Usare un'utilità per la lettura dello schermo per creare una query in database desktop di Access

È possibile usare un'utilità per la lettura dello schermo e una tastiera per creare una query in Access. L'uso delle query rende più semplice visualizzare, aggiungere, modificare o eliminare dati da un database desktop di Access. Le query risultano utili anche per trovare rapidamente dati specifici, calcolare o riepilogare dati oppure automatizzare attività di gestione dei dati, ad esempio analizzare periodicamente i dati correnti.

Nota : Questo argomento presuppone che gli utenti di JAWS abbiano disattivato il menu della barra multifunzione virtuale.

In questo argomento

Tipi di query

In un database ben progettato, i dati che si vogliono presentare tramite una maschera o un report sono in genere suddivisi tra più tabelle. Una query consente di estrarre le informazioni archiviate in tabelle diverse e di assemblarle per visualizzarle in una maschera o in un report. Esistono due tipi principali di query, le query di selezione e le query di comando. Il tipo di query da creare dipende dall'attività che si vuole eseguire.

Una query di selezione è una richiesta di risultati dei dati che consente di ottenere in una visualizzazione Foglio dati esattamente i dati di cui si ha bisogno. Usare una query di selezione per:

  • Visualizzare i dati solo di alcuni campi di una tabella

  • Visualizzare contemporaneamente i dati di più tabelle correlate

  • Visualizzare i dati in base a criteri specifici

  • Eseguire calcoli

  • Combinare dati di tabelle diverse.

Ad esempio, se una tabella Prodotti contiene più campi (colonne), è possibile creare una query di selezione per ottenere una visualizzazione ordinata che si focalizza unicamente sulle colonne di cui si ha bisogno. È anche possibile aggiungere criteri per filtrare il numero di righe restituite. Ad esempio, è possibile trovare soltanto i prodotti che costano più di € 10.

Un query di comando è una richiesta di azione sui dati. Usare una query di comando per aggiungere, modificare o eliminare dati dal database. Per ogni attività, ad esempio aggiungere o eliminare dati, esiste un tipo specifico di query di comando.

Come creare una query di selezione

Si può creare una query di selezione usando la Creazione guidata Query oppure in Progettazione query. Per eseguire una query semplice, usare la Creazione guidata Query. Se invece si vogliono aggiungere criteri alla query, usare Progettazione query.

Usare la Creazione guidata Query

  1. Premere ALT+C, Q+Z. Si apre la finestra Nuova query, con l'opzione Creazione guidata Query semplice selezionata.

    Suggerimenti : 

    • Se non si è ancora salvata la tabella per cui si vuole creare una query, prima dell'apertura della Creazione guidata Query verrà richiesto di farlo.

    • È possibile usare la Creazione guidata Query anche per creare altri tipi di query: query a campi incrociati, query di ricerca duplicati, per trovare record con valori di campo duplicati in una singola tabella, e query di ricerca dati non corrispondenti, per trovare record (righe) in una tabella che non hanno record correlati in un'altra tabella.

  2. Premere INVIO. Si apre la finestra Query semplice, con lo stato attivo sulla casella di riepilogo Campi disponibili.

  3. Per passare alla casella combinata di modifica Tabelle/query, premere ALT+T o MAIUSC+TAB.

  4. Per aprire un elenco a discesa, premere ALT+freccia GIÙ. Nell'elenco a discesa, usare la freccia SU o GIÙ per selezionare la tabella sulla quale eseguire la query.

  5. Per spostarsi sulla casella di riepilogo Campi disponibili, premere TAB. Per selezionare il campo sul quale eseguire la query, usare la freccia GIÙ.

  6. Per aggiungere il campo alla query, premere ALT+S. Lo stato attivo si sposta sulla casella di riepilogo Campi selezionati.

  7. Premere TAB. Quando si sente "Pulsante Maggiore di", premere INVIO. Se si vogliono aggiungere tutti i campi, premere ALT+S, premere TAB finché non si sente "Pulsante doppia freccia a destra", quindi premere INVIO.

    Per aggiungere altre tabelle alla query, premere ALT+T. Lo stato attivo si sposta sul campo di modifica Tabelle/query. Ripetere i passaggi da 4 a 7 in base alle esigenze.

  8. Dopo avere immesso tutte le tabelle e i campi, premere ALT+N per passare alla pagina successiva della procedura guidata.

    Suggerimento : Le pagine successive della procedura guidata possono variare in base alle informazioni immesse. Ad esempio, può essere richiesto di selezionare una versione dettagliata o una versione di riepilogo della query. Selezionare l'opzione desiderata, quindi premere ALT+N per passare alla pagina successiva della procedura guidata.

  9. Quando si passa a una nuova pagina della procedura guidata e si sente "Scegliere il nome da assegnare alla query", premere MAIUSC+TAB. Lo stato attivo si sposta sul campo dimodifica titolo. Digitare un nome.

  10. Visualizzare, modificare e salvare la query.

    • Per salvare la query e aprirla per visualizzare le informazioni, premere ALT+O, INVIO. Per chiudere la query, premere F6.

    • Per salvare la query e chiudere la procedura guidata senza visualizzare i risultati della query, premere ALT+F. Quando la procedura guidata si chiude, la query viene visualizzata in una nuova scheda, con lo stato attivo sulla prima cella.

    • Per modificare la struttura della query, premere ALT+W, INVIO. La query si apre in visualizzazione Struttura.

Usare Progettazione query

  1. Premere ALT+C, Q+D. Si apre la finestra di dialogo Mostra tabella con la scheda Tabelle selezionata e si sente "Finestra di dialogo Mostra tabella".

  2. Nella casella Mostra tabella usare la freccia GIÙ per selezionare una tabella e aggiungerla alla query, quindi premere ALT+A. La tabella viene incollata nell'area di lavoro, sopra la griglia di struttura.

  3. Per chiudere la finestra di dialogo Mostra tabella, premere ALT+C.

  4. Lo stato attivo è nella griglia di struttura, nella casella di modifica della riga Campo. Si sente "Struttura, Numerazione automatica, tipo e testo". Nell'Assistente vocale si sente "Access, Riga 1, Colonna 1". Per aggiungere un campo alla griglia di struttura, premere ALT+freccia GIÙ. Si apre un elenco a discesa dei campi disponibili.

  5. Per spostarsi sull'elenco a discesa, premere CTRL+freccia SU. Nell'Assistente vocale, lo stato attivo passa automaticamente all'elenco a discesa.

  6. Per selezionare un campo dall'elenco a discesa, usare la freccia GIÙ e quindi premere INVIO. Il campo selezionato viene visualizzato nella colonna. Lo stato attivo passa automaticamente alla colonna successiva.

  7. Per aggiungere un altro campo alla query, ripetere i passaggi 4-6.

  8. Per aggiungere un criterio a un campo:

    1. Nella colonna del campo a cui si vuole aggiungere un criterio, premere la freccia GIÙ finché non si sente "Criteri". Nell'Assistente vocale si sente "Riga 11, Colonna 1".

    2. Immettere un criterio. Ad esempio, per un campo Prezzo in una tabella Prodotti, si potrebbe inserire >=10 per visualizzare un elenco di prodotti il cui prezzo è maggiore di o uguale a € 10,00.

  9. Per vedere i risultati della query, premere ALT, Q+J e quindi G.

  10. Per salvare la query, premere CTRL+S. Immettere un nome per la query nella finestra di dialogo Salva con nome e premere INVIO.

Nota : Si può usare Progettazione query per esaminare contemporaneamente i dati di più tabelle correlate. Si supponga, ad esempio, di avere un database con una tabella Clienti e una tabella Ordini. In ogni tabella è presente un campo ID cliente, che costituisce la base di una relazione uno-a-molti tra le due tabelle. È possibile creare una query che restituisca gli ordini per i clienti di una particolare città. Per creare una query che esamina contemporaneamente i dati di più tabelle, usare la procedura descritta qui, ma ripetere i passaggi da 2 a 8 per aggiungere alla query altre tabelle, campi e criteri.

Creare una query con parametri

Se si eseguono frequentemente variazioni di una particolare query, è consigliabile usare una query con parametri. Quando si esegue questo tipo di query, verrà chiesto di specificare i valori di campo che verranno usati per creare i criteri per la query.

  1. Nel riquadro di spostamento selezionare la query su cui si vuole basare la query con parametri.

  2. Premere il tasto APPLICAZIONE, in genere disponibile nella sezione in basso a destra della tastiera, o MAIUSC+F10. Si apre un menu di scelta rapida e si sente "Apri, O".

  3. Premere D. La query si apre in visualizzazione Struttura, con lo stato attivo sulla prima riga del primo campo della griglia di struttura della query.

  4. Per spostarsi sul campo da modificare, usare la freccia DESTRA.

  5. Per passare alla riga Criteri, premere la freccia GIÙ finché non si sente "Criteri". Nell'Assistente vocale si sente "Riga 11, Colonna 1".

  6. Nella cella eliminare tutte le informazioni esistenti e immettere una stringa di parametro. Ad esempio, se si vuole creare una query con parametri per una query che cerca i clienti residenti a Reggio Emilia, eliminare "Reggio Emilia" e immettere [Per quale città?]. Nel testo di una richiesta di parametro non è possibile usare punti (.) o punti esclamativi (!).

    La stringa [Per quale città?] costituisce la richiesta di parametro. Le parentesi indicano che durante l'esecuzione della query è richiesto l'input dell'utente, mentre il testo, in questo caso [Per quale città?], corrisponde alla domanda visualizzata nella richiesta di parametro.

  7. Per eseguire la query, premere ALT, J+Q, quindi G. Si apre la finestra Immettere valore parametro, con lo stato attivo sul campo di modifica. Immettere un valore, ad esempio Reggio Emilia.

  8. Premere TAB per passare al pulsante OK e premere INVIO. In questo esempio vengono visualizzati gli ordini per i clienti di Reggio Emilia.

Specificare i tipi di dati del parametro

È anche possibile specificare il tipo di dati che dovrà essere accettato da un parametro. Si può impostare il tipo di dati per qualsiasi parametro, ma è particolarmente importante impostare il tipo di dati per i dati numerici, valuta o data/ora. Quando si specifica il tipo di dati che dovrà essere accettato da un parametro, gli utenti vedranno un messaggio di errore più utile qualora venga immesso il tipo di dati non corretto, ad esempio testo quando è prevista una valuta.

Nota : Se si imposta un parametro affinché accetti dati di testo, qualsiasi tipo di input verrà interpretato come testo e non verranno visualizzati messaggi di errore.

Per specificare il tipo di dati per i parametri in una query:

  1. Aprire la query con parametri. Per passare alla visualizzazione Struttura, premere ALT+H, W e quindi D. Si apre la griglia di struttura.

  2. Premere ALT, J+Q e quindi S+P. Si apre la finestra di dialogo Parametri query, con lo stato attivo sulla colonna Parametro.

  3. Digitare la richiesta per ogni parametro per cui si vuole specificare il tipo di dati. Assicurarsi che ogni parametro corrisponda alla richiesta usata nella riga Criteri della griglia di struttura della query. Ad esempio, se si è inserito [Per quale città?], inserire la stessa richiesta nella finestra di dialogo Parametri query.

  4. Per passare alla colonna Tipo di dati, premere TAB.

  5. Per aprire un elenco a discesa, premere ALT+freccia GIÙ.

  6. Per selezionare il tipo di dati per un parametro, usare la freccia GIÙ.

  7. Per salvare e chiudere la finestra di dialogo, premere INVIO.

Altre informazioni sull'uso di parametri per la richiesta di input durante l'esecuzione di una query.

Creare una query a campi incrociati

Quando si vogliono ristrutturare i dati di riepilogo per renderli più facilmente leggibili e comprensibili, usare una query a campi incrociati. Questo tipo di query calcola una somma, una media o un altro tipo di funzione di aggregazione e quindi raggruppa i risultati in base a due set di valori, uno in verticale lungo un lato e l'altro in orizzontale lungo il lato superiore del foglio dati. Per creare rapidamente una query a campi incrociati, si può usare la Creazione guidata Query.

La Creazione guidata Query a campi incrociati presuppone la selezione di un'unica tabella o query come origine record. Se i dati da includere nella query a campi incrociati non sono contenuti in un'unica tabella, iniziare creando una query di selezione che restituisca i dati desiderati.

  1. Premere ALT+C, Q+Z. Si apre la finestra di dialogo Nuova query, con l'opzione Creazione guidata Query semplice selezionata.

    Suggerimento : Se non si è ancora salvata la tabella per cui si vuole creare una query, prima dell'apertura della Creazione guidata Query verrà richiesto di farlo.

  2. Premere la freccia GIÙ. Si sente "Creazione guidata Query a campi incrociati".

  3. Premere INVIO o ALT+N. Si apre la Creazione guidata Query a campi incrociati, con il pulsante di opzione Tabelle selezionato e lo stato attivo sulla casella di riepilogo Tabelle.

  4. Selezionare gli oggetti che si vogliono usare per creare una query a campi incrociati:

    • Per selezionare una tabella, usare la freccia GIÙ.

    • Per selezionare una query, premere ALT+Q. Quando si sente "Pulsante di opzione Query selezionato", premere MAIUSC+TAB per spostarsi sulla casella di riepilogo e quindi usare la freccia GIÙ per selezionare una query.

    • Per selezionare entrambe le tabelle e le query, premere ALT+O. Quando si sente "Entrambi i pulsanti di opzione selezionati", premere MAIUSC+TAB per spostarsi sulla casella di riepilogo e quindi usare la freccia GIÙ per selezionare le tabelle e le query desiderate.

  5. Per passare alla pagina successiva, premere INVIO o ALT+N.

  6. Si apre la pagina successiva, con lo stato attivo sulla casella di riepilogo Campi disponibili. Premere la freccia GIÙ per selezionare il campo che contiene i valori da usare come intestazioni di riga.

  7. Per aggiungere il campo selezionato, premere TAB, quindi premere INVIO. Ripetere questo passaggio per ogni campo da aggiungere.

    Suggerimenti : 

    • È possibile selezionare un massimo di tre campi da utilizzare come origini delle intestazioni di riga, tuttavia l'utilizzo di un numero inferiore di campi renderà più facile la lettura del foglio dati a campi incrociati.

    • Se si sceglie di utilizzare più di un campo per le intestazioni di riga, l'ordine in cui si scelgono i campi determinerà l'ordine predefinito con cui verranno presentati i risultati.

  8. Per passare alla pagina successiva della procedura guidata, premere INVIO o ALT+N

  9. Nella pagina successiva, usare la freccia GIÙ per selezionare il campo che contiene i valori da usare come intestazioni di colonna.

    Suggerimento : In generale è opportuno scegliere un campo contenente un numero limitato di valori per facilitare la lettura dei risultati. Ad esempio, è preferibile utilizzare un campo con solo pochi valori possibili, ad esempio il sesso, rispetto a un campo che può contenere molti valori diversi, ad esempio l'età.

  10. Se il campo scelto per le intestazioni di colonna contiene il tipo di dati Data/ora, viene aggiunto automaticamente un passaggio che consente di raggruppare le date in intervalli. È possibile specificare Anno, Trimestre, Mese, Data o Data/ora. Se non si sceglie un campo Data/ora per le intestazioni di colonna, questa pagina verrà ignorata.

  11. Per passare alla pagina successiva, premere INVIO o ALT+N. Quando si apre la pagina, nella casella di riepilogo Campi è selezionato il primo campo e lo stato attivo è sulla casella di riepilogo Funzioni.

  12. Per passare alla casella di riepilogo Campi,premere MAIUSC +TAB per selezionare un altro campo. Si sente "Campi, Due punti, Casella di riepilogo", seguito dal nome del primo campo. Nell'Assistente vocale, si sente "Campi, Selezionato".

  13. Per selezionare un campo, usare la freccia GIÙ.

  14. Per passare alla casella dell'elenco Funzioni, premere TAB. Si sente "Funzioni, Due punti, Casella di riepilogo", seguito dal nome della prima funzione. Nell'Assistente vocale, si sente "Funzioni, Selezionato".

  15. Per selezionare una funzione da usare per il calcolo dei valori di riepilogo, usare la freccia GIÙ. Il tipo di dati del campo selezionato determina quali funzioni sono disponibili.

  16. Dopo aver completato la selezione, premere TAB per passare alla casella di controllo Includi somme di righe e selezionarla o deselezionarla.

    Se si includono somme delle righe, nella query a campi incrociati sarà presente un'intestazione di riga aggiuntiva in cui vengono utilizzati lo stesso campo e la stessa funzione come valore di campo. L'inclusione di una somma di riga comporta l'inserimento di una colonna aggiuntiva per il riepilogo delle colonne rimanenti. Se, ad esempio, la query a campi incrociati calcola l'età media per ubicazione e sesso, con intestazioni di colonna relative al sesso, nella colonna aggiuntiva verrà calcolata l'età media per ubicazione, per entrambi i sessi.

    Suggerimento : È possibile modificare la funzione utilizzata per produrre somme di riga apportando le modifiche desiderate alla query a campi incrociati in visualizzazione Struttura.

  17. Per passare alla pagina successiva della procedura guidata, premere INVIO o ALT+N.

  18. Nella pagina successiva, per assegnare un nome alla query, premere MAIUSC+TAB e quindi immettere un nome. Il nome predefinito contiene il suffisso "_CampiIncrociati".

  19. Visualizzare, modificare e salvare la query.

    • Per visualizzare la query a campi incrociati, premere INVIO.

    • Per modificare la struttura della query, premere ALT+M, INVIO.

    • Per salvare la query e chiudere la procedura guidata, premere ALT+F.

Creare una query di eliminazione

Per rimuovere contemporaneamente interi record (righe) da una tabella o da due tabelle correlate, usare una query di eliminazione. Le query di eliminazione sono utili perché consentono di specificare criteri per individuare ed eliminare rapidamente dati. Consentono anche di risparmiare tempo, perché è possibile riutilizzare una query salvata.

Note : 

  • Prima di eliminare dati o eseguire una query di eliminazione, assicurarsi di disporre di una copia di backup del database desktop di Access. Una query di eliminazione consente di esaminare le righe che verranno eliminate prima di procedere all'eliminazione.

  • Se si vogliono eliminare solo alcuni record, non è necessario usare una query. È sufficiente aprire la tabella in visualizzazione Foglio dati, selezionare i campi (colonne) o i record (righe) da eliminare e quindi premere CANC. Verrà chiesto di confermare l'eliminazione definitiva.

Creare una query di eliminazione

  1. Premere ALT+C, Q+D. Viene aperta la finestra di dialogo Mostra tabella.

  2. Per selezionare una tabella, usare la freccia GIÙ. Premere ALT+A. Ripetere questo passaggio per ogni tabella da cui si vogliono eliminare record.

  3. Per chiudere la finestra di dialogo Mostra tabella, premere ALT+C. La tabella viene visualizzata in una finestra nella sezione in alto a sinistra della griglia di struttura della query, con tutti i campi elencati.

  4. Premere ALT, Q+J e quindi X. Si apre la griglia di struttura, con lo stato attivo sul primo campo. Nella griglia di struttura, le righe Ordinamento e Mostra non sono più visibili ed è disponibile la riga Elimina.

  5. Quando si sente "Numerazione automatica, Riga 1, Tipo e testo", premere ALT+freccia GIÙ per aprire l'elenco a discesa.

  6. Per eliminare tutte le righe vuote nel campo o nella tabella:

    1. Usare la freccia GIÙ per selezionare un campo nella tabella, quindi premere INVIO. Lo stato attivo si sposta sulla colonna successiva.

    2. Per tornare alla colonna precedente, premere la freccia SINISTRA.

    3. Per passare alla riga Elimina, premere la freccia GIÙ. Quando si sente "Elimina, due punti", premere ALT+freccia GIÙ per aprire un elenco a discesa.

    4. Per selezionare "Dove" premere la freccia SU e quindi INVIO. Lo stato attivo si sposta sulla colonna successiva.

    5. Per tornare alla colonna precedente, premere la freccia SINISTRA.

    6. Per passare alla riga Criteri, premere la freccia GIÙ.

    7. Quando si sente "Criteri" o "Riga 11, Colonna 1," digitare Null.

  7. Per usare criteri specifici in una query di eliminazione:

    1. a. Per selezionare il campo con il criterio desiderato per l'eliminazione, usare la freccia GIÙ e premere INVIO.

    2. b. Per passare alla riga Elimina, premere la freccia GIÙ. Premere ALT+freccia GIÙ e quindi, per selezionare "Dove", premere la freccia GIÙ e quindi INVIO. Lo stato attivo si sposta sulla colonna successiva.

    3. c. Per tornare alla colonna precedente, premere la freccia SINISTRA.

    4. d. Per passare alla riga Criteri, premere la freccia GIÙ.

    5. e. Immettere i criteri. Per un elenco di criteri di esempio nelle query, vedere Creare ed eseguire una query di eliminazione.

    6. f. Per passare alla riga Mostra, premere la freccia SU.

    7. g. Deselezionare la casella di controllo Mostra per ogni criterio.

  8. Per verificare che la query restituisca i record da eliminare, premere ALT+H, W e quindi H.

  9. Per eseguire la query:

    1. Per passare alla visualizzazione Struttura, premere CTRL+H, W e quindi D.

    2. In visualizzazione Struttura premere ALT, Q+J e quindi G. Si apre una finestra di conferma, in cui viene chiesto di confermare l'eliminazione di un numero x di righe.

    3. Per eliminare le righe, premere INVIO.

  10. Per salvare la query, premere CTRL+S. Nella finestra di dialogo Salva con nome digitare un nome e premere INVIO.

Eseguire il backup del database

  1. Premere ALT+F, A. Si apre la pagina Salva con nome, con l'opzione Salva database con nome selezionata.

  2. Per eseguire il backup del database, premere B, INVIO. Si apre la finestra di dialogo Salva con nome, con la casella di modifica Nome file selezionata. Se si vuole, digitare un nuovo nome per il database e quindi premere INVIO.

Se si usa un file di sola lettura o un database creato in una versione precedente di Access, è possibile che venga visualizzato un messaggio che informa che non è possibile crearne il backup.

Per tornare alla copia di backup, chiudere e rinominare il file originale, in modo che per la copia di backup sia possibile utilizzare il nome della versione originale. Assegnare il nome della versione originale alla copia di backup e quindi aprire la copia di backup rinominata in Access.

Supporto tecnico per clienti con disabilità

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Gli utenti di enti pubblici, commerciali o aziendali possono contattare l'Answer Desk per l'accessibilità per le aziende.

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