Utilizzare Microsoft Query per recuperare dati esterni

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È possibile utilizzare Microsoft Query per recuperare dati da origini esterne. Utilizzando Microsoft Query per recuperare dati da database aziendali e i file, non è necessario digitare nuovamente i dati che si desidera analizzare in Excel. È anche possibile aggiornare i report di Excel e i riepiloghi automaticamente dal database originale ogni volta che il database viene aggiornato con le nuove informazioni.

Per saperne di più

Altre informazioni su Microsoft Query

Connettersi a un'origine dati

Utilizzare la creazione guidata Query per definire una query

Lavorare con i dati in Excel

Ulteriori informazioni su Microsoft Query

Utilizzando Microsoft Query è possibile connettersi a origini dati esterne, selezionare dati da tali origini esterne, importare tali dati nel foglio di lavoro e aggiornare i dati secondo le necessità per mantenere i dati del foglio di lavoro sincronizzati con quelli delle origini esterne.

Tipi di database a cui è consentito accedere     È possibile recuperare i dati da diversi tipi di database quali Microsoft Office Access, Microsoft SQL Server e Microsoft SQL Server OLAP Services, dagli elenchi di Excel e dai file di testo.

Microsoft Office fornisce i driver che è possibile utilizzare per recuperare dati da origini dati seguenti:

  • Microsoft SQL Server Analysis Services (provider OLAP)

  • Microsoft Office Access

  • dBASE

  • Microsoft FoxPro

  • Microsoft Office Excel

  • Di Oracle

  • Paradox

  • Database di file di testo

È possibile usare anche driver ODBC o driver di origine dati da altri produttori per recuperare le informazioni provenienti da origini dati che non sono elencate di seguito, compresi altri tipi di database OLAP. Per informazioni sull'installazione di un driver ODBC o driver di origine dati non elencato qui, vedere la documentazione per il database oppure contattare il rivenditore di database.

Selezione dei dati da un database     È possibile recuperare dati da un database creando una query, ovvero una richiesta riguardante i dati memorizzati in un database esterno. Se ad esempio i dati di interesse sono memorizzati in un database di Access e si desidera conoscere l'ammontare delle vendite di un prodotto per ogni regione, è possibile recuperare una parte dei dati selezionando solo quelli relativi al prodotto e alla regione che si desidera analizzare, omettendo i dati non necessari.

Con Microsoft Query è possibile selezionare le colonne dei dati desiderati e importare solo tali dati in Excel.

Aggiornamento del foglio di lavoro con una sola operazione     Se la cartella di lavoro di Excel contiene dati, indipendentemente dalle modifiche apportate al database è possibile aggiornare i dati e l'analisi senza necessità di ricreare i rapporti e i grafici di riepilogo. È possibile ad esempio creare un riepilogo mensile delle vendite e aggiornarlo ogni mese quando vengono inseriti i nuovi dati relativi alle vendite.

Utilizzo delle origini dati in Microsoft Query     Dopo aver impostato un'origine dati per un particolare database, è possibile utilizzarla ogni volta che si desidera creare una query per selezionare e recuperare dati da tale database senza digitare nuovamente tutte le informazioni necessarie alla connessione. Microsoft Query utilizza l'origine dati per connettersi al database esterno e per visualizzare i dati disponibili. Dopo aver creato la query e restituito i dati in Excel, verranno recuperati i dati da Microsoft Query e trasmesse alla cartella di lavoro di Excel le informazioni relative sia alla query sia all'origine dati. In questo modo è possibile collegarsi nuovamente al database quando si desidera aggiornare i dati ottenuti in precedenza.

Diagramma delle modalità di utilizzo dell'origine dati in Query

Utilizzare Microsoft Query per l'importazione di dati     Per importare dati esterni in Excel con Microsoft Query, eseguire i passaggi seguenti, ognuno dei quali è illustrato in modo dettagliato nelle sezioni seguenti.

  1. Connettersi a un'origine dati.

  2. Usare la creazione guidata Query per definire una query.

  3. Lavoro con i dati in Excel.

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Connettersi a un'origine dati

Informazioni sull'origine dati     Un'origine dati è un set di informazioni memorizzate che consente a Excel e a Microsoft Query di connettersi a un database esterno. Quando si utilizza Microsoft Query per impostare un'origine dati, all'origine dati viene attribuito un nome e quindi tale nome e la posizione vengono trasmessi al database o al server, insieme al tipo di database e alle informazioni relative al nome di accesso e alla password. Le informazioni includono inoltre il nome di un driver OBDC o di un driver di origine dati, un programma che esegue connessioni a un tipo specifico di database.

Per impostare un'origine dati utilizzando Microsoft Query:

  1. Nel gruppo Carica dati esterni della scheda Dati fare clic su Da altre origini e quindi fare clic su Da Microsoft Query.

  2. Eseguire una delle operazioni seguenti:

    • Per specificare un'origine dati per un database, un file di testo o una cartella di lavoro di Excel, fare clic sulla scheda Database.

    • Per specificare un'origine dati cubo OLAP, fare clic sulla scheda Cubi OLAP. Questa scheda è disponibile solo se si esegue Microsoft Query da Excel.

  3. Fare doppio clic su <Nuova origine dati>.

    -oppure-

    Fare clic su <Nuova origine dati> e quindi fare clic su OK.

    Verrà visualizzata la finestra di dialogo Crea origine dati.

  4. Nel passaggio 1 digitare un nome per l'origine dati.

  5. Nel passaggio 2 scegliere un driver relativo al tipo di database che si sta utilizzando come origine dati.

    Se il database esterno cui si desidera accedere non è supportato dai driver ODBC, installati con Microsoft Query, sarà necessario richiedere un driver ODBC compatibile con Microsoft Office a un fornitore di terze parti, ad esempio il produttore del database. Per le istruzioni relative all'installazione, rivolgersi al fornitore del database.

    Nota : I database OLAP non richiedono driver ODBC. Quando si installa Microsoft Query, vengono installati i driver per i database creati con Microsoft SQL Server Analysis Services. Per collegarsi ad altri database OLAP è necessario installare un driver di origine dati e un software client.

  6. Fare clic su Connetti e quindi specificare le informazioni necessarie per connettersi all'origine dati. Per i database, le cartelle di lavoro di Excel e i file di testo, le informazioni da specificare dipendono dal tipo di origine dati selezionata. È possibile che venga richiesto di immettere un nome di accesso, una password, la versione del database utilizzato, la posizione del database o altre informazioni specifiche del tipo di database.

    Usare password complesse composte da lettere maiuscole e minuscole, numeri e simboli. Le password che non soddisfano questi requisiti sono considerate deboli. Un esempio di password complessa può essere Y6dh!et5. Un esempio di password debole è Casa27. La lunghezza minima delle password dovrebbe essere di 8 caratteri. È preferibile però usare una passphrase contenente almeno 14 caratteri.

    È essenziale ricordare la password perché, qualora la si dimentichi, non sarà possibile recuperarla. Prendere nota delle password, quindi conservarle in un luogo sicuro, lontano dalle informazioni che si intende proteggere.

  7. Dopo aver inserito le informazioni richieste, fare clic su OK o su Fine per ritornare alla finestra di dialogo Crea origine dati.

  8. Se il database viene utilizzato tabelle e si desidera una determinata tabella per visualizzare automaticamente nella creazione guidata Query, fare clic sulla casella relativa al passaggio 4 e quindi fare clic sulla tabella che si desidera.

  9. Se non si desidera digitare il nome di accesso e la password quando si utilizza l'origine dati, selezionare la casella di controllo Salva ID utente e password nella definizione origine dati. La password salvata non viene crittografata. Se la casella di controllo non è disponibile, rivolgersi all'amministratore del database per stabilire se questa opzione può essere resa disponibile.

    Nota sulla sicurezza : Evitare di salvare le informazioni di accesso durante la connessione a origini dati. Queste informazioni possono essere memorizzate come testo normale e un utente non autorizzato Impossibile accedere alle informazioni per compromettere la sicurezza dell'origine dati.

Dopo aver completato questa procedura, il nome dell'origine dati viene visualizzato nella finestra di dialogo Scegli origine dati.

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Utilizzare la Creazione guidata Query per definire una query

Utilizzare Creazione guidata query per la maggioranza delle query     Creazione guidata query semplifica la selezione e il raggruppamento di dati da tabelle e campi diversi nel database. Tale creazione guidata consente di selezionare le tabelle e i campi che si desidera includere. Un inner join (un'operazione di query che specifica che le righe dalle due tabelle sono combinate in base a valori di campo identici) viene creato automaticamente quando la procedura guidata riconosce un campo chiave primaria in una tabella e un campo con lo stesso nome in una seconda tabella.

È inoltre possibile utilizzare la procedura guidata per ordinare il set di risultati e applicare semplici filtri. Nel passaggio finale della procedura guidata è possibile scegliere di restituire i risultati a Excel o di restringere ulteriormente la query in Microsoft Query. Dopo aver creato la query, sarà possibile eseguirla in Excel o in Microsoft Query.

Per avviare Creazione guidata query, eseguire la procedura seguente.

  1. Nel gruppo Carica dati esterni della scheda Dati fare clic su Da altre origini e quindi fare clic su Da Microsoft Query.

  2. Nella finestra Scegli origine dati verificare che la casella di controllo Usa Creazione guidata query per creare/modificare query sia selezionata.

  3. Fare doppio clic sull'origine dati da utilizzare.

    -oppure-

    Fare clic sull'origine dati da utilizzare e quindi fare clic su OK.

Utilizzare direttamente Microsoft Query per altri tipi di query     Se si desidera creare una query più complessa rispetto a quanto consentito dalla Creazione guidata query, è possibile utilizzare direttamente Microsoft Query, per visualizzare e modificare query create inizialmente con Creazione guidata query oppure crearne di nuove senza utilizzare la procedura guidata. È consigliabile utilizzare direttamente Microsoft Query quando si desidera creare query che consentano di eseguire le operazioni seguenti:

  • Selezionare dati specifici da un campo     In un database di grandi dimensioni può essere utile scegliere alcuni dati di un campo e omettere i dati non necessari. Se ad esempio sono necessari dati relativi a due prodotti in un campo che contiene informazioni su molti prodotti, è possibile utilizzare criteri per selezionare i dati che si riferiscono solo ai due prodotti desiderati.

  • Recuperare dati in base a criteri diversi ogni volta che si esegue una query     Se è necessario creare lo stesso rapporto o riepilogo di Excel per più aree relative agli stessi dati esterni, ad esempio un rapporto di vendite distinto per ogni area, è possibile creare una query con parametri. Quando si esegue una query di questo tipo, viene richiesto un valore da utilizzare come criterio quando la query esegue la selezione dei record. Ad esempio, per una query con parametri potrebbe essere necessario immettere un'area specifica e riutilizzare questa query per creare tutti i rapporti vendite relativi alle varie aree.

  • Creare join di dati in modi diversi     Gli inner join creati da Creazione guidata query sono il tipo più comune di join utilizzato nella creazione delle query. In alcuni casi, tuttavia, può essere utile utilizzare un tipo diverso di join. Ad esempio, se si dispone di una tabella con informazioni sulle vendite dei prodotti e di una tabella con informazioni sui clienti, un inner join (il tipo creato da Creazione guidata query) impedirà il recupero dei record relativi ai clienti che non hanno fatto acquisti. Utilizzando Microsoft Query, è possibile creare join di queste tabelle in modo che tutti i record dei clienti vengano recuperati, insieme ai dati di vendita per tutti i clienti che abbiano fatto acquisti.

Per avviare Microsoft Query, eseguire la procedura seguente.

  1. Nel gruppo Carica dati esterni della scheda Dati fare clic su Da altre origini e quindi fare clic su Da Microsoft Query.

  2. Nella finestra Scegli origine dati verificare che la casella di controllo Usa Creazione guidata query per creare/modificare query sia deselezionata.

  3. Fare doppio clic sull'origine dati da utilizzare.

    -oppure-

    Fare clic sull'origine dati da utilizzare e quindi fare clic su OK.

Riutilizzare e condividere le query     Sia in Creazione guidata Query sia in Microsoft Query è possibile salvare le query in un file con estensione dqy che è quindi possibile modificare, riutilizzare e condividere. In Excel è possibile aprire direttamente i file con estensione dqy, il che consente di creare intervalli di dati esterni aggiuntivi dalla stessa query.

Per aprire una query salvata da Excel:

  1. Nel gruppo Carica dati esterni della scheda Dati fare clic su Da altre origini e quindi fare clic su Da Microsoft Query. Verrà visualizzata la finestra di dialogo Scegli origine dati.

  2. Nella finestra di dialogo Scegli origine dati selezionare la scheda Query.

  3. Fare doppio clic sulla query salvata da aprire. La query verrà visualizzata in Microsoft Query.

Per aprire una query salvata quando Microsoft Query è già aperto, fare clic sul menu File di Microsoft Query e quindi fare clic su Apri.

Se si fa doppio clic su un file con estensione dqy, viene aperto Excel, viene eseguita la query e quindi i risultati vengono inseriti in un nuovo foglio di lavoro.

Se si desidera condividere un riepilogo o un rapporto di Excel basato su dati esterni, è possibile fornire ad altri utenti una cartella di lavoro contenente un intervallo di dati esterno oppure creare un modello. Un modello consente di salvare il riepilogo o il rapporto senza salvare i dati esterni, in modo da ottenere un file di dimensioni minori. I dati esterni vengono recuperati quando un utente apre il modello di rapporto.

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Utilizzare i dati in Excel

Dopo aver creato una query con Creazione guidata Query o Microsoft Query, è possibile restituire i dati in un foglio di lavoro di Excel. I dati diventano quindi un intervallo di dati esterno o un rapporto di tabella pivot che è possibile formattare, analizzare e aggiornare.

Formattazione dei dati recuperati     In Excel è possibile utilizzare strumenti, ad esempio grafici o subtotali automatici, per presentare e creare riepiloghi dei dati recuperati da Microsoft Query. È inoltre possibile formattare i dati, mentre la formattazione viene mantenuta quando si aggiornano i dati esterni. È possibile utilizzare etichette personalizzate per le colonne al posto dei nomi dei campi e aggiungere automaticamente numeri di riga.

In Excel è possibile formattare automaticamente i nuovi dati digitati alla fine di un intervallo in modo che corrispondano alle righe precedenti. È inoltre possibile copiare automaticamente formule ripetute nelle righe precedenti ed estenderle a righe aggiuntive.

Nota : Per essere estesi a nuove righe nell'intervallo, è necessario che formati e formule siano visualizzati in almeno tre delle cinque righe precedenti.

È possibile attivare questa opzione (o disattivarla nuovamente) in qualsiasi momento:

  1. Fare clic sul pulsante Microsoft Office Icona del pulsante Office , quindi su Opzioni di Excel e infine sulla categoria Impostazioni avanzate.

  2. Nella sezione Modifica selezionare la casella di controllo Estendi formati e formule degli intervalli dati per disattivare l'opzione. Per disattivare nuovamente la formattazione automatica degli intervalli di dati, deselezionare la casella di controllo.

Aggiornamento dei dati esterni     Quando si aggiornano i dati esterni, si esegue la query per recuperare i dati nuovi o modificati che soddisfano le specifiche. È possibile aggiornare una query in Microsoft Query ed Excel. Excel sono disponibili diverse opzioni per l'aggiornamento delle query, inclusi l'aggiornamento dei dati quando si apre la cartella di lavoro e l'aggiornamento automatico a determinati intervalli. È possibile continuare a lavorare in Excel durante l'aggiornamento di dati, è anche possibile verificare lo stato durante l'aggiornamento dei dati. Per ulteriori informazioni, vedere aggiornare dati connessi (importati).

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Nota : Dichiarazione di non responsabilità per la traduzione automatica: Il presente articolo è stato tradotto tramite un software di traduzione automatica e non da una persona. Microsoft offre le traduzioni automatiche per consentire a coloro che non conoscono la lingua inglese di leggere gli articoli sui prodotti, sui servizi e sulle tecnologie Microsoft. Dal momento che l'articolo è stato tradotto automaticamente, potrebbe contenere errori di sintassi, di grammatica o di utilizzo dei vocaboli.

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