Aggiungere tabelle

Creare tabelle e impostare i tipi di dati

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Le tabelle sono la colonna portante del database perché archiviano i dati. Ogni tabella contiene informazioni su un argomento specifico. Ad esempio, una tabella fornitore potrebbe archiviare nomi, indirizzi di posta elettronica e numeri di telefono dei fornitori.

Nota : Prima di compilare le tabelle, è comunque utile comprendere gli oggetti di database di Access.

Quando apri un nuovo database vuoto, Access crea automaticamente una tabella vuota. Per personalizzare la tabella, inizia a definire i campi e aggiungere i dati.

Rinominare una tabella in un database desktop

Tabella1 è il nome predefinito della prima tabella in un nuovo database desktop. È consigliabile assegnare alla tabella un nome più significativo.

  1. Sulla barra di accesso rapido seleziona Salva Salva .

  2. Nella casella Nome tabella immetti un nome descrittivo.

Aggiungere una tabella in un database desktop

Aggiungi altre tabelle a un database, se necessario, anche se hai iniziato con un modello.

  1. Nella scheda Crea seleziona Tabella.
    Access aggiunge una nuova tabella con il nome di tabella <#>, dove <#> è il successivo numero sequenziale inutilizzato.

  2. Rinomina la tabella usando la procedura descritta in Rinominare una tabella in un database desktop, più indietro in questo modulo.

Salvare una tabella

Prima di chiudere il database, per evitare di perdere il lavoro svolto e i dati immessi, assicurati di salvare la tabella. Quando provi a chiudere il database, se non hai salvato il lavoro in una tabella, Access chiede di salvarlo. In alternativa, in qualsiasi momento, seleziona Salva .

Aggiungere un campo tramite l'immissione di dati

  1. In visualizzazione Foglio dati immetti i dati nella colonna Fare clic per aggiungere del foglio dati.
    Access crea un nuovo campo.

    Parte di schermata del campo ID della tabella Fornitori

  2. Nell'intestazione di colonna, digita un nuovo nome per il campo.

    Parte di schermata della tabella Fornitori che mostra due righe con l'ID

Modificare il tipo di dati di un campo

Quando aggiungi un campo digitando dati al suo interno, Access imposta il tipo di dati del campo in base al relativo contenuto. Visualizza il tipo di dati nella scheda Campi in Tipo di dati.

Parte di schermata che mostra il campo Tipo di dati

Per modificare il tipo di dati:

  1. Seleziona il campo.

  2. Nella scheda Campi, apri l'elenco Tipo di dati e seleziona un tipo di dati.

Aggiungere un campo per un tipo di dati specifico

Access convalida i dati durante l'immissione per verificare che corrispondano al tipo di dati del campo. Se è necessario un formato dati specifico in un campo, specifica il tipo di dati durante la creazione.

  1. Con la tabella aperta in visualizzazione Foglio dati, seleziona Fare clic per aggiungere e quindi seleziona un tipo di dati

    Parte di schermata dell'elenco a discesa Fare clic per aggiungere tipo di dati

  2. Digita un nome descrittivo per il campo, ad esempio Cognome.

    Parte di schermata del campo in cui aggiungere un nome descrittivo per una colonna

Dal momento che hai specificato un tipo di dati, Access convalida i dati immessi nel nuovo campo. Ad esempio, il testo non è accettato in un campo Data. Specifica il tipo di dati anche per contribuire a ridurre al minimo le dimensioni del database.

Altre informazioni

Tipi di dati per le app Access

Tipi di dati per i database desktop di Access

Formazione su Excel

Formazione su Outlook

Le tabelle sono in genere i primi oggetti che aggiungi a un database perché, in parole semplici, sono quelli che contengono i dati. Durante la creazione di questa tabella ne identificheremo la chiave primaria. Scopriremo anche i diversi tipi di dati disponibili e vedremo come impostare il tipo di dati di ogni campo.

Metto qui la nostra struttura come riferimento. Facendo doppio clic sul campo ID, notiamo che diventa modificabile. Assegniamo al campo il nome ID cliente. In questo modo, sapremo sempre da dove provengono i valori del campo, ovvero la tabella Clienti. Tutte le tabelle devono avere una chiave primaria e ID cliente è la chiave primaria per questa tabella.

Quando premiamo INVIO qui, Access seleziona il successivo campo vuoto e mostra questo menu. Questi elementi sono per lo più TIPI DI DATI. A ogni campo del database deve essere assegnato un tipo di dati.

I tipi di dati rendono più efficiente l'archiviazione perché controllano le dimensioni dei campi. Ad esempio, se devi acquisire solo i nomi, non devi necessariamente creare uno spazio di archiviazione di dimensioni enormi per questi nomi. Questo aspetto potrebbe non sembrare importante in questo semplice esempio, ma lo è nei casi in cui i dati sono molti.

I tipi di dati sono utili anche per evitare errori. Ad esempio, non è possibile immettere un nome in un campo configurato per contenere date e ore.

Diamo un'occhiata ai tipi di dati che puoi usare. Testo breve è un campo di testo che può contenere fino a 256 caratteri. Poi ci sono Numerico, Valuta, Data e ora e Sì/No.

Un campo Sì/No può contenere Sì o No, True o False oppure uno o zero.

Ricerca e relazione non è un tipo di dati vero e proprio. Può essere però usato per creare un elenco di opzioni nel campo.

Testo RTF e Testo lungo ti permettono entrambi di archiviare un gigabyte di testo. I database desktop usano il testo RTF e le app Web di Access usano il testo lungo. La differenza principale consiste nel fatto che al testo RTF si possono applicare tipi di carattere e formattazione, come grassetto e corsivo.

Usa il tipo di dati Allegato per allegare immagini e altri file a un record, proprio come fai in un messaggio di posta elettronica. Usa il tipo di dati Collegamento ipertestuale per archiviare indirizzi Web e di posta elettronica. Usa inoltre il tipo di dati Campo calcolato, ad esempio, per combinare nomi e cognomi o calcolare uno sconto.

C'è un altro tipo di dati in questa tabella: Numerazione automatica. Questo tipo di dati assegna un numero progressivo ogni volta che aggiungi un nuovo record. Non puoi modificare o eliminare un valore in uno di questi campi. Molte chiavi primarie usano questo tipo di dati perché, di norma, i valori delle chiavi primarie non devono essere modificati.

Quando crei una tabella in un'app Web di Access, puoi usare il tipo di dati Immagine invece di Allegato per archiviare e visualizzare immagini.

Per questo campo selezioniamo Testo breve, perché conterrà solo nomi e 256 caratteri sono più che sufficienti. Nota che dopo avere selezionato il tipo di dati, l'intestazione diventa modificabile. Immettiamo nome e premiamo TAB per selezionare il successivo campo vuoto. Selezioniamo di nuovo Testo breve e quindi digitiamo cognome. Il fatto che il nome e il cognome si trovino in due campi separati segue il principio di progettazione dei database secondo il quale ogni campo deve contenere l'unità di dati più piccola possibile.

Premiamo CTRL+S per salvare la tabella. Assegniamo alla tabella il nome Clienti.

A questo punto, abbiamo una chiave primaria e campi di testo breve per i nomi e i cognomi. Ogni campo contiene la più piccola unità di dati possibile e un tipo di dati. Ora abbiamo tutto il necessario per la tabella.

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