Utilizzare un elenco per la memorizzazione di valori multipli

In questo argomento vengono descritte le modalità di utilizzo di elenchi a discesa con caselle di controllo e di elenchi con caselle di controllo, ovvero elenchi in cui è possibile selezionare e memorizzare più di un valore in un campo della tabella. Questi elenchi multivalore costituiscono una nuova caratteristica di Microsoft Office Access 2007. Il funzionamento è analogo a quello degli elenchi normali, con la differenza che accanto a ogni voce di elenco sono disponibili caselle di controllo. Se si fa clic sulle caselle di controllo, è possibile selezionare fino a un massimo di 100 voci.

Questi nuovi elenchi consentono di risolvere alcuni problemi comuni relativi all'immissione di dati e alla memorizzazione. Ad esempio, se si desidera utilizzare Access per tenere traccia delle assegnazioni delle attività, è possibile assegnare più persone a un'unica attività selezionando i relativi nomi da un unico elenco. Un'operazione di questo tipo non è possibile nelle precedenti versioni di Access senza ricorrere alla programmazione Visual Basic for Applications (VBA). 

Nota : I dati dei nuovi elenchi provengono da un altro componente del database, denominato campo di ricerca multivalore. Prima di poter creare elenchi multivalore, è necessario disporre di un campo di ricerca multivalore in una delle tabelle del database. Le modalità di creazione dei campi di ricerca multivalore non vengono descritte in questo articolo.

Per informazioni sulla creazione di campi di ricerca multivalore, vedere gli articoli Aggiungere o modificare un campo multivalore che consente di memorizzare valori multipli e Introduzione ai campi multivalore.

Per saperne di più

Informazioni sulla tecnologia su cui si basano gli elenchi a discesa con caselle di controllo e gli elenchi con caselle di controllo

Utilizzare un elenco multivalore in una maschera

Utilizzare un elenco multivalore in una tabella

Ingrandire un elenco a discesa con caselle di controllo per visualizzare più scelte

Informazioni sulla tecnologia su cui si basano gli elenchi a discesa con caselle di controllo e gli elenchi con caselle di controllo

Gli elenchi a discesa con caselle di controllo e gli elenchi con caselle di controllo si basano su una nuova caratteristica denominata campi multivalore. L'utilizzo di campi multivalore consente di allegare più voci a un singolo campo di una tabella. Nelle versioni precedenti di Access non è possibile eseguire un'operazione di questo tipo.

In Office Access 2007 i campi multivalore sono disponibili in diversi formati, ad esempio elenchi a discesa con caselle di controllo ed elenchi con caselle di controllo, campi di tabella multivalore e allegati. Gli elenchi e i campi di tabella multivalore consentono di selezionare più voci da un unico elenco, mentre gli allegati consentono di allegare più dati a un record, analogamente a come vengono allegati immagini e altri file a messaggi di posta elettronica.

Per ulteriori informazioni sull'utilizzo di allegati, vedere l'articolo Allegare file ai record nel database.

Per creare elenchi a discesa con caselle di controllo o elenchi con caselle di controllo, è innanzitutto necessario utilizzare un campo di ricerca multivalore, ovvero un campo di tabella in cui viene utilizzata una query per eseguire la ricerca di valori contenuti in altre posizioni del database. Le modalità di creazione dei campi di ricerca multivalore non vengono descritte in questo articolo. 

Per ulteriori informazioni sulla creazione di campi di ricerca multivalore, vedere gli articoli Aggiungere o modificare un campo multivalore che consente di memorizzare valori multipli e Introduzione ai campi multivalore.

Dopo avere creato un campo di ricerca multivalore, è possibile utilizzarlo direttamente oppure associarvi un elenco a discesa con caselle di controllo o un elenco con caselle di controllo. Un elenco a discesa con caselle di controllo è un controllo casella combinata in grado di supportare valori multipli.

Nelle figure viene illustrato un elenco a discesa con caselle di controllo chiuso e aperto.

Elenco a discesa con caselle di controllo chiuso

Elenco a discesa con caselle di controllo aperto

Nota : I controlli casella combinata consentono di selezionare voci di un elenco o di immettere nuove voci direttamente nel controllo. Se tuttavia il controllo casella combinata viene impostato per supportare valori multipli, è possibile selezionare voci dell'elenco, ma non immettere valori.

L'elenco con caselle di controllo è costituito da un controllo casella di riepilogo impostato per supportare valori multipli.

Elenco con casella di controllo.

A differenza di un elenco a discesa con caselle di controllo, un elenco con caselle di controllo non viene chiuso dopo che l'utente ha eseguito le selezioni. In tale elenco, inoltre, non è disponibile il pulsante OK o Annulla.

È possibile utilizzare tali controlli in maschere e report. Se utilizzati in report, tuttavia, tali controlli consentono di visualizzare solo le selezioni eseguite dall'utente. Per impostazione predefinita non è possibile utilizzare i controlli in un report per modificare i dati.

Per utilizzare inoltre un campo di ricerca multivalore direttamente in una tabella, è possibile fare clic sul campo della tabella o selezionarlo in modo diverso. Se si esegue questa operazione, in Access viene applicato solo l'elenco a discesa con caselle di controllo per impostazione predefinita, ma non è possibile utilizzare un altro controllo.

Nelle sezioni successive vengono descritte le modalità di selezione di una o più voci in un campo di ricerca multivalore. L'esecuzione dei passaggi descritti prevede l'utilizzo del modello di database per la gestione dei problemi disponibile in Office Access 2007.

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Utilizzare un elenco multivalore in una maschera

Per eseguire i passaggi descritti, è necessario disporre di una tabella di database in cui è contenuto un campo di ricerca multivalore e una maschera in cui è contenuto un elenco a discesa con caselle di controllo o un elenco con caselle di controllo.

Per ulteriori informazioni sulla creazione di campi di ricerca, vedere gli articoli Aggiungere o modificare un campo multivalore che consente di memorizzare valori multipli e Introduzione ai campi multivalore.

Utilizzare un elenco multivalore

  1. Aprire la maschera in cui è contenuto l'elenco a discesa con caselle di controllo o l'elenco con caselle di controllo.

    In entrambi i tipi di elenco, a ciascuna voce è associata una casella di controllo.

  2. Fare clic sulle caselle di controllo che si desidera selezionare. Se si utilizza un elenco a discesa con caselle di controllo fare clic su OK.

    Se si utilizza un elenco a discesa con caselle di controllo, il controllo viene chiuso e le scelte eseguite vengono visualizzate in un elenco separato da virgole, come illustrato di seguito:

    Elenco a discesa con caselle di controllo chiuso in una maschera

    Se non è possibile visualizzare tutte le voci selezionate, aprire la maschera in visualizzazione Struttura o Layout e ingrandire il controllo elenco. Per ulteriori informazioni sull'esecuzione di questa operazione, vedere la sezione Ingrandire un elenco a discesa con caselle di controllo per visualizzare più scelte di seguito in questo articolo.

Nota : 

  • È sempre possibile riconoscere un elenco multivalore poiché accanto a ciascuna voce di elenco sono presenti le caselle di controllo.

  • In questo esempio, nel database viene utilizzato un controllo elenco a discesa con caselle di controllo. Il funzionamento del controllo elenco con caselle di controllo è analogo, poiché per scegliere le voci è necessario selezionare le caselle di controllo. In tale controllo, tuttavia, non è disponibile il pulsante OK o Annulla.  

    È possibile selezionare fino a un massimo di 100 caselle di controllo.

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Utilizzare un elenco multivalore in una tabella

Quando si utilizza un elenco multivalore in una tabella, in Access è disponibile un unico controllo, ovvero un elenco a discesa con caselle di controllo che non è possibile modificare.  

  1. Nel riquadro di spostamento fare doppio clic sulla tabella da utilizzare. La tabella verrà aperta in visualizzazione Foglio dati.

  2. Assegnare lo stato attivo al campo multivalore e quindi fare clic sulla freccia in giù adiacente al campo.

    Nota : La posizione della freccia in giù viene stabilita in base alle impostazioni specificate in Opzioni internazionali e della lingua di Windows.

  3. Selezionare la casella di controllo accanto alle voci che si desidera scegliere e quindi fare clic su OK.

    L'elenco verrà chiuso e le voci scelte verranno visualizzate separate da virgole, come illustrato di seguito:

    Elenco a discesa con caselle di controllo in un foglio dati

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Ingrandire un elenco a discesa con caselle di controllo per visualizzare più scelte

Quando si utilizza un elenco a discesa con caselle di controllo per selezionare un elevato numero di voci, è possibile che non tutte le voci selezionate vengano visualizzate quando l'elenco viene chiuso. I progettisti di database utilizzano elenchi a discesa (controlli casella combinata) per una maggiore efficienza nell'utilizzo dello spazio dello schermo, poiché tali elenchi consentono di visualizzare le opzioni necessarie all'utente e si chiudono dopo che l'utente ha eseguito una selezione. Se l'elenco a discesa con caselle di controllo non consente di visualizzare tutte le selezioni, è possibile ingrandire il controllo. I passaggi seguenti consentono di ingrandire il controllo e di verificare le modifiche. 

Nota : In genere non è necessario ridimensionare i controlli elenco con caselle di controllo, poiché quando l'elenco supera le dimensioni della finestra del controllo è disponibile una barra di scorrimento.

Ridimensionare un controllo

  1. Nel riquadro di spostamento fare clic con il pulsante destro del mouse sulla maschera da modificare e quindi scegliere Visualizzazione Struttura oppure Visualizzazione Layout.

    -oppure-

    Nel gruppo Visualizzazioni della scheda Home fare clic su Visualizza e quindi su Visualizzazione Struttura o su Visualizzazione Layout.

  2. Fare clic sul controllo elenco a discesa con caselle di controllo, posizionarsi su uno dei punti di ridimensionamento e quindi trascinare il bordo del controllo fino a quando l'altezza o la larghezza è quella desiderata, come illustrato di seguito:

    Ridimensionamento di un campo multivalore

    -oppure-

    Fare clic con il pulsante destro del mouse sul controllo e quindi scegliere Proprietà. Nella finestra delle proprietà fare clic sulla scheda Tutte, fare clic sulle proprietà Altezza o Larghezza e quindi immettere una dimensione.

    Tutti i controlli adiacenti verranno spostati verso il basso, verso sinistra o verso destra automaticamente.

  3. Salvare le modifiche apportate e passare alla visualizzazione Maschera per verificare il funzionamento. Per spostarsi tra le visualizzazioni, utilizzare il pulsante situato sulla barra di stato di Access oppure fare clic con il pulsante destro del mouse sulla scheda documento della maschera e quindi utilizzare il menu di scelta rapida.

    Eseguire le verifiche seguenti:

    • Le modifiche apportate alla dimensioni consentono di visualizzare dati sufficienti?

    • Il numero di voci selezionate nell'elenco sarà sufficiente da riempire lo spazio aggiuntivo?

    • Le modifiche influiscono sulla progettazione visiva, l'utilizzabilità o il flusso di lavoro relativo alla maschera?

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