Utilizzare le tabelle collegate a elenchi SharePoint non in linea

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È possibile utilizzare Access per lavorare offline con i dati collegati a elenchi di SharePoint. Questo può essere utile, ad esempio, se è necessario essere remoto o continuare a lavorare quando non è disponibile un server o si perde connessioni al server.

Panoramica

Prima di utilizzare offline i dati da un sito di SharePoint, prima di tutto è necessario creare collegamenti tra le tabelle di Access e gli elenchi di SharePoint. È quindi possibile eseguire offline gli elenchi per aggiornare o analizzarli mediante l'accesso. Quando si riconnette, è possibile sincronizzare i dati, in modo che vengano aggiornati i database ed elenchi. Se il database ha query e report, è possibile utilizzare per analizzare i dati collegati.

Se si aggiornano i dati mentre si lavora offline, è possibile sincronizzare le modifiche quando Access connessione al server di nuovo. Se si verificano conflitti di dati, ad esempio, se un utente aggiorna un record sul server durante un'altra persona aggiornato il record stesso offline, è possibile risolvere il conflitto durante la sincronizzazione.

È possibile collegare tabelle di Access a elenchi, utilizzando vari metodi. Ad esempio, è possibile spostare il database a un sito di SharePoint che si collega anche le tabelle del database agli elenchi nel sito. Oppure è possibile esportare dati da un elenco in visualizzazione Foglio dati in un sito di SharePoint in una tabella di Access. Ad esempio, è possibile utilizzare un report in Access per riepilogare i dati. Per ulteriori informazioni sul collegamento ai dati di SharePoint da Access, vedere importare o collegare dati in un elenco di SharePoint.

Lavorare offline con gli elenchi di SharePoint in Access

A partire da Access 2010, modalità non in linea con gli elenchi SharePoint collegati è più di un processo automatico gestito da Access. Se l'accesso non riesce a connettersi al sito di SharePoint in cui gli elenchi di SharePoint collegati si trovano, ad esempio perché si perde la connettività Internet, Access passa in modalità offline. Nella barra di stato nella parte inferiore destra della finestra di Access è verrà visualizzato un messaggio informa che non si è disconnessi SharePoint tutte le tabelle. Se si fa clic su File > Info verrà anche visualizzato un messaggio che indica che tabelle disconnesse. Quando si è in modalità offline, è possibile continuare a aggiungere, modificare ed eliminare i dati di una copia locale nella cache dei dati elenco SharePoint.

Access continua a provare e riconnettersi a intervalli regolari con gli elenchi collegati a un server SharePoint. Dopo l'accesso ristabilisce una connessione al sito di SharePoint, verrà visualizzata una barra dei messaggi sotto la barra multifunzione in cui viene chiesto se si desidera sincronizzare i dati non in linea con il server.

Fare clic su Sincronizza per riconnettersi a SharePoint Server.

Fare clic su Sincronizza e accesso riconnessione alla tenta di unire le modifiche ai dati e gli elenchi SharePoint collegati.

Risolvere modifiche in conflitto di dati

Un conflitto si verifica quando due utenti apportano una modifica alla stessa parte di un elenco dei dati o struttura. L'utente che invia una modifica prima di tutto riuscirà eseguire il commit le proprie modifiche, ma il secondo utente verrà notificato un conflitto.

Ad esempio, l'utente modifica la colonna Città della terza riga da Bologna Seattle e nello stesso momento si modifica la cella da Dallas a Houston. Le modifiche dell'utente vengono inviate al server prima di tutto, seguito dalle modifiche. Il server informa l'utente di un conflitto e consente di risolvere il conflitto.

Nota: Si verificherà un conflitto anche quando gli utenti modificano celle diverse nella stessa riga.

Non sarà possibile apportare modifiche a un record che presenta un conflitto fino a quando non si consente di risolvere il conflitto.

Se Access rileva i conflitti di dati durante la sincronizzazione le modifiche non in linea con il server di SharePoint, si verrà visualizzato nella finestra di dialogo Risolvi conflitti.

Per risolvere i conflitti di dati, utilizzare le opzioni disponibili nella finestra di dialogo Risolvi conflitti.

Eseguire una delle operazioni seguenti:

  • Per risolvere il conflitto attualmente visualizzato o l'errore ignorando le modifiche apportate al record, fare clic su Ignora le modifiche personali. Le modifiche apportate andranno perse.

  • Per risolvere tutti in attesa di conflitti ed errori ignorando tutte le modifiche apportate all'elenco, fare clic su Ignora tutte le modifiche personali.

  • Per risolvere il conflitto attualmente visualizzato o l'errore mediante riapplicare le modifiche, fare clic su Riapplica modifiche personali. In caso di un conflitto se altri utenti di modificare la stessa colonna, le modifiche verranno sovrascritti modifiche di altro utente. Se si modificano colonne diverse, le modifiche verranno unite con le modifiche di altro utente.

  • Per risolvere tutti in attesa di conflitti ed errori per riapplicare le modifiche, fare clic su Riapplica tutte le modifiche personali.

  • Per visualizzare i dettagli del conflitto o errore successivo, fare clic su successivo nell'angolo superiore destro della finestra di dialogo.

  • Per visualizzare i dettagli del precedente conflitto o errore, fare clic su precedente nell'angolo superiore destro della finestra di dialogo.

  • Per risolvere conflitti ed errori in un secondo momento, fare clic su Chiudi nella barra del titolo della finestra di dialogo.

Note

  • Griglia dei dettagli Mostra tutte le colonne nella visualizzazione corrente. Se le colonne non sono visibili, utilizzare la barra di scorrimento orizzontale per scorrere o trascinare il bordo destro della finestra di dialogo per aumentare la larghezza della griglia dei dettagli.

    Per ingrandire il contenuto di una colonna, fare clic sulla colonna della griglia dei dettagli. Le modifiche e le modifiche di altro utente verranno visualizzate nella finestra di dialogo Dettagli campo. Nella finestra di dialogo è utile anche per visualizzare le modifiche di formattazione RTF.

  • Griglia dei dettagli viene visualizzato riga eliminata, invece di una riga di dati, se l'utente o gli utenti elimina una riga. Se l'altro utente elimina la riga, la finestra di dialogo non vengono visualizzati il nome dell'utente o la data e ora dell'eliminazione. Inoltre, non sarà possibile riapplicare le modifiche.

Impostazione dell'opzione Memorizzazione nella cache per tabelle di SharePoint e servizio Web

L'impostazione predefinita per i nuovi database in Access 2010 e versioni successive è al servizio web cache e SharePoint tabelle collegate. Se si desidera modificare il comportamento e utilizzare invece il comportamento esistente in Access 2007, fare clic su File > Opzioni per aprire la finestra di dialogo Opzioni di Access. Fare clic su Database corrente per visualizzare le impostazioni elencate in tabelle di SharePoint e la memorizzazione nella cache del servizio Web.

  • Usa formato cache compatibile con Microsoft Access 2010 e versioni successive Selezionare questa opzione se si vuole che Access memorizzi nella cache una copia locale dei dati collegati. Questa impostazione può migliorare le prestazioni durante l'uso di dati collegati. Con questa opzione il caricamento e la visualizzazione dei dati collegati saranno più rapidi. Deselezionare questa opzione se si vuole usare l'impostazione della cache disponibile in Access 2007.

  • Cancella cache alla chiusura Selezionare questa opzione per indicare ad Access di cancellare dalla memoria i dati memorizzati nella cache locale alla chiusura del database.

  • Non memorizzare mai nella cache Selezionare questa opzione per indicare ad Access di non memorizzare nella cache una copia locale dei dati quando si usano le origini dati di SharePoint collegate.

    Nota: Le opzioni Cancella cache alla chiusura e Non memorizzare mai nella cache non sono disponibili se si deseleziona la casella di controllo Usa formato cache compatibile con Microsoft Access 2010 e versioni successive.

È possibile lavorare offline manualmente in Access 2010?

Per un controllo manuale di lavorare offline con dati collegati di SharePoint in Access 2010 e versioni successive, è necessario deselezionare l'impostazione Usa formato cache che è compatibile con Microsoft Access 2010 e versioni successive per il database corrente trovato nella finestra di accesso Finestra di dialogo Opzioni. Come trovare e impostare questa opzione, vedere la sezione precedente.

Nota: È possibile che venga chiesto di chiudere e riaprire il database dopo aver modificato l'impostazione.

Dopo aver deselezionato l'impostazione Usa formato cache che è compatibile con Microsoft Access 2010 e versioni successive, verrà visualizzato un gruppo di comandi Elenchi collegati Web vengono visualizzati nella scheda Dati esterni.

In questo gruppo, si noterà comandi, ad esempio Non in linea, Sincronizza, Ricollegato elenchi e gli altri utenti. Questi sono gli stessi comandi che sono state in Access 2007 il gruppo di Elenchi SharePoint nella scheda Dati esterni.

Per lavorare offline con i dati dell'elenco SharePoint in questa modalità, fare clic su Non in linea.

Per sincronizzare gli elenchi in linea con i dati dal server, fare clic su Sincronizza.

Per riconnettersi le tabelle collegate dopo si lavora offline, fare clic su In linea.

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Tramite Access 2007?

Per eseguire questa procedura, è innanzitutto necessario collegare le tabelle di Access a elenchi di SharePoint.

Nota: Se si dispone di un database che si è già stato pubblicato in un sito di SharePoint, è innanzitutto necessario salvare una copia locale del database e quindi portare offline gli elenchi.

  1. Aprire il database è collegato a elenchi di SharePoint.

  2. Nel gruppo Elenchi SharePoint della scheda Dati esterni fare clic su Lavora fuori rete.

Nota: Se il pulsante Lavora fuori rete non è disponibile, sia le tabelle non sono collegate a elenchi di SharePoint o si ha già i dati di elenco non in linea.

  1. Aprire il database è collegato agli elenchi di SharePoint.

  2. Nel gruppo Elenchi SharePoint della scheda Dati esterni fare clic su Sincronizza.

Se si verifica un conflitto una modifica apportata non in linea e una modifica da un utente nel server, viene visualizzata la finestra di dialogo Risolvi conflitti.

Nella finestra di dialogo Visualizza informazioni sul conflitto, ad esempio il motivo per cui si è verificato l'errore e è disponibili opzioni per provare a inviare di nuovo i dati o per annullare le modifiche. Se sono presenti più errori, è possibile visualizzare i dettagli di ogni errore facendo clic sui pulsanti precedente e successiva nella finestra di dialogo. Alcuni errori possono essere risolte solo ignorando le modifiche.

Griglia dei dettagli nella finestra di dialogo Risoluzione degli errori consente di visualizzare tutte le colonne nella visualizzazione corrente. Per la riga contenente la griglia dei dettagli Mostra le modifiche apportate. Non è possibile modificare i valori, ma è possibile fare clic su ogni colonna per visualizzare ulteriori dettagli.

  • Nella finestra di dialogo Risoluzione degli errori, eseguire una delle operazioni seguenti:

    • Se si desidera mantenere le modifiche apportate nel server a un elemento selezionato, fare clic su Ignora le modifiche personali.

    • Se si vuole provare a inviare le modifiche nuovamente a un elemento selezionato, fare clic su Riapplica modifiche personali.

      In base alla situazione, potrebbe essere necessario attendere finché non viene risolto il problema. Ad esempio, se non è possibile sincronizzare le modifiche apportate a causa di problemi di connettività di rete, è necessario attendere fino a quando non si è connessi nuovamente.

    • Se si desidera mantenere le modifiche apportate nel server a tutti gli elementi, fare clic su Ignora tutte le modifiche personali.

    • Se si vuole provare a inviare le modifiche nuovamente a tutti gli elementi, fare clic su Riapplica tutte le modifiche personali.

      In base alla situazione, potrebbe essere necessario attendere finché non viene risolto il problema. Ad esempio, se non è possibile sincronizzare le modifiche apportate a causa di problemi di connettività di rete, è necessario attendere fino a quando non si è connessi nuovamente.

      Note: 

      • Se l'errore può essere risolte solo ignorando le modifiche, i pulsanti per riapplicare la modifica potrebbero non essere disponibili.

      • È possibile chiudere la finestra di dialogo senza eseguire alcuna azione, ma non sarà possibile lasciare o aggiornare l'elenco o si apportano modifiche a una colonna calcolata fino a quando non si consente di risolvere l'errore.

Dopo che si riconnette le tabelle collegate, vengono sincronizzate le modifiche apportate ai dati o oggetti.

  1. Aprire il database è collegato a elenchi SharePoint.

  2. Nel gruppo Elenchi SharePoint della scheda Dati esterni fare clic su In linea.

    Nota: Se si desidera annullare le modifiche apportate non in linea, fare clic su Ignora le modifiche nel gruppo Elenchi SharePoint.

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