Introduzione ad Access

Informazioni sugli oggetti di database

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Access offre sei oggetti di database che, se combinati, ti aiutano a sfruttare tutto il potenziale dei dati. Qui trovi informazioni sul ruolo di ogni oggetto.

Tabelle

Access organizza le informazioni in tabelle, ovvero elenchi di righe e colonne che ricordano gli antichi fogli di calcolo o registri contabili. Poiché ogni tabella archivia informazioni su un argomento specifico, la maggior parte dei database include più di una tabella.

Parti delle tabelle Prodotti, Clienti e Ordini

Ogni riga della tabella è chiamata record e ogni colonna è chiamata campo. Un record contiene tutte le informazioni specifiche per un'entità particolare, ad esempio un cliente o un ordine. Un campo è un singolo elemento di informazioni sull'entità. Nella tabella Prodotti, ad esempio, ogni riga o record contiene informazioni su un prodotto. Ogni colonna o campo contiene un tipo di informazioni sul prodotto, ad esempio il nome o il prezzo. Se non hai familiarità con questi elementi, vedi le informazioni di base sui database.

Query

In un database ben progettato i dati che vuoi presentare tramite una maschera o un report si trovano in genere in più tabelle. Puoi usare una query per estrarre le informazioni da tabelle diverse e assemblarle per visualizzarle in una maschera o in un report.

Una query può essere una richiesta di risultati dei dati dal database, può essere usata per eseguire un'azione sui dati oppure può svolgere entrambe queste funzioni. Usa le query per ottenere risposte a semplici domande, eseguire calcoli con i dati, combinare dati da tabelle diverse e aggiungere, modificare o eliminare dati in un database.

Esistono diversi tipi di query, ma i due di base sono questi:

Principali tipi di query

Uso

Selezione

Recuperare dati da una tabella o effettuare calcoli.

Comando

Aggiungere, modificare o eliminare dati. Per ogni attività esiste un tipo specifico di query di comando. Le query di comando non sono disponibili nelle app Web di Access.

Maschere

Le maschere sono come gli espositori nei negozi, perché permettono di visualizzare o ottenere gli elementi desiderati più facilmente. Simili ai moduli cartacei, le maschere di Access sono oggetti che permettono a te o ad altri utenti di aggiungere, modificare o visualizzare i dati archiviati nel database desktop di Access. È importante progettare una maschera tenendo presente il modo in cui verrà usata. Ad esempio, se è destinata a più utenti, una maschera ben progettata aiuta a rendere l'immissione dei dati accurata, rapida ed efficiente.

Report

I report sono un semplice strumento per visualizzare, formattare e riepilogare le informazioni del database di Access. Ad esempio, puoi creare un semplice report di numeri di telefono per tutti i contatti o un report di riepilogo del totale delle vendite in aree e periodi di tempo diversi.

I report sono utili quando vuoi presentare le informazioni nel database per:

  • Visualizzare o distribuire un riepilogo dei dati.

  • Archiviare istantanee dei dati.

  • Fornire dettagli su singoli record.

  • Creare etichette.

Macro

Una macro è uno strumento che ti permette di automatizzare le attività e aggiungere funzionalità a maschere, report e controlli. Ad esempio, se aggiungi un pulsante di comando e associ l'evento OnClick del pulsante a una macro, questa eseguirà un comando ogni volta che qualcuno fa clic sul pulsante.

Access offre un ambiente di progettazione che semplifica la creazione di macro. Essenzialmente, puoi usare un linguaggio di programmazione semplificato per creare un elenco di azioni da eseguire. Alcune azioni richiedono informazioni aggiuntive, ad esempio il campo in cui visualizzare le informazioni di completamento. L'ambiente di progettazione semplifica la creazione di macro, perché è sufficiente selezionare l'opzione desiderata in elenchi di azioni e immettere le informazioni.

Le macro vengono usate per automatizzare una serie di azioni, apportare modifiche ai dati in un database e altro ancora. Attraverso la visualizzazione Struttura le macro offrono un subset di comandi disponibili in Visual Basic, Applications Edition (VBA). Anche se la maggior parte degli utenti trova più semplice creare una macro per aggiungere funzionalità a maschere, report e controlli che non scrivere codice VBA, puoi sempre convertire le macro in VBA dalla visualizzazione Struttura.

Supponi di voler aprire un report direttamente da una delle maschere per l'immissione di dati. Aggiungi un pulsante alla maschera e quindi crea una macro per l'apertura del report. La macro può essere una macro autonoma (oggetto separato nel database), che viene quindi associata all'evento OnClick del pulsante, oppure può essere incorporata direttamente nell'evento OnClick del pulsante stesso. In entrambi i modi, quando fai clic sul pulsante, la macro viene eseguita e apre il report.

Moduli

I moduli sono codice VBA che puoi scrivere per automatizzare attività nell'applicazione ed eseguire funzioni di livello superiore. Per scrivere moduli devi usare il linguaggio di programmazione VBA. Un modulo è una raccolta di dichiarazioni, istruzioni e procedure archiviate insieme come unità.

I dati non sono molto interessanti: se non li elabori possono non aver alcun significato. Con Access, puoi strutturare e modellare i dati fornendo il contesto che rende i dati non solo utili, ma anche indispensabili. Incorporando alcuni dei sei componenti, o OGGETTI, di Access nel database, puoi semplificare l'immissione, la ricerca, la visualizzazione e, nel complesso, la gestione dei dati.

Ecco i sei oggetti di Access che puoi usare per lavorare con i dati.

Le TABELLE consentono di archiviare i dati e sono la colonna portante del database. Il CAMPO è la più piccola unità di dati in un database, e i campi sono organizzati in colonne nella tabella. Una RACCOLTA di campi forma un RECORD e i record sono organizzati in righe nella tabella. In questo modo, i record e i campi di dati sono organizzati ordinatamente sotto forma di tabella.

Le QUERY sono domande che puoi porre riguardo ai tuoi dati. Ad esempio, "Quali sono state le vendite del quarto trimestre?" Le query consentono anche di filtrare i dati ed eseguire operazioni matematiche, ad esempio calcolare somme o sconti. I risultati sono organizzati in una tabella. A seconda del tipo di query, è possibile aggiungere o modificare i dati.

Le MASCHERE conferiscono al database un aspetto organizzato. Possono aiutarti a immettere rapidamente i dati e forniscono pulsanti per lo spostamento nel database.

I REPORT sono uno strumento per organizzare, filtrare o visualizzare i dati per ottimizzarne la presentazione o l'analisi. Se ti serve un diagramma o un grafico per rappresentare i dati, puoi aggiungerne uno a un report.

Le MACRO automatizzano il database e consentono l'esecuzione di operazioni specifiche quando viene selezionato un pulsante. Puoi anche creare macro per svolgere automaticamente attività ripetitive.

Anche i MODULI aiutano ad automatizzare il database, in modo più ampio rispetto alle macro. Puoi eseguire attività potenti scrivendo codice nei moduli con Visual Basic, Applications Edition. Con i moduli, essenzialmente, crei un componente aggiuntivo personalizzato per il database.

Ora che hai visto quali sono i sei oggetti di database, torniamo al nostro esempio e analizziamo le VISUALIZZAZIONI. Quello che vedi qui è un oggetto tabella nella visualizzazione FOGLIO DATI. Tieni presente che all'oggetto di database su cui lavori è sempre applicata una visualizzazione di qualche tipo, che può essere una visualizzazione per CREARE l'oggetto o una visualizzazione per USARE tale oggetto.

Ecco un altro esempio. QUESTA tabella è ora aperta in visualizzazione Foglio dati. Puoi usare questa scheda per passare facilmente alla visualizzazione Struttura e vedere le numerose opzioni per la creazione e la modifica della tabella.

Questa maschera è aperta in visualizzazione MASCHERA, che puoi usare per aggiungere rapidamente i dati nella tabella sottostante. Puoi aprire la maschera in visualizzazione LAYOUT per aggiungere controlli o modificare la maschera stessa. Qui è dove crei inizialmente la maschera.

Lo stesso vale per le query. Puoi configurare una query in visualizzazione Struttura. Quando poi esegui la query, i risultati vengono aperti in visualizzazione Foglio dati. Puoi anche aprire una query in visualizzazione SQL e modificare il codice, se necessario.

Alcune visualizzazioni consentono di eseguire entrambe le attività. Ad esempio, puoi aggiungere dati a questa tabella, come previsto. Ma puoi anche modificare la struttura aggiungendo campi.

Ora conosci quindi i sei tipi di oggetti di database di Access e le visualizzazioni che ti permettono di lavorare con tali oggetti. Quando pianifichi il database, pensa a come vuoi usare i dati. Le modalità d'uso finali dei dati ti aiuteranno a determinare gli oggetti di Access con cui potrai realizzare meglio i tuoi obiettivi.

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