Visualizzazione e creazione di attività in un sito SharePoint tramite Outlook

È possibile eseguire la connessione agli elenchi delle attività disponibili su un sito di SharePoint e apportarvi le modifiche desiderate mediante Microsoft Office Outlook 2007.

Nota : Le funzionalità descritte in questo articolo funzionano con i siti di SharePoint che eseguono Windows SharePoint Services 3.0 o Microsoft Office SharePoint Server 2007. Se non si è sicuri della versione di Prodotti e tecnologie Microsoft SharePoint in esecuzione sul server, rivolgersi all'amministratore del server.

In questo articolo

Panoramica

Connessione di un elenco delle attività di un sito di SharePoint a Outlook

Aggiornamento di un'attività di un sito di SharePoint tramite Outlook

Aggiunta di un'attività a un sito di SharePoint tramite Outlook

Rimozione di un elenco delle attività da Outlook

Panoramica

Se si utilizza spesso la posta elettronica, potrebbe risultare utile lavorare con un elenco delle attività da un sito di SharePoint direttamente in Office Outlook 2007, invece che passare al sito in un browser Web.

Dopo aver connesso un elenco delle attività a Outlook, il contenuto di questo elenco verrà visualizzato in Altre attività nel riquadro di spostamento e nella barra Da fare. È possibile visualizzare, aggiornare e aggiungere nuove attività al sito di SharePoint senza uscire da Outlook.

Elenco Attività del sito di SharePoint visualizzato in Outlook

Quando si utilizza Outlook, è possibile applicare contrassegni e categorie alle attività dal sito di SharePoint proprio come per le altre attività di Outlook. I contrassegni e le categorie non sono visualizzati nel sito di SharePoint ma sono disponibili quando si eseguono le attività dal sito di SharePoint in Outlook.

Dopo aver connesso un elenco di attività dal sito SharePoint in Outlook e aver visualizzato il contenuto nel riquadro di spostamento, è possibile porre le attività fuori linea e continuare a utilizzarle. Se le attività vengono create o aggiornate fuori linea, queste verranno inviate al server quando si esegue la riconnessione e quindi si aggiorna la visualizzazione nel browser.

È possibile utilizzare sia gli elenchi delle attività standard che gli elenchi delle attività di progetto mediante Office Outlook 2007. I due tipi di elenchi sono simili, tranne per il fatto che la visualizzazione predefinita di un elenco delle attività del progetto include una visualizzazione grafica degli elementi delle attività, nota come visualizzazione Gantt.

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Connessione di un elenco delle attività di un sito di SharePoint a Outlook

  1. Nel browser aprire l'elenco delle attività nel sito di SharePoint.

    Se non è possibile individuare l'elenco delle attività, fare clic su Visualizza tutto il contenuto del sito e quindi selezionare il nome dell'elenco.

  2. Scegliere Connetti a Outlook dal menu Azioni Immagine del menu .

    Connessione dell'elenco attività a Outlook

  3. Quando viene chiesto di confermare se si si desidera connettere l'elenco delle attività a Outlook, fare clic su .

    Nel riquadro di spostamento in Attività di Outlook l'elenco delle attività verrà aggiunto in Altre attività.

Nota : È possibile eseguire le proprie attività dal sito di SharePoint in modo analogo alle attività di Outlook, incluse le attività di trascinamento o copia tra le cartelle di Outlook e quelle del sito di SharePoint. Le attività e le richieste di attività ricorrenti di Outlook vengono tuttavia convertite in normali attività nel sito di SharePoint.

Suggerimento : Dopo aver connesso un elenco delle attività a Outlook, è possibile inviare un messaggio di condivisione ad altri membri del team per invitarli a connettersi all'elenco. Fare clic con il pulsante destro del mouse sul nome dell'elenco delle attività in Outlook e quindi scegliere Condividi nome elenco delle attività. In questo modo viene creato un messaggio di posta elettronica che contiene un collegamento e un comando per connettersi all'elenco delle attività.

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Aggiornamento di un'attività di un sito di SharePoint tramite Outlook

Per aggiornare un'attività in un elenco delle attività dal sito di SharePoint tramite Outlook 2007, per prima cosa è necessario connettere l'elenco delle attività a Outlook. Per ulteriori informazioni, vedere Connessione di un elenco delle attività di un sito di SharePoint a Outlook in questo articolo.

A seconda della configurazione del sito, le informazioni aggiornate sull'attività potrebbero anche essere inviate per posta elettronica all'utente a cui è stata assegnata l'attività.

  1. In Attività, nel riquadro di spostamento di Outlook, sotto Altre attività fare clic sul nome dell'elenco delle attività del sito di SharePoint.

    Se il nome dell'attività non viene visualizzato, verificare che la visualizzazione selezionata in Visualizzazione corrente contenga l'attività che si desidera aggiornare.

  2. Fare doppio clic sull'attività per aprirla.

  3. Aggiornare le impostazioni desiderate, ad esempio lo stato o la percentuale di completamento dell'attività.

  4. Eseguire una delle operazioni seguenti:

    • Per salvare le modifiche apportate all'attività, fare clic su Salva e chiudi.

    • Per indicare che l'attività è stata completata, fare clic su Segna come completata.

Suggerimento : In alcune visualizzazioni di Outlook è possibile aggiornare rapidamente le informazioni sulle attività, come nel caso dell'aggiornamento dello stato di un'attività o il contrassegno dell'attività come completa, senza dover aprire l'attività stessa. È possibile selezionare determinati elementi e modificarli, come ad esempio cambiando il titolo di un'attività o visualizzando un elenco a discesa per modificare lo stato. Quando le attività vengono visualizzate in un elenco semplice, è possibile selezionare la casella di controllo accanto all'attività per contrassegnarla come completa.

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Aggiunta di un'attività a un sito di SharePoint tramite Outlook

Per aggiungere un'attività a un elenco delle attività dal sito di SharePoint tramite Outlook 2007, per prima cosa è necessario connettere l'elenco delle attività a Outlook. Per ulteriori informazioni, vedere Connessione di un elenco delle attività di un sito di SharePoint a Outlook in questo articolo.

  1. Nel riquadro di spostamento in Attività, sotto a Altre attività, selezionare il nome dell'elenco delle attività dal sito di SharePoint.

  2. Scegliere Attività dal menu Nuovo.

  3. Immettere le informazioni desiderate per l'attività.

  4. Fare clic su Salva e chiudi.

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Rimozione di un elenco delle attività da Outlook

  1. Nel riquadro di spostamento in Attività, sotto a Altre attività, selezionare l'elenco delle attività che si desidera eliminare.

  2. Fare clic con il pulsante destro del mouse sul nome dell'elenco delle attività, quindi scegliere Elimina nome cartella elenco attività dal menu di scelta rapida.

  3. Scegliere quando viene chiesto di confermare l'eliminazione.

Nota : Questa procedura eliminerà le attività soltanto da Outlook e non dal sito di SharePoint.

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