Video: Spostare dati da Excel ad Access

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Se l'elenco di contatti o l'inventario salvato in Excel sta diventando difficile da gestire, è consigliabile spostarlo in Access che offre strumenti migliori per la gestione di grandi quantità di dati. In questo video viene illustrata la procedura per eseguire una semplice operazione di importazione in Access.

Nota :  Il video non include informazioni su come importare dati nei database Web. Per ulteriori informazioni sui database Web, vedere l'articolo Generare un database da condividere sul Web.

Contenuto del video

Preparare i dati in Excel

Importante :  Se per eseguire le istruzioni seguenti è necessario apportare modifiche al foglio di lavoro, creare una copia di backup della cartella o del foglio di lavoro prima di procedere.

  • Se i dati del foglio di lavoro di Excel sono separati da righe o colonne vuote, consolidarlo in un unico elenco, per quanto possibile. Possono essere presenti celle vuote ma è consigliabile evitare di utilizzare righe o colonne completamente vuote nei dati che si desidera spostare.

  • Organizzare il foglio di lavoro in modo che ogni colonna contenga lo stesso tipo di dati, ad esempio tutti numerici o tutti testuali. Se in una colonna sono presenti più tipi di dati, inserirne almeno uno di ogni tipo nelle prime otto righe. In questo modo, Access potrà decidere quale tipo di dati utilizzare per quella colonna e sarà possibile evitare che si verifichino errori di importazione.

  • Access utilizza il nome della scheda del foglio di lavoro come nome di tabella. Ad esempio, se il nome del foglio di lavoro è Foglio1, la tabella importata in Access verrà anch'essa denominata Foglio1. Se si desidera assegnare un nome più significativo alla tabella prima di spostare i dati, rinominare il foglio di lavoro nel modo seguente:

    • Fare doppio clic sulla scheda del foglio di lavoro nella parte inferiore della cartella di lavoro, digitare il nome desiderato e quindi premere INVIO.

Spostare i dati in Access

  1. In Excel selezionare i dati che si desidera spostare in Access, incluse le intestazioni di colonna eventualmente presenti.

  2. Fare clic con il pulsante destro del mouse sui dati selezionati e quindi scegliere Copia.

  3. In Access aprire un database esistente o crearne uno nuovo.

    Se si crea un nuovo database, verrà visualizzata una tabella vuota. Chiuderla senza salvarla.

  4. Se il riquadro di spostamento non è visualizzato, premere F11 per aprirlo.

  5. Fare clic con il pulsante destro del mouse in un punto qualsiasi del riquadro di spostamento e quindi scegliere Incolla.

    Verrà visualizzata una finestra di dialogo in cui viene richiesto se i dati contengono intestazioni di colonna.

  6. Se i dati copiati includono intestazioni di colonna, fare clic su . In caso contrario, fare clic su No.

    Se il processo viene completato correttamente, verrà visualizzato un messaggio che informa che l'oggetto è stato importato correttamente.

  7. Fare clic su OK per continuare.

La nuova tabella verrà visualizzata nel riquadro di spostamento. Fare doppio clic sulla nuova tabella per verificare che i dati siano stati importati correttamente.

Correggere gli errori di importazione

Se si verificano problemi durante l'operazione di importazione, viene creata una tabella ErroriImportazione contenente descrizioni degli errori. Per visualizzare gli errori, fare doppio clic sulla tabella ErroriImportazione. Se vengono rilevati molti errori, è consigliabile eliminare la tabella importata, correggere gli errori nel foglio di lavoro di Excel e quindi provare a rieseguire la procedura di copia e incolla. Se invece vengono rilevati pochi errori, è consigliabile correggerli manualmente in Access. Dopo avere corretto tutti gli errori, è possibile eliminare la tabella ErroriImportazione.

Impostare tipi di dati nei campi

Se non è possibile immettere i tipi di dati desiderati nella tabella di Access, potrebbe essere necessario modificare i tipi di dati dei campi.

Per determinare il tipo di dati di un campo, selezionare un valore nel campo e quindi nel gruppo Formattazione della scheda Campi controllare la casella Tipo di dati. Se il tipo di dati è Numerico, non sarà possibile immettere lettere nel campo, ad esempio 166a.

Modificare il tipo di dati di un campo

Avviso :  In alcuni casi la modifica del tipo di dati di un campo può causare la perdita di dati. Prima di modificare il tipo di dati di un campo, è quindi consigliabile creare una copia di backup del file con estensione accdb oppure della tabella stessa.

  1. Fare clic nella cella che si desidera modificare.

  2. Nel gruppo Formattazione della scheda Campi selezionare un nuovo tipo di dati nell'elenco Tipo di dati.

    Verrà visualizzato un messaggio di avviso.

  3. Se si dispone di una copia di backup dei dati e si è sicuri di voler continuare, fare clic su .

  4. Salvare la tabella.

Aggiungere una chiave primaria

Per evitare la presenza di record duplicati e semplificare la creazione di relazioni tra tabelle, è consigliabile aggiungere un campo chiave primaria alla nuova tabella. A tale scopo, eseguire la procedura seguente.

  1. Nel riquadro di spostamento fare clic con il pulsante destro del mouse sulla tabella, quindi fare clic su Visualizzazione Struttura.

  2. Nella prima cella vuota della colonna Nome campo digitare "ID".

  3. Nella colonna Tipo dati selezionare Numerazione automatica.

  1. Con la nuova riga ID ancora selezionata, nel gruppo Strumenti della scheda Progettazione fare clic su Chiave primaria.

  2. Salvare e chiudere la tabella.

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