Utilizzare Microsoft Query per recuperare dati esterni

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È possibile utilizzare Microsoft Query per recuperare dati da origini esterne. Utilizzando Microsoft Query per recuperare dati da database aziendali e i file, non è necessario digitare nuovamente i dati che si desidera analizzare in Excel. È inoltre possibile aggiornare i report di Excel e i riepiloghi automaticamente dal database originale ogni volta che il database viene aggiornato con le nuove informazioni.

Utilizzare Microsoft Query, è possibile connettersi a origini dati esterne, selezionare i dati da tali origini esterne, importare questi dati nel foglio di lavoro e aggiornare i dati in base alle esigenze per mantenere i dati del foglio di lavoro sincronizzati con i dati nelle origini esterne.

Tipi di database che è possibile accedere a     È possibile recuperare dati da diversi tipi di database, inclusi Microsoft Office Access, Microsoft SQL Server e Microsoft SQL Server Analysis Services. È inoltre possibile recuperare i dati dalle cartelle di lavoro di Excel e dai file di testo.

Microsoft Office fornisce i driver che è possibile utilizzare per recuperare dati da origini dati seguenti:

  • Microsoft SQL Server Analysis Services (provider OLAP )

  • Microsoft Office Access

  • dBASE

  • Microsoft FoxPro

  • Microsoft Office Excel

  • Oracle

  • Paradox

  • Database di file di testo

È possibile usare anche driver ODBC o driver di origine dati da altri produttori per recuperare le informazioni provenienti da origini dati che non sono elencate di seguito, compresi altri tipi di database OLAP. Per informazioni sull'installazione di un driver ODBC o driver di origine dati non elencato qui, vedere la documentazione per il database oppure contattare il rivenditore di database.

Selezione di dati da un database     Si recuperano dati da un database mediante la creazione di una query, ovvero una richiesta riguardante i dati archiviati in un database esterno. Ad esempio, se i dati vengono archiviati in un database di Access, è consigliabile utili fatturati per un determinato prodotto per l'area geografica. È possibile recuperare una parte dei dati selezionando solo i dati per il prodotto e l'area geografica che si desidera analizzare.

Con Microsoft Query, è possibile selezionare le colonne di dati desiderato e importare solo i dati in Excel.

Foglio di lavoro in un'operazione di aggiornamento     Dopo avere inserito dati esterni in una cartella di lavoro di Excel, ogni volta che le modifiche di database, è possibile aggiornare i dati per l'analisi, senza dover ricreare i report di riepilogo e i grafici. Ad esempio, è possibile creare un riepilogo mensile delle vendite e aggiornarlo ogni mese quando i nuovi dati delle vendite.

Utilizzo dell'origine dati come Microsoft Query     Dopo aver configurato un'origine dati per un determinato database, è possibile usarla ogni volta che si desidera creare una query per selezionare e recuperare dati da tale database, senza doverlo ridigitare tutte le informazioni di connessione. Microsoft Query utilizza l'origine dati per la connessione al database esterno e per mostrare i dati sono disponibili. Dopo aver creato la query e restituire i dati in Excel, Microsoft Query offre la cartella di lavoro di Excel con informazioni sull'origine la query e i dati in modo che è possibile riconnettersi al database quando si desidera aggiornare i dati.

Utilizzare Microsoft Query per importare i dati    per importare dati esterni in Excel con Microsoft Query, seguire questi passaggi di base, ognuno dei quali viene descritto in modo più dettagliato nelle sezioni seguenti.

Che cos'è un'origine dati?     Un'origine dati è un insieme di informazioni che consentono di Excel e Microsoft Query per connettersi a un database esterno memorizzate. Quando si usa Microsoft Query per impostare un'origine dati, specificare un nome per l'origine dati e quindi immettere il nome e il percorso del database o server, il tipo di database e le informazioni di accesso e la password. Le informazioni includono anche il nome di un driver OBDC o un driver di origine dati, ovvero un programma che consente la connessione a un tipo specifico di database.

Per impostare un'origine dati, utilizzare Microsoft Query:

  1. Nel gruppo Carica dati esterni della scheda dati fare clic su Da altre origini e quindi fare clic su Da Microsoft Query.

  2. Eseguire una delle operazioni seguenti:

    • Per specificare un'origine dati per un database, un file di testo o una cartella di lavoro di Excel, fare clic sulla scheda database.

    • Per specificare un'origine dati cubo OLAP, fare clic sulla scheda Cubi OLAP. Questa scheda è disponibile solo se si esegue Microsoft Query da Excel.

  3. Fare doppio clic su < nuova origine dati >.

    -oppure-

    Fare clic su < nuova origine dati > e quindi fare clic su OK.

    Viene visualizzata la finestra di dialogo Crea nuova origine dati.

  4. Nel passaggio 1, digitare un nome per identificare l'origine dati.

  5. Nel passaggio 2, fare clic su un driver per il tipo di database che si sta utilizzando come origine dati.

    Note: 

    • Se il database esterno che si desidera accedere non è supportato dai driver ODBC installato con Microsoft Query, quindi è necessario scaricare e installare un driver ODBC compatibili con Microsoft Office da un fornitore di terze parti, ad esempio il produttore del database. Contattare il produttore del database per le istruzioni di installazione.

    • Database OLAP non richiedono driver ODBC. Quando si installa Microsoft Query, sono installati driver per database creati con Microsoft SQL Server Analysis Services. Per connettersi ad altri database OLAP, è necessario installare un software client e driver origine dati.

  6. Fare clic su Connetti e quindi immettere le informazioni necessarie per la connessione all'origine dati. Per i database, le cartelle di lavoro di Excel e file di testo, le informazioni che forniscono dipendono dal tipo di origine dati che è stata selezionata. Potrebbe essere necessario immettere un nome di accesso, una password, la versione del database che si sta utilizzando, il percorso del database o altre informazioni specifiche per il tipo di database.

    Importante: 

    • Usare password complesse composte da lettere maiuscole e minuscole, numeri e simboli. Le password che non soddisfano questi requisiti sono considerate deboli. Un esempio di password complessa può essere Y6dh!et5. Un esempio di password debole è Casa27. La lunghezza minima delle password dovrebbe essere di 8 caratteri. È preferibile però usare una passphrase contenente almeno 14 caratteri.

    • È essenziale ricordare la password perché, qualora la si dimentichi, non sarà possibile recuperarla. Prendere nota delle password, quindi conservarle in un luogo sicuro, lontano dalle informazioni che si intende proteggere.

  7. Dopo avere immesso le informazioni richieste, fare clic su OK o Fine per tornare alla finestra di dialogo Crea nuova origine dati.

  8. Se il database viene utilizzato tabelle e si desidera una determinata tabella per visualizzare automaticamente nella creazione guidata Query, fare clic sulla casella relativa al passaggio 4 e quindi fare clic sulla tabella che si desidera.

  9. Se non si desidera digitare il nome di accesso e la password quando si utilizza l'origine dati, selezionare la casella di controllo Salva ID utente e password nella definizione origine dati. La password salvata non è crittografata. Se la casella di controllo non è disponibile, rivolgersi all'amministratore di database per determinare se questa opzione può essere disponibili.

    Nota sulla sicurezza: Evitare di salvare le informazioni di accesso quando ci si connette alle origini dati. Queste informazioni possono essere memorizzate come testo normale e un utente malintenzionato potrebbe accedervi per compromettere la sicurezza dell'origine dati.

Dopo aver completato la procedura seguente, il nome del file di dati viene visualizzato nella finestra di dialogo Scegli origine dati.

Usare la creazione guidata Query per la maggior parte delle query     La creazione guidata Query semplifica selezionare e raggruppare i dati da diverse tabelle e campi nel database. Usa la creazione guidata Query, è possibile selezionare le tabelle e campi che si desidera includere. Quando la procedura guidata riconosce un campo chiave primaria in una tabella e un campo con lo stesso nome in una seconda tabella, viene creato automaticamente un inner join (un'operazione di query che specifica che le righe di due tabelle vengono combinate in base ai valori del campo identici).

È anche possibile utilizzare la procedura guidata per ordinare il set di risultati e per applicare un filtro semplice. Nel passaggio finale della procedura guidata, è possibile scegliere restituire i dati in Excel o perfezionare ulteriormente la query in Microsoft Query. Dopo aver creato la query, è possibile eseguire in Excel o Microsoft query.

Per avviare la creazione guidata Query, eseguire la procedura seguente.

  1. Nel gruppo Carica dati esterni della scheda dati fare clic su Da altre origini e quindi fare clic su Da Microsoft Query.

  2. Nella finestra di dialogo Scegli origine dati, verificare che sia selezionata la casella di controllo Usa la creazione guidata Query per creare o modificare le query.

  3. Fare doppio clic su origine dati che si desidera utilizzare.

    -oppure-

    Fare clic su origine dati che si desidera utilizzare e quindi fare clic su OK.

Lavoro direttamente in Microsoft Query per altri tipi di query     Se si desidera creare una query più complessa, è possibile la creazione guidata Query, è possibile utilizzare direttamente Microsoft Query. È possibile utilizzare Microsoft Query per visualizzare e modificare le query che si avvia la creazione guidata Query oppure è possibile creare nuove query senza utilizzare la procedura guidata. Lavoro direttamente in Microsoft Query quando si desidera creare query da eseguire le operazioni seguenti:

  • Selezionare dati specifici da un campo     In un database di grandi dimensioni, è consigliabile scegliere alcuni dei dati in un campo e omettere dati necessari. Ad esempio, se è necessario dati per due dei prodotti in un campo che contiene le informazioni per i prodotti molti, è possibile utilizzare criteri per selezionare i dati per i due prodotti che si desidera.

  • Recuperare i dati in base a criteri diversi ogni volta che si esegue la query     Se è necessario creare lo stesso report di Excel o riepilogo relativi alle aree diverse negli stessi dati esterni, ad esempio un rapporto di vendite distinto per ogni regione, è possibile creare un query con parametri. Quando si esegue una query con parametri, viene chiesto di un valore da utilizzare come criterio per la query Seleziona record. Ad esempio, una query con parametri essere richiesto di immettere un'area specifica e riutilizzare questa query per creare tutti i report delle vendite regionali.

  • Unire i dati in modi diversi     Gli inner join che crea la creazione guidata Query sono il tipo di join utilizzato nella creazione di query più comune. In alcuni casi, tuttavia, si desidera utilizzare un tipo di join diverso. Ad esempio, se si dispone di un indice delle informazioni sulle vendite prodotto e una tabella di informazioni sul cliente, un inner join (il tipo creato tramite la creazione guidata Query) impedirà il recupero dei record per i clienti che non hanno un acquisto. Utilizzare Microsoft Query, è possibile unire le tabelle in modo che vengono recuperati tutti i record dei clienti, insieme a dati di vendita per i clienti che hanno effettuato acquisti.

Per avviare Microsoft Query, eseguire la procedura seguente.

  1. Nel gruppo Carica dati esterni della scheda dati fare clic su Da altre origini e quindi fare clic su Da Microsoft Query.

  2. Nella finestra di dialogo Scegli origine dati, verificare che la casella di controllo Usa la creazione guidata Query per creare/modificare query sia deselezionata.

  3. Fare doppio clic su origine dati che si desidera utilizzare.

    -oppure-

    Fare clic su origine dati che si desidera utilizzare e quindi fare clic su OK.

Riutilizzo e condivisione delle query     In Creazione guidata Query sia Microsoft Query, è possibile salvare la query come file dqy che è possibile modificare, riutilizzare e condividere. Excel consente di aprire file dqy direttamente, in modo da altri utenti di creare intervalli di dati esterni aggiuntivi dalla stessa query.

Per aprire una query salvata da Excel:

  1. Nel gruppo Carica dati esterni della scheda dati fare clic su Da altre origini e quindi fare clic su Da Microsoft Query. Viene visualizzata la finestra di dialogo Scegli origine dati.

  2. Nella finestra di dialogo Scegli origine dati fare clic sulla scheda query.

  3. Fare doppio clic su query salvata che si desidera aprire. La query viene visualizzata in Microsoft Query.

Se si desidera aprire una query salvata e Microsoft Query è già aperto, fare clic sul menu File di Microsoft Query e quindi fare clic su Apri.

Se si fa doppio clic su un file dqy, Excel viene aperto, esegue la query e quindi vengono inseriti i risultati in un nuovo foglio di lavoro.

Se si desidera condividere un riepilogo di Excel o sul report che si basa su dati esterni, è possibile concedere ad altri utenti una cartella di lavoro che contiene un intervallo di dati esterni oppure è possibile creare un modello. Un modello consente di salvare il riepilogo o il report senza salvare i dati esterni in modo che il file piccolo. I dati esterni vengono recuperati quando si apre il modello di report.

Dopo aver creato una query di creazione guidata Query o Microsoft Query, è possibile tornare i dati in un foglio di lavoro di Excel. I dati diventano quindi un intervallo di dati esterno o rapporto di tabella pivot che è possibile formattare e aggiornare.

Formattazione recuperata dei dati     In Excel, è possibile utilizzare strumenti, ad esempio grafici o subtotali automatici, per presentare e riepilogare i dati recuperati da Microsoft Query. È possibile formattare i dati e la formattazione viene mantenuta quando si aggiornano i dati esterni. È possibile utilizzare le etichette delle colonne al posto dei nomi di campo e aggiungere automaticamente i numeri di riga.

Excel è possibile formattare automaticamente i nuovi dati digitati alla fine di un intervallo in modo che corrispondano righe precedenti. Excel automaticamente anche possibile copiare le formule che sono state ripetute nelle righe precedenti ed estenderle a righe aggiuntive.

Nota: Per essere estesi a nuove righe nell'intervallo, i formati e le formule necessario che almeno tre delle cinque righe precedenti.

È possibile attivare questa opzione (o nuovo) in qualsiasi momento:

  1. Fare clic su File > Opzioni > Avanzate.

    In Excel 2007: scegliere il Pulsante Microsoft Office , fare clic su Opzioni di Excel e quindi fare clic sulla categoria Impostazioni avanzate.

  2. Nella sezione Opzioni di modifica selezionare controllo Estendi intervalli dati formati e formule. Per disattivare la formattazione a nuovamente automatico dei dati di intervallo, deselezionare questa casella di controllo.

Aggiornamento dei dati esterni     Quando si aggiornano i dati esterni, si esegue la query per recuperare i dati nuovi o modificati che soddisfano le specifiche. È possibile aggiornare una query in Microsoft Query ed Excel. Excel sono disponibili diverse opzioni per l'aggiornamento delle query, inclusi l'aggiornamento dei dati quando si apre la cartella di lavoro e l'aggiornamento automatico a determinati intervalli. È possibile continuare a lavorare in Excel durante l'aggiornamento di dati, è anche possibile verificare lo stato durante l'aggiornamento dei dati. Per ulteriori informazioni, vedere aggiornare dati connessi (importati).

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