Visualizzare l'informativa criteri di gestione delle informazioni per un documento

Si aprono e si modificano abitualmente documenti salvati nelle raccolte documenti sul sito del team. Quando si apre un documento, una cartella di lavoro o una presentazione, è possibile che nella barra messaggi nella parte superiore della finestra del documento vengano visualizzate informazioni sui criteri di gestione delle informazioni. Cosa significa?

Le organizzazioni possono definire e utilizzare i criteri di gestione delle informazioni nei siti di Microsoft Office SharePoint Server 2007 per assicurare la conformità con i processi aziendali in vigore nell'organizzazione o con le normative legali e governative in materia di gestione delle informazioni. Quando si apre un documento di Microsoft Office Word 2007, un foglio di lavoro di Microsoft Office Excel 2007 o una presentazione di Microsoft Office PowerPoint 2007 a cui è applicabile un criterio di gestione delle informazioni, nella barra messaggi viene indicata l'esistenza di un criterio ed è possibile visualizzare l'informativa criteri.

Importante : La visualizzazione di un'informativa criteri di gestione delle informazioni è possibile solo in Microsoft Office Professional Plus 2007, Microsoft Office Enterprise 2007, Microsoft Office Ultimate 2007 e nelle versioni autonome di Office Word 2007, Office Excel 2007 e Office PowerPoint 2007.

In questo articolo

L'informativa criteri di gestione delle informazioni richiede l'esecuzione di un'azione?

Visualizzare l'informativa criteri di gestione delle informazioni

L'informativa criteri di gestione delle informazioni richiede l'esecuzione di un'azione?

Office SharePoint Server 2007 consente agli amministratori di impostare criteri di gestione delle informazioni sugli elementi per controllare e monitorare le azioni intraprese in relazione a quegli elementi. In Office Word 2007, Office Excel 2007 o Office PowerPoint 2007 è possibile visualizzare la descrizione dei criteri di gestione delle informazioni e se questi criteri richiedono l'esecuzione di un azione, ad esempio inserire un codice a barre o un'etichetta in un documento, viene visualizzato un avviso.

Un criterio di gestione delle informazioni può contenere diverse caratteristiche dei criteri:

  • Scadenza    La caratteristica del criterio di scadenza consente alle organizzazioni di eliminare o rimuovere contenuto obsoleto dai siti in maniera coerente e rintracciabile.

  • Controllo    La caratteristica del criterio di controllo consente alle organizzazioni di analizzare la modalità di utilizzo dei sistemi di gestione del contenuto mediante la registrazione di eventi e operazioni eseguiti su documenti e voci di elenco.

  • Codici a barre    La caratteristica del criterio codici a barre consente alle organizzazioni di tenere traccia delle copie fisiche dei documenti o delle voci di elenco stampate da un sito.

  • Etichette    La caratteristica del criterio etichette consente alle organizzazioni di tenere traccia delle copie fisiche dei documenti o delle voci di elenco stampate da un sito.

  • Caratteristiche dei criteri personalizzate progettate e distribuite dall'organizzazione.

In genere un'organizzazione crea un'informativa criteri per spiegare quali caratteristiche dei criteri applicare al contenuto o quale particolare gestione è richiesta per il contenuto.

Le caratteristiche dei criteri codici a barre ed etichette possono richiedere una risposta da parte dell'utente. Se il criterio di gestione delle informazioni per un documento richiede un codice a barre o un'etichetta e si tenta di salvare o stampare il documento senza l'elemento richiesto, potrebbe venire richiesto di inserire il codice a barre o l'etichetta. Per ulteriori informazioni su codici a barre ed etichette, fare clic sui collegamenti disponibili nella sezione Vedere anche.

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Visualizzare l'informativa criteri di gestione delle informazioni

Quando si apre un documento di Office Word 2007, un foglio di lavoro di Office Excel 2007 o una presentazione di Office PowerPoint 2007 soggetta all'applicazione di criteri di gestione delle informazioni, viene visualizzata la barra messaggi con un pulsante che consente di visualizzare l'informativa criteri. Non è possibile eseguire alcuna azione in relazione ai criteri di gestione delle informazioni da questa finestra di dialogo, ma solo visualizzare l'informativa criteri.

Nota : È possibile creare un solo criterio di gestione delle informazioni per ogni tipo di contenuto e una raccolta documenti può contenere più tipi di contenuto, quindi diversi elementi nella stessa raccolta documenti potrebbero essere soggetti all'applicazione di criteri di gestione delle informazioni diversi.

  1. Se la raccolta non è già aperta, fare clic sul relativo nome sulla barra di avvio veloce.

    Se il nome della raccolta non viene visualizzato sulla barra di avvio veloce, fare clic su Visualizza tutto il contenuto del sito, quindi sul nome della raccolta.

  2. Fare clic sul nome del documento, del foglio di lavoro o della presentazione che si desidera aprire. Il file viene aperto in Office Word 2007, Office Excel 2007 o Office PowerPoint 2007.

    Nota : Non è necessario estrarre il file.

  3. Per visualizzare i criteri, effettuare una delle seguenti operazioni:

    • Nella barra messaggi nella parte superiore della finestra del documento fare clic su Dettagli.

      Informativa criteri di gestione delle informazioni visualizzata nella barra messaggi

      Suggerimento : Per chiudere la barra messaggi, fare clic su Chiudi barra messaggi nell'angolo superiore destro della barra. Per visualizzare di nuovo la barra messaggi, nel gruppo Mostra/Nascondi della scheda Visualizza selezionare la casella di controllo Barra messaggi.

    • Nella barra di stato nella parte inferiore della finestra del documento fare clic sul pulsante A questo documento è associato un criterio Indicatore sulla barra di stato .

      Se si chiude la barra messaggi, è comunque possibile visualizzare l'informativa criteri di gestione delle informazioni facendo clic sull'indicatore sulla barra di stato, che viene visualizzato solo quando a un documento è applicato un criterio di gestione delle informazioni.

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