Utilizzare un flusso di lavoro in tre stati

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Il flusso di lavoro in tre stati è progettato per tenere traccia dello stato di una voce di elenco durante tre fasi ed possibile utilizzarlo al fine di gestire processi aziendali per i quali le organizzazioni devono tenere traccia di un volume elevato di problemi o elementi, ad esempio segnalazioni dei clienti, clienti potenziali o attività di progetto.

In questo articolo

Come funziona il flusso di lavoro di tre stati

Impostare un elenco da utilizzare con un flusso di lavoro di tre stati

Aggiungere un flusso di lavoro di tre stati a un elenco

Avviare un flusso di lavoro di tre stati in un elemento

Completare un'attività del flusso di lavoro in tre stati

Utilizzare il flusso di lavoro in tre stati

Il flusso di lavoro in tre stati supporta processi aziendali per i quali le organizzazioni devono tenere traccia dello stato di un problema o di un elemento durante tre fasi diverse e due transizioni di stato. Tramite ognuna di queste transizioni, il flusso lavoro assegna un'attività a un partecipante e gli invia un avviso tramite posta elettronica relativo all'attività. Quando l'attività è stata completata, il flusso di lavoro aggiorna lo stato dell'elemento e passa alla fase successiva. Il flusso di lavoro in tre stati è progettato per l'utilizzo del modello di elenco Gestione problemi, ma è in grado di supportare qualsiasi elenco configurato per contenere una colonna di tipo Scelta con tre o più valori. I valori contenuti nella colonna di tipo Scelta corrispondono agli stati rilevati dal flusso di lavoro.

È possibile utilizzare il flusso di lavoro in tre stati al fine di gestire processi aziendali per i quali le organizzazioni devono tenere traccia di un volume elevato di problemi o elementi, quali segnalazioni dei clienti, clienti potenziali o attività di progetto. Ad esempio, i dipendenti di una piccola società di pianificazione degli eventi possono utilizzare un elenco per la gestione dei problemi e un flusso di lavoro in tre stati personalizzato per gestire le numerose attività correlate agli eventi da pianificare. Il flusso di lavoro tiene traccia delle attività di pianificazione degli eventi durante tre stati: Attivo, Pronto per revisione e Completato. Tutte le attività di preparazione correlate a un evento specifico vengono compilate in un elenco di gestione dei problemi creato per tale evento e contrassegnato come Attivo. Il coordinatore di eventi assegna singole attività ai membri del team e quindi avvia il flusso di lavoro in tre stati per tali elementi al fine di dare inizio alle attività dell'evento.

All'avvio del flusso di lavoro, viene creata un'attività per il partecipante designato. Quando un membro del team riceve un'attività, esegue le operazioni necessarie per completarla. Può trattarsi di operazioni da eseguire al di fuori dell'elenco o del sito in cui è contenuto l'elenco per la gestione dei problemi. Se ad esempio un membro del team riceve un'attività del flusso di lavoro per lo sviluppo di un piano di catering, contatta una società di catering con cui collaborare a tale scopo. Quando è pronta la bozza del piano di catering, il membro del team contrassegna l'attività del flusso di lavoro come completata. A questo punto, il flusso di lavoro aggiorna lo stato dell'attività nell'elenco per la gestione dei problemi modificandolo da Attivo in Pronto per revisione e crea una seconda attività per la revisione del piano di catering da parte del coordinatore di eventi. Dopo che il coordinatore di eventi ha revisionato e approvato il piano di catering, contrassegna l'attività del flusso di lavoro come completata e il flusso di lavoro aggiorna lo stato dell'attività modificandolo da Pronto per revisione in Completato.

Un partecipante al flusso di lavoro può completare un'attività del flusso di lavoro in tre stati in due modi diversi: può modificare l'attività del flusso di lavoro per contrassegnarla come completata oppure può modificare lo stato dell'elemento del flusso di lavoro nell'elenco, a condizione di disporre dell'autorizzazione per modificare l'elenco. Se un partecipante aggiorna manualmente lo stato dell'elemento del flusso di lavoro nell'elenco, l'attività del flusso di lavoro risulta completata. Se il partecipante modifica l'attività del flusso di lavoro per contrassegnarla come completata, lo stato dell'elemento del flusso di lavoro nell'elenco viene aggiornato modificandolo in Completato.

Le azioni del flusso di lavoro in tre stati illustrato in questo esempio sono basate sul processo seguente:

Diagramma di flusso di un flusso di lavoro in tre stati di esempio

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Impostare un elenco per l'utilizzo con un flusso di lavoro in tre stati

Prima di utilizzare un flusso di lavoro in tre stati, è necessario impostare un elenco da utilizzare in combinazione con il flusso di lavoro. Tale elenco deve contenere gli elementi di cui tenere traccia o da gestire tramite il flusso di lavoro. Il modello di elenco Gestione problemi è progettato per l'utilizzo con il flusso di lavoro in tre stati, ma è inoltre possibile creare un elenco personalizzato da utilizzare con questo tipo di flusso. In tal caso, è necessario verificare che l'elenco contenga almeno una colonna di tipo Scelta con tre o più valori. Quando si imposta un flusso di lavoro in tre stati per l'utilizzo con l'elenco, è necessario specificare la colonna di tipo Scelta contenente i valori di stato di cui terrà traccia il flusso di lavoro.

Creare un elenco per la gestione dei problemi da utilizzare con un flusso di lavoro in tre stati

Per impostazione predefinita, è possibile utilizzare un flusso di lavoro in tre stati con qualsiasi elenco creato dal modello di elenco Gestione problemi.

  1. Fare clic su Visualizza tutto il contenuto del sito e quindi su Crea nella pagina Tutto il contenuto del sito.

    Nella maggior parte dei casi, è possibile usare il menu Azioni sito Icona del pulsante per completare questo passaggio.

  1. In Gestione fare clic su Gestione problemi.

    1. Nella casella Nome digitare un nome per l'elenco. Il nome dell'elenco è obbligatorio.

      Il nome verrà visualizzato nella parte superiore della pagina di elenco, diventa parte dell'indirizzo Web per la pagina di elenco e negli elementi di spostamento che consentono agli utenti di trovare e aprire l'elenco.

  2. Nella casella Descrizione digitare una descrizione dello scopo dell'elenco. La descrizione è facoltativa.

  3. Per aggiungere un collegamento all'elenco sulla barra di avvio veloce, fare clic su nella sezione Struttura.

  4. Fare clic su Crea.

Creare un elenco personalizzato da utilizzare con un flusso di lavoro in tre stati

Per creare un elenco personalizzato da utilizzare con un flusso di lavoro in tre stati, è necessario aggiungere almeno una colonna di tipo Scelta contenente i valori di stato di cui terrà traccia il flusso di lavoro.

  1. Fare clic su Visualizza tutto il contenuto del sito e quindi su Crea nella pagina Tutto il contenuto del sito.

    Nella maggior parte dei casi, è possibile usare il menu Azioni sito Icona del pulsante per completare questo passaggio.

  1. In Elenchi personalizzati fare clic su Elenco personalizzato.

    1. Nella casella Nome digitare un nome per l'elenco. Il nome dell'elenco è obbligatorio.

      Il nome verrà visualizzato nella parte superiore della pagina di elenco, diventa parte dell'indirizzo Web per la pagina di elenco e negli elementi di spostamento che consentono agli utenti di trovare e aprire l'elenco.

  2. Nella casella Descrizione digitare una descrizione dello scopo dell'elenco. La descrizione è facoltativa.

  3. Per aggiungere un collegamento all'elenco sulla barra di avvio veloce, fare clic su nella sezione Struttura.

  4. Fare clic su Crea.

Personalizzare un elenco da utilizzare con un flusso di lavoro in tre stati

  1. Se l'elenco non è già aperto, fare clic sul relativo nome sulla barra di avvio veloce.

    Se il nome dell'elenco non è visualizzato, fare clic su Visualizza tutto il contenuto del sito e quindi fare clic sul nome dell'elenco.

  2. Scegliere Impostazioni elenco dal menu Impostazioni menu impostazioni .

  3. In Colonne fare clic su Crea colonna.

  4. In Nome colonna nella sezione Nome e tipo digitare il nome della colonna che si desidera utilizzare per specificare i valori di stato del flusso di lavoro.

  5. In Tipo di informazioni nella colonna selezionare Scelta (menu).

  6. In Descrizione nella sezione Impostazioni aggiuntive colonna digitare una descrizione facoltativa per la colonna.

  7. In La colonna deve contenere informazioni fare clic su .

  8. In Digitare ogni scelta in una riga distinta nella casella di riepilogo digitare tre o più valori di scelta desiderati per la colonna.

    Tali valori verranno utilizzati come stati del flusso di lavoro.

  9. In Visualizza scelte con: selezionare menu a discesa o pulsanti di opzione.

  10. In Consenti immissione scelte personalizzate scegliere No.

  11. Indicare se si desidera un valore predefinito specifico per la colonna o se si desidera aggiungerla alla visualizzazione predefinita per l'elenco.

  12. Fare clic su OK.

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Aggiungere un flusso di lavoro in tre stati a un elenco

Prima di utilizzare un flusso di lavoro in tre stati per gli elementi di un elenco, è necessario aggiungere tale flusso di lavoro all'elenco. Quando si aggiunge un flusso di lavoro in tre stati a un elenco, è necessario specificare la colonna dell'elenco contenente i valori di stato di cui dovrà tenere traccia il flusso di lavoro, nonché informazioni relative alle azioni da intraprendere in ogni fase del flusso di lavoro. È ad esempio possibile specificare i partecipanti a cui assegnare le attività e i dettagli degli avvisi tramite posta elettronica che dovranno ricevere.

Per aggiungere un flusso di lavoro a un elenco, è necessario disporre dell'autorizzazione Gestione elenchi.

  1. Aprire l'elenco a cui si desidera aggiungere un flusso di lavoro in tre stati.

    1. Scegliere il menu Impostazioni menu impostazioni , fare clic su Impostazioni elenco oppure fare clic su impostazioni per il tipo di raccolta che desidera aprire.

      In una raccolta documenti, ad esempio, scegliere Impostazioni raccolta documenti.

  2. Nell'area relativa alle autorizzazioni e alla gestione fare clic su Impostazioni flusso di lavoro.

    Se sono già stati aggiunti flussi di lavoro all'elenco, alla raccolta o al tipo di contenuto, tramite questo passaggio si accede direttamente alla pagina Modifica impostazioni flusso di lavoro ed è necessario fare clic su Aggiungi flusso di lavoro per passare alla pagina Aggiungi flusso di lavoro. Se non sono già stati aggiunti flussi di lavoro all'elenco, alla raccolta o al tipo di contenuto, tramite questo passaggio si accede direttamente alla pagina Aggiungi flusso di lavoro.

  3. Nella pagina Modifica impostazioni flusso di lavoro fare clic su Aggiungi flusso di lavoro.

  4. In Selezionare un modello di flusso di lavoro nella sezione Flusso di lavoro della pagina Aggiungi flusso di lavoro fare clic su Tre stati.

  5. Nella sezione Nome digitare un nome univoco per il flusso di lavoro.

  6. Nella sezione Elenco attività specificare un elenco delle attività da utilizzare con il flusso di lavoro.

    • È possibile utilizzare l'elenco Attività predefinito oppure crearne uno nuovo. Se si utilizza l'elenco Attività predefinito, i partecipanti al flusso di lavoro potranno individuare e visualizzare facilmente le relative attività utilizzando la visualizzazione Attività personali dell'elenco Attività.

    • Creare un nuovo elenco delle attività se le attività del flusso di lavoro implicano la visualizzazione di informazioni sensibili o riservate che si desidera mantenere distinte dall'elenco Attività generale.

    • Creare un nuovo elenco delle attività se per l'organizzazione saranno disponibili numerosi flussi di lavoro oppure se i flussi di lavoro implicheranno numerose attività. In tal caso, è consigliabile creare elenchi delle attività per ogni flusso di lavoro.

  7. Nella sezione Elenco cronologia selezionare un elenco della cronologia da utilizzare con il flusso di lavoro. Nell'elenco della cronologia sono visualizzati tutti gli eventi che si verificano durante ogni istanza del flusso di lavoro.

    È possibile utilizzare l'elenco Cronologia predefinito oppure crearne uno nuovo. Se nell'organizzazione sono disponibili numerosi flussi di lavoro, è opportuno creare un elenco della cronologia distinto per ogni flusso di lavoro.

  8. Nella sezione Opzioni di avvio eseguire una delle operazioni seguenti:

    • Per consentire l'avvio manuale del flusso di lavoro, selezionare la casella di controllo Consenti l'avvio manuale del flusso di lavoro a un utente autenticato con autorizzazioni Modifica elementi. Per richiedere ulteriori autorizzazioni per avviare il flusso di lavoro, selezionare la casella di controllo Richiedi autorizzazioni Gestione elenchi per l'avvio del flusso di lavoro.

    • Per avviare automaticamente il flusso di lavoro quando vengono creati nuovi elementi, selezionare la casella di controllo Avvia il flusso di lavoro quando viene creato un nuovo elemento.

  9. Fare clic su Avanti.

  10. In Selezionare un campo di tipo 'Scelta' nella sezione Stati flusso di lavoro selezionare la colonna Scelta dall'elenco contenente i valori che si desidera utilizzare per gli stati del flusso di lavoro e quindi selezionare i valori di colonna desiderati per Stato iniziale, Stato intermedio e Stato finale.

  11. Nelle due sezioni Specificare le azioni desiderate all'avvio di un flusso di lavoro (opzioni per la prima attività del flusso di lavoro) e Specificare le azioni desiderate al passaggio allo stato intermedio di un flusso di lavoro (opzioni per la seconda attività del flusso di lavoro) specificare le informazioni seguenti:

    Dettagli attività

Titolo attività:

Digitare le informazioni che si desidera includere nel titolo dell'attività. Se si seleziona la casella di controllo Includi campo elenco, le informazioni del titolo per la voce di elenco vengono aggiunte al messaggio personalizzato.

Descrizione attività:

Digitare le informazioni che si desidera includere nella descrizione dell'attività. Se si seleziona la casella di controllo Includi campo elenco, le informazioni del titolo per la voce di elenco vengono aggiunte al messaggio personalizzato. Se si seleziona la casella di controllo Inserisci collegamento a voce di elenco, nella descrizione viene incluso un collegamento alla voce di elenco.

Scadenza attività:

Se si desidera specificare una data di scadenza per l'attività, selezionare la casella di controllo Includi campo elenco e quindi selezionare la colonna della data dall'elenco contenente le informazioni sulla scadenza da utilizzare.

Attività assegnata a:

Per assegnare l'attività a un partecipante specificato nell'elenco, fare clic su Includi campo elenco e quindi selezionare la colonna dall'elenco contenente le informazioni sull'utente da utilizzare. All'avvio del flusso di lavoro, la prima attività viene assegnata all'utente il cui nome viene visualizzato in questa colonna per l'elemento del flusso di lavoro.

Per assegnare l'attività in tutte le istanze del flusso di lavoro a una persona specificare, fare clic su personalizzata e quindi digitare o selezionare il nome della persona a cui si desidera assegnare l'attività.

Dettagli messaggio di posta elettronica

Selezionare la casella di controllo Invia messaggio di posta elettronica se si desidera che i partecipanti al flusso di lavoro ricevano avvisi tramite posta elettronica sulle attività del flusso di lavoro.

Per assicurare che i partecipanti al flusso di lavoro ricevano avvisi tramite posta elettronica e promemoria relativi alle rispettive attività dopo l'avvio del flusso di lavoro, verificare insieme all'amministratore del server che sia attivata la posta elettronica per il sito.

A

Digitare il nome del partecipante a cui si desidera inviare un avviso tramite posta elettronica sull'attività del flusso di lavoro. Per inviare l'avviso tramite posta elettronica al proprietario dell'attività, selezionare la casella di controllo Includi attività assegnata a.

Oggetto

Digitare l'oggetto che si desidera utilizzare per l'avviso tramite posta elettronica. Per aggiungere il titolo dell'attività all'oggetto del messaggio di posta elettronica, selezionare la casella di controllo Usa titolo attività.

Corpo

Digitare le informazioni da visualizzare nel corpo del messaggio dell'avviso tramite posta elettronica. Per includere un collegamento alla voce di elenco nel messaggio, selezionare la casella di controllo Inserisci collegamento a voce di elenco.

  1. Fare clic su OK.

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Avviare un flusso di lavoro in tre stati per un elemento

È necessario innanzitutto aggiungere un flusso di lavoro in tre stati a un elenco in modo da renderlo disponibile per l'utilizzo in tale elenco.

È possibile configurare un flusso di lavoro in tre stati per l'avvio automatico quando vengono aggiunti nuovi elementi a un elenco oppure per l'avvio manuale da parte di utenti con autorizzazioni specifiche. Alcuni flussi di lavoro consentono entrambe le opzioni. Per avviare manualmente un flusso di lavoro in tre stati per una voce di elenco, è necessario disporre dell'autorizzazione Modifica elenchi per l'elenco. Per alcuni flussi di lavoro potrebbe essere necessario disporre dell'autorizzazione Gestione elenchi.

Per assicurare che i partecipanti al flusso di lavoro ricevano avvisi tramite posta elettronica e promemoria relativi alle rispettive attività dopo l'avvio del flusso di lavoro, verificare insieme all'amministratore del server che sia attivata la posta elettronica per il sito.

  1. Aprire gli elenchi che contengono l'elemento per cui si desidera avviare un flusso di lavoro in tre stati.

  2. Selezionare l'elemento per cui si desidera avviare un flusso di lavoro, fare clic sulla freccia visualizzata e quindi scegliere Flussi di lavoro.

    Nota: Il comando Flussi di lavoro è disponibile solo quando l'elemento è incluso in un elenco o in una raccolta cui è associato almeno un flusso di lavoro.

  3. In Avvio di un nuovo flusso di lavoro fare clic sul nome del flusso di lavoro in tre stati che si desidera avviare.

    Il flusso di lavoro verrà avviato immediatamente.

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Completare un'attività di un flusso di lavoro in tre stati

Per completare un'attività di un flusso di lavoro in tre stati, è necessario disporre almeno dell'autorizzazione Modifica elenchi per gli elenchi delle attività in cui sono registrate le attività del flusso di lavoro.

  1. Aprire l'elenco di attività per il sito e quindi scegliere Attività personali dal menu Visualizza per individuare l'attività del flusso di lavoro.

    Nota:  Se il flusso di lavoro non usa l'elenco Attività predefinito, è possibile che l'attività del flusso di lavoro non sia visualizzata nell'elenco Attività. Per individuarla, accedere all'elenco o alla raccolta in cui è stato salvato l'elemento del flusso di lavoro. Selezionare il nome dell'elemento da completare, fare clic sulla freccia visualizzata e quindi scegliere Flussi di lavoro. Nella pagina Stato flusso di lavoro, in Flussi di lavoro in esecuzione fare clic sul nome del flusso di lavoro al quale si partecipa. In Attività individuare l'attività assegnata.

  2. Selezionare il nome dell'attività che si desidera completare, fare clic sulla freccia visualizzata e quindi fare clic su Modifica elemento.

  3. Nel modulo che verrà visualizzato, digitare o selezionare le informazioni necessarie per completare l'attività.

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