Utilizzo di un sito Centro report

Microsoft Office SharePoint Server 2007 include un modello di sito Centro report che le organizzazioni possono utilizzare per creare un sito per la gestione di report e la visualizzazione e l'utilizzo dei dati di business intelligence. È possibile creare un sito Centro report per consolidare l'accesso ai dati di business intelligence in una posizione centrale. I siti creati dal modello di sito Centro report offrono caratteristiche che facilitano le operazioni seguenti:

  • Organizzazione e gestione di fogli di calcolo, report e connessioni dati.

  • Creazione di indicatori di prestazione chiave (KPI) per misurare lo stato rispetto agli obiettivi aziendali.

  • Visualizzazione dei dati business in dashboard dinamici e personalizzati.

A seconda delle esigenze dell'organizzazione, è possibile creare un sito Centro report per distribuire le informazioni di business intelligence in tutta l'organizzazione o limitare l'accesso a un sito Centro report ai team o ai gruppi specifici che devono utilizzare tali dati.

Nota : Questo articolo fa riferimento a un sito di esempio di SharePoint creato da Adventure Works, una società fittizia che produce biciclette nonché componenti e accessori per biciclette.

In Adventure Works il reparto vendite utilizza un sito Centro report per creare, registrare, condividere e archiviare i dati delle vendite e finanziari del reparto. I membri del team utilizzano cartelle di lavoro di Microsoft Office Excel 2007 pubblicate nel sito Centro report come report interattivi tramite Excel Services, una tecnologia di Office SharePoint Server 2007. È inoltre possibile tenere traccia dello stato delle vendite monitorando gli indicatori KPI e visualizzando le informazioni di vendita in dashboard personalizzati. Nella figura riportata di seguito è illustrata la home page del sito Centro report del reparto, personalizzata per visualizzare una web part KPI in cui vengono visualizzate informazioni sulle vendite trimestrali.

Centro report delle vendite

Gestione di fogli di calcolo, report e connessioni dati

Il sito Centro report include numerose caratteristiche che consentono di organizzare non solo i report ma anche le connessioni alle origini dati esterne che tali report possono utilizzare.

Raccolta report

La Raccolta report di un sito Centro report è la posizione centrale in cui è possibile creare e salvare report, ovvero cartelle di lavoro di Office Excel 2007, e pagine di dashboard. I report e le pagine di dashboard sono i tipi di contenuto predefiniti disponibili per una Raccolta report. Quando si pubblica una cartella di lavoro di Excel in una Raccolta report di un Centro report, questa risulta abilitata per l'apertura con un singolo clic in una visualizzazione del browser, una soluzione comoda per visualizzare la cartella di lavoro senza aggiungerla a una pagina web part. Nella figura riportata di seguito è illustrato un report in una finestra del browser.

Report in una finestra del browser

Le pagine di dashboard includono una o più web part, quali le web part per i dati business, le web part Excel Web Access o le web part KPI, che è possibile filtrare per fornire una visualizzazione unificata ma flessibile dei dati e del contenuto provenienti da varie origini diverse. La Raccolta report facilita la gestione di molti report e dashboard. Nella figura riportata di seguito è illustrato il menu Visualizza della Raccolta report che è possibile utilizzare per filtrare la visualizzazione in modo da ottenere report, pagine di dashboard o tutto il contenuto salvato nella raccolta.

Visualizzazione dei report correnti

Raccolta connessioni dati

Un sito Centro report include inoltre una Raccolta connessioni dati, ovvero una raccolta documenti speciale di SharePoint che facilita l'archiviazione, la protezione, la condivisione e la gestione dei file delle connessioni dati di Office (con estensione odc). Un file ODC è un tipo di file di connessioni dati che utilizza il formato HTML e XML per archiviare le informazioni della connessione per le origini dati esterne, quali le applicazioni o i database aziendali. È possibile visualizzare o modificare il contenuto di un file ODC in qualsiasi editor di testo.

Se ad esempio l'organizzazione dispone di cartelle di lavoro di Excel che si connettono a informazioni in una o più origini dati esterne, come un database o un cubo OLAP, tali connessioni dati contengono informazioni su come individuare, connettersi, eseguire query e accedere all'origine dati esterna. Sebbene queste informazioni di connessione possano essere archiviate nella cartella di lavoro stessa, vengono spesso archiviate in un file ODC, in particolare quando i dati sono condivisi da molti utenti e le informazioni di connessione devono essere aggiornate. Salvando questi file ODC nella Raccolta connessioni dati in un sito Centro report, è possibile garantire che tutti i file di connessione dati necessari all'organizzazione per i propri report si trovino in un'unica posizione centrale in cui possono essere facilmente gestiti, aggiornati e riutilizzati per nuovi report. Nella figura riportata di seguito sono illustrati i file di una Raccolta connessioni dati.

Raccolta connessioni dati

Calendario report e Raccolta informazioni di riferimento

Un sito Centro report include inoltre alcuni strumenti aggiuntivi che facilitano la gestione dei report e dei dati di business intelligence. È possibile utilizzare il Calendario report per pianificare il processo di creazione dei report o per comunicare informazioni sulla frequenza con cui i report vengono creati o aggiornati. La Raccolta informazioni di riferimento consente di archiviare e condividere informazioni correlate con i processi per gli utenti del sito.

Utilizzo degli indicatori KPI per comunicare obiettivi e informazioni sullo stato

Un indicatore KPI è un indicatore grafico di facile comprensione che comunica lo stato rispetto a una misura o a un obiettivo definito in precedenza. Gli indicatori KPI sono validi strumenti per la rapida valutazione dello stato rispetto a obiettivi misurabili per team, responsabili e aziende.

Un indicatore KPI può utilizzare ad esempio icone di semaforo per indicare che un'attività aziendale specifica supera, soddisfa o non raggiunge gli obiettivi. Il reparto vendite di Adventure Works utilizza un elenco di indicatori KPI per tenere traccia dello stato rispetto agli obiettivi di vendita trimestrali. Se i totali delle vendite per un determinato trimestre fiscale supera un obiettivo preimpostato, l'indicatore KPI del trimestre verrà visualizzato con l'icona di un semaforo verde. Se il totale delle vendite per un trimestre non raggiunge un obiettivo minimo, l'indicatore KPI per il trimestre verrà visualizzato con l'icona di un semaforo rosso. Se invece lo raggiunge l'icona utilizzata sarà quella del semaforo giallo. Nella figura riportata di seguito è illustrata la web part KPI che visualizza le informazioni degli indicatori KPI delle vendite trimestrali nella home page del sito Centro report del reparto vendite.

KPI vendite trimestrali

Gli indicatori KPI offrono una maggiore velocità ed efficienza nella valutazione dello stato rispetto a obiettivi aziendali importanti. Senza tali indicatori, i dipendenti e i responsabili aziendali sarebbero costretti a estrarre con difficoltà i dati delle prestazioni e valutarli in relazione agli obiettivi, quindi dedicare ulteriore tempo alla presentazione di tali dati in report distinti per i responsabili con incarichi decisionali. È difficile ottenere informazioni sullo stato tempestive senza una soluzione che consenta di valutare rapidamente e automaticamente i dati dinamici. Con gli indicatori KPI, gli utenti che desiderano visualizzare le prestazioni correnti possono esaminare rapidamente un report nel sito aziendale oppure visualizzare gli indicatori rilevanti nel proprio sito personale.

Gli indicatori KPI si connettono a dati business provenienti da varie origini, quindi utilizzano web part per visualizzare tali informazioni in un elenco di indicatori KPI o in una visualizzazione dettagliata per un singolo indicatore KPI. È possibile aggiungere queste web part a dashboard nel sito Centro report oppure visualizzarle in altri elenchi e siti. Ogni indicatore KPI riceve un solo valore da un'origine dati, da una singola proprietà oppure mediante il calcolo delle medie dei dati selezionati, quindi confronta tale valore con un valore preselezionato. Poiché i valori vengono calcolati su un intervallo di dati, anziché visualizzare i dati sotto forma di elenco, gli indicatori KPI risultano in genere più utili quando si misurano le prestazioni su gruppi o progetti. Calcolando tuttavia un intervallo di dati per una persona specifica, ad esempio un elenco di valori di vendita di un solo dipendente, un indicatore KPI può consentire di valutare le prestazioni individuali.

Per creare un indicatore KPI, è necessario innanzitutto creare un elenco KPI a cui aggiungere uno o più indicatori KPI. È possibile creare nuovi indicatori in un elenco KPI utilizzando:

  • Dati di elenchi di SharePoint.

  • Dati di cartelle di lavoro di Excel.

  • Dati di Microsoft SQL Server 2005 Analysis Services.

  • Informazioni immesse manualmente

Creazione di dashboard visivi dinamici

I dashboard sono pagine web part speciali in cui vengono visualizzati i dati business provenienti da varie origini diverse. Nei dashboard è possibile visualizzare report e indicatori KPI sui dati business e i processi aziendali di un'organizzazione. I dati visualizzati nei dashboard possono essere filtrati automaticamente o in base a proprietà selezionate dagli utenti, per consentire l'esecuzione di analisi comparative all'interno di un'organizzazione.

I dashboard includono web part per dati business e web part di filtro. Queste ultime sono connesse alle web part per i dati business. Alcune web part di filtro filtrano i dati automaticamente, mentre altre consentono all'utente di immettere valori o di selezionarne in un elenco e quindi applicare tali valori facendo clic sul pulsante Applica filtro nella pagina. Il pulsante Applica filtro viene implementato come un'altra web part invisibile nel dashboard fino a quando non vengono aggiunti alla pagina uno o più filtri con valori specificati dall'utente. Il pulsante Applica filtro e i filtri specificati dall'utente vengono visualizzati in un'area speciale per i filtri del modello di dashboard.

Nella figura riportata di seguito è illustrato un dashboard delle vendite nel sito Centro report delle vendite di Adventure Works. In questo dashboard viene visualizzata una web part KPI e informazioni sui report in una web part Excel Web Access.

Dashboard delle vendite

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