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Usare la stampa unione per inviare dati di Access a Word

La stampa unione è un ottimo modo per usare i dati di Access. Questo video illustra come creare una tipica lettera tipo in Microsoft Word partendo dal comando Word Merge in Access. Se preferisci, vedi la procedura di base sotto il video.

Nota: Questo video è stato registrato con Access 2013, ma gli stessi passaggi di base si applicano ad Access 2010, Access 2016 e alla versione in abbonamento di Access.

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All'interno del video

Ecco la procedura generale per creare una stampa unione Word da Access:

  1. Aprire il database di Access contenente gli indirizzi da unire con Word.

  2. Se il riquadro di spostamento non è aperto, premere F11 per aprirlo.

  3. Selezionare la tabella o la query che contiene gli indirizzi. Se i campi indirizzo sono suddivisi in più tabelle, creare una query di selezione semplice contenente i campi necessari e selezionare la query per l'operazione di unione.

  4. Nel gruppo Esporta della scheda Dati esterni fare clic su Word Merge.

  5. Si apre la finestra di dialogo Creazione guidata Stampa unione di Microsoft Word.

    Selezionare per collegare i dati a un documento Word esistente o creare un nuovo documento.

  6. Scegliere se si vuole che la procedura guidata colleghi i dati dell'indirizzo in un documento di Word esistente o per iniziare con un nuovo documento vuoto.

  7. Fare clic su OK.

Word viene avviato e vengono visualizzati la scheda Lettere e il riquadro Stampa unione.

  1. Per completare la procedura guidata, fare clic sui collegamenti Successivo e Precedente nella parte inferiore del riquadro Stampa unione.

  2. Nel passaggio 3 della procedura guidata non è necessario selezionare l'elenco di destinatari. Questo è stato determinato quando è stato selezionato in Access. È tuttavia possibile ottimizzare l'elenco facendo clic su Modifica elenco destinatari. Nella casella visualizzata è possibile rimuovere singoli destinatari dall'unione, applicare filtri, ordinare l'elenco e così via.

  3. Nel passaggio 4 della procedura guidata scrivere la lettera, a meno che non si stia usando un documento esistente.

  4. Posizionare il cursore nel punto del documento in cui si vogliono visualizzare i dati dell'indirizzo e fare clic su Blocco di indirizzi, Formula di apertura o Altri elementi nel riquadro Stampa unione per inserire i dati di Access nel documento. Nelle caselle visualizzate selezionare il formato desiderato e fare clic su Corrispondenza campi per assicurarsi che le corrispondenze tra i campi siano corrette.

  5. Nel passaggio 5 della procedura guidata fare clic sui pulsanti Avanti (>>) e Precedente (<<) per visualizzare in anteprima l'aspetto dei dati uniti quando si stampa il documento.

  6. Nel passaggio 6 della procedura guidata fare clic su Stampa e selezionare le opzioni di stampa desiderate.

  7. Salvare e chiudere il documento Word.

    Note: 

    • Se è necessario tornare indietro e modificare le impostazioni di unione dopo aver completato la procedura guidata, tutte le operazioni sono disponibili nella scheda Lettere di Word.

    • Se si apportano modifiche alla struttura nel database di Access, potrebbe essere necessario modificare alcune delle impostazioni di unione in Word per ripristinare il corretto funzionamento dell'unione.

    • La procedura guidata di stampa unione è progettata per l'uso con i dati degli indirizzi postali. È tuttavia possibile usare la caratteristica di stampa unione per unire qualsiasi tipo di dati con Word, ad esempio record dell'inventario, attività o qualsiasi elemento archiviato in Access.

Per informazioni più dettagliate sulle caratteristiche di stampa unione di Word, vedere questi articoli:

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