Utilizzare un flusso di lavoro Approvazione dell'eliminazione

Importante :  Il presente articolo è stato tradotto automaticamente, vedere la dichiarazione di non responsabilità. Per visualizzare la versione inglese dell'articolo, fare clic qui.

Il flusso di lavoro Approvazione dell'eliminazione rappresenta un supporto prezioso per la gestione dei record nell'ambito di un'organizzazione perché, consentendo di tenere sotto controllo il processo di conservazione e di scadenza dei documenti, offre ai partecipanti la possibilità di decidere se conservare o eliminare i documenti o gli elementi scaduti.

In questo articolo

Funzionamento di un flusso di lavoro approvazione dell'eliminazione

Aggiungere o modificare un flusso di lavoro approvazione dell'eliminazione per un elenco, una raccolta o un tipo di contenuto

Configurare un criterio di scadenza per l'utilizzo di un flusso di lavoro approvazione dell'eliminazione

Avviare un flusso di lavoro approvazione dell'eliminazione

Completare un'attività del flusso di lavoro approvazione dell'eliminazione

Funzionamento di un flusso di lavoro Approvazione dell'eliminazione

Offrendo supporto sia per i processi di gestione dei record sia per quelli di gestione dei documenti, il flusso di lavoro Approvazione dell'eliminazione consente all'organizzazione di gestire e tenere traccia del processo in base al quale il contenuto scaduto o non aggiornato viene valutato ed eliminato. Gli utenti possono avviare manualmente il flusso di lavoro Approvazione dell'eliminazione su singoli documenti o elementi. Per una maggiore coerenza nella gestione del contenuto scaduto, a livello di organizzazione è possibile configurare il flusso di lavoro in modo che operi insieme alla caratteristica di scadenza di un criterio di gestione delle informazioni e venga quindi avviato automaticamente alla scadenza dei documenti o degli elementi di un sito. Benché il flusso di lavoro Approvazione dell'eliminazione possa essere utilizzato in un sito di Microsoft Office SharePoint Server 2007 per qualsiasi elenco, raccolta o tipo di contenuto, risulta particolarmente indicato per i siti Centro record, come supporto per la gestione dei record e i criteri di conservazione dei documenti di un'organizzazione.

All'avvio di un flusso di lavoro Approvazione dell'eliminazione, nell'elenco delle attività associato al flusso di lavoro vengono create le attività da eseguire per specifici documenti ed elementi. Anziché essere assegnate a singoli utenti, queste attività vengono registrate nell'apposito elenco del flusso di lavoro. Gli utenti che dispongono delle autorizzazioni necessarie, ad esempio i responsabili dei record, possono accedere all'elenco delle attività e completarle approvando o rifiutando l'eliminazione degli elementi. Poiché è probabile che il flusso di lavoro Approvazione dell'eliminazione generi un numero consistente di attività, in particolare se è stato configurato per l'avvio automatico alla scadenza degli elementi, è inoltre disponibile il supporto per il completamento di attività in blocco, che consente ai responsabili dei record o ad altri utenti autorizzati di elaborare molti elementi contemporaneamente eliminandoli in un unico passaggio.

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Aggiungere o modificare un flusso di lavoro Approvazione dell'eliminazione per un elenco, una raccolta o un tipo di contenuto

Prima di poter utilizzare un flusso di lavoro, è necessario aggiungerlo a un elenco, a una raccolta o a un tipo di contenuto, in modo che risulti disponibile per i documenti o gli elementi presenti in una specifica posizione. Per l'operazione di aggiunta appena descritta, che nella maggior parte dei casi viene eseguita dagli amministratori del sito o da singoli utenti che gestiscono elenchi o raccolte specifiche, è necessario disporre dell'autorizzazione Gestione elenchi. La disponibilità del flusso di lavoro in un sito varia a seconda del tipo di elemento a cui viene aggiunto, in base ai criteri seguenti:

  • Se un flusso di lavoro viene aggiunto direttamente a un elenco o a una raccolta, sarà disponibile solo per gli elementi di tale elenco o raccolta.

  • Se un flusso di lavoro viene aggiunto a un tipo di contenuto per elenchi, ovvero a un'istanza di un tipo di contenuto del sito aggiunta a un determinato elenco o raccolta, sarà disponibile solo per gli elementi di tale tipo di contenuto e solo nello specifico elenco o raccolta a cui è associato il tipo di contenuto in questione.

  • Se un flusso di lavoro viene aggiunto a un tipo di contenuto del sito, sarà disponibile per qualsiasi elemento di tale tipo di contenuto, in ogni elenco e raccolta a cui è stata aggiunta un'istanza del tipo di contenuto del sito in questione. Se si desidera che il flusso di lavoro risulti ampiamente disponibile negli elenchi o raccolte di una raccolta siti per gli elementi di uno specifico tipo di contenuto, aggiungerlo direttamente a un tipo di contenuto del sito.

Aggiungere o modificare un flusso di lavoro Approvazione dell'eliminazione

La procedura che consente di aggiungere un flusso di lavoro Approvazione dell'eliminazione a un elenco, a una raccolta o a un tipo di contenuto e la procedura che consente di modificare un flusso di lavoro Approvazione dell'eliminazione già associato a un elenco, a una raccolta o a un tipo di contenuto sono le stesse.

  1. Per aprire la pagina Aggiungi flusso di lavoro relativa all'elenco, alla raccolta o al tipo di contenuto a cui si desidera aggiungere un flusso di lavoro, eseguire una delle operazioni seguenti:

Per un elenco o una raccolta

  1. Aprire l'elenco o la raccolta a cui si desidera aggiungere un flusso di lavoro.

    1. Scegliere il menu Impostazioni menu impostazioni , fare clic su Impostazioni elenco oppure fare clic su impostazioni per il tipo di raccolta che desidera aprire.

      In una raccolta documenti, ad esempio, scegliere Impostazioni raccolta documenti.

  2. Nell'area relativa alle autorizzazioni e alla gestione fare clic su Impostazioni flusso di lavoro.

Per un tipo di contenuto per elenchi

  1. Aprire l'elenco o la raccolta contenente l'istanza del tipo di contenuto per elenchi a cui si desidera aggiungere un flusso di lavoro.

    1. Scegliere il menu Impostazioni menu impostazioni , fare clic su Impostazioni elenco oppure fare clic su impostazioni per il tipo di raccolta che desidera aprire.

      Ad esempio, per una raccolta documenti scegliere Impostazioni raccolta documenti.

  2. In Tipi di contenuto fare clic sul nome del tipo di contenuto che si desidera aggiungere a un flusso di lavoro.

    Nota : Se la raccolta o l'elenco non è impostato per consentire più tipi di contenuto, la sezione Tipi di contenuto non verrà visualizzata nella pagina Personalizza dell'elenco o della raccolta.

  3. In Impostazioni fare clic su Impostazioni flusso di lavoro.

Per un tipo di contenuto del sito

  1. Nella home page della raccolta siti scegliere il menu Azioni sito Icona del pulsante , scegliere Impostazioni sito e quindi fare clic su Modifica tutte le impostazioni di sito.

  2. In Raccolte fare clic su Tipi di contenuto del sito.

  3. Fare clic sul nome del tipo di contenuto del sito a cui si desidera aggiungere un flusso di lavoro e quindi su Impostazioni flusso di lavoro.

Se all'elenco, alla raccolta o al tipo di contenuto sono stati già aggiunti flussi di lavoro, quando si esegue questo passaggio verrà visualizzata la pagina Modifica impostazioni flusso di lavoro. Fare clic su Aggiungi flusso di lavoro per accedere alla pagina Aggiungi flusso di lavoro. Se all'elenco, alla raccolta o al tipo di contenuto non è stato aggiunto alcun flusso di lavoro, quando si esegue questo passaggio verrà visualizzata direttamente la pagina Aggiungi flusso di lavoro.

  1. Nella sezione Flusso di lavoro di una pagina Aggiungi flusso di lavoro fare clic sul modello di flusso di lavoro Approvazione dell'eliminazione.

  2. Nella sezione Nome digitare un nome univoco per il flusso di lavoro.

  3. Nella sezione Elenco attività specificare un elenco di attività da utilizzare con il flusso di lavoro.

    Note : 

    1. È possibile utilizzare l'elenco Attività predefinito o crearne uno nuovo. Nel primo caso i partecipanti al flusso di lavoro potranno individuare e visualizzare rapidamente le attività a essi assegnate utilizzando la visualizzazione Attività personali dell'elenco Attività.

    2. Creare un nuovo elenco di attività se le attività per il flusso di lavoro interessano o rivelano dati riservati che si desidera tenere separati dall'elenco Attività generale.

    3. Durante la creazione di un elenco di attività per il flusso di lavoro Approvazione dell'eliminazione, è consigliabile limitare le autorizzazioni per tali attività ai soli utenti dell'organizzazione autorizzati ad approvare l'eliminazione degli elementi, ad esempio i responsabili dei record.

    4. Creare un nuovo elenco di attività anche se i flussi di lavoro dell'organizzazione sono numerosi o generano molte attività. In questi casi, è consigliabile creare un elenco di attività separato per ogni singolo flusso di lavoro.

  4. Nella sezione Elenco cronologia selezionare un elenco di cronologia da utilizzare con il flusso di lavoro corrente. Nell'elenco della cronologia verranno visualizzati tutti gli eventi verificatisi durante una specifica istanza di un flusso di lavoro.

    È possibile utilizzare l'elenco Cronologia predefinito o crearne uno nuovo. Se i flussi di lavoro dell'organizzazione sono numerosi, è consigliabile creare un elenco di cronologia separato per ogni singolo flusso di lavoro.

  5. Nella sezione Opzioni di avvio specificare la modalità e il momento in cui deve essere avviato il flusso di lavoro e gli utenti che possono eseguire tale operazione.

    Note : 

    1. È possibile che non siano disponibili opzioni specifiche se non sono supportate dal modello di flusso di lavoro selezionato.

    2. L'opzione Avvia il flusso di lavoro per approvare la pubblicazione di una versione principale di un elemento sarà disponibile solo se per la raccolta è attivato il controllo delle versioni principali e secondarie e se il modello di flusso di lavoro selezionato può essere utilizzato per l'approvazione del contenuto.

  6. Se si aggiunge il flusso di lavoro a un tipo di contenuto del sito, nella sezione Aggiornamento tipi di contenuto elenchi e siti specificare se si desidera aggiungere il flusso di lavoro a tutti i tipi di contenuto che ereditano da quello in questione.

    Nota : La sezione Aggiornamento tipi di contenuto elenchi e siti viene visualizzata nella pagina Aggiungi flusso di lavoro solo per i tipi di contenuto dei siti.

  7. Scegliere OK.

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Configurare un criterio di scadenza per l'utilizzo di un flusso di lavoro Approvazione dell'eliminazione

Se si desidera che il flusso di lavoro Approvazione dell'eliminazione venga avviato automaticamente alla scadenza dei documenti o degli elementi, è necessario configurare un criterio di scadenza in quello di gestione delle informazioni per l'elenco, la raccolta o il tipo di contenuto rilevante.

  1. Se non si dispone già fatto, aggiungere un flusso di lavoro approvazione dell'eliminazione all'elenco, una raccolta o tipo di contenuto per il quale si sta configurando un criterio di scadenza.

  2. Per aprire la pagina Impostazioni dei criteri di gestione delle informazioni per un elenco, una raccolta o un tipo di contenuto, eseguire una delle operazioni seguenti:

Per un elenco o una raccolta

  1. Aprire l'elenco o la raccolta per cui si desidera configurare un criterio di scadenza.

    1. Nel menu Impostazioni menu impostazioni , fare clic su Impostazioni elenco o fare clic su impostazioni per il tipo di raccolta che desidera aprire.

      Ad esempio, per una raccolta documenti scegliere Impostazioni raccolta documenti.

  2. In Autorizzazioni e gestione fare clic su Impostazioni dei criteri di gestione delle informazioni.

Per un tipo di contenuto per elenchi

  1. Aprire l'elenco o la raccolta contenente il tipo di contenuto per elenchi per cui si desidera configurare un criterio di scadenza.

    1. Scegliere il menu Impostazioni menu impostazioni , fare clic su Impostazioni elenco oppure fare clic su impostazioni per il tipo di raccolta che desidera aprire.

      Ad esempio, per una raccolta documenti scegliere Impostazioni raccolta documenti.

  2. In Tipi di contenuto fare clic sul nome del tipo di contenuto che si desidera aggiungere a un flusso di lavoro.

    Se l'elenco o la raccolta non è impostata per consentire più tipi di contenuto, nella pagina Personalizza relativa all'elenco o alla raccolta non verrà visualizzata la sezione Tipi di contenuto.

  3. In Impostazioni fare clic su Impostazioni dei criteri di gestione delle informazioni.

Per un tipo di contenuto del sito

  1. Nella home page della raccolta siti nel menu Azioni sito Icona del pulsante , scegliere Impostazioni sito e quindi fare clic su Modifica tutte le impostazioni di sito.

  2. In Raccolte fare clic su Tipi di contenuto del sito.

  3. Fare clic sul nome del tipo di contenuto di sito per cui si desidera configurare un criterio di scadenza e quindi su Impostazioni dei criteri di gestione delle informazioni.

Se si desidera configurare un criterio di scadenza per un elenco o una raccolta che supporta la gestione di più tipi di contenuto, selezionare il tipo di contenuto per cui si desidera specificare un criterio di gestione delle informazioni e quindi fare clic su OK.

  1. Nella sezione Specificare il criterio fare clic su Definire un criterio.

  2. Scegliere OK.

  3. Nella sezione Nome e descrizione amministrativa della pagina Modifica criterio digitare una breve descrizione del criterio creato.

    Nota : È possibile specificare nomi solo per criteri di gestione delle informazioni definiti nell'elenco Criteri raccolta siti.

  4. Nella sezione Informativa criteri digitare un'informativa che descriva agli utenti lo scopo del criterio. L'informativa verrà visualizzata all'apertura dei documenti o degli elementi soggetti al criterio. È consigliabile che nell'informativa vengano illustrate le caratteristiche del criterio applicate al contenuto o venga spiegata la speciale gestione necessaria per il contenuto. Un'informativa può contenere al massimo 512 caratteri.

  5. Per specificare un periodo di conservazione per i documenti e gli elementi soggetti al criterio, selezionare Attiva scadenza e quindi specificare il periodo di conservazione e le azioni da eseguire alla scadenza degli elementi.

  6. Selezionare un'opzione di periodo di conservazione per impostare una data di scadenza dei documenti o degli elementi. A tale scopo, eseguire una delle operazioni seguenti:

    1. Per impostare una data di scadenza in base a una proprietà di data, fare clic su Un periodo di tempo definito in base alle proprietà dell'elemento e quindi selezionare l'azione per il documento o l'elemento, ad esempio Creato o Modificato, e il periodo di tempo successivo all'azione, ad esempio il numero di giorni, mesi o anni, al termine del quale si desidera che l'elemento venga impostato come scaduto.

    2. Per determinare la scadenza in base a un flusso di lavoro o una formula di conservazione personalizzata, fare clic su Impostato a livello di programmazione.

  7. In Scadenza dell'elemento specificare l'azione da eseguire alla scadenza del documento o dell'elemento. Per avviare un flusso di lavoro Approvazione dell'eliminazione sul documento o sull'elemento, fare clic su Avvia flusso di lavoro e quindi selezionare il nome del flusso di lavoro Approvazione dell'eliminazione desiderato.

  8. Scegliere OK.

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Avviare un flusso di lavoro Approvazione dell'eliminazione

Un flusso di lavoro Approvazione dell'eliminazione è in genere impostato per l'avvio automatico alla scadenza degli elementi. Se un flusso di lavoro è invece configurato in modo da consentire agli utenti di avviarlo manualmente, potrà essere avviato in relazione a un documento o una raccolta direttamente dalla raccolta o dall'elenco in cui è stato salvato. Per avviare un flusso di lavoro, è necessario disporre almeno dell'autorizzazione Modifica elementi. Per avviare alcuni flussi di lavoro, potrebbe essere necessario disporre inoltre dell'autorizzazione Gestione elenchi.

  1. Se la raccolta o l'elenco non è già aperto, fare clic sul relativo nome sulla barra di avvio veloce.

    Se il nome dell'elenco o della raccolta non viene visualizzato, fare clic su Visualizza tutto il contenuto del sito, quindi sul nome dell'elenco o della raccolta.

  2. Selezionare il nome del documento o dell'elemento per cui si desidera avviare un flusso di lavoro, fare clic sulla freccia visualizzata e quindi scegliere Flussi di lavoro.

  3. In Avvio di un nuovo flusso di lavoro fare clic sul nome del flusso di lavoro Approvazione dell'eliminazione che si desidera avviare.

    Il flusso di lavoro specificato verrà avviato immediatamente e nel relativo elenco delle attività verrà creata un'attività di approvazione dell'eliminazione.

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Completare un'attività del flusso di lavoro Approvazione dell'eliminazione

I flussi di lavoro Approvazione dell'eliminazione sono stati progettati per creare attività di approvazione dell'eliminazione per documenti o elementi. Anziché essere assegnate a utenti specifici, queste attività vengono registrate nell'elenco delle attività relativo al flusso di lavoro. Gli utenti autorizzati ad accedere a tale elenco di attività, ad esempio i responsabili dei record, potranno completare le attività approvando o rifiutando l'eliminazione degli elementi.

Le attività di un flusso di lavoro Approvazione dell'eliminazione possono essere completate sia singolarmente sia in blocco. Poiché è probabile che i flussi di lavoro Approvazione dell'eliminazione generino numerose attività contemporaneamente, è consigliabile elaborare le attività in blocco.

Completare una singola attività del flusso di lavoro Approvazione dell'eliminazione

  1. Per individuare le attività di approvazione dell'eliminazione che si desidera completare, accedere all'elenco delle attività relativo al sito.

    Nota : Se il flusso di lavoro non utilizza l'elenco Attività predefinito, è possibile che nell'elenco non vengano visualizzate le attività. Per individuarle, accedere all'elenco o alla raccolta in cui l'elemento del flusso di lavoro è stato salvato. Selezionare l'elemento desiderato, fare clic sulla freccia visualizzata e quindi scegliere Flussi di lavoro. Nella pagina Stato flusso di lavoro, in Attività, fare clic sul collegamento all'elenco delle attività del flusso di lavoro.

  2. Selezionare il nome dell'attività che si desidera completare, fare clic sulla freccia visualizzata e quindi scegliere Modifica elemento.

  3. Per visualizzare l'elemento inviato per la disposizione, fare clic sul collegamento accanto a questa attività del flusso di lavoro si applica a.

  4. In Eliminazione eseguire una delle operazioni seguenti:

    • Per eliminare l'elemento, fare clic su Eliminare l'elemento e quindi specificare se si desidera conservare una copia dei metadati dell'elemento nel registro di controllo.

    • Per conservare l'elemento, fare clic su Non eliminare questo elemento.

  5. Nella casella Commenti digitare qualsiasi commento che si desidera specificare in relazione all'azione eseguita.

  6. Scegliere OK.

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Completare più attività del flusso di lavoro Approvazione dell'eliminazione contemporaneamente

  1. Aprire l'elenco delle attività del flusso di lavoro Approvazione dell'eliminazione per cui si desidera completare più attività contemporaneamente.

    Nota : Se il flusso di lavoro non utilizza l'elenco Attività predefinito, è possibile che nell'elenco non vengano visualizzate le attività. Per individuarle, accedere all'elenco o alla raccolta in cui l'elemento del flusso di lavoro è stato salvato. Selezionare l'elemento desiderato, fare clic sulla freccia visualizzata e quindi scegliere Flussi di lavoro. Nella pagina Stato flusso di lavoro, in Attività, fare clic sul collegamento all'elenco delle attività del flusso di lavoro.

  2. Nell'elenco attività del flusso di lavoro, nel menu Azioni Immagine del menu , fare clic su Elabora tutte le attività.

  3. Nella sezione Selezione di attività in blocco selezionare il tipo di attività che si desidera modificare in blocco.

  4. Se sono stati applicati filtri per visualizzare un sottoinsieme di attività di approvazione dell'eliminazione nel relativo elenco, nella sezione Informazioni attività confermare l'applicazione del filtro alle attività desiderate.

  5. Scegliere OK.

  6. In Eliminazione eseguire una delle operazioni seguenti:

    • Per approvare l'eliminazione degli elementi, fare clic su Eliminare questi elementi. Se si desidera conservare una copia dei metadati degli elementi, selezionare la casella di controllo Conservare copie dei metadati degli elementi nel registro di controllo.

    • Per rifiutare l'eliminazione di questi elementi, fare clic su Non eliminare questi elementi.

  7. Nella casella Commenti digitare qualsiasi commento che si desidera specificare in relazione all'azione eseguita.

  8. Scegliere OK.

  9. Pagina operazione completata viene indicato che le attività selezionate sono state programmate per processsing e si riceverà una conferma di posta elettronica quando le attività sono state elaborate. Per impostazione predefinita, le attività vengono elaborate notte, anche se l'amministratore del server può modificare questa impostazione. Fare clic su OK.

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Nota : Dichiarazione di non responsabilità per la traduzione automatica: Il presente articolo è stato tradotto tramite un software di traduzione automatica e non da una persona. Microsoft offre le traduzioni automatiche per consentire a coloro che non conoscono la lingua inglese di leggere gli articoli sui prodotti, sui servizi e sulle tecnologie Microsoft. Dal momento che l'articolo è stato tradotto automaticamente, potrebbe contenere errori di sintassi, di grammatica o di utilizzo dei vocaboli.

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