Utilizzare un flusso di lavoro in tre stati

Importante :  Il presente articolo è stato tradotto automaticamente, vedere la dichiarazione di non responsabilità. Per visualizzare la versione inglese dell'articolo, fare clic qui.

Il flusso di lavoro in tre stati consente di tenere traccia dello stato di una voce di elenco durante tre fasi e può essere utilizzato per gestire processi aziendali per i quali le organizzazioni devono tenere traccia di un volume elevato di problemi o elementi, ad esempio segnalazioni per il supporto tecnico, clienti potenziali o attività di progetto.

In questo articolo

Come funziona il flusso di lavoro di tre stati

Impostare un elenco da utilizzare con un flusso di lavoro di tre stati

Creare un elenco di problemi per l'utilizzo con un flusso di lavoro di tre stati

Creare un elenco personalizzato da utilizzare con un flusso di lavoro di tre stati

Personalizzare un elenco personalizzato per l'utilizzo con un flusso di lavoro di tre stati

Aggiungere un flusso di lavoro di tre stati a un elenco

Avviare manualmente un flusso di lavoro di tre stati in un elemento

Completare un'attività del flusso di lavoro in tre stati

Utilizzare il flusso di lavoro in tre stati

Il flusso di lavoro di tre stati supporta processi aziendali che impongono alle organizzazioni di tenere traccia dello stato di un problema o un elemento attraverso tre stati e due transizioni tra gli stati. Con ogni transizione tra stati, il flusso di lavoro assegna un'attività a una persona e gli invia un avviso tramite posta elettronica sull'attività. Al termine dell'operazione, il flusso di lavoro aggiorna lo stato dell'elemento e passa allo stato successivo. Il flusso di lavoro di tre stati funziona con il modello di elenco Gestione problemi. Tuttavia, può essere utilizzato con qualsiasi elenco sia configurato per includere una colonna di scelta con tre o più valori. I valori nella colonna scelta fungono da stati che tiene traccia del flusso di lavoro.

Un elenco può contenere più di una colonna di scelta e la colonna scelta può includere più di tre valori. Tuttavia, il flusso di lavoro di tre stati solo può essere configurato per utilizzare una delle colonne scelta e solo tre dei valori nella colonna scelta selezionata. Quando si aggiunge un flusso di lavoro di tre stati all'elenco o alla raccolta, si seleziona una colonna di scelta e tre i valori specificare in base alla colonna. Per informazioni su come usare le colonne in un elenco, vedere creare una colonna in un elenco o una raccolta o eliminare una colonna in un elenco o raccolta.

Il flusso di lavoro di tre stati può essere usato per gestire processi aziendali che impongono alle organizzazioni di tenere traccia di una quantità elevata di questioni o elementi, ad esempio problemi di supporto tecnico, lead o attività di progetto. Un flusso di lavoro di tre stato personalizzato per gestire molte attività correlate agli eventi che stanno pianificando, ad esempio, dipendenti di un evento small pianificazione della società possono utilizzare un elenco di problemi. Il flusso di lavoro di tre stati tiene traccia delle attività di pianificazione degli eventi attraverso tre stati: attivo, pronto per la revisionee completamento. Tutte le attività di preparazione eventi correlate a un evento specifico vengono compilate in un elenco di problemi che è stato creato per l'evento e contrassegnato come attivo. Il coordinatore di eventi assegna singole attività ai membri del team e quindi avvia il flusso di lavoro di tre stati questi elementi per avviare lavoro sulle attività dell'evento.

All'avvio del flusso di lavoro, viene creata un'attività per il partecipante designato. Quando un membro del team riceve un'attività, esegue le operazioni necessarie per completarla. Può trattarsi di operazioni da eseguire al di fuori dell'elenco o del sito in cui è contenuto l'elenco per la gestione dei problemi. Se, ad esempio, un membro del team riceve un'attività del flusso di lavoro per lo sviluppo di un piano di catering, contatta una società di catering con cui collaborare a tale scopo. Quando è pronta la bozza del piano di catering, il membro del team contrassegna l'attività del flusso di lavoro come completata. A questo punto, il flusso di lavoro aggiorna lo stato dell'attività nell'elenco per la gestione dei problemi modificandolo da Attivo in Pronto per revisione e crea una seconda attività per la revisione del piano di catering da parte del coordinatore dell'evento. Dopo che il coordinatore ha revisionato e approvato il piano di catering, contrassegna l'attività del flusso di lavoro come completata e il flusso di lavoro aggiorna lo stato dell'attività modificandolo da Pronto per revisione in Completato.

Nota : Un partecipante al flusso di lavoro può completare un'attività del flusso di lavoro in tre stati in due modi: può modificare l'attività del flusso di lavoro per contrassegnarla come completata oppure può modificare lo stato dell'elemento del flusso di lavoro nell'elenco, a condizione di disporre dell'autorizzazione per modificare l'elenco. Se un partecipante aggiorna manualmente lo stato dell'elemento del flusso di lavoro nell'elenco, l'attività del flusso di lavoro risulta completata. Se il partecipante modifica l'attività del flusso di lavoro per contrassegnarla come completata, lo stato dell'elemento del flusso di lavoro nell'elenco viene aggiornato modificandolo in Completato.

Le azioni del flusso di lavoro di tre stati dell'esempio precedente utilizzano la procedura seguente:

Diagramma di flusso di un flusso di lavoro in tre stati di esempio

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Impostare un elenco per l'utilizzo con un flusso di lavoro in tre stati

Prima di utilizzare un flusso di lavoro di tre stati, è necessario impostare un elenco da utilizzare il flusso di lavoro. In questo elenco deve contenere gli elementi che si intende per tenere traccia o gestire utilizzando il flusso di lavoro. Il modello di elenco Gestione problemi funziona con il flusso di lavoro di tre stati. Tuttavia, è anche possibile creare un elenco personalizzato da utilizzare con i flussi di lavoro. Se si crea un elenco personalizzato da utilizzare con il flusso di lavoro di tre stati, è necessario assicurarsi che l'elenco contiene almeno una colonna di scelta che include tre o più valori. Quando si configura un flusso di lavoro di tre stati per l'utilizzo con l'elenco, è necessario specificare la colonna scelta che contiene i valori di stato che tiene traccia del flusso di lavoro.

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Creare un elenco per la gestione dei problemi da utilizzare con un flusso di lavoro in tre stati

Per impostazione predefinita, è possibile utilizzare un flusso di lavoro in tre stati con qualsiasi elenco creato dal modello di elenco Gestione problemi.

  1. Nel menu Azioni sito fare clic su Visualizza tutto il contenuto del sito.

  2. Nella pagina tutto il contenuto del sito fare clic su Crea.

  3. Nella finestra di dialogo Crea fare clic su Gestione problemi e digitare un nome per l'elenco. Il nome dell'elenco è necessario.

    Nota : Il nome dell'elenco verrà visualizzato nella parte superiore della pagina di elenco, diventa parte dell'indirizzo Web per la pagina di elenco e negli elementi di spostamento che consentono di individuare e aprire l'elenco.

  4. Se si desidera fornire una descrizione per l'elenco o specificare se nella barra di avvio veloce viene visualizzato un collegamento all'elenco, l'impostazione predefinita è Sì, fare clic su Altre opzioni.

    • Nella casella Descrizione digitare una descrizione dello scopo dell'elenco. La descrizione è facoltativa.

    • Per aggiungere un collegamento all'elenco sulla barra di avvio veloce, fare clic su nella sezione struttura di spostamento .

  5. Nella parte inferiore della finestra di dialogo Crea, fare clic su Crea.

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Creare un elenco personalizzato da utilizzare con un flusso di lavoro in tre stati

Per creare un elenco personalizzato da utilizzare con un flusso di lavoro in tre stati, è necessario aggiungere almeno una colonna di tipo Scelta contenente almeno tre valori di stato di cui terrà traccia il flusso di lavoro.

  1. Nel menu Azioni sito fare clic su Visualizza tutto il contenuto del sito.

  2. Nella pagina tutto il contenuto del sito fare clic su Crea.

  3. Nella finestra di dialogo Crea, fare clic su Elenco personalizzato e digitare un nome per l'elenco. Il nome dell'elenco è necessario.

    Nota : Il nome dell'elenco verrà visualizzato nella parte superiore della pagina di elenco, diventa parte dell'indirizzo Web per la pagina di elenco e negli elementi di spostamento che consentono di individuare e aprire l'elenco.

  4. Se si desidera fornire una descrizione per l'elenco o specificare se nella barra di avvio veloce viene visualizzato un collegamento all'elenco, l'impostazione predefinita è Sì, fare clic su Altre opzioni.

  5. Nella casella Descrizione digitare una descrizione dello scopo dell'elenco. La descrizione è facoltativa.

  6. Per aggiungere un collegamento all'elenco sulla barra di avvio veloce, fare clic su nella sezione Spostamento.

  7. Nella parte inferiore della finestra di dialogo Crea, fare clic su Crea.

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Personalizzare un elenco da utilizzare con un flusso di lavoro in tre stati

  1. Dall'elenco personalizzato nella barra multifunzione fare clic sulla scheda elenco e quindi fare clic su Impostazioni elenco.

  2. In Colonne fare clic su Crea colonna.

  3. In Nome colonna nella sezione Nome e tipo digitare il nome della colonna che si desidera utilizzare per specificare i valori di stato del flusso di lavoro.

  4. In Tipo di informazioni nella colonna selezionare Scelta (menu).

  5. In Descrizione nella sezione Impostazioni aggiuntive colonna digitare una descrizione facoltativa per la colonna.

  6. In La colonna deve contenere informazioni fare clic su .

  7. Nella casella di riepilogo digitare ogni scelta in una riga separata, digitare tre o più valori che desidera per la colonna. Tali valori verranno utilizzati gli stati del flusso di lavoro.

  8. In Visualizza scelte con: selezionare menu a discesa o pulsanti di opzione.

  9. In Consenti immissione scelte personalizzate scegliere No.

  10. Indicare se si desidera un valore predefinito specifico per la colonna o se si desidera aggiungerla alla visualizzazione predefinita per l'elenco.

  11. Scegliere OK.

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Aggiungere un flusso di lavoro in tre stati a un elenco

Prima di poter usare sulle voci di elenco, è necessario aggiungere un flusso di lavoro di tre stati a un elenco. Quando si aggiunge un flusso di lavoro di tre stati a un elenco, specificare la colonna nell'elenco contiene i valori di stato che si desidera tenere traccia del flusso di lavoro. È inoltre possibile specificare informazioni si desidera che venga eseguita ogni fase del flusso di lavoro. Ad esempio, è possibile specificare l'oggetto e il testo per gli avvisi di posta elettronica di ricevere i destinatari delle attività.

Il flusso di lavoro in tre stati è abilitato per impostazione predefinita nella maggior parte dei tipi di siti, ma può essere disabilitato da un amministratore della raccolta siti. Se il flusso di lavoro in tre stati non è disponibile, contattare l'amministratore della raccolta siti.

Importante : Per aggiungere un flusso di lavoro a un elenco, è necessario disporre dell'autorizzazione Gestione elenchi.

  1. Aprire l'elenco a cui si desidera aggiungere un flusso di lavoro di tre stati. Dall'elenco personalizzato nella barra multifunzione, fare clic sulla scheda elenco e quindi fare clic su Impostazioni elenco o fare clic su impostazioni per il tipo di raccolta che desidera aprire. Ad esempio, in una raccolta documenti, fare clic su Impostazioni raccolta documenti.

  2. In autorizzazioni e gestione fare clic su Impostazioni flusso di lavoro.

    Se i flussi di lavoro sono già stati aggiunti all'elenco, una raccolta o tipo di contenuto, questo passaggio consente di passare direttamente alla pagina Impostazioni flusso di lavoro ed è necessario fare clic su Aggiungi flusso di lavoro per passare a aggiungere una pagina del flusso di lavoro. Se nessun flusso di lavoro sono state aggiunte in questo elenco, una raccolta o un tipo di contenuto, questo passaggio consente di accedere direttamente per aggiungere una pagina del flusso di lavoro.

  3. Se esiste già un flusso di lavoro per l'elenco, nella pagina Impostazioni flusso di lavoro, fare clic su Aggiungi flusso di lavoro.

  4. Nella pagina Aggiungi un flusso di lavoro nella sezione flusso di lavoro, fare clic su tre stati in selezionare un modello di flusso di lavoro.

  5. Nella sezione Nome digitare un nome univoco per il flusso di lavoro.

  6. Nella sezione Elenco attività specificare un elenco delle attività da utilizzare con il flusso di lavoro.

    Nota : 

    • È possibile utilizzare l'elenco Attività predefinito oppure crearne uno nuovo. Se si utilizza l'elenco Attività predefinito, i partecipanti al flusso di lavoro potranno individuare e visualizzare facilmente le relative attività utilizzando la visualizzazione Attività personali dell'elenco Attività.

    • Creare un nuovo elenco di attività se le attività del flusso di lavoro implicano la visualizzazione di informazioni sensibili o riservate che si desidera mantenere distinte dall'elenco Attività generale.

    • Creare un nuovo elenco di attività se per l'organizzazione saranno disponibili numerosi flussi di lavoro oppure se i flussi di lavoro prevederanno numerose attività. In tal caso, è consigliabile creare elenchi di attività per ogni flusso di lavoro.

  7. Nella sezione Elenco cronologia selezionare un elenco della cronologia da utilizzare con il flusso di lavoro. Nell'elenco della cronologia sono visualizzati tutti gli eventi che si verificano durante ogni istanza del flusso di lavoro.

    È possibile utilizzare l'elenco Cronologia predefinito oppure crearne uno nuovo. Se nell'organizzazione saranno presenti numerosi flussi di lavoro, è consigliabile creare un elenco della cronologia separato per ogni flusso di lavoro.

  8. Nella sezione Opzioni di avvio eseguire una delle operazioni seguenti:

    • Per consentire l'avvio manuale del flusso di lavoro, selezionare la casella di controllo Consenti avvio manuale del flusso di lavoro a un utente autenticato con autorizzazioni Modifica elemento. Per richiedere ulteriori autorizzazioni per avviare il flusso di lavoro, selezionare la casella di controllo Richiedi autorizzazioni Gestione elenchi per l'avvio del flusso di lavoro.

    • Per avviare automaticamente il flusso di lavoro quando vengono creati nuovi elementi, selezionare la casella di controllo Avvia il flusso di lavoro quando viene creato un nuovo elemento.

  9. Fare clic su Avanti.

  10. In Selezionare un campo di tipo 'Scelta' nella sezione Stati flusso di lavoro selezionare la colonna Scelta dall'elenco contenente i valori che si desidera utilizzare per gli stati del flusso di lavoro e quindi selezionare i valori di colonna desiderati per Stato iniziale, Stato intermedio e Stato finale.

  11. Nelle due sezioni Specificare le azioni desiderate all'avvio di un flusso di lavoro (opzioni per la prima attività del flusso di lavoro) e Specificare le azioni desiderate al passaggio allo stato intermedio di un flusso di lavoro (opzioni per la seconda attività del flusso di lavoro) specificare le informazioni seguenti:

    Dettagli attività

Descrizione attività:

Digitare le informazioni che si desidera includere nella descrizione dell'attività. Se si seleziona la casella di controllo Includi campo elenco, il campo selezionato verrà aggiunto alla fine del messaggio. Se si seleziona la casella di controllo Inserisci collegamento a voce di elenco, nella descrizione verrà incluso un collegamento alla voce di elenco.

Scadenza attività:

Se si desidera specificare una data di scadenza per l'attività, selezionare la casella di controllo Includi campo elenco e quindi selezionare la colonna della data nell'elenco contenente le informazioni che si desidera utilizzare per la data di scadenza.

Attività assegnata a:

Per assegnare l'attività a un partecipante specificato nell'elenco, fare clic su Includi campo elenco e quindi selezionare la colonna dall'elenco contenente le informazioni sull'utente da utilizzare. All'avvio del flusso di lavoro, la prima attività viene assegnata all'utente il cui nome viene visualizzato in questa colonna per l'elemento del flusso di lavoro.

Per assegnare l'attività in tutte le istanze del flusso di lavoro all'utente specificato, fare clic su Personalizzata e quindi digitare o selezionare il nome dell'utente a cui si desidera assegnare l'attività.

  1. Selezionare la casella di controllo Invia messaggio di posta elettronica se si desidera che i partecipanti al flusso di lavoro ricevano avvisi tramite posta elettronica sulle attività del flusso di lavoro.

    Nota : Se si desidera verificare che i partecipanti al flusso di lavoro ricevano avvisi tramite posta elettronica e promemoria sulle attività del flusso di lavoro dopo l'avvio dei flussi di lavoro, contattare l'amministratore della raccolta siti per verificare che sia attivata la posta elettronica per il sito.

    Dettagli messaggio di posta elettronica

A

Digitare il nome del partecipante a cui si desidera inviare un avviso tramite posta elettronica sull'attività del flusso di lavoro. Per inviare l'avviso tramite posta elettronica al proprietario dell'attività, selezionare la casella di controllo Includi attività assegnata a.

Oggetto

Digitare l'oggetto che si desidera utilizzare per l'avviso tramite posta elettronica. Per aggiungere il titolo dell'attività all'oggetto del messaggio di posta elettronica, selezionare la casella di controllo Usa titolo attività.

Corpo

Digitare le informazioni da visualizzare nel corpo del messaggio dell'avviso tramite posta elettronica. Per includere un collegamento alla voce di elenco nel messaggio, selezionare la casella di controllo Inserisci collegamento a voce di elenco.

  1. Scegliere OK.

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Avviare manualmente un flusso di lavoro in tre stati in un elemento

È necessario innanzitutto aggiungere un flusso di lavoro in tre stati a un elenco in modo da renderlo disponibile per l'utilizzo in tale elenco. Per ulteriori informazioni, vedere le sezioni precedenti.

È possibile configurare un flusso di lavoro in tre stati per l'avvio automatico quando vengono aggiunti nuovi elementi a un elenco oppure per l'avvio manuale da parte di utenti che dispongono di autorizzazioni specifiche. Alcuni flussi di lavoro possono consentire entrambe le opzioni.

Per avviare manualmente un flusso di lavoro in tre stati in un elemento, eseguire la procedura seguente. È necessario disporre dell'autorizzazione Modifica elementi per l'elenco. Per alcuni flussi di lavoro potrebbe essere necessario disporre dell'autorizzazione Gestione elenchi.

Nota : Se si desidera verificare che i partecipanti al flusso di lavoro ricevano avvisi tramite posta elettronica e promemoria sulle attività del flusso di lavoro dopo l'avvio di un flusso di lavoro, contattare l'amministratore della raccolta siti per verificare che sia attivata la posta elettronica per il sito.

  1. Aprire gli elenchi che contengono l'elemento per cui si desidera avviare un flusso di lavoro in tre stati.

  2. Selezionare l'elemento per cui si desidera avviare un flusso di lavoro, fare clic sulla freccia visualizzata e quindi scegliere Flussi di lavoro.

    Nota : Il comando Flussi di lavoro è disponibile solo quando l'elemento è incluso in un elenco o in una raccolta cui è associato almeno un flusso di lavoro.

  3. Nel menu Azioni sito fare clic su Visualizza tutto il contenuto del sito.

  4. In Avvio di un nuovo flusso di lavoro fare clic sul nome del flusso di lavoro in tre stati che si desidera avviare.

    Il flusso di lavoro verrà avviato immediatamente.

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Completare un'attività di un flusso di lavoro in tre stati

Per completare un'attività di un flusso di lavoro in tre stati, è necessario disporre almeno dell'autorizzazione Modifica elenchi per gli elenchi delle attività in cui sono registrate le attività del flusso di lavoro.

  1. Aprire l'elenco Attività relativo al sito e quindi scegliere Attività personali dal menu Visualizza per individuare l'attività del flusso di lavoro di pertinenza.

    Nota : Se il flusso di lavoro non utilizza l'elenco attività predefinito, le attività del flusso di lavoro non venga visualizzata nell'elenco attività. Per individuare l'attività del flusso di lavoro, passare all'elenco o alla raccolta in cui è stato salvato l'elemento del flusso di lavoro. Scegliere il nome dell'elemento che si desidera completare, fare clic sulla freccia visualizzata e quindi fare clic su flussi di lavoro. Nella pagina Stato flusso di lavoro in Esecuzione flussi di lavoro, fare clic sul nome del flusso di lavoro in cui si è un partecipante. Nell'elenco attività, individuare l'attività del flusso di lavoro.

  2. Aprire l'elenco contenente l'elemento che si desidera contrassegnare come completato.

  3. Selezionare il nome dell'attività che si desidera completare, fare clic sulla freccia visualizzata e quindi fare clic su Modifica elemento.

  4. Nella finestra di dialogo Attività digitare o selezionare le informazioni necessarie per completare l'attività e quindi fare clic su Salva.

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Nota : Dichiarazione di non responsabilità per la traduzione automatica: Il presente articolo è stato tradotto tramite un software di traduzione automatica e non da una persona. Microsoft offre le traduzioni automatiche per consentire a coloro che non conoscono la lingua inglese di leggere gli articoli sui prodotti, sui servizi e sulle tecnologie Microsoft. Dal momento che l'articolo è stato tradotto automaticamente, potrebbe contenere errori di sintassi, di grammatica o di utilizzo dei vocaboli.

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