Utilizzare smart document

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Smart document sono file, ad esempio cartelle di lavoro di Excel, che sono programmate per ottenere assistenza mentre si lavora con loro. Diversi tipi di file di Excel, ad esempio moduli e modelli, possono essere utilizzati anche come smart document.

Ulteriori informazioni sugli smart document

Gli smart document forniscono soluzioni per due problemi aziendali comuni: controllare il flusso di lavoro dei processi aziendali e riutilizzare e condividere le informazioni. Per creare queste soluzioni per smart document, è necessario aggiungere pacchetti di espansione XML alle cartelle di lavoro di Excel. Le soluzioni possono essere scaricate o sviluppate utilizzando Smart Document Software Development Kit.

Gli smart document risultano particolarmente utili per le cartelle di lavoro che fanno parte di un flusso di lavoro. Per flusso di lavoro si intende lo spostamento automatico di documenti o di elementi attraverso una specifica sequenza di azioni o di attività correlate a un processo aziendale. I flussi di lavoro possono essere utilizzati per gestire in modo coerente processi aziendali comuni, come l'approvazione o la revisione di documenti. Si supponga, ad esempio, che la società utilizzi un processo per compilare moduli di nota spese annuali relativi ai dipendenti e che, a questo scopo, sia già disponibile un modello di Excel. Se il modello viene trasformato in uno smart document, potrà essere connesso a un database per la compilazione automatica di alcune informazioni obbligatorie, quali il nome e il numero del dipendente e il nome del responsabile. Una volta completata la nota spese, nello smart document potrà essere visualizzato un pulsante per consentirne l'invio alla fase successiva del flusso di lavoro. Poiché lo smart document dispone delle informazioni sull'identità del responsabile, potrà indirizzarsi automaticamente a quella persona. Indipendentemente inoltre dall'identità di chi ne è possesso in un dato momento, lo smart document disporrà sempre delle informazioni sulla fase del flusso di lavoro di revisione delle spese attuale e sulla fase successiva prevista.

È possibile utilizzare gli smart document consentono di condividere e riutilizzare il contenuto esistente. Ad esempio legali possono utilizzare il testo standard esistente quando si scrivono contratti e giornalisti possono inserire righe e altro testo utilizzate di frequente. Smart Document può anche semplificare la condivisione delle informazioni e persino possibile interagire con le altre applicazioni di Microsoft Office. Ad esempio, è possibile utilizzare gli smart document per inviare messaggi di posta elettronica tramite Outlook, senza chiudere il documento o avvio di Outlook se stessi.

Quando si aggiunge una soluzione per smart document, questa viene visualizzata nell'elenco delle soluzioni disponibili ogni volta che si apre un nuovo smart document. Per utilizzare una soluzione, è necessario associare innanzitutto i pacchetti di espansione XML al documento per convertire la cartella di lavoro di Excel in uno smart document. In un pacchetto di espansione XML sono inclusi diversi componenti, tra cui file XML e un manifesto che fa riferimento a quei componenti. Quando si apre un documento a cui è stato applicato un pacchetto di espansione XML, viene aperto automaticamente il riquadro attività Azioni documenti che può includere strumenti per l'esecuzione delle attività, nonché istruzioni per l'utilizzo dello smart document. Le funzionalità specifiche offerte da uno smart document dipendono dall'autore, ovvero lo sviluppatore o il professionista IT, che l'ha creato. Se necessario, rivolgersi al responsabile IT per informazioni sul percorso della soluzione per smart document.

Nota: La prima volta che si utilizza uno smart document è possibile che venga visualizzato un messaggio in cui è indicato che è necessario installare i componenti Common Language Runtime (CLR) o che è necessaria una versione diversa dei componenti. In questo caso, contattare l'amministratore di sistema.

Se non si dispone di risorse IT o di sviluppo interne, è possibile scaricare smart document creati da terze parti. Gli sviluppatori che desiderano ottenere ulteriori informazioni sulla creazione di smart document, possono visitare la pagina relativa a Smart Document Software Development Kit (SDK) sul sito Web MSDN (Microsoft Developer Network).

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Aggiungere e associare una soluzione per smart document

  1. Se la scheda Sviluppo non è visibile, effettuare le seguenti operazioni per visualizzarla:

    1. Nella scheda File fare clic su Opzioni > Personalizzazione barra multifunzione.

    2. Sul lato destro della finestra di dialogo Personalizza barra multifunzione selezionare Schede principali dall'elenco a discesa Personalizza barra multifunzione e quindi selezionare la casella sviluppo.

    3. Fare clic su OK.

      Nota: Se si usa Excel 2007, scegliere il Pulsante Microsoft Office Icona del pulsante Office e quindi fare clic su Opzioni di Excel. Nella categoria Impostazioni generali, in Opzioni principali per l'utilizzo di Excel, selezionare la casella di controllo Mostra scheda Sviluppo sulla barra multifunzione e quindi fare clic su OK

  2. Nel gruppo XML della scheda Sviluppatore fare clic su Pacchetti di espansione.

    Pacchetto di espansione

  3. Fare clic su Aggiungi.

  4. Nella finestra di dialogo Installa pacchetto di espansione XML individuare il percorso del manifesto per la soluzione che si desidera aggiungere.

  5. Scegliere Apri.

  6. Nell'elenco Pacchetti di espansione XML disponibili selezionare la soluzione che si desidera associare al documento, quindi fare clic su Associa.

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Modificare il pacchetto di espansione XML associato a uno smart document

  1. Se la scheda Sviluppo non è disponibile, visualizzarla effettuando le seguenti operazioni:

    1. Nella scheda File fare clic su Opzioni > Personalizzazione barra multifunzione.

    2. Sul lato destro della finestra di dialogo Personalizza barra multifunzione selezionare Schede principali dall'elenco a discesa Personalizza barra multifunzione e quindi selezionare la casella sviluppo.

    3. Fare clic su OK.

      Nota: Se si usa Excel 2007, scegliere il Pulsante Microsoft Office Icona del pulsante Office e quindi fare clic su Opzioni di Excel. Nella categoria Impostazioni generali, in Opzioni principali per l'utilizzo di Excel, selezionare la casella di controllo Mostra scheda Sviluppo sulla barra multifunzione e quindi fare clic su OK

  2. Nel gruppo XML della scheda Sviluppatore fare clic su Pacchetti di espansione.

    Pacchetto di espansione

  3. Effettuare una delle seguenti operazioni:

    1. Per rimuovere il nome e le proprietà dell'URL del pacchetto di espansione XML dal documento, fare clic su Elimina. Il pacchetto sarà comunque disponibile nell'elenco Pacchetti di espansione XML disponibili.

    2. Per sostituire il pacchetto di espansione XML corrente con quello nuovo, nell'elenco Pacchetti di espansione XML disponibili selezionare un altro pacchetto, quindi fare clic su Associa.

    3. È possibile configurare l'aggiornamento automatico dei pacchetti di espansione XML a intervalli definiti. Per verificare la disponibilità di aggiornamenti in momenti diversi dagli intervalli impostati, fare clic su Aggiorna. Se è disponibile un aggiornamento, i nuovi componenti verranno scaricati.

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Eliminare un pacchetto di espansione XML

  1. Se la scheda Sviluppo non è disponibile, visualizzarla effettuando le seguenti operazioni:

    1. Nella scheda File fare clic su Opzioni > Personalizzazione barra multifunzione.

    2. Sul lato destro della finestra di dialogo Personalizza barra multifunzione selezionare Schede principali dall'elenco a discesa Personalizza barra multifunzione e quindi selezionare la casella sviluppo.

    3. Fare clic su OK.

      Nota: Se si usa Excel 2007, scegliere il Pulsante Microsoft Office Icona del pulsante Office e quindi fare clic su Opzioni di Excel. Nella categoria Impostazioni generali, in Opzioni principali per l'utilizzo di Excel, selezionare la casella di controllo Mostra scheda Sviluppo sulla barra multifunzione e quindi fare clic su OK

  2. Nel gruppo XML della scheda Sviluppatore fare clic su Pacchetti di espansione.

    Pacchetto di espansione

  3. Nell'elenco Pacchetti di espansione XML disponibili selezionare la soluzione che si desidera eliminare, quindi scegliere Elimina.

Nota: Se si elimina una soluzione per smart document, le informazioni del Registro di sistema relative alla soluzione verranno rimosse ma non verrà rimosso alcun file installato nel computer dal pacchetto di espansione XML, in quanto i file potrebbero essere utilizzati da un altro smart document.

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