Gestire i dati con le query

Creare query di base

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Per ricerche rapide e domande, crea una query di base per trovare i dati necessari e ottenere le risposte.

Creare una query in visualizzazione Struttura

La visualizzazione Struttura ti offre maggiore controllo sulla creazione della query rispetto alla Creazione guidata query.

  1. Aprire la visualizzazione Struttura della query

    • Per iniziare, seleziona Crea > Struttura query.

      Icona Struttura query sulla barra multifunzione

  2. Aggiungere origini dati

    Prima di tutto, aggiungi la tabella o la query che contiene i dati che vuoi visualizzare. Puoi anche creare nuove query da query salvate. Supponi, ad esempio, di creare una query per trovare tutti i prodotti dei tuoi fornitori e ordinarli dalle cifre di vendita maggiori a quelle minori. Puoi usare questa query come origine dati per una nuova query che, ad esempio, trovi le vendite dei prodotti da fornitori di un'area geografica specifica.

    1. Nella finestra di dialogo Mostra tabella seleziona la scheda Entrambe.

    2. Seleziona le origini dati che vuoi usare e, dopo ogni origine, seleziona Aggiungi.

    3. Chiudi la finestra di dialogo.

  3. Aggiungere campi di output

    I campi di output sono i dati che vuoi che vengano visualizzati o inclusi nel set di risultati per la query.

    • Trascina i campi desiderati dall'origine dati nel riquadro superiore fino a una cella vuota nella riga Campo nel riquadro inferiore.

      Schermata della visualizzazione Tutti gli oggetti di Access

    Usare un'espressione come campo di output

    Per eseguire calcoli o usare una funzione per produrre l'output della query, includi un'espressione come campo di output. L'espressione può usare dati da una qualsiasi delle origini dati della query, ad esempio Format o InStr, e può contenere costanti e operatori aritmetici.

    1. In una colonna vuota della griglia di struttura della query seleziona la riga Campo.

    2. Nel gruppo Imposta query della scheda Struttura seleziona Generatore.

    3. Digita o incolla l'espressione. Anteponi all'espressione il nome che vuoi usare per l'output dell'espressione, seguito dal segno di due punti. Ad esempio, per specificare l'espressione come "Ultimo aggiornamento", anteponi all'espressione: Ultimo aggiornamento:

      In alternativa, usa il Generatore di espressioni per creare l'espressione con Elementi espressioni, Categorie espressioni e Valori espressioni.

    Nota : Le espressioni sono potenti e flessibili e offrono molte opzioni. Per altre informazioni, vedi Creare un'espressione.

  4. Specificare criteri (facoltativo)

    Usa i criteri per limitare (ai valori dei campi) i record restituiti dalla query. Ad esempio, potresti voler visualizzare solo i prodotti con prezzo unitario minore di 10 euro.

    1. Per specificare i criteri, trascina prima di tutto i campi che contengono i valori nel riquadro inferiore.

      Suggerimento : Quando aggiungi un campo, i dati che contiene vengono restituiti nei risultati della query per impostazione predefinita. Se hai già aggiunto il campo desiderato, non devi aggiungerlo di nuovo per applicarvi i criteri.

    2. Se non vuoi che il contenuto del campo venga visualizzato nei risultati, nella riga Mostra per il campo deseleziona la casella di controllo.

    3. Nella riga Criteri per il campo digita un'espressione che deve essere soddisfatta dai valori del campo, se il record deve essere incluso nei risultati. Ad esempio, <10. Per altri esempi, vedi Esempi di criteri di query.

    4. Specifica criteri alternativi nella riga Or, sotto la riga Criteri.

    Se specifichi criteri alternativi, i record vengono selezionati se il valore del campo soddisfa uno dei criteri elencati. Ad esempio, se hai incluso il campo Stato della tabella Clienti, hai specificato CA come criterio e hai incluso la riga Or per ID e WA, otterrai i record per i clienti che vivono in uno dei tre stati immessi.

  5. Visualizzare un riepilogo dei dati (facoltativo)

    Potresti voler ottenere un riepilogo dei dati, in particolare se si tratta di dati numerici. Ad esempio, potresti voler visualizzare il prezzo medio o il totale delle vendite.

    1. Se necessario, aggiungi la riga Totale alla griglia di struttura della query nel riquadro inferiore. In visualizzazione Struttura nel gruppo Mostra/Nascondi della scheda Struttura seleziona Totali.

    2. Per ogni campo di cui vuoi visualizzare il riepilogo, nella riga Totale seleziona la funzione da usare. Le funzioni disponibili dipendono dal tipo di dati del campo.

  6. Eseguire o salvare la query

    • Per eseguire la query, nel gruppo Risultati della scheda Struttura seleziona Esegui.

    • Per salvare la query in modo da usarla successivamente, sulla barra di accesso rapido seleziona Salva Salva . Digita un nome descrittivo per la query e quindi seleziona OK.

Altre informazioni

Formazione su Excel

Formazione su Outlook

In questo video imparerai a usare Struttura query per creare una query di selezione da zero.

Prima di tutto devi selezionare l'origine dati insieme ai relativi campi.

Quindi, devi aggiungere i criteri per filtrare i risultati, assicurandoti che i tipi di dati corrispondano.

Infine, devi eseguire la query e modificare la visualizzazione dei risultati della query in modo da vedere solo quelli che ti interessano.

La nostra query risponderà a questa domanda: "Quanti ordini ha effettuato TailSpin Toys il mese scorso?"

Ecco i passaggi per iniziare subito.

Sulla barra multifunzione scegli Crea, quindi Struttura query.

Si aprirà la struttura query.

Puoi usare la finestra di dialogo Mostra tabella per aggiungere tabelle o query come origine dati oppure trascinare un'origine dal riquadro di spostamento.

Usiamo la tabella Ordini come origine dati. Per rispondere alla domanda, servono i nomi dei clienti e le date degli ordini.

Puoi fare doppio clic su un campo per aggiungerlo alla griglia di struttura qui sotto, oppure puoi trascinarlo.

Se esegui la query adesso, vedrai che restituisce ogni ordine di ogni cliente e puoi usare gli strumenti di filtro per limitare i risultati.

Se però aggiungi dei criteri a una query, puoi ottenere ogni volta lo stesso risultato.

L'aggiunta di criteri è un'operazione un po' più complicata, quindi tieni presenti un paio di regole.

La prima regola è: conosci i tuoi dati.

Per vedere cosa significa, apri la tabella Ordini…

…seleziona Campi sulla barra multifunzione…

…quindi seleziona i campi della query.

Il campo Data ordine è un tipo di dati Data/ora…

…ma il campo Clienti non è un campo di testo, bensì un tipo di dati numerico.

Questo ci porta alla seconda regola: i criteri devono corrispondere al tipo di dati del campo in base al quale filtri.

Ad esempio, puoi immettere valori di data solo in un campo di tipo data/ora, numeri solo in un campo numerico, e così via.

Quindi, come facciamo a sapere quale numero corrisponde a TailSpin Toys?

Seleziona Strumenti database, Relazioni. Nel riquadro Relazioni puoi vedere che Clienti e Ordini sono correlate in base ai campi ID e ID cliente.

Seleziona Strumenti database, Relazioni. Nel riquadro Relazioni puoi vedere che Clienti e Ordini sono correlate in base ai campi ID e ID cliente.

Se apri la tabella Clienti e cerchi TailSpin Toys, vedrai che il valore di ID è 23.

Torna alla query e immetti 23 nella riga Criteri del campo ID cliente.

Quindi espandi il campo Data ordine e aggiungi un paio di operatori logici: "between" e "and". Immetti una data di inizio qui, e una data di fine qui.

Come vedi i valori di data devono essere racchiusi tra simboli di cancelletto. Access ne ha bisogno per identificare il valore come data e non come testo.

Esegui la query, e otterrai i risultati che cerchi: solo gli ordini effettuati da TailSpin il mese scorso.

Ora torna indietro e osserva la struttura query per un minuto.

Vedi queste caselle di controllo? Se le deselezioni, nascondi il campo dal risultato, così.

Il campo è ancora nella query; semplicemente non lo vedi nei risultati.

Quindi, se vuoi restituire solo una parte del risultato, ad esempio i primi cinque valori o l'ultimo 25% del set di dati, seleziona un valore nell'elenco Restituisci.

Quindi nella griglia di struttura vai sulla riga Ordinamento e seleziona Crescente o Decrescente. L'ordine crescente restituisce le ultime voci, mentre l'ordine decrescente restituisce le prime.

Ora osserva il pulsante Totali. È un modo rapido per aggiungere somme, medie o altri calcoli a una query.

Ecco un esempio. Abbiamo tre tabelle con un campo in ciascuna. Se esegui la query così com'è, ottieni diverse categorie ripetute.

Quindi, torna in visualizzazione Progettazione.

Scegli Totali…e nota che Access aggiunge una riga Totale alla griglia della query e imposta tutti e tre i campi su Raggruppa per.

Immagina di voler sapere quanti articoli di ogni categoria sono stati ordinati. Rimuovi il campo Data ordine dalla query.

Imposta il campo Quantità su Somma, e lascia il campo Categoria su Raggruppa per.

Infine sposta il campo Categoria all'estrema sinistra.

Ora, quando esegui la query, calcola il numero di articoli venduti in ogni categoria.

Ordina i risultati per vedere quali categorie si vendono di più o di meno.

Hai creato una query di selezione usando Struttura query.

Ora sai come selezionare l'origine dati e i criteri e anche come eseguire e ottimizzare i risultati della query.

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