Collaborare con il contenuto del team usando SharePoint Online (eliminazione)

Creare una raccolta di documenti riservati

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Puoi aggiungere raccolte documenti per scopi speciali, ad esempio per rafforzare la protezione dei documenti riservati. Information Rights Management (IRM) ha la funzione di impedire che i file vengano distribuiti senza autorizzazione dopo il download. Per una maggiore protezione, basta impostare avvisi su una raccolta per vedere e registrare gli accessi.

Nota : Per usare IRM, è necessario che l'amministratore di Office 365 lo abiliti. Per altre informazioni, vedi Configurare Information Rights Management (IRM) nell'interfaccia di amministrazione di SharePoint.

Nota : Devi essere membro del gruppo Designer o avere le autorizzazioni di collaboratore per modificare un sito del team. Un modo sicuro per esercitarsi a modificare un sito del team consiste nel creare e usare un sito secondario nel sito del team. Per altre informazioni, vedi Creare un sito secondario nel sito esistente.

Creare una raccolta documenti per documenti riservati
  1. Accedi a Office 365 con il tuo account aziendale o dell'istituto di istruzione e passa al sito del team (nell'icona di avvio delle app Pulsante Icona di avvio delle app fai clic su Siti e quindi individua il sito del team).

  2. Fai clic su Impostazioni sito Icona impostazioni > Aggiungi un'app.

  3. Nella pagina App dell'utente scegli Raccolta documenti.

  4. Immetti un nome per la nuova raccolta documenti, come Documenti riservati, quindi scegli Crea.

    La nuova raccolta documenti viene visualizzata in Avvio veloce (i collegamenti di spostamento nella parte superiore o sul lato della pagina), in Recenti.

  5. Per impostare IRM sulla raccolta, esegui le operazioni seguenti:

    1. Nella raccolta fai clic su Raccolta > Impostazioni raccolta, quindi nella pagina Impostazioni fai clic su Information Rights Management.

    2. Fai clic su Limita autorizzazioni per la libreria durante il download.

    3. Nella casella Creare un titolo per i criteri di autorizzazione immetti un nome, ad esempio Informazioni aziendali riservate.

    4. Nella casella Aggiungere una descrizione dei criteri di autorizzazione immetti una descrizione, ad esempio Solo per uso interno. Non divulgare a terzi.

    Impostazioni IRM
  6. Fai clic su OK.

Impostare un avviso sulla raccolta
  1. Accedi a Office 365 con il tuo account aziendale o dell'istituto di istruzione e passa al sito del team (nell'icona di avvio delle app Pulsante Icona di avvio delle app fai clic su Siti e quindi individua il sito del team).

  2. Nella raccolta fai clic su Raccolta > Invia avviso > Imposta avviso per questa raccolta, accetta tutte le impostazioni predefinite e fai cli su OK.

    Impostazioni degli avvisi sulle raccolte
Impostare opzioni avanzate per gli avvisi sulle raccolte (credito aggiuntivo)
  1. Fai clic su Raccolta > Invia avviso > Imposta avviso per questa raccolta.

  2. In Titolo avviso immetti Raccolta documenti riservati.

  3. In Destinazione avvisi aggiungi uno o due utenti del team che vuoi siano avvisati.

  4. In Invia un avviso nei seguenti casi fai clic su Un altro utente modifica un documento.

  5. In Frequenza di invio avvisi seleziona Invia riepilogo giornaliero.

Altre informazioni

Applicare Information Rights Management a un elenco o a una raccolta

Creare un avviso o sottoscrivere un feed RSS

Il mio responsabile mi ha chiesto con urgenza di rafforzare la protezione dei documenti aziendali riservati.

Information Rights Management, o IRM, ha la funzione di impedire che i file vengano distribuiti senza autorizzazione dopo il download.

Prima di tutto, creo una nuova raccolta. Faccio clic sull'icona Impostazioni, quindi su Aggiungi un'app.

Scelgo Raccolta documenti, immetto il nome, Documenti riservati, quindi faccio clic su Crea.

Come vedi, la mia nuova raccolta appare ora in Avvio veloce, in Recenti.

Faccio clic su Documenti riservati per aprire la raccolta.

Seleziono la scheda Raccolta, quindi Impostazioni raccolta.

Nella pagina Impostazioni faccio clic su Information Rights Management.

Seleziono l'opzione Limita le autorizzazioni per questa raccolta in caso di download.

In Creare un titolo per i criteri di autorizzazione immetto "Informazioni aziendali riservate".

In Aggiungere una descrizione dei criteri di autorizzazione digito "Solo per uso interno. Non divulgare a terzi". Poi faccio clic su OK.

Un'ultima cosa. Se imposto un avviso su questa raccolta, riceverò una notifica ogni volta che qualcuno accede a questi documenti.

Sulla barra di avvio veloce faccio clic su Documenti riservati.

Seleziono la scheda Raccolta, faccio clic su Invia avviso e scelgo Imposta avviso per questa raccolta.

Accetto le impostazioni predefinite, poi faccio clic su OK.

Ora qualsiasi documento caricato in questa raccolta sarà protetto.

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