Usare la stampa unione per inviare dati a Word

Usare la stampa unione per inviare dati a Word

La stampa unione rappresenta una soluzione ideale per l'uso dei dati di Access. In questo video è illustrato come creare una lettera tipo in Word 2013 partendo dal comando Stampa unione in Access 2013. In alternativa, è possibile consultare i passaggi principali indicati al di sotto del video.

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All'interno del video

Ecco la procedura generale per la creazione di una stampa unione di Word da Access:

  1. Aprire il database di Access contenente gli indirizzi da unire a Word.

  2. Se il riquadro di spostamento non è aperto, premere F11 per aprirlo.

  3. Selezionare la tabella o query contenente gli indirizzi. Se i campi degli indirizzi si trovano su più tabelle, creare una query contenente i campi di cui si ha bisogno, e selezionarla per l'operazione di unione.

  4. Fare clic su Dati esterni > Unione di Word.

  5. Scegliere se si desidera che la procedura guidata unisca gli indirizzi in un documento di Word esistente, o in un nuovo documento.

  6. Fare clic su OK.

Word si avvia, ed è visualizzata la scheda Lettere e il riquadro Stampa unione.

  1. Seguire i passaggi della procedura guidata usando i pulsanti Avanti e Indietro nella parte bassa del riquadro Stampa unione.

  2. Al passaggio 3 della procedura, non è necessario selezionare l'elenco dei destinatari, che è già stato selezionato in Access. È tuttavia possibile ridefinire ulteriormente l'elenco facendo clic su Modifica elenco destinatari. Nella casella che si apre è possibile rimuovere singoli destinatari dall'unione, applicare filtri, ordinare l'elenco, e così via.

  3. Al passaggio 4 della procedura, scrivere il testo della lettera (a meno che non si stia usando un documento esistente).

  4. Posizionare il cursore nella parte del documento in cui si desidera che compaiano i dati, e fare clic su Blocco di indirizzi, Formula di apertura o Altri elementi nel riquadro Stampa unione, per inserire i dati di Access nel documento. Nelle caselle che compaiono, selezionare il formato desiderato e fare clic su Corrispondenza campi per assicurare che i campi corrispondano correttamente.

  5. Al passaggio 5 della procedura, fare clic sui pulsanti Avanti (>>) e Indietro (<<) per ottenere un'anteprima dei dati uniti dopo la stampa del documento.

  6. Al passaggio 6 della procedura, fare clic su Stampa e selezionare le opzioni di stampa desiderate.

  7. Salvare e chiudere il documento di Word.

    Note : 

    • Per effettuare ulteriori modifiche alle impostazioni di unione dopo il completamento della creazione guidata, tutte le funzioni sono disponibili nella scheda Lettere di Word.

    • Se si effettuano modifiche alla progettazione del database di Access, potrebbe essere necessario dover regolare alcune delle impostazioni di unione in Word affinché questa funzioni correttamente.

    • La Creazione guidata Stampa unione è progettata per l'uso con i dati degli indirizzi di posta elettronica. È tuttavia possibile servirsi della funzionalità Stampa unione per unire, in Word, tutti i tipi di dati, come record di inventario, attività, o altri dati memorizzati in Access.

Per informazioni più dettagliate sulle funzionalità Stampa unione di Word, vedere questi articoli:

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