Usare regole per rispondere ai messaggi

Usare regole per rispondere ai messaggi

Se si usa un account POP o IMAP, la funzionalità Risposte automatiche (fuori sede)non è disponibile. Tuttavia, se si lascia Outlook in esecuzione mentre si è fuori sede, è possibile usare regole per rispondere automaticamente ai messaggi ricevuti. Le regole consentono inoltre di inoltrare messaggi di posta elettronica a un altro account, contrassegnare i messaggi come già letto o spostarli automaticamente in una cartella. Per altre informazioni sull'uso delle regole, vedere Creare una regola in Outlook.

Usare regole per rispondere ai messaggi di posta elettronica in arrivo quando si è fuori sede

Per impostazione predefinita, se si utilizza un account di Microsoft Exchange Server (successivo a Exchange Server 2010) non è possibile utilizzare le regole per inoltrare messaggi a indirizzi di posta elettronica esterni all'organizzazione, allo scopo di evitare la divulgazione di informazioni riservate e private al di fuori dell'organizzazione. Questa impostazione può essere modificata solo da un amministratore di Exchange.

Se si usa un account POP o IMAP, usare la procedura seguente per rispondere a tutti i messaggi di posta elettronica in arrivo con un messaggio che informa che si è fuori sede.

  1. Selezionare la scheda File.

  2. Selezionare Gestisci regole e avvisi.

  3. Nella scheda Regole posta elettronica della finestra di dialogo Regole e avvisi fare clic su Nuova regola.

  4. In Crea nuova regola fare clic su Applica regola ai messaggi ricevuti, quindi fare clic su Avanti.

  5. Per rispondere a tutti i messaggi di posta elettronica che si ricevono, lasciare invariate le caselle Passaggio 1 e Passaggio 2, quindi fare di nuovo clic su Avanti. 

  6. In Azioni da eseguire sui messaggi, in Passaggio 1: selezionare le operazioni, selezionare una di queste opzioni:

    • inoltra il messaggio a utenti o gruppo pubblico

    • reindirizza il messaggio a utenti o gruppo pubblico

  7. In Passaggio 2: modificare la descrizione della regola fare clic sul testo sottolineato utenti o gruppo pubblico, specificare gli utenti o il gruppo pubblico a cui inoltrare i messaggi, quindi fare clic su Avanti.

  8. Under Passaggio 1: selezionare le eventuali eccezioni selezionare le eventuali eccezioni desiderate.

  9. In Passaggio 2: modificare la descrizione della regola fare clic sul testo sottolineato, specificare i valori e fare clic su Avanti.

  10. In Passaggio 1: specificare un nome per la regola immettere un nome.

  11. In Passaggio 2: impostare le opzioni della regola selezionare le caselle di controllo relative alle opzioni desiderate.

    • Per eseguire la regola su messaggi già presenti nella cartella Posta in arrivo, selezionare la casella di controllo Applica subito la regola ai messaggi già presenti in "Posta in arrivo".

    • La nuova regola è attivata per impostazione predefinita. Per disattivarla, deselezionare la casella di controllo Attiva regola.

    • Per applicare la regola a tutti gli account di posta elettronica configurati in Outlook, selezionare la casella di controllo Crea regola per tutti gli account.

  12. Fare clic su Fine.

Nota: se si usa un account POP o IMAP, perché la regola possa inviare risposte automatiche ai messaggi di posta elettronica quando si è assenti, è necessario lasciare Outlook in esecuzione.

Nota : Per creare una regola per una cartella pubblica, è necessario usare la finestra di dialogo Proprietà della cartella.

  1. Nelriquadro di spostamento fare clic su Posta.

  2. Scegliere Regole e avvisi dal menu Strumenti.

  3. Se il profilo di Outlook include più account di posta elettronica, nell'elenco Applica modifiche alla cartella fare clic sulla cartella Posta in arrivo a cui applicare la nuova regola.

  4. Fare clic su Nuova regola.

  5. In Crea nuova regola fare clic su Controlla messaggi in arrivo e quindi fare clic su Avanti.

  6. In Passaggio 1: selezionare le condizioni selezionare la casella di controllo accanto a ogni condizione che si vuole venga soddisfatta dai messaggi in arrivo.

  7. In Passaggio 2: modificare la descrizione della regola fare clic sul valore sottolineato che corrisponde alla condizione e quindi selezionare o digitare le informazioni necessarie.

    1. In Passaggio 1: selezionare le condizioni selezionare la casella di controllo utenti o liste di distribuzione.

    2. In Passaggio 2: modificare la descrizione della regola fare clic su utenti o liste di distribuzione.

    3. In uno degli elenchi di indirizzi fare doppio clic sul nome del destinatario e quindi fare clic su OK.

  8. Fare clic su Avanti.

  9. In Passaggio 1: selezionare le operazioni selezionare una di queste caselle di controllo:

    • inoltra il messaggio a utenti o gruppo pubblico

    • reindirizza il messaggio a utenti o gruppo pubblico

  10. In Passaggio 2: modificare la descrizione della regola fare clic su utenti o liste di distribuzione.

  11. In uno degli elenchi di indirizzi fare doppio clic sul nome o sulla lista di distribuzione a cui inoltrare i messaggi e quindi fare clic su OK.

  12. Fare su Avanti due volte.

  13. In Passaggio 1: specificare un nome per la regola digitare un nome.

    Per eseguire la regola sui messaggi già presenti nelle cartelle selezionare la casella di controllo Applica subito la regola ai messaggi già presenti in "cartella".

    Per applicare la regola a tutti gli account di posta elettronica e a tutte le cartelle Posta in arrivo, selezionare la casella di controllo Crea regola per tutti gli account. Questa opzione non è disponibile se non si hanno più account di posta elettronica o cartelle Posta in arrivo.

  14. Fare clic su Fine.

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