Aggiungere e modificare dati

Copiare dati da Excel

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Sfrutta le utili e potenti funzionalità di modifica, creazione di query e creazione di report disponibili in Access copiando i dati da un foglio di calcolo di Excel. Inserisci i tuoi dati in una tabella esistente o in una nuova tabella vuota.

Prima di copiare i dati, assicurati che siano coerenti e strutturati in modo che vengano copiati correttamente.

Pulire i dati
  • Tutti i dati in una colonna dovrebbero essere dello stesso tipo e avere un formato simile. Ad esempio, verifica che tutti i numeri di telefono includano un prefisso ma non il prefisso del paese, che tutti gli indirizzi includano città e provincia ma non il paese e che e tutti i prezzi includano i centesimi, anche se è indicato 0,00.

  • Rimuovi eventuali sottotitoli, righe di riepilogo o commento e righe vuote.

    Nota : Se necessario, potrai aggiungerli di nuovo in un secondo tempo usando le funzionalità di raggruppamento e calcolo dei totali delle query e dei report di Access.

    Se incolli i dati in una tabella di Access esistente, verifica che il foglio di calcolo abbia lo stesso numero di colonne, nello stesso ordine, della tabella di Access. Se invece intendi creare una nuova tabella di Access con questi dati, puoi usare i nomi e l'ordine delle colonne che preferisci.

    Suggerimento : Nell'ambito dei database, è buona norma che ogni informazione distinta sia riportata in una colonna specifica. Ad esempio, dividi il nome e il cognome in colonne separate e fai lo stesso per i vari elementi dell'indirizzo, come via, città, provincia e codice postale.

Aggiungere dati di Excel a una nuova tabella
  1. In Excel seleziona e copia i dati da aggiungere alla tabella.

  2. In Access seleziona Home > Incolla.

  3. Per indicare se la prima riga di dati contiene le intestazioni di colonna, seleziona o No.

  4. Se vuoi, rinomina la tabella e i campi.

Aggiungere dati di Excel a una tabella esistente
  1. In Excel seleziona e copia i dati da aggiungere alla tabella.

  2. In Access apri la tabella in cui vuoi incollare i dati.

  3. Seleziona una riga vuota in fondo alla tabella.

  4. Seleziona Home > Incolla > Accoda il contenuto degli Appunti.

Quando copi dati di Excel in un database di Access, i dati originali in Excel rimangono invariati.

Altre informazioni

Video: Spostare dati da Excel ad Access

Formazione su Excel

Formazione su Outlook

Excel viene spesso usato per memorizzare elenchi di dati, ad esempio contatti.

Se un elenco sta diventando difficile da gestire in Excel, è consigliabile spostarlo in Access per sfruttare le sue funzionalità di creazione di query e report.

A questo scopo puoi semplicemente copiare e incollare i dati di Excel in Access, in una tabella già esistente o in una nuova tabella. Ecco come fare.

Prima di procedere potrebbe essere necessario eseguire alcune operazioni di pulizia in Excel. Le tabelle di Access richiedono che i dati siano strutturati, per assicurare un grado maggiore di precisione.

Verifica che tutti i dati in ogni colonna siano dello stesso tipo, ad esempio testo, date o numeri.

Rimuovi eventuali sottotitoli, righe di riepilogo o righe vuote. Potrai ricrearli in un secondo momento usando le funzionalità di raggruppamento e calcolo dei totali delle query e dei report di Access.

Se prevedi di incollare i dati in una tabella di Access esistente, assicurati che i dati di Excel siano disposti nello stesso numero di colonne della tabella di Access e che le colonne siano nello stesso ordine.

Potrebbe essere necessario aggiungere una colonna vuota nel foglio di lavoro di Excel per fare in modo che corrispondano.

Se stai creando una nuova tabella in Access, formatta il foglio di lavoro di Excel nel modo che ritieni più utile.

Ad esempio, è buona norma separare i nomi e i cognomi in colonne distinte...

… e anche le informazioni dell'indirizzo in genere sono più utili se vengono suddivise in colonne.

Quando i dati sono pronti, selezionali...

E copiali negli Appunti.

Se stai creando una nuova tabella con questi dati, in Access è sufficiente fare clic con il pulsante destro del mouse nel riquadro di spostamento e scegliere Incolla.

Se i dati copiati includono le intestazioni di colonna, seleziona . In caso contrario, seleziona No.

Access crea una nuova tabella, che potrai iniziare a usare.

Se incolli in una tabella esistente, in Access fai doppio clic nella tabella in cui vuoi aggiungere i dati.

Seleziona l'asterisco nella riga vuota in basso per evidenziare la nuova riga, quindi nella scheda Home seleziona la freccia in giù sotto Incolla e scegli Accoda il contenuto degli Appunti.

Per incollare possono essere necessari un paio di tentativi, se i dati di Excel non corrispondono alle colonne nella tabella di Access.

Se non riesci a incollare, verifica i tipi di dati di ogni colonna nella tabella di Access.

Per farlo, seleziona la scheda Campi e quindi fai clic in una colonna. Viene mostrato il tipo di dati della colonna. Verifica che i dati da incollare in quella colonna corrispondano a quel tipo di dati.

Dopo avere incollato i dati, puoi iniziare a usarli in Access. Trattandosi di una copia dei dati, i dati originali in Excel rimangono invariati.

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