Utilizzare contatti commerciali in Business Contact Manager

Importante :  Il presente articolo è stato tradotto automaticamente, vedere la dichiarazione di non responsabilità. Per visualizzare la versione inglese dell'articolo, fare clic qui.

È possibile utilizzare record contatto commerciale per organizzare e memorizzare grandi quantità di informazioni sulle persone a cui che si intrattengono rapporti commerciali con.

In questo articolo viene descritto come creare nuovi record e come completare il modulo Contatto commerciale.

Per saperne di più

Creare nuovi record contatto commerciale

Modificare i record contatto commerciale

Filtrare l'elenco dei contatti commerciali

Con i record Contatto commerciale è possibile eseguire le operazioni seguenti:

  • Aggiungerli utilizzando diversi metodi.

  • Assegnarli a un dipendente oppure a un collaboratore.

  • Creare un collegamento a tali account.
    Tramite un collegamento record contatto commerciale a record Account, è possibile connettere le informazioni sui contatti commerciali con informazioni sulle società per cui lavorano. Ad esempio, quando si collega uno o più contatti commerciali a un record Account, cronologia comunicazioni del record Account include gli elementi della cronologia comunicazioni per ogni contatti commerciali collegati a tale Account.

  • Collegare elementi della cronologia comunicazioni per i contatti commerciali, tenere traccia di messaggi di posta elettronica e filtrare l'elenco degli elementi della cronologia comunicazioni.
    è possibile tenere traccia delle molte delle attività (incluse le chiamate telefoniche, messaggi di posta elettronica, le lettere o i file) relative al contatto commerciale nella pagina Cronologia del record contatto commerciale.

    È possibile collegare automaticamente i messaggi di posta elettronica ai record contatto commerciale. Per ulteriori informazioni, vedere Collega e verifica messaggi di posta elettronica in Business Contact Manager.

  • Convertire un contatto commerciale in un cliente potenziale o un altro tipo di record basato sul tipo Contatto commerciale.

  • Modificare le informazioni contenute nei record Contatto commerciale.

  • Personalizzare il modulo contatto commerciale aggiungendo o rimuovendo campi ed elementi negli elenchi dei campi.
    Per informazioni sulla personalizzazione dei moduli esistenti o la creazione di altri moduli per l'archiviazione delle informazioni commerciali, vedere creare e personalizzare tipi di record ed elenchi.

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Creare nuovi record Contatto commerciale

I record contatto commerciale consente di tenere traccia delle sono le informazioni necessarie sulle persone a cui che si intrattengono rapporti commerciali con.

In questa sezione

Aggiungere manualmente un nuovo record contatto commerciale

Importare contatti commerciali da un altro programma

Spostare o copiare i contatti di Outlook in Business Contact Manager

Creare un record contatto commerciale da un messaggio di posta elettronica

Convertire un record cliente potenziale in record contatto commerciale

Per inserire le informazioni nei record Contatto commerciale sono disponibili diversi modi. È possibile digitare le informazioni nei record, importare dati da Outlook o altre applicazioni e copiare un contatto di Outlook.

Le informazioni possono includere:

  • Informazioni aziendali, ad esempio la società o l'organizzazione del contatto commerciale.

  • Informazioni personali come la data di nascita.

  • Elementi della cronologia comunicazioni, ad esempio messaggi di posta elettronica e appuntamenti.

  • I dettagli che registra in campi personalizzati da aggiungere al modulo.

    Suggerimento : È possibile personalizzare i moduli di Business Contact aggiungendo campi specifici per le aziende o di spostare le sezioni per evidenziare le informazioni più importanti. Ad esempio un fiorista potrebbe creare un campo denominato "Fiori Preferiti" e un esperto di riscaldamento potrebbe creare un campo denominato "Forno modello". Per ulteriori informazioni sulla personalizzazione dei moduli, vedere creare e personalizzare tipi di record ed elenchi.

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Aggiungere manualmente un nuovo record Contatto commerciale

Per aprire un modulo Contatto commerciale vuoto e immettere alcuni dati chiave è sufficiente un minuto. Salvando il modulo verrà creato il nuovo record Contatto commerciale. Successivamente sarà possibile riaprire il record e aggiungere ulteriori dettagli in base allo sviluppo della relazione.

Configurazione GoDaddy-MX-1-3

Si noterà numerose analogie tra il modulo contatto commerciale e al modulo di contatto di Outlook.

Aprire un modulo Contatto commerciale

  1. Nel riquadro di spostamento fare clic su Gestione contatti in Business Contact Manager.

  2. Nel gruppo Nuovo della barra multifunzione fare clic su Nuovo contatto commerciale.

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Completare il modulo Contatto commerciale

Così come la maggior parte degli altri moduli, il modulo Contatto commerciale include le pagine Generale, Dettagli e Cronologia.

È possibile personalizzare il modulo spostando le sezioni e campi, rinominando campi e aggiungendo voci agli elenchi. Per informazioni sulla personalizzazione dei moduli esistenti o la creazione di altri moduli per l'archiviazione delle informazioni commerciali, vedere creare e personalizzare tipi di record ed elenchi.

Pagina Generale

        Sezione Contatto commerciale

  1. Immettere il nome completo e la posizione del contatto commerciale. Selezionare il nome del File come, come si preferisce un Outlook modulo contatto.

    Nome completo è l'unico campo obbligatorio. L'aggiunta di informazioni negli altri campi è facoltativa.

  1. Assegnare il contatto commerciale     Per assegnare il contatto commerciale a un altro dipendente, nel campo assegnato a fare clic sul nome del dipendente.

    Nota : I nomi nell'elenco assegnato a sono i dipendenti con i quali si è condiviso il database di Business Contact Manager. Per ulteriori informazioni sulla condivisione, vedere condividere i dati di Business Contact Manager con altri utenti.

    Sezione Informazioni società

    Per archiviare il nome della società del contatto commerciale è possibile utilizzare il campo Società oppure il campo Account. Utilizzare il campo Società se non si utilizzano record Account.

    Sezione Account collegato

    Configurazione GoDaddy-MX-1-3

  1. Collegamento sul contatto commerciale a un Account     Fare clic su Account per creare un collegamento sul contatto commerciale a un account.

  2. Nella finestra di dialogo Selezionare un Account da collegare al contatto commerciale fare clic sull' Account e quindi fare clic su Collega a.
    Il valore di collegare i contatti commerciali a un Account è che la cronologia comunicazioni del contatto commerciale sia elencata anche nella cronologia comunicazioni del record Account. Se più di un contatto commerciale è collegato allo stesso account, cronologia comunicazioni di ogni contatto commerciale collegato viene inoltre elencata nella cronologia comunicazioni dell'Account. In questo modo è possibile visualizzare tutta la cronologia comunicazioni e tutti i contatti commerciali associati a un'organizzazione in un'unica posizione. Per ulteriori informazioni sulla scelta di un record da collegare, vedere collegare record di Business Contact Manager.

    Sezioni Internet, Numeri di telefono, Indirizzi e Biglietto da visita

  3. Immettere la posta elettronica e indirizzi di pagine Web, i numeri di telefono, business e abitazione. Immettere le informazioni necessarie per completare il biglietto da visita, come avviene in un modulo di contatto di Outlook.
    Una freccia accanto a nome di un campo (ad esempio posta elettronica ) indica che è possibile apportare più voci nel campo.

    Suggerimento : Se per un contatto commerciale si immettono più indirizzi, selezionare la casella di controllo Indirizzo postale per definire l'indirizzo utilizzato nella stampa unione.

    Sezione Informazioni sull'origine

    Configurazione GoDaddy-MX-1-3

  4. Nella sezione Informazioni sull'origine immettere informazioni nei campi seguenti:

    • Origine     Fare clic sul metodo o sull'azione tramite cui il contatto commerciale ha conosciuto l'azienda, ad esempio un annuncio pubblicitario o passaparola.

    • Autore segnalazione     Fare clic su questo pulsante per selezionare l'attività di marketing o altri record di business (ad esempio un altro contatto commerciale) che ha messo il contatto commerciale per le aziende con.

      Suggerimento : Se si immette il nome di un'attività di marketing, Business Contact Manager per Outlook tenere traccia di tipo e il numero di record che è il risultato dell'attività. Anche i collegamenti ai record attività di marketing al contatto commerciale. Per ulteriori informazioni sulle attività di marketing, vedere commercializzare prodotti e servizi in Business Contact Manager.

      Sezione Commenti

  5. Nella sezione Commenti digitare note, incollare commenti da altri file o allegare file, elementi di Outlook o biglietti da visita.

    Configurazione GoDaddy-MX-1-3

    Suggerimento : Se più colleghi lavorano con un contatto commerciale, può essere utile annotare quando è stato immesso un commento. Per registrare la data e l'ora di ogni voce, fare clic su Aggiungi indicatore data e ora.

  6. Dopo aver completato l'immissione dei dati, fare clic su Salva e Chiudi.

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Pagina Dettagli

  1. Nel gruppo Mostra della barra multifunzione fare clic su Dettagli per visualizzare la pagina Dettagli.

  2. Immettere ulteriori informazioni di carattere professionale sulla persona e dati come data di nascita e stato pagamenti, specificare se il record è attivo e selezionare il metodo di comunicazione preferito.

Pagina Cronologia

  1. Nel gruppo Mostra della barra multifunzione fare clic su Cronologia per visualizzare la pagina Cronologia.

  2. Aggiungere o visualizzare elementi della cronologia comunicazioni, ad esempio messaggi di posta elettronica, note commerciali o appuntamenti.

    Come aggiungere un elemento della cronologia comunicazioni

    1. In Cronologia comunicazioni fare clic su Nuovo e quindi sul tipo di elemento che si desidera aggiungere.

    2. Digitare le informazioni nel modulo e quindi fare clic su Salva & chiudi.

      Per ulteriori informazioni sugli elementi della cronologia comunicazioni, vedere tenere traccia delle comunicazioni con i clienti in Business Contact Manager.

  3. Se si vuole recuperare un elemento specifico, è possibile eseguire una ricerca o applicare un filtro nell'elenco degli elementi della cronologia comunicazioni.

    1. Come eseguire una ricerca nell'elenco degli elementi della cronologia comunicazioni

      • Nella casella Cerca digitare le informazioni che si desidera cercare e quindi fare clic sul pulsante Cerca Icona di ricerca .

        Nota : La ricerca verrà eseguita solo nei campi Oggetto e Collegato a. Per visualizzare tutti gli elementi di un determinato tipo, ad esempio i messaggi di posta elettronica, utilizzare un filtro.

    2. Come filtrare l'elenco degli elementi della cronologia comunicazioni

      • Sulla barra multifunzione fare clic sulla scheda Visualizza.

      • Nel gruppo Filtro eseguire una delle operazioni seguenti:

        • Fare clic sul tipo di filtro che si desidera applicare, ad esempio Tipo di elemento, e quindi fare clic sul filtro.

        • Fare clic su Filtro e quindi selezionare i criteri per il filtro.

          Per altre informazioni sui filtri, vedere Filtrare record in Business Contact Manager.

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Importare contatti commerciali da un'altra applicazione

È possibile importazione contatto commerciale e altri tipi di record da programmi, ad esempio ACT! e Microsoft Excel.

Per informazioni su come importare dati da altri programmi o la cartella Contatti di Outlook, vedere importare i dati in Business Contact Manager.

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Spostare o copiare contatti di Outlook in Business Contact Manager

  1. Nel riquadro di spostamento fare clic sul pulsante Contatti.

  2. Nell'elenco contatti fare clic sul contatto che si desidera spostare Business Contact Manager per Outlook.
    Come selezionare più record?

    Per selezionare record adiacenti, tenere premuto MAIUSC e quindi fare clic sul primo e sull'ultimo record del gruppo che si desidera aggiungere. Per selezionare record non adiacenti, tenere premuto CTRL e quindi fare clic sui singoli record. Per selezionare tutti i record contemporaneamente, fare clic su uno di essi e quindi premere CTRL+A.

    Per copiare l'intero contenuto della cartella Contatti di Outlook in Business Contact Manager, importare contatti commerciali nella cartella Contatti di Outlook. Per informazioni su come importare, vedere importare i dati in Business Contact Manager.

  3. Nel gruppo Ufficio della barra multifunzione eseguire una delle operazioni seguenti:

    • Spostare il contatto   

      1. Fare clic su Crea record.

      2. Scegliere Sposta in Business Contact Manager e quindi fare clic su Contatto commerciale o sul tipo di record desiderato.

    • Copiare il contatto   

      1. Fare clic su Crea record.

      2. Scegliere Copia in Business Contact Manager e quindi fare clic su Contatto commerciale o sul tipo di record desiderato.

Se si desidera accedere ai contatti commerciali nel telefono cellulare, così come i contatti di Outlook, è possibile utilizzare la caratteristica di sincronizzazione dei contatti commerciali per includere i contatti commerciali nella cartella Contatti di Outlook. Per informazioni sulla sincronizzazione dei contatti commerciali, vedere accedere ai contatti commerciali in remoto: utilizzare la sincronizzazione in Business Contact Manager.

Importante : Se la caratteristica Sincronizzazione contatti commerciali è attivata, è possibile che nella cartella Contatti risultino presenti record duplicati. Poiché la caratteristica Sincronizzazione contatti commerciali include automaticamente i record Contatto commerciale nella cartella Contatti di Outlook, i contatti che vengono spostati o copiati nella cartella Contatti commerciali verranno visualizzati nella cartella Contatti anche come contatti commerciali.

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Creare un record Contatto commerciale da un messaggio di posta elettronica

È possibile creare un record Contatto commerciale da un messaggio di posta elettronica di un nuovo cliente.

  1. Nel riquadro di spostamento fare clic su Posta in arrivo.

  2. Fare doppio clic su un messaggio di posta elettronica per aprirlo.

  3. Nel gruppo Ufficio della barra multifunzione fare clic su Crea record.

  4. Fare clic su Contatto commerciale oppure digitare il record Contatto commerciale che si desidera creare utilizzando l'indirizzo di posta elettronica nella riga Da del messaggio.

Per creare contatti commerciali da altri indirizzi di posta elettronica presenti in un messaggio fare clic con il pulsante destro del mouse sul nome, scegliere Crea in Business Contact Manager e quindi fare clic su Contatto commerciale.

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Convertire un record Cliente potenziale in un record Contatto commerciale

Le informazioni su un cliente potenziale vengono in genere archiviate in un record Cliente potenziale. Quando tale persona diventa un cliente effettivo, è possibile convertire il record Cliente potenziale in un record Contatto commerciale.

È inoltre possibile convertire un contatto commerciale in un cliente potenziale o un altro tipo di record basato sul tipo Contatto commerciale.

È possibile creare nuovi tipi di record, ad esempio dipendente o fornitore iniziando modulo contatto commerciale. Per ulteriori informazioni su come creare nuovi tipi di record, vedere creare e personalizzare tipi di record ed elenchi.

  1. Nel riquadro di spostamento fare clic su Gestione contatti in Business Contact Manager.

  2. Nell'area di lavoro fare clic sulla scheda Clienti potenziali.

  3. Fare doppio clic sul record che si desidera convertire.

  4. Nel gruppo Modifica della barra multifunzione fare clic su Converti in e quindi su Contatto commerciale.

  5. Modificare il nuovo record in base alle esigenze.

  6. Al termine, fare clic su Salva & chiudi.

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Modificare i record Contatto commerciale

Intrattenendo rapporti commerciali si apprendono ulteriori informazioni sui contatti commerciali, ad esempio come preferiscono essere contattati, i nomi dei loro assistenti, i nuovi numeri di telefono e così via. Gestire questo flusso di informazioni è un'attività quotidiana che può essere semplificata aggiornando e salvando continuamente i record Contatto commerciale. È possibile aprire un record Contatto commerciale per aggiungere o modificare informazioni oppure visualizzare elementi della cronologia comunicazioni come i messaggi di posta elettronica collegati al contatto commerciale.

  1. Nel riquadro di spostamento fare clic su Gestione contatti in Business Contact Manager.

  2. Nell'area di lavoro fare clic sulla scheda Contatti commerciali, quindi:

    • Scorrere fino al contatto commerciale che si desidera aprire e quindi fare doppio clic su di esso.

      Oppure

    • Utilizzare la casella di ricerca per digitare le informazioni sul contatto commerciale desiderato e quindi fare doppio clic sul record.

  3. Aggiungere o modificare le informazioni in base alle esigenze.

    Suggerimento : Se si dispone di un indirizzo di posta elettronica per l'Account, è possibile assicurarsi che i messaggi di posta elettronica da e verso l'Account vengono incluse automaticamente nella cronologia comunicazioni del record. Nel gruppo Modifica fare clic su Verifica posta elettronica e quindi fare clic su Gestisci il collegamento e verifica. Selezionare la casella di controllo per l'indirizzo di posta elettronica dell'Account e quindi fare clic su OK. Per ulteriori informazioni sul collegamento automaticamente i messaggi di posta elettronica ai record, vedere Collega e verifica messaggi di posta elettronica in Business Contact Manager.

  4. Al termine, fare clic su Salva & chiudi.

Suggerimento : Con la funzione modifica in blocco, è possibile modificare il contenuto di un campo in più record contatto commerciale. È utile, ad esempio, se si desidera immettere un indirizzo Web per i contatti commerciali decine che lavorano alla stessa organizzazione. Per ulteriori informazioni su come modificare contemporaneamente più record, vedere modificare numerosi record contemporaneamente in Business Contact Manager.

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Filtrare l'elenco dei contatti commerciali

Anziché scorrere tutti i contatti commerciali alla ricerca delle informazioni desiderate, è possibile filtrare qualsiasi elenco di contatti commerciali in modo da visualizzare solo i record a cui si è interessati.

  1. Nel riquadro di spostamento fare clic su Gestione contatti in Business Contact Manager.

  2. Nell'area di lavoro fare clic con il pulsante destro del mouse sulla scheda Contatti commerciali e quindi scegliere Modifica.

  3. Nella finestra di dialogo Modifica scheda fare clic su Filtro.

  4. Nella finestra di dialogo Filtra contatti commerciali è possibile utilizzare una o entrambe le opzioni seguenti:

    • Filtro semplice     Selezionare o deselezionare le categorie preimpostate.

    • Filtro avanzato     Creare più filtri per perfezionare la selezione.

L'elenco filtrato può essere utilizzato per creare una scheda personalizzata, un elenco chiamate o una lista di distribuzione, nonché come base per un report o un gadget.

Per ulteriori informazioni sui filtri, vedere filtrare record in Business Contact Manager. Per ulteriori informazioni sui report, vedere usare report e grafici in Business Contact Manager. Per ulteriori informazioni su gadget, vedere gadget di utilizzo di Business Contact Manager.

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Nota : Dichiarazione di non responsabilità per la traduzione automatica: Il presente articolo è stato tradotto tramite un software di traduzione automatica e non da una persona. Microsoft offre le traduzioni automatiche per consentire a coloro che non conoscono la lingua inglese di leggere gli articoli sui prodotti, sui servizi e sulle tecnologie Microsoft. Dal momento che l'articolo è stato tradotto automaticamente, potrebbe contenere errori di sintassi, di grammatica o di utilizzo dei vocaboli.

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