Utilizzo di Communicator con Office Outlook 2007 e Office OneNote 2007

L'utilizzo di Office Communicator 2007 R2 con Office Outlook rende disponibili numerose funzionalità utili e potenti. È possibile, ad esempio, effettuare le operazioni seguenti:

  • Visualizzare la disponibilità dei contatti e accedere alle funzionalità di chiamata e di messaggistica immediata di Office Communicator in Outlook 2007.

  • Recuperare automaticamente le impostazioni di Fuori sede da Outlook e visualizzare il messaggio Fuori sede nell'area delle note di stato di Communicator 2007 R2.

  • Impostare Communicator per aggiornare lo stato della disponibilità in base al Calendario di Outlook e aggiornare l'elenco contatti in base ai dati dei contatti di Outlook.

  • Mantenere in Outlook un record delle chiamate in arrivo, in uscita e non risposte.

  • Avviare o riavviare conversazioni immediate, audio o video da un messaggio di posta elettronica in Outlook.

  • Recuperare note di OneNote 2007 scritte durante una chiamata precedente dalla cartella Cronologia conversazioni di Outlook.

A seconda della configurazione, può anche essere possibile accedere alle funzionalità avanzate di gestione delle note di Office OneNote 2007 dalla finestra Conversazione di Communicator.

Selezionare l'operazione da eseguire

Configurazione delle opzioni di integrazione di Outlook in Communicator

Invio di un messaggio di posta elettronica da una sessione di messaggistica immediata

Invio di un messaggio immediato da un messaggio di posta elettronica

Utilizzo della cartella Cronologia conversazioni in Outlook

Visualizzazione delle chiamate non risposte in Outlook 2007

Riproduzione dei messaggi della segreteria telefonica in Outlook 2007

Visualizzazione di eventuali avvisi di Outlook non ricevuti

Scrittura di note durante una conversazione con Office OneNote 2007

Configurazione delle opzioni di integrazione di Outlook in Communicator

  1. Sulla barra del titolo Office Communicator fare clic sul pulsante Menu, scegliere Strumenti, quindi Opzioni.

  2. In Programma di gestione di dati personali nella scheda Personale selezionare Microsoft Office Outlook nell'elenco a discesa.

  3. Selezionare o deselezionare le opzioni seguenti, in base alle esigenze:

    • Visualizza informazioni Fuori sede di Outlook ai contatti inclusi nei livelli di accesso Personale, Team e Società

    • Aggiorna presenza personale in base alle informazioni del calendario di Outlook

    • Mostra oggetto e sede della riunione ai contatti inclusi nel livello di accesso Team

    • Salva conversazioni immediate personali nella cartella Cronologia conversazioni di Outlook

    • Salva registri chiamate personali nella cartella Cronologia conversazioni di Outlook

      Nota : Le modifiche apportate a queste opzioni vengono automaticamente copiate in tutti i computer e i dispositivi che eseguono Communicator 2007 R2.

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Invio di un messaggio di posta elettronica da una sessione di messaggistica immediata

  1. Durante una sessione di messaggistica immediata selezionare il nome del contatto cui inviare un messaggio di posta elettronica nell'elenco partecipanti.

  2. Fare clic con il pulsante destro del mouse sul nome del contatto, quindi scegliere Invia messaggio di posta elettronica.

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Invio di un messaggio immediato da un messaggio di posta elettronica

  • Nella finestra del messaggio di Outlook 2007 fare clic sull'indicatore di stato presenza accanto al nome del contatto, quindi fare clic su Rispondi con messaggio immediato.

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Utilizzo della cartella Cronologia conversazioni in Outlook

Tramite Communicator 2007 viene creata una cartella speciale in Outlook, denominata Cronologia conversazioni, che consente di tenere traccia e registrare informazioni sulle conversazioni effettuate. La cartella viene visualizzata nell'elenco delle cartelle di Outlook 2007, insieme ad altre cartelle quali Posta in arrivo, Posta in uscita e Posta inviata, e contiene un record delle sessioni di messaggistica immediata, delle telefonate e delle chiamate inoltrate.

Ogni elemento incluso nella cartella Cronologia conversazioni contiene la data e l'ora del messaggio, l'oggetto e il contenuto della conversazione, i nomi dei partecipanti e la direzione della conversazione (in arrivo o in uscita). La cartella contiene inoltre informazioni sulle eventuali conversazioni con audio incluso e, se è stata specificata l'opzione corrispondente, un record completo di tutte le conversazioni immediate.

Per visualizzare la cartella Cronologia conversazioni

  1. Nel riquadro di spostamento di Outlook fare clic su Cassetta postale in Tutte le cartelle di posta per espandere l'elenco delle cartelle.

  2. Fare clic su Cronologia conversazioni.

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Visualizzazione delle chiamate non risposte in Outlook 2007

Outlook 2007 consente di tenere traccia delle telefonate, dei messaggi della segreteria telefonica e delle conversazioni senza risposta. Un record di questi eventi viene salvato nella cartella Posta in arrivo.

  • Nel riquadro di spostamento di Outlook fare doppio clic su Cartelle ricerche in Tutte le cartelle di posta, quindi fare clic su Conversazioni non effettuate.

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Riproduzione dei messaggi della segreteria telefonica in Outlook 2007

  1. Nel riquadro di spostamento di Outlook fare doppio clic su Cartelle ricerche in Tutte le cartelle di posta, quindi fare clic su Segreteria telefonica.

  2. Individuare il messaggio di posta elettronica contenente una registrazione del messaggio non risposto, quindi fare doppio clic sull'allegato (Outlook 2003) o fare clic su Riproduci (Outlook 2007).

    Verrà avviato Windows Media Player, in cui verrà riprodotto il messaggio della segreteria telefonica.

Nota : In Outlook 2007 è anche possibile scegliere di riprodurre i messaggi della segreteria telefonica sul telefono anziché sul computer, nonché inserire un commento nei messaggi facendo clic sul pulsante Modifica note nella parte superiore del messaggio di posta elettronica.

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Visualizzazione di eventuali avvisi di Outlook non ricevuti

Quando Communicator 2007 R2 è integrato con Outlook 2007, viene visualizzato un avviso ogni volta che nella cartella Posta in arrivo sono presenti messaggi della segreteria telefonica non ascoltati o conversazioni non risposte. Se non sono presenti avvisi non ricevuti, non verrà visualizzato alcun pulsante di notifica.

  • Nella finestra principale di Office Communicator fare clic sul pulsante degli avvisi non ricevuti. Verrà visualizzato un elenco.

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Scrittura di note durante una conversazione con Office OneNote 2007

  • Nella finestra Conversazione fare clic sul pulsante Visualizza altre opzioni nell'angolo superiore destro, quindi fare clic su Scrivi note con OneNote.

    Se si tratta di una conversazione prolungata, è inoltre possibile utilizzare il pulsante Visualizza altre opzioni per riaprire una delle note precedenti.

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