Utilizzare gli elenchi per gestire progetti in un sito del team

Gli elenchi aiutano a gestire progetti team e tenere traccia delle informazioni in un sito. È possibile ad esempio tenere traccia degli eventi del team con un calendario, gestire un elenco di attività e registrare problemi e rispondere ad essi.

Nota : Questo articolo fa riferimento a un sito di esempio di SharePoint creato da Adventure Works, una società fittizia che produce biciclette nonché componenti e accessori per biciclette.

Il team marketing di Adventure Works utilizza un calendario per tenere traccia degli eventi, delle ferie e delle conferenze del team. I membri del team possono connettere il calendario a Microsoft Office Outlook 2007 e sovrapporlo al proprio calendario personale per evitare conflitti di programmazione. Possono inoltre copiare eventi tra i due calendari.

Il team marketing utilizza elenchi attività per gestire il lavoro in caso di progetti di grandi dimensioni, come ad esempio nel caso della pianificazione di una convention e della gestione di una campagna di marketing. Le attività possono essere impostate con una visualizzazione elenco standard o come un elenco di attività del progetto che garantisca una panoramica visiva, detta diagramma di Gantt, delle attività e del relativo stato di avanzamento. Sono disponibili modelli per la creazione di attività in entrambi i formati, ovvero visualizzazione elenco standard o elenco di attività del progetto.

Elenco Attività di progetto

Il team marketing utilizza inoltre un elenco per la gestione dei problemi per tenere traccia di problemi logistici relativi alla pianificazione di conferenze, ad esempio relativi al database delle iscrizioni. Un membro del team registra il problema e quindi gli utenti inseriscono tutti gli aggiornamenti e le soluzioni fino alla risoluzione del problema.

Utilizzo di elenchi

Alla creazione di un sito del team vengono creati automaticamente diversi elenchi predefiniti, da un'area discussioni a un elenco calendario. È possibile personalizzare e aggiungere elementi in questi elenchi, creare elenchi aggiuntivi da modelli ed elenchi personalizzati con le impostazioni e le colonne scelte dall'utente.

Gli elenchi possono includere molti tipi di informazioni, ad esempio testo, date, immagini o anche calcoli, quali totali o una data calcolata, ad esempio una settimana dalla data odierna.

Con gli elenchi è possibile eseguire le operazioni seguenti:

  • Tenere traccia delle versioni    È possibile tenere traccia delle versioni degli elementi degli elenchi, per visualizzare gli elementi modificati e l'autore della modifica. Se vengono eseguiti errori in una versione recente, è possibile ripristinare una versione precedente di un elemento.

  • Richiedere approvazione    L'organizzazione può specificare che un elemento di elenco deve essere approvato prima di poter essere visualizzato da tutti gli utenti.

  • Integrare la posta elettronica con un elenco    Se per il sito è abilitata la posta elettronica in ingresso o in uscita, per alcuni elenchi è possibile avvalersi delle caratteristiche di posta elettronica. Il contenuto di alcuni tipi di elenchi, ad esempio calendari e discussioni, può essere impostato per essere aggiornato mediante l'invio di messaggi di posta elettronica da parte degli utenti. Office Outlook 2007 si integra inoltre con calendario, attività ed elenchi contatti.

  • Personalizzare autorizzazioni    L'organizzazione può specificare autorizzazioni personalizzate per un elenco o anche per un solo elemento dell'elenco. Questa caratteristica può ad esempio essere utile in caso di elementi che contengono informazioni riservate.

  • Creare e gestire visualizzazioni    Il gruppo può creare diverse visualizzazioni dello stesso elenco. Il contenuto dell'elenco effettivo non cambia, ma gli elementi vengono organizzati o filtrati affinché gli utenti possano trovare le informazioni più importanti o interessanti.

  • Rimanere aggiornati sulle modifiche    È possibile sottoscrivere feed RSS di elenchi e visualizzazioni per visualizzare gli aggiornamenti agli elenchi nel visualizzatore RSS, ad esempio Outlook 2007. Se l'organizzazione ha impostato la posta elettronica in ingresso, è possibile ricevere avvisi per posta elettronica in caso di modifiche agli elementi.

  • Gestire elenchi e lavorare non in linea con gli elenchi in Microsoft Office Access 2007    È possibile gestire elenchi con strumenti di database e disconnettere elenchi con Office Access 2007.

  • Visualizzare elenchi in dispositivi mobili    Molti elenchi, ad esempio elenchi attività e calendari, e raccolte documenti possono essere visualizzati in dispositivi mobili. Per visualizzare un elenco in un dispositivo mobile, digitare /m dopo l'indirizzo Web del sito. Le visualizzazioni mobili non sono disponibili per alcuni tipi di elenco, ad esempio le discussioni, e potrebbero non comprendere tutti i tipi di colonna.

Tipi di elenco comuni per la collaborazione

Di seguito sono elencati alcuni dei tipi più comuni di elenco utilizzabili nell'organizzazione:

  • Calendario     Utilizzare un calendario per tutti gli eventi del team o per situazioni specifiche, ad esempio il calendario di un progetto o le ferie dei dipendenti.

  • Attività e attività di progetto     Utilizzare un elenco attività per tenere traccia delle informazioni su progetti e altri eventi che riguardano il gruppo. È possibile assegnare le attività agli utenti e controllare l'andamento e la percentuale di completamento dell'attività prima del suo completamento. In un elenco attività queste ultime vengono visualizzate con indicatori di stato, in una cosiddetta visualizzazione Gantt.

  • Gestione dei problemi     Utilizzare un elenco di gestione dei problemi per archiviare problemi, il relativo stato e la relativa risoluzione. Si tratta di un tipo di elenco comune per tenere traccia di problemi o operazioni, ad esempio per il servizio di assistenza clienti, il controllo qualità o il supporto tecnico.

  • Aree discussioni     Utilizzare un'area discussioni come posizione centrale per registrare e archiviare discussioni del team in un formato simile a quello dei newsgroup.

  • Annunci     Utilizzare un elenco annunci per condividere notizie e stato e offrire promemoria.

  • Contatti     Utilizzare un elenco contatti per archiviare informazioni su utenti o gruppi con cui si collabora.

  • Collegamenti     Utilizzare un elenco collegamenti come posizione centrale per i collegamenti al Web, alla Intranet della società e ad altre risorse.

  • Sondaggi    Utilizzare un elenco sondaggi per raccogliere e compilare commenti e suggerimenti, ad esempio un sondaggio o un questionario sulla soddisfazione dei dipendenti.

  • Elenchi personalizzati     Sebbene sia possibile personalizzare tutti gli elenchi predefiniti, è anche possibile iniziare con un elenco personalizzato e quindi aggiungere le impostazioni desiderate. È inoltre possibile creare un elenco basato su un foglio di calcolo, ad esempio una cartella di lavoro di Microsoft Office Excel 2007, per la gestione dei contratti con i fornitori.

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