Visualizzazione e aggiornamento di un calendario di SharePoint

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È possibile visualizzare e aggiornare un calendario di SharePoint, come per qualsiasi calendario di Outlook. Utilizzare Microsoft Outlook 2010 per visualizzare un calendario da un SharePoint sito side-by-side con un calendario di Outlook, per una sovrapposizione dei calendari come se si trattasse di una singolo calendario e anche copiare eventi tra i calendari.

Nota: Le caratteristiche descritte in questo articolo richiedono tecnologie Microsoft SharePoint nell'ambiente dell'organizzazione. Queste caratteristiche funzionano migliore con SharePoint 2007 o versione successiva. Se non si è certi di quale versione di Microsoft SharePoint è in esecuzione nel server, chiedere all'amministratore di SharePoint.

Quando ci si connette un calendario di SharePoint a Outlook, viene visualizzato nell'elenco Altri calendari con le cartelle di calendario.

  1. In un web browser, aprire il calendario sul sito di SharePoint.

    Se non è possibile individuare il calendario, fare clic su Visualizza tutto il contenuto del sito e quindi fare clic sul nome del calendario.

  2. Nella scheda calendario, nel gruppo Azioni fare clic su Connetti a Outlook.

  3. Quando viene richiesto di confermare che si desidera consentire il sito Web aprire un'applicazione nel computer, fare clic su Consenti. Quando viene richiesto di confermare che si desidera connettere il calendario di SharePoint a Outlook, fare clic su .

    In Outlook, in calendario, il calendario di SharePoint viene aggiunto al riquadro di spostamento in Altri calendari.

È possibile sovrapporre un calendario di SharePoint con i calendari di Outlook o con altri calendari di SharePoint in modo da visualizzare tutti gli eventi in una sola volta.

Per impostazione predefinita, il calendario di SharePoint aperto nella visualizzazione calendario in Altri calendari nel riquadro di spostamento. Viene visualizzato come un altro calendario accanto al calendario predefinito nella visualizzazione Calendario Side-By-Side, ma è possibile deselezionare le caselle di controllo relative agli altri calendari che non si desidera visualizzare.

  1. Nel riquadro di spostamento in Calendario selezionare o deselezionare la casella di controllo di un altro calendario che si desidera visualizzare o non visualizzare.

    Ogni calendario selezionato verrà visualizzata a destra dell'ultimo calendario aperto.

  2. Scegliere la freccia Icona del pulsante nella scheda calendario.

    Quando selezionata, la freccia cambierà colore e la scheda verrà spostata sulla sinistra. I calendari risulteranno sovrapposti.

  3. Per aggiungere un altro calendario sovrapposto, ripetere questo passaggio.

Per rimuovere un calendario sovrapposti, fare clic sulla freccia nella scheda calendario o deselezionare la casella di controllo del calendario nel riquadro di spostamento.

È possibile aggiungere appuntamenti ed eventi del giorno al calendario di SharePoint, esattamente come è aggiungere i calendari di Outlook.

  1. Aprire il calendario di SharePoint in Outlook. Nel gruppo Nuovo della scheda Home fare clic sul tipo di evento che si desidera aggiungere.

    È anche possibile creare eventi ricorrenti, anche se alcuni modelli di ricorrenza personalizzati non sono disponibili nei calendari di SharePoint.

  2. Immettere le informazioni sull'evento, come al solito in Outlook.

  3. Fare clic su Salva e chiudi.

Suggerimento: È possibile trascinare gli elementi tra il calendario di SharePoint e il calendario personale di Outlook oppure è possibile copiarli e incollarli.

  1. Nel riquadro di spostamento in Calendario, sotto a Altri calendari selezionare il calendario che si desidera rimuovere.

  2. Pulsante destro del mouse sul calendario e quindi fare clic su Elimina nome cartella Calendario.

  3. Quando viene richiesto di confermare l'eliminazione, fare clic su .

Nota: Questa procedura eliminerà il calendario soltanto da Outlook e non dal sito di SharePoint.

Calendari di SharePoint possono essere configurati in modo da utenti di aggiungere gli elementi del calendario mediante l'invio di posta elettronica, se il sito e il calendario sono attivate per ricevere i contenuti tramite posta elettronica.

Quando si invia una convocazione a una riunione a un calendario su un sito SharePoint, è possibile utilizzarla come qualsiasi altro evento nel calendario su un sito SharePoint. I calendari sui siti SharePoint, tuttavia, non inviano automaticamente gli aggiornamenti ai partecipanti se si apportano delle modifiche. ad esempio, se si sposta il luogo di una riunione, è necessario notificare ai partecipanti del cambiamento.

Per inviare un elemento del calendario, inviare una convocazione di riunione o un appuntamento tramite Outlook come di consueto. Nella casella a o Cc della convocazione di riunione, aggiungere l'indirizzo del calendario di SharePoint. O se il gruppo di SharePoint già include il calendario, aggiungere l'indirizzo di posta elettronica del gruppo di SharePoint.

Calendari possono essere configurati anche per ricevere allegati agli elementi tramite posta elettronica. Per includere un allegato insieme l'elemento dell'elenco, allegare il file a una convocazione di riunione come di consueto.

Prima di poter inviare posta elettronica a un calendario, è necessario conoscere se il calendario è impostato per ricevere posta elettronica e in questo caso, ottenere l'indirizzo.

Eseguire una o più delle operazioni seguenti per ottenere l'indirizzo di posta elettronica per il calendario:

  • Cercare nella Rubrica. Se l'indirizzo di posta elettronica non è presente, è possibile ottenere dalla persona che ha configurato il calendario. È possibile aggiungerlo all'elenco dei contatti in modo che si trova in un secondo momento.

  • Visualizzare la descrizione del calendario, viene visualizzata sotto il titolo del calendario. Il proprietario del sito potrebbe aver aggiunto l'indirizzo di posta elettronica del calendario alla descrizione.

  • Visualizzare le impostazioni di posta elettronica per l'elenco, se si dispone dell'autorizzazione per visualizzare le impostazioni del calendario:

    1. In un web browser, aprire il calendario sul sito di SharePoint.

      Se il nome del calendario non viene visualizzato, fare clic su Visualizza tutto il contenuto del sito e quindi selezionare il nome del calendario.

    2. Nella scheda calendario, nel gruppo Impostazioni fare clic su Impostazioni elenco.

      Se il calendario è abilitato per ricevere posta elettronica, l'indirizzo viene visualizzato in Informazioni sull'elenco accanto a Indirizzo di posta elettronica.

L'organizzazione potrebbe utilizzare gruppi di SharePoint, che consentono ai membri di inviare posta al tra loro. L'indirizzo del gruppo di SharePoint può contenere gli indirizzi dei calendari in modo che quando si inviano le convocazioni di riunione ai membri del gruppo, gli elementi vengono automaticamente aggiunti al calendario di SharePoint. In questo caso, è possibile utilizzare l'indirizzo del gruppo di SharePoint per il calendario

È possibile visualizzare e aggiornare un calendario di SharePoint proprio come se fosse un calendario di Outlook.

Il calendario di un sito SharePoint può essere visualizzato affiancato a un calendario di Outlook, sovrapposto ad altri calendari come se fossero uno solo ed è possibile copiare eventi tra i vari calendari.

Il calendario di SharePoint connesso a Outlook 2007 viene visualizzato in Altri calendari, insieme alle cartelle del calendario dell'utente. È possibile connettere più calendari contemporaneamente, ad esempio un calendario delle vacanze e una pianificazione di progetto. È quindi possibile scegliere i calendari da utilizzare a seconda delle proprie esigenze, ovvero un singolo calendario da un sito di SharePoint, più calendari di SharePoint (se disponibili) o i calendari di Outlook.

Calendario dal sito di SharePoint visualizzato in Outlook

Se vengono memorizzate le proprie pianificazioni di progetto, le conferenze o le vacanze in un calendario di SharePoint, sarà possibile visualizzare questo calendario insieme al calendario personale e controllare se si verifica un conflitto. Inoltre, è possibile copiare elementi tra i vari calendari senza dover uscire da Outlook.

  1. In un browser aprire il calendario sul sito di SharePoint.

    Se non è possibile individuare il calendario, fare clic su Visualizza tutto il contenuto del sito e quindi selezionare il nome del calendario.

  2. Scegliere Connetti a Outlook dal menu Azioni Immagine del menu .

    Connessione del calendario dal sito di SharePoint a Outlook

  3. Quando viene richiesto di eseguire la connessione del calendario di SharePoint a Outlook, fare clic su .

    In Outlook, in Calendario, il calendario di SharePoint viene aggiunto in Altri calendari. Se sono selezionate le caselle di controllo per il calendario di SharePoint e del calendario di Outlook predefinito, entrambi i calendari saranno visualizzati affiancati.

È possibile sovrapporre un calendario di SharePoint a un calendario di Outlook o ad altri calendari di SharePoint in modo da poter visualizzare tutti gli eventi in una sola volta. Ad esempio, è possibile verificare se le eventuali vacanze sul calendario del team di SharePoint sono in conflitto con una riunione pianificata nel calendario di Outlook.

Per sovrapporre un calendario di SharePoint a un altro calendario, per prima cosa è necessario connettere il calendario a Outlook. Per ulteriori informazioni, vedere Connessione di un calendario SharePoint a Outlook in questo articolo.

Per impostazione predefinita, il calendario di SharePoint viene aperto nella visualizzazione Calendario sotto a Altri calendari nel riquadro di spostamento. Esso viene visualizzato come un calendario aggiuntivo accanto al calendario predefinito nella visualizzazione di calendari affiancati, ma è possibile deselezionare le caselle di controllo relative agli altri calendari che non si desidera visualizzare.

  1. Nel riquadro di spostamento in Calendario selezionare o deselezionare la casella di controllo di un altro calendario che si desidera visualizzare o non visualizzare.

    Ogni calendario selezionato verrà aperto a destra del calendario già visualizzato.

  2. Nella scheda Calendario Scheda del calendario dal sito di SharePoint , fare clic sulla freccia Icona del pulsante .

    Quando selezionata, la freccia cambierà colore e la scheda verrà spostata sulla sinistra. I calendari risulteranno sovrapposti.

    Schede di due calendari in modalità di sovrapposizione

  3. Per aggiungere un altro calendario sovrapposto, ripetere questo passaggio.

Nota: È necessario che venga visualizzato sempre almeno un calendario.

Suggerimento: Per rimuovere un calendario dalla sovrapposizione, fare clic sulla freccia sulla scheda nei calendari sovrapposti. La direzione della freccia cambierà rispetto a dove sono sovrapposti i calendari.

È possibile aggiungere appuntamenti ed eventi di tipo giornata intera al calendario di SharePoint, come avviene per i calendari di Outlook. Per informazioni generali sugli appuntamenti e gli eventi giornata intera, utilizzare i collegamenti nella sezione Vedere anche.

Nota: Le convocazioni di riunione non funzionano nei calendari di SharePoint. Ad esempio, in caso di modifica di un evento in un calendario di SharePoint i partecipanti non ricevono automaticamente gli aggiornamenti.

Per aggiungere un evento a un calendario di SharePoint tramite Outlook 2007, per prima cosa è necessario connettere il calendario a Outlook. Per ulteriori informazioni, fare riferimento a Connessione di un calendario di SharePoint a Outlook in questo articolo.

Per impostazione predefinita, il calendario di SharePoint viene aperto nella visualizzazione Calendario sotto a Altri calendari nel riquadro di spostamento. Esso viene visualizzato come un calendario aggiuntivo accanto al calendario predefinito nella visualizzazione di calendari affiancati, ma è possibile deselezionare le caselle di controllo relative agli altri calendari che non si desidera visualizzare.

  1. Se il calendario non viene visualizzato, fare clic su Calendario nel riquadro di spostamento.

  2. In Altri calendari, verificare che la casella di controllo per il calendario di SharePoint sia selezionata.

  3. Se il calendario di SharePoint viene visualizzato affiancato al calendario di Outlook, fare clic su una cella nel calendario di SharePoint se questo non è già attivo.

    Il titolo del calendario attivo è più scuro dei titoli degli altri calendari.

  4. Nel menu Azioni fare clic sul tipo di evento che si desidera aggiungere, ad esempio Nuovo appuntamento o Nuova giornata intera.

    È possibile inoltre creare eventi ricorrenti, nonostante alcuni dei modelli di ricorrenza personalizzati non siano disponibili nei calendari di SharePoint.

  5. Immettere le informazioni sull'evento come si farebbe normalmente per Outlook.

  6. Fare clic su Salva e chiudi.

Suggerimento: È possibile trascinare gli elementi tra il calendario di SharePoint e il calendario personale di Outlook oppure è possibile copiarli e incollarli.

  1. Nel riquadro di spostamento in Calendario, sotto a Altri calendari selezionare il calendario che si desidera rimuovere.

  2. Fare clic con il pulsante destro del mouse sul calendario, quindi scegliere Elimina nome cartella calendario dal menu di scelta rapida.

  3. Quando viene richiesto di confermare l'eliminazione, fare clic su .

    Nota: Questa procedura eliminerà il calendario soltanto da Outlook e non dal sito di SharePoint.

I calendari di SharePoint possono essere impostati in modo che gli utenti possano aggiungere elementi del calendario inviando un messaggio di posta elettronica, se il sito e il calendario sono stati abilitati per la ricezione di contenuto tramite posta elettronica.

Quando si invia una convocazione a una riunione a un calendario su un sito SharePoint, è possibile utilizzarla come qualsiasi altro evento nel calendario su un sito SharePoint. I calendari sui siti SharePoint, tuttavia, non inviano automaticamente gli aggiornamenti ai partecipanti se si apportano delle modifiche. ad esempio, se si sposta il luogo di una riunione, è necessario notificare ai partecipanti del cambiamento.

Prima di inviare un messaggio di posta elettronica a un calendario, è necessario verificare se il calendario è configurato per la ricezione di posta elettronica e, in caso affermativo, ottenere l'indirizzo.

  1. Per ottenere l'indirizzo di posta elettronica del calendario, eseguire una o più delle operazioni seguenti:

    • Cercare l'indirizzo di posta elettronica nella Rubrica. Se la ricerca ha esito negativo, è possibile ottenere l'indirizzo dall'utente che ha configurato il calendario e quindi aggiungerlo all'elenco Contatti, in modo che sia possibile trovarlo facilmente.

    • Visualizzare la descrizione del calendario, al di sotto del titolo. Il proprietario del sito potrebbe aver aggiunto l'indirizzo di posta elettronica del calendario nella relativa descrizione.

    • Visualizzare le impostazioni di posta elettronica dell'elenco, se si dispone dell'autorizzazione necessaria:

      1. In un Web browser, aprire il calendario sul sito di SharePoint.
        Se non viene visualizzato il nome del calendario, fare clic su Visualizza tutto il contenuto del sito e quindi fare clic sul nome del calendario.

      2. Nel menu Impostazioni Settings menu , fare clic su Impostazioni elenco.
        Se il calendario è abilitato per ricevere posta elettronica, l'indirizzo viene visualizzato in Informazioni sull'elenco accanto a Indirizzo di posta elettronica.

    • Utilizzare l'indirizzo di posta elettronica del gruppo di SharePoint per inviare l'elemento del calendario, come ad esempio una convocazione a una riunione o un appuntamento, via posta elettronica. L'organizzazione potrebbe disporre di un elenco di posta elettronica specifico, denominato gruppo di SharePoint, che consente ai relativi membri di scambiarsi messaggi di posta elettronica. L'indirizzo del gruppo SharePoint può contenere l'indirizzo del calendario, pertanto quando si invia una convocazione ai membri del gruppo, gli elementi vengono aggiunti automaticamente al calendario di SharePoint.

  2. Per inviare l'elemento di un calendario, inviare una convocazione a una riunione o un appuntamento utilizzando normalmente Outlook.

    I calendari possono essere impostati anche per ricevere allegati nei messaggi di posta elettronica. Per includere un allegato all'elemento, è sufficiente allegare il file alla convocazione effettuando le normali operazioni.

  3. Nella casella A o Cc della convocazione alla riunione aggiungere l'indirizzo del calendario. Se il proprio gruppo di SharePoint include già il calendario, aggiungere in sostituzione l'indirizzo di posta elettronica del gruppo di SharePoint.

  4. Fare clic su Invia.

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