Gestire efficacemente la posta elettronica e il calendario

Controllare la disponibilità delle persone

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Informazioni su come visualizzare gli impegni di altri colleghi del team e scegliere l'orario migliore per una riunione.

La procedura seguente è ottimizzata per Outlook in un computer che esegue Windows.

Per visualizzare la pianificazione del collega

  1. Da Outlook, selezionare Nuova riunione o una Nuova riunione Skype.

  2. Selezionare fare clic qui per aggiungere un nome e immettere il nome della persona con cui si desidera visualizzare la pianificazione.

  3. Per pianificare una riunione con questa persona, selezionare un tempo nella sequenza temporale quando si entrambi sono gratuite e selezionare un appuntamento per scrivere e inviare l'invito.

Anche se il mio team è dislocato in aree con fusi orari diversi, posso usare Outlook per trovare rapidamente un orario in cui siano tutti disponibili per una riunione Skype.

Nel mio Calendario di Outlook seleziono Nuova riunione Skype e quindi Assistente Pianificazione.

Quando immetto i nomi nell'elenco dei partecipanti, vedo la pianificazione riunione di ogni persona e l'orario lavorativo, qualunque sia il fuso orario.

È anche possibile vedere se tutti gli utenti nell'elenco non è più nel riquadro Orari suggeriti.

Dopo aver selezionato un orario adatto per la riunione, seleziono Appuntamento per scrivere l'invito e inviarlo.

Vedo che Mattia ha impostato un messaggio Fuori sede. Non sarà disponibile.

Ma dal suo messaggio vedo che posso contattare Pierina in sua assenza.

Quindi seleziono di nuovo Assistente Pianificazione e la aggiungo all'elenco.

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