Aggiornare le informazioni di Project Web Access

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Con la versione 2007 di Microsoft Office Project Web Access, è possibile visualizzare e aggiornare le assegnazioni di attività in Microsoft Office Outlook utilizzando la cartella di attività e calendario, indipendentemente dal fatto che si stiano attualmente online. Questa funzionalità è utile per coloro che potrebbe non essere sempre accesso alla rete. Se si aggiornano le assegnazioni di attività mentre si lavora offline, è possibile aggiornare il server con l'ora aggiornata; e sullo stato e si torna online.

Nota: Per visualizzare e aggiornare le attività da Outlook, è necessario disporre di Microsoft Office 2007 progetto componente aggiuntivo per Outlook. Questo componente aggiuntivo funziona con Microsoft Office Outlook 2007 e Microsoft Office Outlook 2003. Per ulteriori informazioni sul download e installazione di Microsoft Office 2007 progetto componente aggiuntivo per Outlook, vedere Importa assegnazioni da Project Web Access a Outlook.

In questo articolo

Informazioni sull'aggiornamento alle informazioni sulle attività di Outlook

Inviare lo stato delle attività in Project Web Access e manager

Inviare le ore di attività in Project Web Access

Inviare le ore di stato e schede attività combinato attività in Project Web Access

Configurare l'aggiornamento automatico delle attività in Outlook

Informazioni sull'aggiornamento alle informazioni sulle attività di Outlook

Molte organizzazioni e i project manager scegliere per rilevare lo stato delle attività separatamente dalla ore di lavoro con i responsabili approvazione diversi per ogni tipo di dati. Ad esempio, possono essere assegnate a un'attività per 40 ore, ma è possibile completare l'attività in ore 30. Se l'organizzazione tiene traccia lo stato delle attività separatamente dalla ore lavorative, è possibile segnalare che l'attività è completata al 100%, ma solo necessari 30 di 40 ore assegnate all'attività. Le tracce di organizzazione stato delle attività e le ore lavorative insieme, se è stata completata 30 di 40 ore assegnate all'attività, lo stato dell'attività verrebbe visualizzati lavorare 75% completamento.

I moduli utilizzati per segnalare lo stato e le ore lavorative in Outlook sono diversi, a seconda del metodo di verifica utilizzato dall'organizzazione o manager di progetto.

Per determinare il metodo utilizzato per uno delle assegnazioni delle attività:

  1. Aprire un'attività di Outlook o un appuntamento importata da Office Project Web Access.

    • Se è stato aperto un appuntamento, nel gruppo Mostra della scheda appuntamento fare clic su Project Web Access per visualizzare il modulo utilizzato per segnalare le attività.

    • Se è stata aperta un'attività, il modulo utilizzato per segnalare le attività viene visualizzato per impostazione predefinita.

  2. Nel modulo utilizzato per segnalare le attività:

    • Se sono presenti due schede, Gestione delle attività e scheda attività, l'organizzazione tiene traccia lo stato delle attività separatamente dalla ore lavorative. Si verranno immesso separatamente questi dati di Outlook e le ore lavorative, non cambiano le informazioni di stato delle attività. Seguire i passaggi indicati nella sezione Invia lo stato delle attività in Project Web Access e manager e inviare le ore di lavoro in Project Web Access .

      L'organizzazione può scegliere di tenere traccia dello stato delle attività separatamente dalla ore lavorative per separare la quantità di ore di lavoro effettivo dalla quantità di lavoro che si immettono in attività.

    • Se non sono visualizzati due schede e c'è una griglia in cui è possibile immettere le ore per l'attività, l'organizzazione combina sullo stato e sulla gestione della scheda attività. Verrà immettere le ore lavorative in Outlook e il componente aggiuntivo verrà calcolate le informazioni di stato delle attività. Seguire i passaggi indicati nella sezione Invia lo stato delle attività combinati e le ore di lavoro in Project Web Access .

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Inviare lo stato delle attività in Project Web Access e manager

Informazioni sullo stato attività inserite tramite Outlook sovrascriverà i dati di stato delle attività già acquisiti in Office Project Web Access. Se si è sicuri di quali dati possono essere acquisiti già in Office Project Web Access, verificare le informazioni di stato in Office Project Web Access prima di inviare alle informazioni sulle attività tramite Outlook.

  1. In Outlook, aprire l'attività sincronizzata o l'appuntamento che si desidera segnalare nella cartella delle attività o calendario. Se è stato aperto un appuntamento, nel gruppo Mostra della scheda appuntamento fare clic su Project Web Access per visualizzare l'attività reporting modulo. Se è stato aperto un'attività, verrà visualizzata l'attività dei report di modulo, per impostazione predefinita.

  2. Nella scheda Gestione delle attività dell'attività reporting modulo digitare i dati appropriati nella casella Percentuale completamento lavoro, lavoro rimanente o lavoro effettivo, a seconda delle impostazioni dell'organizzazione. Immissione dei dati in una di queste caselle verrà automaticamente calcolato altri due.

    Ad esempio, se un'attività richiede un totale di 40 ore di lavoro e si digita 20% nella casella Percentuale completamento lavoro, casella lavoro effettivo verrà aggiornata automaticamente per riflettere un giorno di lavoro (1D) e la casella di lavoro rimanente verrà aggiornato in modo da rispecchiare quattro giorni a sinistra per completare l'attività (4 d). Se si ritiene che il lavoro rimanente nell'ambito dell'attività richiederà più di 4 giorni, è possibile aumentare il lavoro rimanente, aumentando la durata dell'attività totale.

  3. Se si desidera inviare lo stato su Office Project Web Access e manager, selezionare la casella di controllo e inviare al Project Manager.

  4. Fare clic su Salva in Project Web Access.

    Se si desidera inviare lo stato in un secondo momento, fare clic su Salva e Chiudi nel gruppo Salva della scheda attività o un appuntamento. Le modifiche vengono salvate in locale in Outlook senza inviare loro Office Project Web Access o manager. Usare questa opzione quando si lavora offline.

In alternativa, se si desidera inviare tutti gli elementi per Office Project Web Access acquisite informazioni sullo stato per diverse attività, fare clic su Aggiorna Project Web Access sulla barra degli strumenti di Project Web Access in Outlook. Viene inviato tutte le modifiche contemporaneamente, invece di dover presentare singolarmente ogni attività.

Questo metodo per inviare lo stato delle attività Invia anche le modifiche della scheda attività.

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Inviare le ore di attività in Project Web Access

Scheda attività ore registrate tramite Outlook sovrascriverà le ore di attività già acquisite in Office Project Web Access. Se non si conosce già siano presenti i dati in Office Project Web Access, verificare le ore di attività in Office Project Web Access prima di inviare alle informazioni sulle attività tramite Outlook.

  1. In Outlook, aprire l'attività sincronizzata o l'appuntamento che si desidera segnalare nella cartella delle attività o calendario. Se è stato aperto un appuntamento, nel gruppo Mostra della scheda appuntamento fare clic su Project Web Access per visualizzare l'attività reporting modulo. Se è stato aperto un'attività, verrà visualizzata l'attività dei report di modulo, per impostazione predefinita.

  2. Nella scheda attività dell'attività reporting modulo digitare le ore effettive dedicate all'attività per ogni giorno nella griglia. Le ore, non cambiano i dati di stato che immesso nella scheda Gestione attività.

    Fare clic su precedente o successivo per scorrere il calendario da settimane. Non è possibile immettere le ore di attività che le versioni precedenti più di una settimana prima prevista data di inizio per l'assegnazione di attività o qualsiasi entro una settimana dopo il quale la data di fine dell'assegnazione.

    Se le ore di attività corrispondano tra il tempo pianificato per l'assegnazione di attività, è possibile copiare facilmente le ore pianificate nella griglia e quindi modificare le ore in base alle esigenze. Fare clic su Copia da pianificato per popolare automaticamente la griglia con le ore di lavoro predefinita per l'attività. Ad esempio, se un'attività sono 40 ore di lavoro programmato durante un periodo di una settimana e vengono assegnate a 8 ore al giorno per 5 giorni, facendo clic su Copia da pianificata verrà immesso automaticamente 8 ore per ogni giorno in cui l'attività viene programmata durante il visualizzato il periodo di riferimento. Se il lavoro effettivo varia leggermente rispetto al lavoro pianificato, è possibile modificare i numeri nella griglia della prima di salvare il lavoro Office Project Web Access.

  3. Fare clic su Salva in Project Web Access.

    Se si è pronti inviare la scheda attività al project manager, fare clic su Vai a Web della scheda attività. Verrà aperta una nuova finestra e verrà visualizzata la pagina Centro schede attività.

    Per salvare la scheda attività da inviare al Office Project Web Access in un secondo momento, fare clic su Salva e Chiudi nel gruppo Salva della scheda attività o un appuntamento. Le modifiche vengono salvate in locale in Outlook senza inviare loro Office Project Web Access o manager. Usare questa opzione quando si lavora offline.

In alternativa, se si vuole salvare tutti gli elementi Office Project Web Access acquisite ore lavorative per diverse attività, fare clic su Aggiorna Project Web Access sulla barra degli strumenti di Project Web Access in Outlook. In questo modo tutte le modifiche contemporaneamente, invece di dover salvare singolarmente ogni attività. Dopo aver salvato le ore lavorative in Outlook, sarà necessario inviare la scheda attività al project manager in Office Project Web Access.

Questo metodo di salvare le ore lavorative Office Project Web Access invia anche le modifiche allo stato delle attività.

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Inviare le ore di stato e schede attività combinato attività in Project Web Access

  1. In Outlook, aprire l'attività sincronizzata o l'appuntamento che si desidera segnalare nella cartella delle attività o calendario. Se è stato aperto un appuntamento, nel gruppo Mostra della scheda appuntamento fare clic su Project Web Access per visualizzare l'attività reporting modulo. Se è stata aperta un'attività, l'attività reporting modulo viene visualizzato per impostazione predefinita.

  2. Digitare le ore effettive dedicate all'attività per ogni giorno nella griglia.

    Fare clic su precedente o successivo per spostarsi tra il calendario da settimane. Non è possibile immettere le ore di attività che le versioni precedenti più di una settimana prima prevista data di inizio per l'assegnazione di attività o qualsiasi in un secondo momento più di una settimana dopo il quale data di fine dell'assegnazione.

    Ore inserite nella griglia vengono riportate automaticamente per popolare le caselle di percentuale di completamento del lavoro e di lavoro totale.

    Ad esempio, se un'attività richiede un totale di due settimane di lavoro (2 w) e immesso 16 ore di lavoro durante il periodo corrente sulla griglia, la casella Percentuale completamento lavoro verrà aggiornato automaticamente per riflettere 20% completamento. Se è necessario più tempo per completare l'attività, è possibile digitare il lavoro rimanente nella finestra di Lavoro rimanente per estendere la durata dell'attività. È anche possibile ridurre la durata dell'attività digitando un numero più piccolo nella finestra di Lavoro rimanente.

    Se le ore di attività corrispondano tra il tempo pianificato per l'assegnazione di attività, è possibile copiare facilmente le ore pianificate nella griglia e quindi modificare le ore in base alle esigenze. Fare clic su Copia da pianificato per popolare automaticamente la griglia con le ore di lavoro predefinita per l'attività. Ad esempio, se un'attività sono 40 ore di lavoro programmato durante un periodo di una settimana e vengono assegnate a 8 ore al giorno per 5 giorni, facendo clic su Copia da pianificata verrà immesso automaticamente 8 ore per ogni giorno in cui l'attività viene programmata durante il visualizzato il periodo di riferimento. Se il lavoro effettivo varia leggermente rispetto al lavoro pianificato, è possibile modificare i numeri nella griglia della prima di salvare il lavoro Office Project Web Access.

  3. Fare clic su Salva in Project Web Access.

    Se si è pronti inviare la scheda attività al project manager, fare clic su Vai a Web della scheda attività. Verrà aperta una nuova finestra e verrà visualizzata la pagina di Elenco schede attività.

    Per salvare la scheda attività da inviare al Office Project Web Access in un secondo momento, fare clic su Salva e Chiudi nel gruppo Salva della scheda attività o un appuntamento. Le modifiche vengono salvate in locale in Outlook, senza inviare loro Office Project Web Access o manager. Usare questa opzione quando si lavora offline.

In alternativa, se si desidera inviare tutti gli elementi per Office Project Web Access acquisite ore lavorative per diverse attività, fare clic su Aggiorna Project Web Access sulla barra degli strumenti di Project Web Access in Outlook. Viene inviato tutte le modifiche contemporaneamente, invece di dover presentare singolarmente ogni attività. Dopo l'invio delle modifiche in Outlook, sarà necessario inviare la scheda attività al project manager in Office Project Web Access.

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Configurare l'aggiornamento automatico delle attività in Outlook

È possibile modificare le opzioni predefinite e specificare come e con quale frequenza si desidera aggiornare le assegnazioni per Office Project Web Access.

Per aggiornare automaticamente Project Web Access, è necessario essere connessi a Microsoft Office Project Server tramite un account utente di Windows.

  1. In Outlook, dal menu Strumenti fare clic su Opzioni e quindi fare clic sulla scheda Project Web Access.

  2. Nella sezione Aggiornamento dell'assegnazione, fare clic su ogni.

  3. Specificare il numero di giorni, settimane o mesi nelle caselle corrispondenti e quindi immettere quando si desidera eseguire nella casella successiva di aggiornare l'aggiornamento successivo.

  4. Selezionare Invia automaticamente un messaggio di conferma casella di controllo per ricevere un messaggio di posta elettronica riepilogo dopo ogni aggiornamento.

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