Utilizzare le note telefonate in Business Contact Manager

Le note telefonata in Business Contact Manager per Outlook consentono di tenere traccia delle conversazioni con account, opportunità, contatti commerciali o progetti commerciali. Quando si crea una nota telefonata, è possibile registrare la durata della chiamata e digitare commenti sulla conversazione. Le note telefonata salvate sono disponibili nella cartella Cronologia comunicazioni. È possibile collegare le note telefonata a uno o più record.

Questo articolo illustra come creare, collegare, modificare ed eliminare una nota telefonata.

Per saperne di più

Creare e collegare una nota telefonata

Collegare una nota telefonata esistente a uno o più record

Modificare una nota telefonata

Eliminare una nota telefonata

Creare e collegare una nota telefonata

Se si crea una nota telefonata dall'interno di un record, la nota sarà collegata automaticamente al record. È anche possibile creare una nota telefonata e collegarla a uno o più record contemporaneamente.

  1. Nel riquadro di spostamento, in Business Contact Manager, fare clic su una delle cartelle seguenti per visualizzare l'area di lavoro:

    • Gestione contatti.

    • Vendite.

    • Marketing.

    • Gestione progetti.

  2. Fare clic sulla scheda contenente i record desiderati.

  3. Eseguire una delle operazioni seguenti:

    • Fare doppio clic su un singolo record per aprirlo.

    • Fare clic su più record a cui si vuole collegare la nuova nota telefonata.

      Come si selezionano più record?

      Per selezionare record adiacenti, tenere premuto MAIUSC e quindi fare clic sul primo e sull'ultimo record del gruppo che si desidera aggiungere. Per selezionare record non adiacenti, tenere premuto CTRL e quindi fare clic sui singoli record. Per selezionare tutti i record contemporaneamente, fare clic su uno di essi e quindi premere CTRL+A.

  4. Nel gruppo Aggiungi elemento della cronologia sulla barra multifunzione fare clic su Nota telefonata oppure su Altro e quindi su Nota telefonata.

  5. Nella sezione Nota telefonata commerciale digitare l'oggetto e fare clic sul tipo di telefonata.

  6. Per registrare la durata della chiamata, nel gruppo Azioni sulla barra multifunzione fare clic su Avvio timer.

    Nota :  Quando si chiude la nota telefonata, il timer si ferma e la durata totale viene aggiunta automaticamente al modulo della nota telefonata.

  7. Nella sezione Commenti digitare le note.

  8. Per registrare la data e l'ora di immissione dei commenti, fare clic sul pulsante Aggiungi indicatore data e ora.

  9. Fare clic su Salva e chiudi.

    La data e l'ora della telefonata vengono immesse automaticamente quando si salva la nota telefonata. La nota telefonata viene elencata nella pagina della cronologia di ogni record selezionato.

Inizio pagina

Collegare una nota telefonata esistente a uno o più record

Se necessario, è possibile collegare una nota telefonata a più record. Ogni volta che si collega una nota telefonata a un record, un'altra copia della nota viene visualizzata nella cartella Cronologia comunicazioni .

  1. Fare doppio clic sulla nota telefonata da collegare a un altro record.

  2. Fare clic sul pulsante Collega a.

  3. Nella finestra di dialogo Collega a record di Business Contact Manager nell'elenco Tipo elemento fare clic sul tipo di record a cui si vuole collegare la nota telefonata.

  4. Nell'elenco fare clic sui record a cui si vuole aggiungere la nota telefonata.

Come si selezionano più record?

Per selezionare record adiacenti, tenere premuto MAIUSC e quindi fare clic sul primo e sull'ultimo record del gruppo che si desidera aggiungere. Per selezionare record non adiacenti, tenere premuto CTRL e quindi fare clic sui singoli record. Per selezionare tutti i record contemporaneamente, fare clic su uno di essi e quindi premere CTRL+A.

  1. In Record collegati fare clic su Collega a. I record selezionati vengono elencati nella casella Collega a.

  2. Fare clic su OK.

  3. Fare clic su Salva e chiudi.

Nota :  La cartella Cronologia comunicazioni elenca un elemento più di una volta se l'elemento è collegato a più di un record. Se si modifica un elemento in un record, l'elemento verrà modificato in tutti i record collegati.

Inizio pagina

Modificare una nota telefonata

Nota :  Se si modifica una nota telefonata collegata a più di un record, la nota telefonata verrà modificata in tutti i record collegati.

  1. Fare doppio clic sulla nota telefonata che si vuole modificare.

  2. Apportare le modifiche nella nota telefonata.

  3. Fare clic su Salva e chiudi.

Inizio pagina

Eliminare una nota telefonata

Se una nota telefonata è collegata a un singolo record e la si elimina dalla cronologia comunicazioni di tale record, Business Contact Manager per Outlook sposta la nota telefonata nella cartella Elementi eliminati. Se però sono presenti collegamenti alla nota telefonata in altri record, la nota telefonata viene rimossa solo da tale record.

Se, ad esempio, si elimina una nota telefonata da un record Cliente potenziale e la nota telefonata è collegata anche a un record Contatto commerciale, la nota telefonata nel record Contatto commerciale non subisce modifiche.

Suggerimento :  Quando si apre una nota telefonata è possibile verificare i record a cui è collegata nella casella Collega a.

  1. Nel riquadro di spostamento, in Business Contact Manager, fare clic su una delle cartelle seguenti per visualizzare l'area di lavoro:

  • Gestione contatti.

  • Vendite.

  • Marketing.

  • Gestione progetti.

  • Fare clic sulla scheda contenente il record desiderato.

  • Fare doppio clic sul record con un collegamento alla nota telefonata da eliminare.

  • Nel gruppo Mostra della barra multifunzione fare clic su Cronologia.

  • Fare clic con il pulsante destro del mouse sulla nota telefonata e scegliere Elimina.

  • Fare clic su Salva e chiudi.

Inizio pagina

Amplia le tue competenze
Esplora i corsi di formazione
Ottieni in anticipo le nuove caratteristiche
Partecipa al programma Office Insider

Queste informazioni sono risultate utili?

Grazie per i tuoi commenti e suggerimenti

Grazie per il tuo feedback! Potrebbe essere utile metterti in contatto con uno dei nostri operatori del supporto di Office.

×