Gestire i dati con le query

Introduzione alle query

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Usa le query per rispondere a domande aziendali o di altro tipo basate sui dati e per eseguire rapidamente e in tutta semplicità aggiornamenti in blocco o eliminare informazioni dal database.

Che cosa sono le query?

In Access le query sono simili a domande che puoi porre per trovare informazioni correlate, anche specifiche, nel database.

Nelle query i dati che usi provengono a volte solo da una tabella, altre volte da più di una. Ad esempio, potresti voler trovare solo il numero di telefono di un contatto, per cui puoi eseguire una query semplice di un campo di numero di telefono per una persona specifica in una tabella di contatti. Oppure potresti combinare dati da più di una tabella, come le informazioni sui clienti e quelle sugli ordini, per individuare quali articoli ha ordinato un cliente.

In Access una query è un oggetto di database in cui non sono archiviati dati. Al contrario, una query visualizza i dati archiviati in tabelle e te li rende disponibili per l'uso. Una query può mostrare dati da una o più tabelle, da altre query o da una combinazione di entrambi. Ad esempio:

  • Visualizzare dati con una query di selezione. Puoi trovare e visualizzare informazioni da una o più tabelle specificando i criteri che i dati devono soddisfare e indicando in modo dettagliato i valori da visualizzare. Ad esempio, puoi chiedere di visualizzare tutti i prodotti creati da Tailspin Toys.

  • Immettere criteri e cercare all'istante. Puoi creare query riutilizzabili che ti chiedono sempre di specificare i criteri di ricerca. Ad esempio, puoi creare una query che chiede all'utente il nome del fornitore da cercare e quindi visualizza tutti i prodotti acquistati dal fornitore.

  • Aggiornare o aggiungere dati in base a una query. Puoi eseguire una query sui dati e quindi usare i risultati per immettere o aggiornare automaticamente informazioni. Ad esempio, se Tailspin Toys ha aggiunto "TT" all'inizio dei nomi di tutti i suoi prodotti, puoi cercare tutti i prodotti della società e quindi aggiornarne i nomi in modo che ogni voce inizi con "TT", il tutto con una query di aggiornamento.

  • Eliminare dati in base a una query. Puoi trovare informazioni o record e quindi eliminarli. Ad esempio, se Tailspin Toys ha cessato l'attività e i prodotti della società non sono più disponibili per la vendita, puoi trovare tutti i prodotti ed eliminarli automaticamente dalle tabelle pertinenti.

Usa la Creazione guidata query per creare una query di selezione per la visualizzazione di informazioni in visualizzazione Foglio dati.

Nota : Alcuni elementi di progettazione non sono disponibili quando usi la procedura guidata. Se necessario, puoi modificare la query in visualizzazione Struttura dopo averla creata.

Nota :  Prima di creare una query, assicurati di aver stabilito le relazioni tra le tabelle nel database, perché queste vengono usate per l'esecuzione della query sui dati. Per altre informazioni, vedi Introduzione alle relazioni tra tabelle e i moduli correlati in questa sessione di formazione.

Creare una query
  1. Seleziona Crea > Creazione guidata query.

  2. Seleziona Creazione guidata Query semplice e quindi OK.

  3. Seleziona la tabella o la query che contiene il campo e quindi aggiungi il campo all'elenco Campi selezionati. Al termine, seleziona Avanti.

    Aggiungi tutti i campi che vuoi da qualsiasi numero di tabelle.

    Se hai aggiunto un campo numerico

    Se hai aggiunto campi numerici, la procedura guidata ti chiede se vuoi che la query restituisca dettagli o dati di riepilogo. Esegui una delle operazioni seguenti:

    • Se vuoi visualizzare singoli record, seleziona Dettagli e quindi Avanti. Continua con il passaggio 4.

    • Se vuoi visualizzare dati numerici di riepilogo, come le medie, seleziona Riepilogo e quindi Opzioni di riepilogo. Specifica i campi di cui vuoi ottenere un riepilogo e la modalità di riepilogo dei dati. Sono elencati solo campi numerici. Per ogni campo numerico, seleziona una funzione:

      • SommaLa query restituisce la somma di tutti i valori del campo.

      • MediaLa query restituisce la media dei valori del campo.

      • MinLa query restituisce il valore più piccolo del campo.

      • MaxLa query restituisce il valore più grande del campo.

    • Se vuoi che i risultati della query includano un conteggio dei record in un'origine dati, seleziona Conta record in nome tabella per la tabella.

      Se hai aggiunto un campo Data/ora

      La Creazione guidata query ti chiede come vuoi raggruppare i valori di data. Supponi di aver aggiunto alla query un campo numerico, ad esempio di prezzo, e un campo Data/ora, ad esempio per le date e ore delle transazioni, e di aver quindi specificato nella finestra di dialogo Opzioni di riepilogo di voler visualizzare il valore medio del campo di prezzo. Poiché hai incluso un campo Data/ora, puoi calcolare i valori di riepilogo per ogni valore di data e ora univoco, per ogni giorno, mese, trimestre o anno.

      Seleziona il periodo di tempo che vuoi usare per raggruppare i valori di data e ora e quindi fai clic su Avanti.

      Nota : In visualizzazione Struttura puoi trovare altre opzioni per raggruppare i valori di data e ora.

  4. Assegna un titolo alla query.

  5. Specifica se vuoi aprire la query (in visualizzazione Foglio dati) o modificare la query (in visualizzazione Struttura). Quindi, seleziona Fine.

Altre informazioni

Creare ed eseguire una query di aggiornamento

Formazione su Excel

Formazione su Outlook

Quando il database di Access ha tabelle e relazioni, puoi progettare e creare alcune query, che sono componenti essenziali di qualsiasi database.

Questo video descrive il processo di base per la creazione e l'esecuzione di una query, offre un'introduzione a diversi tipi di query e mostra come creare una query nella Creazione guidata query e come modificarne una in Progettazione query.

Le query sono letteralmente domande che puoi porre riguardo ai tuoi dati. In effetti, un buon punto di partenza è fare davvero la domanda a cui vuoi una risposta.

Ad esempio, "Quanti ordini ha effettuato TailSpin Toys il mese scorso?"

Le parole usate nella domanda ti indirizzano alla tabella Ordini, in cui devi selezionare i campi che vuoi visualizzare, creare la query e quindi eseguirla.

Questo è il flusso di base della maggior parte delle query. Poni la domanda e quindi selezioni un'origine dati, ovvero le tabelle o anche i risultati di altre query che contengono i dati, che risponde alla domanda.

Selezioni i campi che vuoi visualizzare nel risultato, chiamati anche "set di dati", e aggiungi i criteri.

In questo esempio i criteri filtrano i risultati per TailSpin Toys per il mese di maggio.

Puoi usare le query per trovare molto più di semplici risposte alle tue domande. Le query nei database sono l'equivalente di un coltellino o pinza multiuso nella vita reale, ovvero un pratico strumento per fare moltissime cose.

Ad esempio, le query possono fornire dati per moduli e report o aiutarti anche ad apportare modifiche in blocco ai dati.

Ora puoi creare diversi tipi di query in qualsiasi database. Diamo un'occhiata selezionando Crea e quindi Progettazione query.

Per ora possiamo chiudere la finestra di dialogo Mostra tabella.

Questi sono i tipi di query che puoi creare.

Una query di selezione è quella più comune. È il tipo che ti permette di ottenere le risposte dai dati.

Usa una query di creazione tabella per selezionare i record da una tabella esistente e salvarli come nuova tabella. Questo può essere utile, ad esempio, se importi un file di Excel di grandi dimensioni e vuoi suddividere i dati in tabelle separate.

Esegui le prossime tre query sui dati esistenti.

Le query di accodamento aggiungono dati a tabelle esistenti,...

le query di aggiornamento modificano dati esistenti...

e le query di eliminazione rimuovono dati.

Usa una query a campi incrociati quando devi visualizzare dati di riepilogo come medie o somme.

Ad esempio, se vuoi determinare le vendite per area geografica, usa una query a campi incrociati.

Ecco l'aspetto di una query a campi incrociati in Progettazione query.

I risultati sono simili a questi. Come puoi vedere, questa restituisce i dati delle vendite per trimestre.

Usa una query di unione per combinare più query di selezione in un unico risultato. Scegli questa opzione quando devi visualizzare i dati da origini non correlate.

Usa una query pass-through per connetterti a un database di grandi dimensioni come Microsoft SQL Server ed elaborare query nel database.

Quando fai così, Access diventa il front-end, essenzialmente un set di strumenti che ti aiutano a eseguire il database più grande.

Infine, usa una query di definizione dati per creare o modificare tabelle e indici. In realtà, Access ti offre talmente tanti modi per creare tabelle e modificare gli indici che probabilmente non dovrai mai usare questo tipo di query.

Creiamo ora una query di selezione, il tipo di query che userai più spesso.

Per crearla, selezioniamo la scheda Crea e quindi Creazione guidata query.

Se non hai esperienza con le query, questo è un ottimo punto di partenza.

Seleziona Creazione guidata Query semplice e quindi OK.

Seleziona la tabella Numeri di telefono e quindi i campi Cliente e Numero di telefono.

Seleziona Avanti.

Puoi modificare il titolo della query se ne vuoi uno più descrittivo.

Specifica che vuoi visualizzare i risultati…

…e quindi fai clic su Fine.

Ecco il risultato.

A questo punto potresti avere un paio di domande, come "Che tipo di query ho appena creato?"…

Oppure "Come sappiamo se si tratta di un numero di telefono o di un fax?"

Puoi rispondere a queste domande aggiungendo altri dati alla query.

Per modificare la query, apriamo Progettazione query. Seleziona Home, Visualizza e quindi Visualizzazione Struttura.

Progettazione query mostra l'origine dati, in questo caso un tabella, ma può essere anche una query. Puoi vedere anche il campo richiamato nella query.

La barra multifunzione indica il TIPO di query, e in questo caso puoi notare che si tratta di una query di selezione.

Per aggiungere il campo Tipo e semplificare l'uso dei numeri di telefono, ti basta trascinarlo.

Per visualizzare i risultati, nella scheda Struttura seleziona Esegui.

Anche se la Creazione guidata query è rapida e semplice, qui non puoi eseguire tutte le operazioni. Ad esempio, con la Creazione guidata query non puoi aggiungere formule.

Quindi, se vuoi maggiore flessibilità e apportare tutte le modifiche necessarie, usa Progettazione query.

A questo punto hai appreso le nozioni di base per creare ed eseguire una query usando la Creazione guidata query e Progettazione query. L'uso di query ti aiuta ad analizzare i dati e a ottenere tutte le risposte necessarie.

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