Usare la stampa unione per creare e inviare in massa posta, etichette e buste

Le organizzazioni, di piccole o grandi dimensioni, pubbliche e private, comunicano con i clienti attraverso le proprie operazioni quotidiane. La comunicazione avviene in varie forme, ad esempio tramite lettere di benvenuto, annunci speciali, messaggi di ringraziamento e fatture. La preparazione di qualsiasi forma di comunicazione scritta può tuttavia richiedere molto tempo. La caratteristica di stampa unione di Word può aiutare le organizzazioni a produrre varie forme di comunicazioni scritte in modo più efficiente.

Con il processo di stampa unione, l'organizzazione può creare un batch di lettere personalizzate o messaggi di posta elettronica da inviare ai contatti professionali. Ogni lettera o messaggio di posta elettronica può includere contenuto standard e personalizzato. È ad esempio possibile scegliere di salutare ogni destinatario tramite il suo nome, usare l'indirizzo di posta o aggiungere informazioni specifiche, ad esempio un numero di registrazione. Tutte le informazioni usate per personalizzare la lettera o il messaggio di posta elettronica vengono acquisite dalla voci di un'origine dati, che può essere una lista di distribuzione.

Combinando la lettera o il messaggio di posta elettronica con una lista di distribuzione, è possibile creare un documento di stampa unione per inviare posta in massa a utenti specifici o a tutti gli utenti nella propria lista di distribuzione. È anche possibile creare e stampare etichette indirizzo e buste con la stampa unione.

La stampa unione funziona con le piattaforme Windows e Mac.

Processo di stampa unione

Il processo di stampa unione è davvero semplice. Servono tre documenti per creare e stampare lettere e messaggi di posta elettronica o buste ed etichette tramite il processo di stampa unione.

  • Documento principale
    Questo documento contiene testo e grafica (ad esempio un logo o un'immagine) identici per ogni versione del documento unito. Un esempio di contenuto identico è l'indirizzo del mittente sulla busta o nel corpo di una lettera o di un messaggio di posta elettronica.

  • Lista di distribuzione
    Questo documento contiene i dati usati per inserire informazioni nel documento principale. La lista di distribuzione contiene ad esempio gli indirizzi da stampare sulle etichette o sulle buste.

  • Documento unito
    Questo documento è una combinazione del documento principale e della lista di distribuzione. Le informazioni vengono recuperate dalla lista di distribuzione e inserite nel documento principale, per ottenere il documento unito, ovvero la lettera, il messaggio di posta elettronica, l'etichetta o la busta, personalizzata per ciascun utente della lista di distribuzione.

Quale tipo di documento da inviare in massa si vuole creare?

Che tipo di lista di distribuzione si usa?

Word può estrarre dati da diverse origini dati per eseguire la stampa unione. Se non si dispone di una lista di distribuzione, è possibile crearne una durante il processo di stampa unione. Ecco un elenco di alcune origini dati semplici che è possibile usare per la stampa unione.

Ora che si è scelto il documento da spedire in massa e che la lista di distribuzione è pronta, procedere come indicato ed eseguire la stampa unione per inviare il messaggio al cliente.

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