Visualizzare totali di colonna in un foglio dati

Microsoft Office Access 2007 include un nuovo strumento denominato riga Totale che consente di semplificare il processo di somma di una colonna di dati. È inoltre possibile utilizzare tale strumento per eseguire altri calcoli, ad esempio, medie, conteggi del numero di voci in una colonna, nonché l'individuazione del valore minimo e massimo in una colonna di dati.

La riga Totale consente di utilizzare in modo semplice e rapido un gruppo di funzioni di aggregazione, ovvero funzioni che calcolano i valori in un intervallo di dati. Nelle versioni precedenti di Access è possibile utilizzare tali funzioni nelle query oppure nel codice VBA (Visual Basic, Applications Edition). È ancora possibile utilizzare tali metodi, tuttavia la riga Totale rappresenta un modo rapido di utilizzare le funzioni. In questo articolo vengono fornite informazioni introduttive relative alle funzioni di aggregazione e viene illustrato come utilizzarle in una riga Totale.

Per saperne di più

Informazioni sulla funzione Somma e sulle altre funzioni di aggregazione

Sommare valori mediante la riga Totale

Per contare il numero di valori in una colonna

Altre informazioni sulle funzioni Deviazione standard e Varianza

Informazioni sulla funzione Somma e sulle altre funzioni di aggregazione

Le funzioni di aggregazione eseguono calcoli su una colonna di dati e restituiscono un unico risultato. Si utilizzano tali funzioni quando è necessario calcolare un singolo valore, ad esempio una somma o una media. Tenere presente che le funzioni di aggregazione possono essere utilizzate con colonne di dati. Sebbene ciò possa sembrare ovvio, quando si progetta e si utilizza un database si tende a concentrarsi sulle righe di dati e i singoli record, ovvero ci si accerta che gli utenti possano immettere i dati in un campo, spostare il cursore a destra o a sinistra per compilare il campo successivo e così via. È invece possibile utilizzare le funzioni di aggregazione per concentrarsi su gruppi di record nelle colonne. 

Se ad esempio si utilizza Access per memorizzare e tenere traccia di dati relativi alle vendite, è possibile utilizzare le funzioni di aggregazione per contare il numero di prodotti venduti in una colonna, calcolare gli importi totali delle vendite in un'altra e infine calcolare la quantità media di vendite per ogni prodotto in una terza.

Nella tabella seguente vengono elencate e descritte le funzioni di aggregazione disponibili nella riga Totale di Access. Tenere presente che Access include ulteriori funzioni di aggregazione, le quali devono tuttavia essere utilizzate nelle query. Se inoltre si utilizza un progetto di Access, ovvero un'applicazione front-end di Access connessa a un database di Microsoft SQL Server, è possibile utilizzare un numero maggiore di funzioni di aggregazione. Per ulteriori informazioni su queste funzioni aggiuntive, vedere la Guida in linea di SQL Server.

Funzione

Descrizione

Tipo di dati

Disponibile nella riga Totale

Media

Calcola il valore medio per una colonna. La colonna deve contenere dati di tipo Numerico, Valuta o Data/ora. La funzione ignora i valori Null.

Numerico, Decimale, Valuta, Data/ora

Conteggio

Calcola il numero di elementi in una colonna.

Tutti i tipi di dati, ad eccezione dei dati scalari ripetitivi complessi, ad esempio una colonna di elenchi multivalore. Per ulteriori informazioni sugli elenchi multivalore, vedere gli articoli Introduzione ai campi multivalore e Aggiungere o modificare un campo di ricerca che consente di memorizzare valori multipli.

Massimo

Restituisce la voce contenente il valore più elevato. Per i dati di tipo Testo, il valore massimo è rappresentato dall'ultimo valore alfabetico. Non viene fatta distinzione tra maiuscole e minuscole. La funzione ignora i valori Null.

Numerico, Decimale, Valuta, Data/ora

Minimo

Restituisce la voce con il valore più basso. Per i dati di tipo Testo, il valore minimo è rappresentato dal primo valore alfabetico. Non viene fatta distinzione tra maiuscole e minuscole. La funzione ignora i valori Null.

Numerico, Decimale, Valuta, Data/ora

Deviazione standard

Misura l'ampiezza della dispersione dei valori da un valore medio (media). Per altre informazioni, vedere Altre informazioni sulle funzioni Deviazione standard e Varianza più avanti in questo articolo.

Numerico, Decimale, Valuta

Somma

Aggiunge gli elementi in una colonna. Può essere utilizzata solo con dati di tipo Numerico e Valuta.

Numerico, Decimale, Valuta

Varianza

Misura la varianza statistica di tutti i valori inclusi nella colonna. È possibile utilizzare questa funzione solo su dati di tipo Numerico o Valuta. Se la tabella contiene meno di due righe, verrà restituito un valore Null. Per ulteriori informazioni, vedere Ulteriori informazioni sulle funzioni Deviazione standard e Varianza più avanti in questo articolo.

Numerico, Decimale, Valuta

Nella sezione seguente viene illustrato come utilizzare ogni funzione in una riga Totale.

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Sommare valori mediante la riga Totale

Se è necessario sommare i valori di una colonna di dati oppure utilizzare rapidamente un'altra funzione di aggregazione, è possibile aggiungere una riga Totale alla tabella, al set di risultati di una query o a una maschera divisa, ovvero una maschera contenente un foglio dati. Le righe Totale consentono un notevole risparmio di tempo poiché non è necessario aggiungere una funzione a una query oppure scrivere codice VBA.

È consigliabile ricordare le regole seguenti:

  • Le funzioni disponibili nella riga Totale dipendono dal tipo di dati impostato per la colonna. La funzione Conteggio è ad esempio l'unica che risulta disponibile per i campi il cui tipo di dati è impostato su Testo poiché non è possibile eseguire operazioni matematiche su dati di testo.

  • Il primo campo in una riga Totale contiene la parola Totale finché non si seleziona una funzione.

  • Non è possibile aggiungere una riga Totale a un report. È possibile usare le funzioni di aggregazione nei report, ma con altre tecniche. Per altre informazioni sulle funzioni di aggregazione e sulle espressioni nei report, vedere l'articolo Creare un report con raggruppamenti o di riepilogo.

  • È possibile aggiungere una riga Totale a tabelle o query aperte in visualizzazione Struttura, nonché a una maschera divisa in visualizzazione Maschera.

  • Per impostazione predefinita, le righe Totale vengono escluse dalle operazioni di filtro e ordinamento.

Nelle sezioni seguenti viene illustrato come utilizzare una riga Totale in un foglio dati e in una maschera divisa.

Per aggiungere una riga Totale

  1. Aprire una tabella o una query in visualizzazione Foglio dati oppure aprire una maschera divisa in visualizzazione Maschera. A tal fine, nel riquadro di spostamento fare clic con il pulsante destro del mouse sulla tabella, query o maschera e quindi scegliere visualizzazione Struttura o visualizzazione Maschera dal menu di scelta rapida.

  2. Nel gruppo Record della scheda Home fare clic su Totali.

    immagine della barra multifunzione di access

    Nel foglio dati o nella maschera divisa, sotto la riga contrassegnata dalla stella, verrà visualizzata una nuova riga Totale.

    Nuova riga Totale vuota

    Nota : Se si utilizza una maschera divisa creata in una versione precedente di Access e quindi convertita in un nuovo formato con estensione accdb, non verrà visualizzata una riga contrassegnata da una stella nel foglio dati. Tale differenza non ha alcun effetto sulla riga Totale.

  3. Nella riga Totale fare clic sul campo che si desidera sommare e quindi selezionare SOMMA dall'elenco.

    Selezione della funzione SOMMA per una riga Totale

    Per informazioni sulla funzione, vedere la sezione Informazioni sulla funzione Somma e sulle altre funzioni di aggregazione più indietro in questo articolo.

Per rimuovere una riga Totale

  • Nel gruppo Record della scheda Home fare clic su Totali.

    immagine della barra multifunzione di access

Nota : Non è possibile tagliare o eliminare una riga Totale ma è possibile copiarla e incollarla in un altro file, ad esempio in una cartella di lavoro di Microsoft Office Excel 2007 o un documento di Microsoft Office Word 2007. Le procedure seguenti illustrano come copiare una riga Totale.

Per copiare una riga Totale in un altro file

  1. Fare clic sul selettore di riga, ovvero la casella all'estrema destra o sinistra della riga Totale, per evidenziare l'intera riga.

    1. Nel gruppo Appunti della scheda Home fare clic su Copia.

    immagine della barra multifunzione di access

    Oppure

    Premere CTRL+C.

  2. Aprire il file di destinazione in cui si desidera incollare i dati.

  3. Selezionare l'ultima riga della tabella, del set di risultati di query o della maschera di destinazione.

  4. Nel gruppo Appunti della scheda Home fare clic su Incolla.

    immagine della barra multifunzione di access

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Per contare il numero di valori in una colonna

Per contare il numero di voci incluse in una colonna si utilizza la funzione Conteggio. La funzione Conteggio viene eseguita soltanto su un'unica colonna di dati e restituisce un singolo valore. La funzione può essere applicata a tutti i tipi di dati.

Contare le voci memorizzate in una colonna

  1. Aprire una tabella, un set di risultati di query o una maschera. È possibile utilizzare qualsiasi visualizzazione ad eccezione di Struttura.

  2. Nel gruppo Record della scheda Home fare clic su Totali.

    immagine della barra multifunzione di access

    Nel foglio dati, sotto la riga contrassegnata dalla stella, verrà visualizzata una nuova riga Totale.

  3. Nella riga Totale fare clic sul campo di cui si vuole eseguire il conteggio e quindi selezionare CONTEGGIO nell'elenco. Per informazioni sulla funzione, vedere la sezione Informazioni sulla funzione Somma e sulle altre funzioni di aggregazione più indietro in questo articolo.

    Nota : Il calcolo non verrà eseguito finché non si esegue il commit delle modifiche. A tale scopo, immettere un nuovo valore in un altro campo oppure premere F9 per eseguire nuovamente la query sui dati.

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Altre informazioni sulle funzioni Deviazione standard e Varianza

Le funzioni Deviazione standard e Varianza calcolano valori statistici. In particolare, i calcoli vengono eseguiti quando i valori sono raccolti intorno a un valore medio (la media) in una distribuzione standard (una curva a campana).

Si supponga ad esempio di raccogliere un insieme casuale di 10 attrezzi prodotti dalla stessa macchina e di misurarne la resistenza alla rottura, ovvero eseguire un processo di test della macchina e delle misure di controllo della qualità. Se si calcola il valore di resistenza alla rottura medio, è possibile osservare che la maggior parte degli attrezzi presenta una resistenza alla rottura vicina alla media, mentre alcuni presentano valori più elevati o più bassi. Se si calcola solo la media, tuttavia, il valore risultante non consentirà di evincere l'effettiva efficacia del processo di controllo della qualità, poiché pochi strumenti particolarmente resistenti o al contrario particolarmente vulnerabili possono deviare la media verso l'alto o verso il basso.

Le funzioni Varianza e Deviazione standard consentono di risolvere il problema indicando il livello di prossimità dei valori alla media. Per quanto concerne l'esempio relativo alla resistenza alla rottura, più piccoli sono i valori restituiti dalle funzioni migliore è il livello di qualità del processo di produzione, poiché pochi strumenti presentano una resistenza alla rottura superiore o inferiore alla media.

Ulteriori approfondimenti rispetto alla varianza e alla deviazione standard esulano dall'obiettivo di questo articolo. Per ulteriori informazioni è possibile visitare numerosi siti Web di argomento statistico. Ai fini dell'utilizzo delle funzioni Varianza e Deviazione standard tenere presenti le regole seguenti:

  • La funzione ignora i valori Null.

  • La funzione Varianza usa questa formula:
    Formula

  • La funzione Deviazione standard usa questa formula:
    Formula

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