Usare una cassetta postale del sito per la collaborazione su documenti

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Oltre a collaborare nel messaggio di posta elettronica, è consigliabile per la collaborazione su documenti utilizzando una cassetta postale del sito. Il vantaggio all'uso di cassette postali del sito per la revisione dei documenti che in grado di accedere ai documenti archiviati in un sito di SharePoint o da Outlook. È inoltre possibile possibile condividere documenti con altri utenti. Per ulteriori informazioni su come usare per una cassetta postale del sito, vedere aggiungere un'app cassetta postale del sito per mantenere la posta elettronica nel contesto in un sito .

Importante: La funzionalità di cassette postali del sito in SharePoint Online deprecata a partire da marzo, 2017. Questa caratteristica verrà rimosso completamente nelle versioni future. Nuove organizzazioni SharePoint Online è più possibile accedere per la funzionalità di cassette postali del sito. Organizzazioni SharePoint Online esistenti non è più possono creare nuove cassette postali del sito. Qualsiasi cassetta postale del sito che è stato impostato e distribuite prima di marzo, 2017 continuerà a funzionare.
Verranno fornite un processo che consente di transizione dei siti di cassette postali del sito esistenti a un gruppo di Office 365 in settembre, 2017. Se si utilizza la funzionalità di cassette postali del sito in SharePoint Online, è necessario prendere in considerazione la modifica in gruppi di Office 365 invece per supportare gli scenari di collaborazione di posta elettronica. Per ulteriori informazioni, vedere Usare Office 365 gruppi invece di cassette postali del sito.

Nota: La funzionalità di cassette postali del sito è ancora disponibile nei prodotti SharePoint 2010, SharePoint 2013 e SharePoint Server 2016.

Importante:  Quando gli utenti visualizzano una cassetta postale del sito in Outlook, vedono un elenco di tutti i documenti nelle raccolte documenti del sito. La cassette postali del sito presentano lo stesso elenco di documenti a tutti gli utenti, pertanto alcuni utenti potrebbero vedere documenti per cui non dispongono delle autorizzazioni di apertura.

Per aggiungere documenti utilizzando la cassetta postale del sito, è sufficiente trascinarli in un messaggio di posta elettronica: i documenti verranno aggiunti alla raccolta documenti nel sito di SharePoint.

Suggerimento: Non tutti sanno che è inoltre possibile utilizzare una cassetta postale del sito per coordinare la posta elettronica del team.

Inoltrare documenti dalla cassetta postale del sito

Dopo avere archiviato documenti in un sito di SharePoint, è importante che tutte le successive modifiche del documento abbiano luogo nella versione archiviata nel sito. Per aiutare gli utenti a identificare la versione corretta del documento, è possibile inoltrare facilmente il documento in Outlook facendo clic con il pulsante destro del mouse su di esso e quindi scegliendo Inoltra.

Inoltrare un documento dalla cassetta postale del sito

Se si desidera condividere più documenti, è possibile trascinarli e rilasciarli in un messaggio di posta elettronica per includere automaticamente i collegamenti ai vari documenti.

Includere i collegamenti ai documenti in un messaggio di posta elettronica.

Aggiungere la cartella Documenti all'elenco Preferite di Outlook

Se si utilizza l'elenco Preferite di Outlook, può essere utile includere le cartelle Documenti della cassetta postale del sito a tale elenco. È possibile fare clic con il pulsante destro del mouse sulla cartella Documenti, quindi fare clic su Mostra in Preferite.

Se nell'elenco Preferite sono presenti due cartelle Documenti con lo stesso nome, Outlook aggiunge automaticamente il nome della cassetta postale al nome della cartella (ad esempio, “Documenti – SitoTeamHR@contosobistro.onmicrosoft.com”), in modo da consentire di distinguere facilmente le due cartelle.

Ulteriori informazioni sui Preferiti di Outlook nelle cartelle di posta elettronica Mantieni utilizzate di frequente nella sezione preferite.

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