Usare la caratteristica Messaggi secondari per ordinare i messaggi con priorità bassa in Outlook 2016 per Mac

La caratteristica Messaggi secondari rimuove i messaggi con priorità bassa dalla cartella Posta in arrivo, permettendo di esaminare facilmente quelli importanti. Analizza le abitudini dell'utente con la posta elettronica e, in base al comportamento passato, determina quali messaggi verranno più probabilmente ignorati. Sposta quindi questi messaggi in una cartella chiamata Messaggi secondari, in cui è possibile leggerli in seguito.

Importante : Per usare Messaggi secondari, è necessario:

  • Un account di posta elettronica in un server Exchange.

  • Office 365.

Trovare la cartella Messaggi secondari

  1. In Outlook 2016 per Mac selezionare l'account di Exchange nel riquadro sinistro. Il nome potrebbe essere basato su quello dell'organizzazione, ad esempio Contoso.

  2. Selezionare la cartella Messaggi secondari per visualizzare i messaggi.

    Passare alla cartella Messaggi secondari

Messaggi secondari non è presente nell'elenco. Se Messaggi secondari non è presente nell'elenco delle cartelle, è possibile che questa caratteristica non sia stata attivata. Per le istruzioni, vedere Attivare Messaggi secondari.

Attivare Messaggi secondari

L'impostazione per attivare e disattivare Messaggi secondari si trova in Office 365, di conseguenza è necessario accedere a Outlook sul Web con l'account aziendale o dell'istituto di istruzione.

  1. In Outlook sul Web fare clic su Impostazioni Fare clic su Impostazioni > Posta.

  2. Nel riquadro sinistro, in Opzioni, fare clic su Posta > Elaborazione automatica > Messaggi secondari.

    In Posta > Elaborazione automatica > Messaggi secondari

  3. Nel riquadro destro, in Messaggi secondari, selezionare Separa i messaggi identificati come secondari e quindi fare clic su Salva.

    Attivare Messaggi secondari

Disattivare Messaggi secondari

  1. In Outlook sul Web fare clic su Impostazioni Fare clic su Impostazioni > Posta.

  2. Nel riquadro sinistro, in Opzioni, fare clic su Posta > Elaborazione automatica > Messaggi secondari.

    In Posta > Elaborazione automatica > Messaggi secondari

  3. Nel riquadro destro, in Messaggi secondari, deselezionare la casella di controlloSepara i messaggi identificati come secondari e quindi fare clic su Salva.

    Attivare Messaggi secondari

Adattare più rapidamente il comportamento di Messaggi secondari alle proprie preferenze

I messaggi secondari e i messaggi di posta elettronica indesiderati vengono filtrati prima che raggiungano la cartella Posta in arrivo. I messaggi identificati come possibile posta indesiderata vengono spostati automaticamente nella cartella Posta indesiderata e qualsiasi contenuto potenzialmente pericoloso, ad esempio collegamenti o programmi allegati, viene disabilitato. Outlook elabora quindi le eventuali regole configurate. Per altre informazioni sulle regole, vedere Creare una regola in Outlook 2016 per Mac.

Poi Messaggi secondari analizza gli altri messaggi e filtra quelli che, in base al comportamento precedente, vengono in genere ignorati o non ricevono risposta.

I messaggi inviati da determinate persone non verranno mai identificati come secondari:

  • L'utente stesso

  • Tutte le persone incluse nella catena di gestione, per gli utenti business di Office 365

  • I dipendenti diretti dell'utente, per gli utenti business di Office 365

Questa caratteristica esamina vari aspetti dei messaggi per individuare quelli che in genere non vengono letti dall'utente, ad esempio:

  • Il mittente

  • Se l'utente ha partecipato alla conversazione

  • Se l'utente è l'unico destinatario

  • La priorità

Man mano che le abitudini di lettura dell'utente cambiano, la caratteristica Messaggi secondari le apprende e vi si adatta. Può essere necessario qualche giorno prima che Messaggi secondari si adatti completamente alle proprie preferenze, mentre registra le scelte effettuate e usa queste informazioni per identificare messaggi simili nel futuro. Ma è possibile accelerare questo processo nel modo seguente:

  • Se un messaggio viene inviato per errore nella cartella Messaggi secondari, selezionarlo e trascinarlo nella cartella Posta in arrivo o in un'altra cartella al suo interno.

  • Se la cartella Posta in arrivo contiene un messaggio con priorità bassa, spostarlo nella cartella Messaggi secondari.

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