono essere stati modificati dopo l'invio del messaggio di posta elettronica.

  • È necessario disporre delle autorizzazioni necessarie per aggiungere o aggiornare il contenuto delle tabelle e query sottostante.

    Nota: Se elaborazione automatica non riesce, provare a risolvere eventuali problemi e quindi esportare manualmente le risposte che non è riuscita. Le risposte recapitate posta in arrivo dopo la risoluzione dei problemi continuano a essere elaborati automaticamente.

Impostare le proprietà per controllare l'elaborazione automatica delle risposte

Per specificare un'altra cartella di Outlook in cui vengono memorizzate le risposte, nella pagina specificare la modalità di elaborazione delle risposte della procedura guidata, fare clic sul nome della cartella. Nella finestra di dialogo Seleziona cartella selezionare un'altra cartella oppure fare clic su Nuovo per creare una nuova cartella.

Se si fa clic su impostare le proprietà per controllare l'elaborazione automatica delle risposte per modificare o ottimizzare le impostazioni di importazione, vedere la tabella seguente per informazioni sulle opzioni disponibili:

Opzione

Risultato

Ignora risposte da utenti a cui non è stato inviato il messaggio   

Selezionare questa casella di controllo se si desidera solo le risposte che sono state inviate dai destinatari originali del messaggio di elaborazione automatica. Le risposte da altri utenti sono archiviate nella cartella di destinazione, ma non vengono elaborate automaticamente.

Accettare più risposte da ogni destinatario   

Selezionare questa casella di controllo se si desidera che la prima risposta di ogni destinatario a essere elaborati automaticamente. Le risposte successive sono archiviate nella cartella di destinazione, ma non vengono elaborate automaticamente.

Nota: Questa impostazione controlla solo il numero di risposte e non il numero di record in una singola risposta che vengono elaborate. In altre parole, se si invia un modulo di InfoPath, un utente è in grado di inviare più record in una singola risposta e Access elabora automaticamente tutti i record nella risposta, anche se questa casella di controllo non è selezionata.

Consenti solo l'aggiornamento dei dati esistenti   

Quando i destinatari utilizzano un modulo di InfoPath per aggiornare i dati, è possibile inviare nuovi record oltre gli aggiornamenti al record esistente. Selezionare questa casella di controllo di elaborare solo gli aggiornamenti ai record esistente.

Numero di elaborare le risposte   

Digitare il numero totale di risposte (da tutti i destinatari) che si desidera elaborate automaticamente. Se si vuole tutte le risposte a elaborate automaticamente, immettere un valore di grandi dimensioni, ad esempio 5000, nella casella di testo. Le risposte ricevute raggiunto il valore specificato sono archiviate nella cartella di destinazione, ma non vengono elaborate automaticamente.

Data e ora di interruzione   

Specificare quando deve essere interrotta elaborazione automatica delle risposte per il messaggio di posta elettronica. Risposte ricevute dopo questa data e ora sono archiviate nella cartella di destinazione, ma non vengono elaborate automaticamente.

Per modificare queste opzioni in un secondo momento, nel gruppo Raccolta dati della scheda Dati esterni fare clic su Gestisci risposte. Nella finestra di dialogo Gestisci messaggi raccolta dati selezionare il messaggio per il quale si desidera modificare le impostazioni e quindi fare clic su Opzioni messaggio. Le modifiche apportate nella finestra di dialogo influisce su tutte le successive risposte ricevute per i messaggi.

Elaborazione manuale delle risposte

Per controllare quando e le risposte vengono elaborate, non selezionare l'opzione processo automatico. Le risposte vengono archiviate in una cartella specificata in Outlook fino a selezionare e rapida ogni risposta nella cartella e quindi fare clic su Esporta dati in Microsoft Access nel menu di scelta rapida.

In alcuni casi, potrebbe essere anche necessario elaborare manualmente le risposte che non è stata elaborata automaticamente.

Tenere presente quanto segue prima di esportare i dati

  • Il database di Access non deve essere aperto in modalità esclusiva e il nome o il percorso del database deve essere stati modificati dopo l'invio del messaggio di posta elettronica.

  • I nomi delle tabelle e query e le proprietà dei campi inclusi nel modulo devono essere stati modificati dopo l'invio del messaggio di posta elettronica.

  • È necessario disporre delle autorizzazioni necessarie per aggiungere o aggiornare il contenuto delle tabelle e query sottostante.

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Selezionare la modalità specificare gli indirizzi di posta elettronica dei destinatari

Se si stanno raccogliendo le nuove informazioni, è possibile specificare gli indirizzi di posta elettronica in due modi:

  • Digitare gli indirizzi di posta elettronica singolarmente nel messaggio di posta elettronica di Outlook oppure selezionare gli indirizzi da una Rubrica.

  • Utilizzare il campo indirizzo di posta elettronica della tabella o query del database di Access corrente.

    Nota: Quando la raccolta di dati per aggiornare i record esistenti, non si visualizzare questa finestra di dialogo, poiché gli indirizzi di posta elettronica dei destinatari devono essere disponibili come un campo del database.

Immettere gli indirizzi di posta elettronica direttamente in Outlook

Se si specificano i destinatari in Outlook, è possibile visualizzare in anteprima e personalizzare il messaggio prima di inviarlo. Nel messaggio di posta elettronica corpo del messaggio include una breve introduzione e un modulo. È consigliabile non effettuare le modifiche al modulo. Modifiche alla struttura del modulo possono comportare la risposta non vengono elaborata.

Gli indirizzi di posta elettronica memorizzati in un campo del database

L'opzione per selezionare un associato tabella fa riferimento a tabelle correlate. Per visualizzare o modificare le relazioni tra tabelle nel database, scheda strumenti Database., nel gruppo relazioni fare clic su relazioni

Per ulteriori informazioni sulle relazioni, vedere l'articolo Introduzione alle relazioni tra tabelle.

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Analizzare e specificare l'elenco di destinatari

Il passaggio finale principale comporta l'anteprima e personalizzare il messaggio di posta elettronica, regolazione l'elenco di destinatari e quindi inviare il messaggio di raccolta dati.

Creare e inviare il messaggio di posta elettronica

Quando la procedura guidata viene indicato è ora possibile creare il messaggio di posta elettronica e viene illustrato come visualizzare lo stato di posta elettronica tramite il comando Gestisci risposte, potrebbero essere visualizzati alcuni messaggi di avviso. La tabella seguente descrive ogni avviso e l'azione da eseguire per risolvere il problema:

Avviso messaggio

Descrizione

S soluzione

Alcuni record non contengono un indirizzo valido nel campo indirizzo posta elettronica specificato. Dati non verranno restituiti per tali righe.

Il campo indirizzo di posta elettronica che è stato selezionato contiene valori null.

Se si desidera raccogliere dati per ogni record, chiudere la procedura guidata e sostituire i valori null con indirizzi di posta elettronica. Ripetere la procedura guidata.

Si dispone di un blocco esclusivo nel database. elaborazione automatica avrà esito negativo fino a quando non viene sbloccata.

È necessario il database aperto in modalità esclusiva.

Se si è scelto di automaticamente le risposte elaborate, elaborazione ha esito negativo, poiché Access non è possibile aggiungere o aggiornare un database con un blocco esclusivo su di esso. Chiudere e riaprire il database in modalità non esclusiva immediatamente dopo l'invio del messaggio

Questi messaggi di posta elettronica possono contenere dati che sono di natura sensibile o riservata.

La raccolta di dati per aggiornare i record esistenti e la maschera che intende inviare sarà precompilata con dati esistenti.

Se alcuni campi del modulo contengono dati riservati, tornare al passaggio della procedura guidata in cui sono selezionati i campi e rimuovere i campi che contengono dati riservati dal modulo

Dopo aver visualizzare in anteprima e personalizzare il messaggio, è possibile filtrare il campo indirizzo di posta elettronica e selezionare i destinatari. Scegliere gli indirizzi di posta elettronica che si desidera utilizzare selezionando le caselle di controllo corrispondente. Se viene visualizzata una finestra di dialogo elenco indirizzi di posta elettronica non validi, prendere nota dell'indirizzo nell'elenco e fare clic su Esci. Verificare l'indirizzo non valido, effettuare le correzioni necessarie e quindi provare a inviare il messaggio.

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