Utilizzare una tabella o una query come file di dati per la Stampa unione

È possibile creare un'operazione di stampa unione mediante la Creazione guidata Stampa unione di Microsoft Word. Questa procedura guidata è inoltre disponibile in Microsoft Office Access 2007 e consente di impostare un processo di stampa unione che utilizza una tabella o una query di un database di Access come file di dati per lettere tipo, messaggi di posta elettronica, etichette, buste o elenchi.

In questo argomento viene illustrato come avviare la Creazione guidata Stampa unione in Access e creare un collegamento diretto tra una tabella o una query e un documento di Microsoft Office Word 2007. Viene inoltre illustrata la procedura di composizione delle lettere. Per informazioni dettagliate su come impostare un processo di stampa unione, vedere la Guida di Office Word 2007.

Per utilizzare una tabella o una query come file di dati

  1. Aprire il database di origine e nel riquadro di spostamento selezionare la tabella o la query che si desidera utilizzare come origine dati per la stampa unione.

  2. Nel gruppo Esporta della scheda Dati esterni fare clic su Altro Icona del pulsante e quindi su Unisci con Microsoft Office Word Icona del pulsante .

    Verrà avviata la Creazione guidata Stampa unione di Microsoft Word.

  3. Scegliere se creare il collegamento in un documento esistente oppure in un nuovo documento e quindi fare clic su OK.

  4. Se si sceglie di creare il collegamento a un documento esistente, nella finestra di dialogo Selezionare un documento di Microsoft Word individuare e selezionare il file e quindi fare clic su Apri.

    Verrà avviato Word. A seconda della scelta effettuata, verrà aperto il documento specificato o un nuovo documento.

  5. Nel riquadro Stampa unione, in Selezione del tipo di documento fare clic su Lettere e quindi su Successivo: Documento di partenza per passare al passaggio 2.

  6. Nel passaggio 2 fare clic su Successivo: Selezione destinatari.

    Nel passaggio 3 si crea il collegamento tra il file di dati in Access e il documento di Word. Poiché la procedura guidata è stata avviata in Access, il collegamento viene creato automaticamente. In Selezione destinatari si noti che l'opzione Usa elenco esistente è selezionata e il nome del file di dati è visualizzato in Usa elenco esistente.

    Origine dati di Stampa unione

  7. Fare clic su Modifica elenco destinatari se si desidera personalizzare i contenuti della tabella o della query.

    Modifica elenco destinatari

    È possibile filtrare, ordinare e convalidare i dati. Fare clic su OK per continuare.

  8. Fare clic su Successivo: Composizione lettera per continuare. Seguire le istruzioni rimanenti nel riquadro Stampa unione e nel passaggio 5 fare clic su Successivo: Completamento unione.

Altre modalità di utilizzo di una tabella o una query come file di dati

È possibile specificare una tabella o una query come file di dati in altri modi. È ad esempio possibile esportare la tabella o la query di Access in un database ODBC, in un file Microsoft Office Excel 2007, in un file di testo o in qualsiasi altro formato file compatibile con Word, e quindi collegare il file risultante mediante la Creazione guidata Stampa unione di Word.

  1. Se non è già stato fatto, esportare la tabella o la query. In Access, nel riquadro di spostamento selezionare la tabella o la query che si desidera utilizzare e nella scheda Dati esterni, nel gruppo Esporta fare clic sul formato di esportazione e quindi seguire le istruzioni.

  2. In Word, se il riquadro Stampa unione non viene visualizzato, nel gruppo Inizia stampa unione della scheda Lettere fare clic sulla freccia sotto Inizia stampa unione e quindi su Creazione guidata Stampa unione. Verrà visualizzato il riquadro Stampa unione.

  3. Nel passaggio 3 del riquadro Stampa unione, in Usa elenco esistente fare clic su Sfoglia oppure su Modifica elenco destinatari.

  4. Nella finestra di dialogo Seleziona origine dati specificare il file di dati creato in Access e quindi fare clic su Apri.

  5. Seguire le istruzioni in una delle finestre di dialogo seguenti. Nella finestra di dialogo Destinatari Stampa unione esaminare e personalizzare i contenuti del file. È possibile filtrare, ordinare e convalidare i contenuti prima di continuare.

  6. Fare clic su OK e quindi su Successivo: Composizione lettera nel riquadro Stampa unione Per ulteriori istruzioni sulla personalizzazione della Stampa unione, vedere la Guida di Word.

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