Utilizzare le tabelle collegate a elenchi SharePoint non in linea

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È possibile usare Access per lavorare offline con i dati collegati agli elenchi di SharePoint. Può essere utile, ad esempio, se è necessario essere lontani dall'ufficio o se è necessario continuare a lavorare quando un server non è disponibile o si sono perse le connessioni al server.

Panoramica

Prima di lavorare offline con i dati di un sito di SharePoint, è necessario prima di tutto creare collegamenti tra le tabelle di Access e gli elenchi di SharePoint. È quindi possibile usare Access per aggiornare o analizzare le liste offline. Quando ci si riconnette, è possibile sincronizzare i dati in modo che il database e gli elenchi vengano aggiornati. Se nel database sono presenti query e report, è possibile usarli per analizzare i dati collegati.

Se si aggiornano dati mentre si è offline, è possibile sincronizzare le modifiche quando si connette di nuovo al server. Se si verificano conflitti di dati, ad esempio se qualcuno aggiorna un record nel server mentre un altro utente aggiorna lo stesso record offline, è possibile risolvere il conflitto durante la sincronizzazione.

È possibile collegare le tabelle di Access agli elenchi usando diversi metodi. Ad esempio, è possibile spostare il database in un sito di SharePoint, che collega anche le tabelle nel database agli elenchi nel sito. In alternativa, è possibile esportare i dati da un elenco in visualizzazione foglio dati in un sito di SharePoint in una tabella di Access. Ad esempio, è possibile usare un report in Access per riepilogare i dati. Per altre informazioni sul collegamento ai dati di SharePoint da Access, vedere importare o collegare dati in un elenco di SharePoint.

Lavorare offline con gli elenchi di SharePoint in Access

A partire da Access 2010, il funzionamento offline con gli elenchi di SharePoint collegati è più un processo automatico gestito da Access. Se Access non riesce a connettersi al sito di SharePoint in cui si trovano gli elenchi di SharePoint collegati, forse perché la connessione Internet è stata persa, Access passa alla modalità offline. Nella barra di stato nella parte inferiore destra della finestra di Access viene visualizzato un messaggio che indica che tutte le tabelle di SharePoint sono disconnesse. Se si fa clic su file > info , verrà visualizzato anche un messaggio simile che indica che sono presenti tabelle disconnesse. Quando si è in modalità offline, è possibile continuare ad aggiungere, modificare ed eliminare dati in una copia locale memorizzata nella cache dei dati dell'elenco di SharePoint.

Access continua a provare a riconnettersi a intervalli regolari con gli elenchi collegati nel server di SharePoint. Quando Access ristabilisce una connessione al sito di SharePoint, viene visualizzata una barra dei messaggi sotto la barra multifunzione che chiede se si vuole sincronizzare i dati offline con il server.

Fare clic su Sincronizza per riconnettersi al server di SharePoint.

Fare clic su Sincronizza e Access si riconnette agli elenchi di SharePoint collegati e quindi tenta di unire le modifiche apportate ai dati.

Risoluzione delle modifiche dei dati in conflitto

Si verifica un conflitto quando due utenti modificano la stessa parte dei dati o della struttura di un elenco. L'utente che invia una modifica per la prima volta riuscirà a commettere le proprie modifiche, ma il secondo utente riceverà una notifica di conflitto.

Ad esempio, l'utente A cambia la colonna città della terza riga da Dallas a Seattle e, allo stesso tempo, cambia la cella da Dallas a Houston. Le modifiche apportate dall'utente a vengono inviate prima al server, seguito dalle modifiche apportate. Il server informa l'utente di un conflitto e consente di risolvere il conflitto.

Nota: Si verificherà un conflitto anche quando gli utenti modificano celle diverse nella stessa riga.

Non sarà possibile apportare modifiche a un record che ha un conflitto fino a quando non si risolve il conflitto.

Se in Access viene rilevato un conflitto di dati durante la sincronizzazione delle modifiche offline con il server di SharePoint, verrà visualizzata la finestra di dialogo Risolvi conflitti .

Usare le opzioni disponibili nella finestra di dialogo Risolvi conflitti per risolvere i conflitti di dati.

Eseguire una delle operazioni seguenti:

  • Per risolvere il conflitto o l'errore attualmente visualizzato ignorando le modifiche apportate al record, fare clic su Ignora modifiche. Le modifiche andranno perse.

  • Per risolvere tutti i conflitti e gli errori in sospeso ignorando tutte le modifiche apportate all'elenco, fare clic su Ignora tutte le modificheapportate.

  • Per risolvere il conflitto o l'errore attualmente visualizzato riapplicando le modifiche, fare clic su Riprova modifiche personali. In caso di conflitto, se l'utente e l'altro utente modificano la stessa colonna, le modifiche verranno sovrascritte dalle modifiche apportate dall'utente. Se si modificano colonne diverse, le modifiche verranno unite alle modifiche apportate dall'utente.

  • Per risolvere tutti i conflitti e gli errori in sospeso riapplicando le modifiche, fare clic su Riprova tutte le modificheapportate.

  • Per visualizzare i dettagli del conflitto o dell'errore successivo, fare clic su Avanti nell'angolo in alto a destra della finestra di dialogo.

  • Per visualizzare i dettagli del conflitto o dell'errore precedente, fare clic su precedente nell'angolo in alto a destra della finestra di dialogo.

  • Per risolvere i conflitti e gli errori in un secondo momento, fare clic su Chiudi nella barra del titolo della finestra di dialogo.

Note

  • Nella griglia dettagli vengono visualizzate tutte le colonne della visualizzazione corrente. Se le colonne non sono visibili, usare la barra di scorrimento orizzontale per scorrere o trascinare il bordo destro della finestra di dialogo per aumentare la larghezza della griglia dei dettagli.

    Per ingrandire il contenuto di una colonna, fare clic sulla colonna nella griglia dettagli. Le modifiche e le modifiche apportate dall'utente verranno visualizzate nella finestra di dialogo Dettagli campo . La finestra di dialogo è utile anche per visualizzare le modifiche di formattazione del testo RTF.

  • Nella griglia dettagli viene visualizzata la riga eliminataanziché una riga di dati, se l'utente o l'altro utente elimina una riga. Se l'altro utente elimina la riga, la finestra di dialogo non Visualizza il nome dell'utente o la data e l'ora dell'eliminazione. Non sarà inoltre possibile riprovare le modifiche apportate.

Impostazione dell'opzione Memorizzazione nella cache per tabelle di SharePoint e servizio Web

L'impostazione predefinita per i nuovi database in Access 2010 e versioni successive prevede di memorizzare nella cache le tabelle collegate di SharePoint e del servizio Web. Se si vuole modificare questo comportamento e usare invece il comportamento esistente in Access 2007, fare clic su Opzionifile di > per aprire la finestra di dialogo Opzioni di Access . Fare clic su database corrente per visualizzare le impostazioni elencate in servizio Web di memorizzazione nella cache e tabelle di SharePoint.

  • Usa formato cache compatibile con Microsoft Access 2010 e versioni successive Selezionare questa opzione se si vuole che Access memorizzi nella cache una copia locale dei dati collegati. Questa impostazione può migliorare le prestazioni durante l'uso di dati collegati. Con questa opzione il caricamento e la visualizzazione dei dati collegati saranno più rapidi. Deselezionare questa opzione se si vuole usare l'impostazione della cache disponibile in Access 2007.

  • Cancella cache alla chiusura Selezionare questa opzione per indicare ad Access di cancellare dalla memoria i dati memorizzati nella cache locale alla chiusura del database.

  • Non memorizzare mai nella cache Selezionare questa opzione per indicare ad Access di non memorizzare nella cache una copia locale dei dati quando si usano le origini dati di SharePoint collegate.

    Nota: Le opzioni Cancella cache alla chiusura e Non memorizzare mai nella cache non sono disponibili se si deseleziona la casella di controllo Usa formato cache compatibile con Microsoft Access 2010 e versioni successive.

È possibile lavorare in modalità offline manualmente in Access 2010 e versioni successive?

Per poter controllare manualmente il funzionamento offline con i dati di SharePoint collegati in Access 2010 e versioni successive, è necessario deselezionare l'opzione Usa il formato della cache compatibile con Microsoft access 2010 e le impostazioni successive per il database corrente trovato nell'accesso Finestra di dialogo Opzioni. Vedere la sezione precedente su come trovare e impostare questa opzione.

Nota: Dopo aver modificato l'impostazione, potrebbe essere richiesto di chiudere e riaprire il database.

Dopo aver deselezionato l'opzione Usa il formato della cache compatibile con Microsoft Access 2010 e versioni successive , nella scheda dati esterni verrà visualizzato un gruppo di comandi Web linked list .

In questo gruppo vengono visualizzati comandi come offline, Sincronizza, Ricollega elenchi e altri. Questi sono gli stessi comandi presenti in Access 2007 nel gruppo elenchi di SharePoint nella scheda dati esterni .

Per lavorare offline con i dati dell'elenco di SharePoint in questa modalità, fare clic su offline.

Per sincronizzare gli elenchi offline con i dati del server, fare clic su Sincronizza.

Per riconnettere le tabelle collegate dopo il lavoro offline, fare clic su lavoro online.

Inizio pagina

Si usa Access 2007?

Per eseguire questa procedura, è necessario prima di tutto collegare le tabelle di Access agli elenchi di SharePoint.

Nota: Se si dispone di un database già pubblicato in un sito di SharePoint, è innanzitutto necessario salvare una copia locale del database e quindi non usare gli elenchi.

  1. Aprire il database collegato agli elenchi di SharePoint.

  2. Nel gruppo elenchi SharePoint della scheda dati esterni fare clic su lavoro offline.

Nota: Se il pulsante lavora offline non è disponibile, le tabelle non sono collegate agli elenchi di SharePoint o se i dati dell'elenco sono già stati non in linea.

  1. Aprire il database collegato agli elenchi di SharePoint.

  2. Nel gruppo elenchi SharePoint della scheda dati esterni fare clic su Sincronizza.

Se si verifica un conflitto in una modifica apportata offline e una modifica apportata da un utente nel server, viene visualizzata la finestra di dialogo Risolvi conflitti .

La finestra di dialogo Visualizza le informazioni sul conflitto, ad esempio il motivo per cui si è verificato l'errore e fornisce le opzioni per provare a inviare di nuovo i dati oppure per annullare le modifiche. Se sono presenti più errori, è possibile visualizzare i dettagli di ogni errore facendo clic sui pulsanti precedente e successivo nella finestra di dialogo. Alcuni errori possono essere risolti solo ignorando le modifiche.

La griglia dettagli nella finestra di dialogo Risolvi errori Visualizza tutte le colonne della visualizzazione corrente. Per la riga interessata, la griglia dettagli Mostra la modifica apportata. Non è possibile modificare i valori, ma è possibile fare clic su ogni colonna per visualizzare altri dettagli.

  • Nella finestra di dialogo Risolvi errori eseguire una delle operazioni seguenti:

    • Se si vogliono mantenere le modifiche apportate nel server a un elemento selezionato, fare clic su Ignora modifiche.

    • Se si vuole provare a inviare nuovamente le modifiche a un elemento selezionato, fare clic su Riprova modifiche personali.

      A seconda della situazione, potrebbe essere necessario attendere la risoluzione del problema. Ad esempio, se non è possibile sincronizzare le modifiche a causa di un problema di connettività di rete, è necessario attendere fino a quando non si è connessi di nuovo.

    • Se si vogliono mantenere le modifiche apportate nel server a tutti gli elementi, fare clic su Ignora tutte le modificheapportate.

    • Se si vuole provare a inviare nuovamente le modifiche a tutti gli elementi, fare clic su Riprova tutte le modificheapportate.

      A seconda della situazione, potrebbe essere necessario attendere la risoluzione del problema. Ad esempio, se non è possibile sincronizzare le modifiche a causa di un problema di connettività di rete, è necessario attendere fino a quando non si è connessi di nuovo.

      Note: 

      • Se l'errore può essere risolto solo eliminando le modifiche, i pulsanti per riprovare le modifiche potrebbero non essere disponibili.

      • È possibile chiudere la finestra di dialogo senza eseguire alcuna azione, ma non sarà possibile lasciare o aggiornare l'elenco o apportare modifiche a una colonna calcolata fino a quando non viene risolto l'errore.

Dopo aver riconnesso le tabelle collegate, le modifiche apportate ai dati o agli oggetti vengono sincronizzate.

  1. Aprire il database collegato agli elenchi di SharePoint.

  2. Nel gruppo elenchi SharePoint della scheda dati esterni fare clic su lavoro online.

    Nota: Se si vogliono ignorare le modifiche apportate offline, fare clic su Ignora modifiche nel gruppo elenchi di SharePoint .

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