Utilizzare report e grafici in Business Contact Manager

Un report è uno strumento utile per ottenere una panoramica degli account, dei contatto commerciale, dei cliente potenziale, delle opportunità, dei progetto commerciale e delle attività di marketing. In Business Contact Manager per Outlook è possibile utilizzare decine di report predefiniti oltre a modificare, salvare, aggiornare e riutilizzare un numero praticamente illimitato di altri report.

In questo articolo vengono descritte le caratteristiche correlate ai report in Business Contact Manager per Outlook e le procedure per utilizzare i report, personalizzarli e utilizzarli per avviare altre attività commerciali.

Per saperne di più

Aprire e modificare un report

Aprire un report

Modificare un report

Aprire e modificare un report

Business Contact Manager per Outlook include numerosi report predefiniti. Se non si trova un report che corrisponde esattamente alle proprie esigenze, è possibile aprirne uno simile e quindi modificarlo in base alle necessità. I report personalizzati possono inoltre essere salvati per riutilizzarli in seguito.

Aprire un report

  1. Sulla barra multifunzione fare clic sulla scheda Report. I report disponibili sono raggruppati in base alle aree di lavoro correlate: Gestione contatti, Vendite, Marketing o Progetti commerciali. Nel gruppo Apri sono disponibili i report modificati e salvati.

    Scheda Report sulla barra multifunzione

  2. Per aprire un report predefinito, fare clic sul pulsante corrispondente al tipo di report che si desidera visualizzare e quindi fare clic sul nome del report nell'elenco.

  3. Per aprire un report modificato salvato, fare clic su Report salvati, fare clic sul nome del report nella finestra di dialogo Apri report salvati e quindi fare clic su Apri.

Suggerimento :  In caso di dubbi sul gruppo o la categoria che contiene il report desiderato, vedere l'elenco dei report standard.

Per istruzioni sulla modifica di un report, vedere Modificare un report per renderlo più utile.

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Modificare un report

Esistono ampie possibilità di personalizzazione dell'aspetto dei report in Business Contact Manager per Outlook.

Contenuto della sezione

Modificare il layout di un report

Modificare un report per renderlo più utile

Correggere gli errori nei dati di un report

Salvare un report modificato

Aggiornare i dati in un report

Stampare un report

Modificare il layout di un report

Esistono vari metodi per modificare il layout, ovvero l'aspetto di un report. Tali metodi possono essere utilizzati singolarmente o in combinazione. L'ordine di implementazione delle modifiche non è infatti rilevante.

  • Utilizzare il riquadro Personalizza report     Nel gruppo Layout della barra multifunzione fare clic su una delle opzioni per aprire il riquadro Personalizza report:

    • Scegli colonna. Fare clic su questo pulsante se si desidera cambiare le colonne visualizzate, quindi fare clic sul segno + (più) per espandere l'elenco e visualizzare tutti gli elementi in esso inclusi. Le opzioni disponibili variano a seconda del report da modificare. Selezionare le caselle di controllo per le colonne che si desidera visualizzare e deselezionare le caselle di controllo per gli elementi che non si desidera includere nel report.

    • Intestazione e piè di pagina. Se si desidera aggiungere un'intestazione o un piè di pagina al report oppure aggiungere note, fare clic su questo pulsante e quindi selezionare le caselle di controllo e immettere le informazioni per le colonne che si desidera visualizzare. Deselezionare le caselle di controllo corrispondenti alle colonne che non si desidera includere nel report.

    • Tipi di carattere. Se si desidera modificare la modalità di visualizzazione dei tipi di carattere e dei numeri, fare clic su Tipi di carattere. Fare clic sulle opzioni che si desidera modificare e aggiornarle in base alle specifiche esigenze. È possibile modificare il tipo di carattere nel corpo del report, nelle etichette per le righe e le colonne, nonché nei campi numerici per totali e subtotali.

  • Utilizzare i controlli Ordina e filtra      Nel gruppo Ordina e filtra della barra multifunzione eseguire una delle operazioni seguenti:

    • Filtro. È possibile filtrare il report per limitare i risultati visualizzati nel report. Per informazioni sull'applicazione di filtri a un report, vedere Filtrare i record in Business Contact Manager.

    • Crescente o Decrescente. Fare clic su una di queste opzioni per modificare l'ordinamento dei record nel report. Per impostazione predefinita, gli elenchi vengono disposti in ordine alfabetico in base al campo principale nel report. Nel report con titolo Contatti commerciali per account, ad esempio, l'elenco è ordinato inizialmente in base al nome di account. Per ogni nome di account, ogni contatto commerciale collegato a un account viene visualizzato in ordine alfabetico.

      Suggerimento :  I nomi vengono visualizzati in base alle informazioni disponibili nel campo Nome completo. Se si includono titoli nel nome completo, questi verranno considerati per l'ordinamento. Il nome completo Sig. Agostino Martino, ad esempio, verrà visualizzato nell'elenco in corrispondenza della lettera S.

  • Riordinare le colonne    Per modificare l'ordine delle colonne in un report, è sufficiente fare clic su un nome di colonna e quindi trascinarla nella posizione desiderata.

  • Ordinare gli elementi in un campo dati secondario    Per invertire l'ordine di testo o numeri in un campo secondario, fare clic sul nome del campo nel report. Nel report intitolato Contatti commerciali per account, ad esempio, è possibile fare clic sulla colonna Nome contatto commerciale per modificare l'ordinamento dei nomi nei contatti commerciali elencati per ogni nome di account e visualizzarli in ordine alfabetico inverso. È possibile fare di nuovo clic sul titolo della colonna per ripristinare l'ordine originale. In modo analogo, se si fa clic sul nome di colonna Indirizzo - CAP, l'elenco dei contatti commerciali per ogni nome di account viene ridisposto in ordine numerico inverso.

  • Comprimere o espandere i gruppi in un campo dati secondario     Fare clic sul segno - (meno) in qualsiasi riga del report per comprimere tutti gli elementi secondari e visualizzare solo la prima riga della voce del report. Nel report intitolato Contatti commerciali per account, ad esempio, è possibile fare clic sul segno - (meno) accanto al nome di un account per nascondere l'elenco dei contatti commerciali collegati. Per segnalare che un elenco è compresso, il segno - (meno) viene sostituito da un segno + (più). Questa caratteristica può risultare utile per ridurre dimensioni e complessità di un report. Per espandere un gruppo, fare clic sul segno +.

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Modificare un report per renderlo più utile

Sono numerosi i metodi disponibili per modificare i report e renderli più utili per se stessi o per i colleghi.

  • Filtrare i risultati    Dopo avere aperto un report, utilizzare i filtrosemplice e avanzato per escludere record specifici dal report. Filtrare i risultati di un report può essere utile per svariati scopi. Un report di clienti potenziali filtrato in base al luogo, ad esempio, può rappresentare una base eccellente per una campagna di marketing di spedizione diretta per promuovere un evento pianificato in una specifica area geografica. Per ulteriori informazioni sull'utilizzo dei filtri, vedere Filtrare i record in Business Contact Manager.

  • Modificare l'aspetto    Aggiornare l'aspetto dei report in base alle indicazioni disponibili in Modificare il layout di un report

  • Personalizzazione dei dati    Prima ancora di aprire un report è possibile apportarvi modifiche sostanziali, tramite personalizzazioni come i campo definito dall'utente o modifiche alle voci predefinite nei vari elenchi. È possibile, ad esempio, aggiungere campi definiti dall'utente al modulo Cliente potenziale per registrare le informazioni specifiche del settore necessarie e quindi per generare report da tali informazioni. Si possono modificare le opzioni disponibili in un elenco e tali opzioni diventeranno colonne di dati in un report.

Per ulteriori informazioni sulla modifica di valori negli elenchi, vedere Creare e personalizzare tipi di record ed elenchi.

Nota :  Se un campo definito dall'utente aggiunto a un report viene eliminato dal database Business Contact Manager, nel report salvato non verranno visualizzate le informazioni dal campo eliminato. Se si esportano report con le informazioni in Excel prima dell'eliminazione del campo, l'eliminazione non avrà effetti su tali report.

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Correggere gli errori nei dati di un report

Durante la consultazione di un report è possibile che si individuino errori da correggere. Si potrebbe scoprire, ad esempio, che un contatto commerciale è stato associato all'account sbagliato. Questo tipo di errore non può essere corretto nel report, ma deve essere corretto nei singoli record interessati.

Per correggere questo errore di esempio, aprire il record del contatto commerciale e nella pagina Generale del record immettere l'account corretto nel campo Account collegato. Per visualizzare la correzione, è possibile tornare al report e fare clic su Aggiorna nel gruppo Azioni.

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Salvare, aggiornare o stampare un report aperto

Dopo aver rivisto un report, può essere necessario salvare le eventuali modifiche apportate, aggiornare i dati o stamparlo. Eseguire una di queste azioni partendo da un report aperto.

Salvare un report modificato

Non è necessario salvare un report in cui non sono state apportate modifiche, perché rimane disponibile nella scheda Report della barra multifunzione. I report salvati vengono archiviati nel database di Business Contact Manager per Outlook.

  1. Fare clic sulla scheda Report sulla barra multifunzione, fare clic sul tipo di report che si desidera aprire e quindi fare clic sul nome del report per aprirlo.

  2. Personalizzare il report come descritto in Aprire e modificare un report.

  3. Nel gruppo Azioni della barra multifunzione fare clic su Salva con nome.

  4. Nella finestra di dialogo Salva con nome visualizzata digitare il nome per il report e quindi fare clic su OK.

Per aprire un report personalizzato, fare clic su Report salvati.

Suggerimento :  Il report viene salvato nella stessa categoria del report modificato per creare il report salvato.

Aggiornare i dati in un report

I dati del report vengono aggiornati ogni volta che si apre un report salvato. È inoltre possibile aggiornarli all'occorrenza.

  1. Fare clic sulla scheda Report sulla barra multifunzione, fare clic sul tipo di report che si desidera aprire e quindi fare clic sul nome del report per aprirlo.

  2. Nel gruppo Azioni della barra multifunzione fare clic su Aggiorna.

Stampare un report

  1. Fare clic sulla scheda Report sulla barra multifunzione, fare clic sul tipo di report che si desidera aprire e quindi fare clic sul nome del report per aprirlo.

  2. Nel gruppo Azioni della barra multifunzione fare clic su Stampa.

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Creare un grafico da un report

È possibile creare un grafico dalla maggior parte dei report in Business Contact Manager per Outlook e dai report personalizzati creati da un report. Per i report che possono essere visualizzati in forma di grafico, sulla barra multifunzione verrà visualizzato un pulsante Grafico attivo ( chart button ). I report senza dati non possono essere visualizzati come grafici.

  1. Aprire il report che si desidera visualizzare in forma di grafico.

  2. Nel gruppo Mostra della barra multifunzione fare clic su Grafico. Se il grafico è troppo largo per essere visualizzato per intero nel monitor, sotto il grafico verrà visualizzata una barra di scorrimento orizzontale.

    Suggerimento :  Se si desidera creare grafici più elaborati, esportare i dati del report in Excel e utilizzare tale programma per creare il grafico. Per ulteriori informazioni sull'esportazione dei dati dei report in Excel, vedere Esportare un report in Excel o in un altro programma per l'analisi.

chart example

  1. Utilizzare i controlli nel gruppo Grafico sulla barra multifunzione per personalizzare i grafici.

  2. Etichette     Fare clic su Etichette per aggiungere o rimuovere Titoli assi e Legenda.

  3. Valori     Fare clic su Valori per selezionare i dati visualizzati nel report. Nel grafico del report Opportunità per origine, ad esempio, è possibile visualizzare i dati relativi a Numero di opportunità    o Ricavi.

  4. Previsto     e Totale    Selezionare queste caselle di controllo se si desidera che nel grafico vengano visualizzati i ricavi effettivi, quelli previsti o entrambi.

    Nota :  Queste caselle di controllo non sono disponibili in tutti i grafici.

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Esportare un report in Excel o in un altro programma per l'analisi

È possibile esportare facilmente un report di Business Contact Manager per Outlook in Microsoft Excel o in un altro programma per eseguire analisi più approfondite. Per esportare i dati del report in un programma diverso da Excel, iniziare esportandoli in Excel. In Excel, salvare quindi i dati in un formato di file supportato dall'altro programma. È possibile, ad esempio, salvare il file di Excel nel formato CSV con valori separati da virgola supportato da un'ampia gamma di programmi.

Eseguire una delle operazioni seguenti:

Salvare il report come file di Excel nel computer    

  1. Aprire il report che si desidera esportare in Excel.

  2. Nel gruppo Azioni della barra multifunzione fare clic su Esporta in Excel. Il report verrà aperto in Excel.

  3. In Excel fare clic sul pulsante Salva per aprire la finestra di dialogo Salva con nome. Scegliere uno dei più di 20 formati di file disponibili per il salvataggio del report.

Inviare il report tramite posta elettronica come file allegato di Excel    

  1. Aprire il report che si desidera inviare come allegato di posta elettronica.

  2. Nel gruppo Azioni della barra multifunzione fare clic su Invia come messaggio di posta elettronica. Verrà aperto un modulo di messaggio di Outlook con il report allegato come file di Excel (formato xlsx).

  3. Compilare le righe A e Oggetto, digitare un messaggio facoltativo e quindi fare clic su Invia.

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Avviare un'attività di marketing da un report

È possibile utilizzare un report contenente gli indirizzi, i numeri di telefono o gli indirizzi di posta elettronica di account, contatti commerciali o clienti potenziali per avviare un'attività di marketing in Business Contact Manager per Outlook.

  1. Aprire il report che si desidera utilizzare come base di un'attività di marketing.

  2. Premere CTRL+A per evidenziare tutti i record nell'elenco.

  3. Nel gruppo Comunicazione della barra multifunzione fare clic su Nuovo elenco chiamate, Spedizione di massa posta o Spedizione diretta stampati e quindi fare clic su Tutti i destinatari o Destinatari selezionati.

  4. Nel modulo dell'attività di marketing aperto, creare l'elenco dei destinatari per l'attività e il contenuto.

    Per informazioni sulla creazione di un elenco chiamate, vedere Creare e utilizzare gli elenchi chiamate in Business Contact Manager. Per informazioni sulla creazione di altre attività di marketing, vedere Eseguire attività di marketing per i propri prodotti e servizi in Business Contact Manager.

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Aprire un report da un gadget

Per aprire un report da un gadget, fare clic sull'icona del report nel gadget. Il comportamento dei report aperti dai gadget è identico a quello dei report aperti dalla barra multifunzione.

Per ulteriori informazioni sui gadget, vedere Utilizzare i gadget in Business Contact Manager.

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Visualizzare l'elenco dei report standard

L'elenco seguente dei report standard disponibili in Business Contact Manager per Outlook è organizzato in base al tipo di record.

Suggerimento :  La maggior parte dei report può essere convertita in un grafico, come descritto in Creare un grafico da un report.

Report relativi agli account    

  • Account per destinatario assegnazione

  • Account per città

  • Account per provincia

  • Account per CAP

  • Account per area

  • Account per categoria

  • Account per valutazione

  • Account per stato pagamenti

  • Account per origine

  • Riepilogo attività account

  • Attività per account

  • Account trascurati

  • Elenco breve account

Report relativi ai contatti commerciali    

  • Contatti commerciali per account

  • Contatti commerciali per destinatario assegnazione

  • Contatti commerciali per città

  • Contatti commerciali per provincia

  • Contatti commerciali per CAP

  • Contatti commerciali per categoria

  • Contatti commerciali per valutazione

  • Contatti commerciali per stato pagamenti

  • Contatti commerciali per origine

  • Contatti commerciali per anniversario

  • Contatti commerciali per compleanno

  • Riepilogo attività contatti commerciali

  • Attività per contatto commerciale

  • Contatti commerciali trascurati

  • Elenco breve contatti commerciali

Report relativi ai clienti potenziali

  • Clienti potenziali per destinatario assegnazione

  • Clienti potenziali per destinatario assegnazione e valutazione

  • Clienti potenziali per classificazione

Report relativi alle opportunità

  • Opportunità per prodotto o servizio

  • Opportunità per destinatario assegnazione

  • Opportunità per origine

  • Opportunità per account

  • Opportunità per contatto commerciale

  • Opportunità scadute

  • Analisi vendite

  • Pipeline di vendita

  • Attività per opportunità

Altri report relativi alle vendite

  • Principali clienti per ricavi: Account

  • Principali clienti per ricavi: Contatti commerciali

  • Principali prodotti: Prodotti più venduti

  • Principali prodotti: Prodotti più redditizi

  • Principali prodotti: Prodotti con margine migliore

  • Principali riferimenti per volume di clienti potenziali

  • Principali riferimenti per vendite totali

  • Clienti inattivi: Ultimi 30 giorni

  • Clienti inattivi: Ultimi 90 giorni

  • Clienti inattivi: Ultimi 180 giorni

  • Clienti inattivi: Ultimi 365 giorni

Report relativi alle attività di marketing

  • Opportunità per attività di marketing

  • Contatti commerciali per attività di marketing

  • Account per attività di marketing

  • Attività di marketing per campagna

  • Attività di marketing per tipo

  • Note telefonate per elenco chiamate

Report relativi ai progetti commerciali

  • Progetti commerciali - Tutti

  • Progetti commerciali - Scadenza vicina

  • Progetti commerciali - Scaduti

  • Progetti commerciali per stato

  • Progetti commerciali per scadenza

  • Progetti commerciali per destinatario assegnazione

  • Progetti commerciali per tipo

  • Progetti commerciali per priorità

  • Progetti commerciali per account

  • Progetti commerciali per contatto commerciale

  • Attività di progetto – Tutte

  • Attività di progetto – Scadenza vicina

  • Attività di progetto – Scadute

  • Attività di progetto per progetto

  • Attività di progetto per destinatario assegnazione

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