Abilitare e configurare ID documento univoci

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ID documento consente di gestione di documenti o record. Attivare il servizio ID documento per un sito per aggiungere un ID documento per ogni file nel sito.

Contenuto dell'articolo

Panoramica

Spostamento di file con un ID documento

Attivare, abilitare e configurare gli ID documento

Attivare la caratteristica ID documento della raccolta siti

Abilitare e configurare l'utilizzo di ID documento in una raccolta siti

Panoramica

ID documento consentono di gestire i documenti, fornendo un modo semplice per tenere traccia degli elementi indipendentemente dalla loro posizione. Ad esempio, se un contratto legale viene spostato da una raccolta documenti in un sito per una raccolta documenti in un altro sito, il contratto è facile individuare in base a relativo ID. Documento ID vengono assegnati automaticamente ai documenti caricati e l'ID seguiranno l'elemento nell'intero ciclo di vita intera. ID documento possono anche essere assegnati al set di documenti.

Tenere traccia di elementi con ID documento

Quando il servizio ID documento prima di tutto è attivato, i nuovi documenti nella raccolta siti verranno assegnati automaticamente nuovi ID. Un processo timer è programmato per assegnare gli ID ai documenti già nella raccolta siti.

Inoltre, quando il servizio è attivato, una nuova colonna verrà automaticamente aggiunte ai tipi di contenuto documento e Set di documenti. Nella colonna ID documento viene visualizzato l'ID assegnato a un elemento.

Prima di utilizzare la caratteristica ID documento nel sistema di gestione del contenuto, è necessario attivare il per ogni raccolta siti in che si trovano i documenti.

Spostamento di file con un ID documento

In SharePoint Online ID documento vengono spostati in genere con il file. Tuttavia, quando il sito di destinazione non ha il servizio ID documento attivato, il documento non è più avrà un ID documento.

Per SharePoint Server l'unico modo per mantenere un ID documento all'interno dei siti consiste nell'utilizzare la pagina di amministrazione il contenuto del sito e struttura in Impostazioni sito durante lo spostamento di documenti.

Per ulteriori informazioni sul contenuto e struttura sito, vedere lavorare con il contenuto e struttura.

Copia di file con un ID documento

Quando viene creata una copia di un file, viene creato un nuovo ID documento per la copia. Ad esempio, un file scaricato da un sito e caricato in un altro è una copia. Tuttavia, quando il sito di destinazione non ha il servizio ID documento attivato, la copia non dispone di un documento ID.

Attivare, abilitare e configurare gli ID documento

Per usare gli ID documento per tenere traccia di documenti o record è necessario seguire un processo in due fasi:

Attivare la caratteristica ID documento della raccolta siti

Nota: Attivare la caratteristica ID documento è necessario essere un amministratore della raccolta siti.

  1. Passare alla raccolta siti di livello principale.

  2. Fare clic su Azioni sito e quindi su Impostazioni sito.

  3. In Amministrazione raccolta siti fare clic su Caratteristiche raccolta siti.

  4. Fare clic su Attiva accanto a Servizio ID documento. Accanto all'elemento viene visualizzata un'icona che indica che il servizio è attivo e la caratteristica viene attivata per la raccolta siti corrente.

Abilitare e configurare l'utilizzo di ID documento in una raccolta siti

Quando si attiva la caratteristica ID documento per tutte le raccolte siti specificato, tutti i documenti nella raccolta siti vengono assegnati automaticamente un ID documento. Tenere presente che, a seconda del numero di documenti esistenti nella raccolta siti, questo processo può richiedere del tempo.

Nota: Abilitare e configurare la caratteristica ID documento è necessario essere un amministratore della raccolta siti.

  1. Passare alla raccolta siti di livello principale.

  2. Fare clic su Azioni sito e quindi su Impostazioni sito.

  3. In Amministrazione raccolta siti fare clic su Impostazioni ID documento.

  4. Nella pagina Impostazioni ID documento, nella sezione assegnazione di ID documento, verificare che sia presente un segno di spunta di Assegnazione di ID documento, casella di controllo.

Nota: Quando si attiva l'assegnazione di ID documento per la prima in una raccolta siti, viene visualizzato un messaggio: configurazione della caratteristica ID documento è programmata il completamento tramite un processo automatizzato. Ciò significa che il processo timer è responsabile del completamento l'assegnazione di ID documento a tutti i documenti nella raccolta siti. Il tempo che necessario per questo processo dipende dal numero di documenti nella raccolta siti.

  1. Per impostare una stringa di caratteri o numeri personalizzata da aggiungere automaticamente all'inizio di ogni ID documento, immettere la stringa in Anteponi agli ID i caratteri seguenti

  2. Selezionare la casella di controllo Reimposta tutti gli ID documento in questa raccolta siti in modo che inizino con questi caratteri per fare in modo che il prefisso venga automaticamente aggiunto a tutti gli ID documento esistenti nella raccolta siti.

  3. Nella sezione ambito ricerca ID documento selezionare siti da utilizzare come ambito di ricerca per ricerca dell'ID.

  4. Fare clic su OK.

    Nota: Come descritto in precedenza, quando il servizio ID documento è attivato per una particolare raccolta siti, viene aggiunta una colonna per i tipi di contenuto documento e Set di documenti come livello di raccolta siti. Nella colonna ID documento viene utilizzata per visualizzare l'ID assegnato a un elemento.

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