Gestire efficacemente la posta elettronica e il calendario

Controllare la disponibilità delle persone

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Informazioni su come visualizzare gli impegni di altri colleghi del team e scegliere l'orario migliore per una riunione.

La procedura seguente è ottimizzata per Outlook in un computer che esegue Windows.

Per visualizzare gli impegni di un collega del team
  1. In Outlook selezionare New Meeting o New Skype Meeting.

  2. Selezionare Click here to add a name e immettere il nome della persona di cui visualizzare gli impegni.

  3. Per pianificare una riunione con questa persona, nella sequenza temporale selezionare un orario in cui si è entrambi disponibili e quindi selezionare Appointment per scrivere e inviare l'invito.

Anche se il mio team è dislocato in aree con fusi orari diversi, posso usare Outlook per trovare rapidamente un orario in cui siano tutti disponibili per una riunione Skype.

Nel mio Calendario di Outlook seleziono Nuova riunione Skype e quindi Assistente Pianificazione.

Quando immetto i nomi nell'elenco dei partecipanti, vedo la pianificazione riunione di ogni persona e l'orario lavorativo, qualunque sia il fuso orario.

Nel riquadro Orari suggeriti posso anche vedere quando ognuno è disponibile.

Dopo aver selezionato un orario adatto per la riunione, seleziono Appuntamento per scrivere l'invito e inviarlo.

Vedo che Mattia ha impostato un messaggio Fuori sede. Non sarà disponibile.

Ma dal suo messaggio vedo che posso contattare Pierina in sua assenza.

Quindi seleziono di nuovo Assistente Pianificazione e la aggiungo all'elenco.

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