Usare un sito Centro documenti

Usare un sito Centro documenti

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SharePoint offre numerose funzionalità per la gestione del contenuto e garantisce un buon livello di scalabilità. Se si dispone di centinaia o di migliaia di documenti, video e altri contenuti da gestire, considerare la possibilità di usare un modello di sito Centro documenti, disponibile in SharePoint per impostazione predefinita. Questo modello è ottimizzato per la gestione di documenti su vasta scala e consente di risparmiare tempo e quindi di essere più efficienti. Funzionalità chiave come le versioni e l'ID del documento, i set di documenti, lo spostamento basato su metadati e i tipi di contenuto sono già incluse nel modello.

Un sito Centro documenti è utile per entrambi gli scenari seguenti:

  • Ambiente di creazione e modifica    In un ambiente di creazione e modifica di tipo Centro documenti gli utenti creano e modificano migliaia di documenti o risorse multimediali presenti in un archivio centrale.

  • Archivio di contenuto    In un archivio di contenuto, ad esempio una knowledge base, gli utenti memorizzano o visualizzano documenti.

Questo articolo illustra le funzionalità di un modello di sito Centro documenti e spiega come creare un sito Centro documenti.

Per creare un Centro documenti, vedere modelli di utilizzo per creare diversi tipi di siti di SharePoint

Informazioni sui siti Centro documenti

Il modello di sito Centro documenti include funzionalità che semplificano e rendono più efficienti la creazione e la gestione di set di documenti di grandi dimensioni. Nella maggior parte dei casi il proprietario di un sito può aggiungere ognuna di queste funzionalità singolarmente. Usando il modello di sito Centro documenti, vengono abilitate automaticamente le funzionalità consigliate per la gestione dei documenti. Queste funzionalità vengono descritte brevemente nelle sezioni che seguono.

È possibile usare un sito Centro documenti come ambiente di creazione e modifica o come archivio di contenuto. In un ambiente di creazione e modifica gli utenti estraggono e archiviano frequentemente i file e creano strutture di cartelle per tali file. Il controllo delle versioni è abilitato e possono coesistere oltre 10 versioni di ogni documento. I flussi di lavoro inoltre possono controllare i cicli di vita dei documenti.

In un archivio di contenuto invece vengono eseguite poche attività di creazione o modifica. Gli utenti si limitano a visualizzare o caricare documenti. Il modello di sito Centro documenti supporta la creazione di un tipo di archivio di contenuto denominato knowledge base. Le knowledge base in genere contengono singole versioni di documenti e un sito può accettare fino a 10 milioni di file. In uno scenario tipico, ad esempio un centro di supporto tecnico di un'organizzazione di grandi dimensioni, è possibile che 10.000 utenti accedano al contenuto, principalmente per leggerlo. Un sottoinsieme di 3.000-4.000 utenti può caricare nuovo contenuto nel sito.

Di seguito vengono descritte alcune delle numerose funzionalità di SharePoint che è possibile includere un sito Centro documenti. Oltre a usare queste funzionalità, la maggior parte delle aziende personalizza l'aspetto e la struttura di spostamento di un Centro documenti e include web part personalizzate specifiche per l'attività svolta.

I metadati gestiti sono un sistema che assegna particolari termini ai documenti in SharePoint. È quindi possibile usare questi termini per classificare i documenti. I metadati possono essere usati anche per creare un potente strumento di esplorazione e consentire agli utenti di eseguire le ricerche più rapidamente.

Se ad esempio la propria società ha una knowledge base contenente articoli utili per la risoluzione dei problemi relativi ai prodotti, è possibile creare termini di metadati che consentano agli utenti di filtrare le informazioni in base al prodotto, al tipo di problema o ad altre caratteristiche.

In un sito Centro documenti a ogni elemento di contenuto viene assegnato un ID univoco non correlato alla posizione del documento, come avviene per un collegamento URL. Se pertanto si sposta o si rinomina il documento, l'ID resta invariato. È quindi possibile usare l'ID per creare un collegamento permanente per il documento e ridurre le possibili perdite di tempo associate ai collegamenti interrotti.

Le versioni del documento sono abilitate automaticamente in un sito Centro documenti, pertanto si dispone automaticamente di una cronologia di tutte le diverse versioni di un documento. In un processo di revisione dei documenti, ad esempio, questo significa che vengono registrati tutti gli aggiornamenti immessi durante il ciclo di revisione. È possibile tenere traccia degli aggiornamenti, contattare chi risponde e così via. Se inoltre si verifica un problema relativo alla versione corrente di un articolo, è possibile ripristinare rapidamente l'ultima versione sicuramente funzionante.

Un tipo di contenuto è un genere specifico di contenuto con un gruppo di impostazioni. Quando viene creato un documento di un determinato tipo di contenuto, al documento vengono assegnate automaticamente tutte le impostazioni appropriate per quel tipo di contenuto. Un Centro documenti ad esempio può avere una raccolta di tipi di contenuto, ovvero diversi tipi di documenti, video, modelli e così via.

Content Organizer non è incluso automaticamente in un sito Centro documenti, ma molti utenti lo aggiungono. Content Organizer è una funzionalità di SharePoint che consente di gestire l'organizzazione e la struttura globali degli elementi. Usando i metadati o i tipi di contenuto, Content Organizer è in grado di distribuire automaticamente i documenti e altri elementi a posizioni specifiche. Nel caso di una knowledge base, è ad esempio possibile impostare Content Organizer in modo che distribuisca automaticamente tutti i nuovi invii a una raccolta specifica contenente gli articoli relativi a un determinato prodotto.

Nota : Dichiarazione di non responsabilità per la traduzione automatica: Il presente articolo è stato tradotto tramite un software di traduzione automatica e non da una persona. Microsoft offre le traduzioni automatiche per consentire a coloro che non conoscono la lingua inglese di leggere gli articoli sui prodotti, sui servizi e sulle tecnologie Microsoft. Dal momento che l'articolo è stato tradotto automaticamente, potrebbe contenere errori di sintassi, di grammatica o di utilizzo dei vocaboli.

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