Uso del flusso di lavoro per la gestione proposte in Project Online

Questo articolo descrive le modalità di implementazione di Gestione proposte in Project Web App.

È possibile usare gli strumenti di gestione proposte di Project Web App per raccogliere tutte le idee di progetto in un'unica posizione e quindi indirizzarle verso un processo decisionale in grado di soddisfare le esigenze della propria azienda. L'uso di questi strumenti consente agli utenti di prendere decisioni relative alle proposte da approvare e di tenere traccia dello stato di avanzamento di un progetto fino al suo completamento.

Gestione proposte di Project Online usa:

  • Pagine dettagli progetto   : pagine di Project Web App in cui gli utenti possono visualizzare e aggiornare le informazioni relative al progetto.

  • Passaggi   : gruppi di pagine dettagli progetto specifiche di un'area del ciclo di vita del progetto.

  • Fasi   : modi per organizzare più passaggi.

  • Flussi di lavoro   : modi per applicare i processi aziendali attraverso le varie fasi e i vari passaggi dei progetti.

  • Tipi di progetto organizzazione   : modi per riunire fasi, passaggi e pagine dettagli progetto nell'ambito di un flusso di lavoro al fine di standardizzare l'esecuzione di un progetto.

Tutti questi aspetti sono descritti nelle sezioni seguenti.

Pagine dettagli progetto

Gli utenti di Project Web App visualizzano o aggiornano i dati di progetto nelle pagine dettagli progetto. Una pagina dettagli progetto può essere personalizzata scegliendo web part che usano i campi che si vuole visualizzare. Nella gestione delle proposte, le pagine dettagli progetto vengono mostrate all'utente in vari passaggi di un progetto ogni volta che occorre raccogliere informazioni da un utente o mostrarle a quest'ultimo.

Passaggi

Un passaggio contiene una o più pagine dettagli progetto, riunite per raccogliere informazioni relative a un progetto. Queste informazioni possono essere usate o aggiornate da un flusso di lavoro.

In Project Web App è possibile definire quali pagine dettagli progetto visualizzare in un determinato passaggio, quali sono i campi obbligatori e quali sono di tipo lettura/scrittura o sola lettura e di quale fase fa parte il passaggio (le fasi sono descritte nella prossima sezione).

Per ogni passaggio di un progetto è consigliabile definire le azioni che devono essere eseguite e le informazioni che si vuole ottenere in base ai requisiti aziendali relativi al progetto. Queste informazioni consentiranno di definire l'elenco dei campi che è necessario visualizzare nelle pagine dettagli progetto e le azioni che devono essere eseguite dal flusso di lavoro. Ecco la procedura generale:

  1. Definire cosa deve accadere in riferimento al progetto in ogni passaggio

  2. Definire le informazioni necessarie che si vuole acquisire mediante le pagine dettagli progetto

  3. Definire lo stato dei campi in ogni passaggio (obbligatorio, lettura/scrittura o sola lettura)

Fasi

Una fase di gestione delle proposte viene usata per organizzare più passaggi che costituiscono un set comune di attività nel ciclo di vita del progetto. Esempi di fasi sono la creazione, la selezione e la gestione del progetto (rappresentate nelle fasi predefinite di Project Web App come Creare, Selezionare e Gestire). Le fasi rappresentano solo un modo per organizzare i passaggi e non definiscono l'ordine in cui questi ultimi vengono eseguiti. Tale ordine viene definito dal flusso di lavoro associato.

Per altre informazioni, vedere Procedure consigliate per la creazione di fasi e passaggi.

Flussi di lavoro

I flussi di lavoro applicano i processi aziendali e consentono un passaggio strutturato tra le varie fasi e i vari passaggi di un progetto. Un flusso di lavoro può essere impostato in modo da eseguire diverse azioni in base all'input dell'utente per ogni passaggio, come l'invio di posta elettronica, l'assegnazione di attività e l'attesa di azioni di progetto specifiche.

Ad esempio, in un passaggio "Proposta iniziale" che contiene una pagina dettagli progetto con un campo personalizzato relativo ai costi del progetto, è possibile configurare il flusso di lavoro in modo che accetti o rifiuti automaticamente il progetto se i costi di quest'ultimo superano il limite definito.

L'immagine seguente illustra le cinque fasi di gestione delle proposte incluse in Project Web App e le relative modalità di interazione. In ogni fase sono presenti passaggi di esempio, come "Proposta idea" e "Revisione iniziale". Ogni passaggio può essere associato a una o più pagine dettagli progetto. L'intera raccolta di passaggi rappresenta un unico flusso di lavoro che può essere associato a un tipo di progetto dell'organizzazione.

Diagramma che mostra le varie fasi di un flusso di lavoro

Per creare un flusso di lavoro in Project Web App è necessario eseguire quattro passaggi generali:

  1. Progettare il flusso di lavoro in base ai requisiti aziendali.

  2. Creare i campi personalizzati, le pagine dettagli progetto, le fasi e i passaggi necessari in Project Web App.

  3. Creare il flusso di lavoro in SharePoint Designer 2013 e distribuirlo in Project Web App.

  4. Creare un tipo di progetto dell'organizzazione che usi il flusso di lavoro.

Tipi di progetto organizzazione

Un tipo di progetto dell'organizzazione riunisce tutti gli elementi della gestione delle proposte combinando un singolo flusso di lavoro, con le relative fasi e i relativi passaggi, con il reparto e le definizioni del modello di sito di progetto. In genere, i tipi di progetto dell'organizzazione sono allineati a singoli reparti, ad esempio progetti di marketing, IT o risorse umane. I tipi di progetto dell'organizzazione facilitano la definizione di categorie di progetti con un ciclo di vita simile nell'ambito della stessa organizzazione. L'utente visualizza i tipi di progetto dell'organizzazione in un elenco a discesa selezionando Nuovo progetto in Centro progetti.

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